ホットデスクについて知っておくべき8つの重要事項

公開: 2022-01-17

ホットデスクは、従業員が自分のデスクを持たない事務作業の分散方法です。これは、組織がこの方法を実装して、従業員が必要な利用可能なデスクスペースを使用できるようにすることを意味します。毎日同じスペースを予約したり、キューに入れたりする必要はありません。他の人と机を共有することも含まれますが、多くの研究では、ホットデスクには多くの利点があることが示されています。この記事では、ホットデスクに関するいくつかの重要なことを見ていきます。

1.）不動産コストの削減

ホットデスクの主な利点の1つは、オフィススペースのコストが削減されることです。これは、誰もが毎日使用する常設のデスクを持っているわけではないため、企業は全体的にデスクの数を減らすことができるためです。これは従業員にとっては有益ではないように思われるかもしれませんが、コストを削減しようとしている中小企業や新興企業にとっては特に役立ちます。使用するスペースが少なくなると、メンテナンス、エネルギーコスト、さらには税金さえも削減できます。

ホットデスクには、コスト削減の利点もあります。従業員にオフィススペースを他の従業員と共有させることにより、ホットデスクを実装するバンクオブアメリカモバイルバンキングのような企業は、毎年、従業員1人あたりのコストを10％削減します。従業員として、これはあなたがあなたの給料または仕事の見通しを通してこれらの節約のいくらかを見ることができることを意味します。

2.）コラボレーションを改善します

ホットデスクの主な利点は、コラボレーションを促進することです。ホットデスクによってコラボレーションがより簡単で生産的になる方法はいくつかあります。これには、情報を簡単に共有できるという事実も含まれます。ホットデスクを使用するチームは、1人または2人の同僚とほとんどの作業を行うのではなく、アイデアを共有し、多くの異なる人々と作業することができます。これは、他のチームが取り組んでいることを知っており、新しい機会や新しいアイデアを見つける可能性が高いことを意味します。

3.）生産性を高める

ホットデスクは、企業が生産性を向上させるための優れた方法でもあります。それは、従業員が仕事を待つのではなく、外に出て仕事を見つけることを奨励します。非常に多くの人が同時に働いているので、従業員は必要なリソースを欠くことはありません。したがって、彼らは彼らの仕事を迅速に完了することができるでしょう。確かに、すべての企業は生産的な労働力を望んでいます。

ほとんどの作業は独立して行われるため、従業員は仕事で他のタスクを完了するためにより多くの時間を費やすことができます。会社にホットデスクを実装すると、従業員はワークスペースを整理する責任を負わなくなります。窓のある角のオフィスを手に入れるために、彼らは早く来る必要はありません。

ホットデスクのセットアップ

4.）柔軟性を強化します

このシステムはまた、企業に職場での多くの柔軟性を与えます。さまざまな人々がさまざまな時期にさまざまな責任を負っています。したがって、これらの変更に対応できると、生産性が向上します。何らかの緊急事態や問題が発生した場合、従業員は荷物をまとめて別の部門やオフィスに移動する代わりに、利用可能なデスクを見つけるだけで済みます。この種の柔軟性は、生産性を高め、さまざまなタスクに取り組む多くの機会を提供します。

5.）持続可能性の確保

持続可能性は、誰もが考慮すべき非常に重要なトピックです。持続可能性を実現するために、リサイクルや節電などを実施することの重要性についてよく話します。ただし、従業員専用のデスクからホットデスクに切り替えることで、廃棄物の発生と電力の消費が少なくなるため、持続可能性が確保されます。

通常のオフィスでは、従業員は毎日ドキュメントを印刷する必要があります。印刷プロセスでは、ドキュメントをプリンタから取り出して封筒に入れ、適切な受信者に送信する必要があるため、多くの電力を消費します。環境庁は、2009年の時点で、推定2,360万トンの紙と段ボールが英国でリサイクルされたことを明らかにしています。これにより、6000万トンの温室効果ガスの放出を回避できたはずです。

無駄が少なく、電気の使用量が少ないことに加えて、必要な事務用品（ホッチキス、テープなど）が少ないため、ホットデスクの空気の質も向上します。従業員は、他の人が事務用品を盗んだり、損傷したりすることを心配する必要もありません。

6.）多様性と包括性

ホットデスクは、職場でダイバーシティとインクルージョンのポリシーを実装するための優れた方法です。多くの従業員は、他の誰かよりも自分の仕事が上手になることでキャリアを築いてきました。ただし、ホットデスクがオプションになると、これは必ずしも当てはまりません。これは、従業員が新しいレベルでお互いを知り、職務記述書の外で関係を築くことを意味します。これにより、従業員は他の人とつながりを持っているため、仕事をより効率的に行うことができます。これは、順番に、彼らがより良い労働者になり、職場に新しいアイデアや考えを実装するのに役立ちます。

7.）社会的相互作用を強化します

ホットデスクは社会的相互作用を強化し、それが企業の生産性を向上させます。ホットデスクに参加する人々は、1日を通して多くの異なる人々とワークスペースを共有することができます。これは必然的に同僚の数を増やし、対人関係に基づいた企業内のより良いコミュニケーションを可能にします。これにより、よりオープンな職場環境が実現し、コミュニケーションが容易になります。

スタッフ間の良好な社会的相互作用により、企業は革新的なアイデアを実装し、スキル開発を促進することができます。さらに、ホットデスクは、新しい人に対する人の開放性と適応力を向上させるのに役立ちます。これにより、企業文化に適合しやすくなります。結局のところ、社会的相互作用は職場環境を向上させるための鍵です。また、同僚間の動的な作業を改善することもできます。

8.）スタッフの満足度の向上

ワークスペースにホットデスクを導入すると、従業員の満足度が高まることが期待できます。これにより、従業員は自分の時間をどのように構成し、自分自身を整理するかを選択できます。

従業員の間で多様性がもたらされるため、従業員はこの柔軟性を享受する可能性が高くなります。座る場所を選択できるようにすることで、従業員は職場の1つの領域だけに制限されていると感じることが少なくなります。

研究によると、労働者が自分の環境をより細かく制御できるようになると、他の誰かが制御している場合よりも自分のニーズによく一致するため、より幸せになる可能性があります。

結局のところ、ホットデスクは、コストを節約し、環境に優しく、スタッフと同僚の間の対人関係を改善するため、どのオフィスでも優れた実装になります。さらに、職場環境に多様性をもたらし、社会的相互作用を改善します。どちらも生産性の向上につながる可能性があります。ホットデスクは、ワークステーションに対する労働者の満足度を高めることもでき、最も重要なこととして、常設のオフィススペースの優れた代替手段として機能します。