8 cose importanti da sapere sull'hot desking

Hot Desking è un metodo di distribuzione del lavoro d'ufficio in cui i dipendenti non dispongono di una propria scrivania. Ciò significa che le organizzazioni implementano questo metodo in modo che i dipendenti possano utilizzare lo spazio disponibile sulla scrivania di cui hanno bisogno. Il tutto senza dover prenotare o fare la fila per lo stesso posto ogni giorno. Sebbene implichi la condivisione delle scrivanie con altre persone, molti studi dimostrano che l'hot desking offre numerosi vantaggi. In questo articolo, esamineremo alcuni aspetti importanti dell'hot desking.

1.) Costi immobiliari ridotti

Uno dei principali vantaggi dell'hot desking è il costo ridotto dello spazio ufficio. Questo perché le aziende sono in grado di avere meno scrivanie in generale poiché non tutti hanno una scrivania permanente che usano tutti i giorni. Anche se questo può non sembrare vantaggioso per i dipendenti, può essere particolarmente utile per le piccole imprese o le startup che stanno cercando di ridurre i costi. Quando si utilizza meno spazio, è possibile ridurre la manutenzione, i costi energetici e persino le tasse.

L'hot desking ha anche i suoi vantaggi in termini di risparmio sui costi. Poiché i dipendenti condividono lo spazio dell'ufficio con altri lavoratori, aziende come Bank of America Mobile Banking che implementano l'hot desking riducono i costi del 10% per lavoratore ogni anno. Come dipendente, ciò significa che potresti vedere alcuni di questi risparmi attraverso la tua busta paga o prospettive di lavoro.

2.) Migliora la collaborazione

Uno dei principali vantaggi dell'hot desking è che incoraggia la collaborazione. Esistono diversi modi in cui l'hot desking rende la collaborazione più semplice e produttiva, incluso il fatto che possono condividere facilmente le informazioni. Un team che utilizza l'hot desking è in grado di condividere le proprie idee e lavorare con molte persone diverse, invece di svolgere la maggior parte del proprio lavoro con solo uno o due colleghi. Ciò significa che sapranno su cosa stanno lavorando gli altri team e probabilmente scopriranno nuove opportunità o nuove idee.

3.) Aumenta la produttività

L'hot desking è anche un ottimo modo per le aziende di aumentare la produttività. Incoraggia i dipendenti a uscire e trovare lavoro invece di aspettare un incarico. Poiché così tante persone lavorano contemporaneamente, ai dipendenti non mancheranno le risorse di cui hanno bisogno. Pertanto, saranno in grado di completare rapidamente il loro lavoro. Sicuramente, ogni azienda vuole avere una forza lavoro produttiva.

Poiché la maggior parte del lavoro viene svolto in modo indipendente, i dipendenti avranno più tempo per completare altre attività sul lavoro. Se implementi l'hot desking nella tua azienda, un dipendente non avrà più la responsabilità di mantenere organizzato il proprio spazio di lavoro. Non dovranno arrivare presto per avere un ufficio d'angolo con una finestra.

4.) Migliora la flessibilità

Questo sistema offre inoltre alle aziende molta flessibilità sul posto di lavoro. Persone diverse hanno responsabilità diverse in momenti diversi. Quindi, essere in grado di accogliere questi cambiamenti aiuterà la produttività. Se si verifica una sorta di emergenza o problema, i dipendenti possono semplicemente trovare una scrivania disponibile invece di fare le valigie per trasferirsi in un altro reparto o ufficio. Questo tipo di flessibilità offre molte opportunità per essere più produttivi e lavorare su compiti diversi.

5.) Sostenibilità garantita

La sostenibilità è un argomento molto importante che tutti dovrebbero prendere in considerazione. Per implementare la sostenibilità, si parla spesso dell'importanza di implementare cose come il riciclaggio e il risparmio di elettricità. Tuttavia, il passaggio dall'avere scrivanie dedicate per i dipendenti all'hot desking garantisce la sostenibilità perché creano meno sprechi e consumano meno elettricità.

In un tipico ufficio, i dipendenti devono stampare documenti su base giornaliera. Il processo di stampa consuma molta elettricità perché comporta il prelievo del documento dalla stampante, l'inserimento in una busta e l'invio al destinatario appropriato. L'Agenzia per l'ambiente rivela che, nel 2009, circa 23,6 milioni di tonnellate di carta e cartone sono state riciclate nel Regno Unito. Ciò avrebbe evitato il rilascio di 60 milioni di tonnellate di gas serra.

Oltre a comportare meno sprechi e utilizzare meno elettricità, l'hot desking offre anche una migliore qualità dell'aria perché sono necessarie meno forniture per ufficio (ad es. graffatrici, nastri, ecc.). I dipendenti non devono nemmeno preoccuparsi che altre persone rubino le loro forniture per ufficio o le danneggino.

6.) Diversità e inclusione

L'hot desking può essere un ottimo modo per implementare politiche di diversità e inclusione sul posto di lavoro. Molti dipendenti hanno fatto carriera essendo più bravi nel loro lavoro di qualcun altro. Tuttavia, quando l'hot desking diventa un'opzione, questo non è più necessariamente vero. Ciò significa che i dipendenti si conosceranno a un nuovo livello e costruiranno relazioni al di fuori della loro descrizione del lavoro. Ciò consente anche ai dipendenti di svolgere meglio il proprio lavoro perché stanno creando connessioni con gli altri. Questo, a sua volta, li aiuta a diventare lavoratori migliori e ad implementare nuove idee e pensieri sul posto di lavoro.

7.) Migliora l'interazione sociale

L'hot desking migliora l'interazione sociale, che a sua volta aumenta la produttività di un'azienda. Le persone che partecipano all'hot desking possono condividere il proprio spazio di lavoro con molte persone diverse durante il giorno. Questo aumenta inevitabilmente il numero dei colleghi di lavoro e consente una migliore comunicazione all'interno di un'azienda basata sulle relazioni interpersonali. Questo porta a un ambiente di lavoro più aperto, quindi la comunicazione avviene più facilmente.

Una buona interazione sociale tra il personale consente alle aziende di implementare idee innovative e incoraggia lo sviluppo delle competenze. Inoltre, l'hot desking può aiutare a migliorare l'apertura di una persona verso nuove persone e le sue capacità di adattabilità. Questo può renderli più propensi ad adattarsi alla cultura aziendale. Quando si arriva al punto, l'interazione sociale è la chiave per migliorare l'ambiente di lavoro. Può anche migliorare la dinamica del lavoro tra colleghi.

8.) Maggiore soddisfazione del personale

Se implementi l'hot desking nel tuo spazio di lavoro, puoi aspettarti una maggiore soddisfazione tra i dipendenti. Dà ai dipendenti la possibilità di scegliere come strutturare il proprio tempo e organizzarsi.

È più probabile che i dipendenti godano di questa flessibilità a causa della varietà che offre tra i lavoratori. Consentendo loro di scegliere dove sedersi, i dipendenti si sentono meno confinati in una sola area del posto di lavoro.

Gli studi hanno dimostrato che quando ai lavoratori viene concesso un maggiore controllo sul proprio ambiente, è probabile che ne siano più felici perché soddisfa meglio le loro esigenze rispetto a se qualcun altro avesse il controllo.

Alla fine della giornata, l'hot desking può essere un ottimo strumento in qualsiasi ufficio perché consente di risparmiare denaro, è rispettoso dell'ambiente, crea migliori relazioni interpersonali tra i membri del personale e i colleghi. Inoltre, porta diversità nell'ambiente di lavoro e migliora l'interazione sociale. Entrambi possono portare ad un aumento della produttività. L'hot desking può anche aumentare la soddisfazione dei lavoratori riguardo alla propria postazione di lavoro e, soprattutto, rappresenta un'ottima alternativa allo spazio ufficio permanente.