8 สิ่งสำคัญที่ควรรู้เกี่ยวกับ Hot Desking

Hot Desking เป็นวิธีการแจกจ่ายงานในสำนักงานโดยที่พนักงานไม่มีโต๊ะทำงานของตัวเอง ซึ่งหมายความว่าองค์กรต่างๆ ใช้วิธีนี้เพื่อให้พนักงานสามารถใช้พื้นที่โต๊ะทำงานที่พวกเขาต้องการได้ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องจองหรือต่อคิวสำหรับพื้นที่เดิมทุกวัน แม้ว่าจะเกี่ยวข้องกับการใช้โต๊ะร่วมกับผู้อื่น แต่การศึกษาจำนวนมากแสดงให้เห็นว่าโต๊ะทำงานแบบร้อนมีประโยชน์มากมาย ในบทความนี้ เราจะมาดูสิ่งสำคัญบางประการเกี่ยวกับโต๊ะทำงานแบบด่วน

1.) ลดต้นทุนด้านอสังหาริมทรัพย์

ประโยชน์หลักประการหนึ่งของโต๊ะทำงานแบบด่วนคือต้นทุนพื้นที่สำนักงานที่ลดลง เนื่องจากบริษัทต่างๆ สามารถมีโต๊ะทำงานได้น้อยลงโดยรวม เนื่องจากไม่ใช่ทุกคนที่มีโต๊ะประจำที่ใช้ทุกวัน แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนไม่เป็นประโยชน์ต่อพนักงาน แต่ก็มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพที่ต้องการลดต้นทุน เมื่อคุณใช้พื้นที่น้อยลง คุณจะสามารถตัดการบำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายด้านพลังงาน และแม้กระทั่งภาษี

โต๊ะร้อนยังมีข้อดีในการประหยัดต้นทุนอีกด้วย ด้วยการให้พนักงานใช้พื้นที่สำนักงานร่วมกับพนักงานคนอื่นๆ บริษัทอย่าง Bank of America Mobile Banking ที่ใช้ระบบโต๊ะทำงานแบบด่วนช่วยลดต้นทุนได้ 10 เปอร์เซ็นต์ต่อพนักงานหนึ่งคนในแต่ละปี ในฐานะพนักงาน หมายความว่าคุณสามารถเห็นเงินออมบางส่วนได้จากเช็คเงินเดือนหรือโอกาสทางอาชีพของคุณ

2.) ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

ประโยชน์ที่สำคัญของโต๊ะทำงานแบบด่วนคือส่งเสริมการทำงานร่วมกัน มีหลายวิธีที่โต๊ะด่วนช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งรวมถึงความจริงที่ว่าพวกเขาสามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ทีมที่ใช้โต๊ะทำงานแบบด่วนสามารถแบ่งปันความคิดและทำงานร่วมกับผู้คนจำนวนมาก แทนที่จะทำงานส่วนใหญ่กับเพื่อนร่วมงานเพียง 1-2 คน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะรู้ว่าทีมอื่นๆ กำลังทำอะไรอยู่ และมีแนวโน้มที่จะค้นพบโอกาสใหม่ๆ หรือแนวคิดใหม่ๆ

3.) ช่วยเพิ่มผลผลิต

โต๊ะทำงานแบบด่วนยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทต่างๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ส่งเสริมให้พนักงานออกไปหางานทำแทนการรองานที่ได้รับมอบหมาย เนื่องจากมีคนจำนวนมากทำงานพร้อม ๆ กัน พนักงานจะไม่ขาดทรัพยากรที่จำเป็น ดังนั้นพวกเขาจะสามารถทำงานให้เสร็จได้อย่างรวดเร็ว แน่นอนว่าทุกบริษัทต้องการมีพนักงานที่มีประสิทธิผล

เนื่องจากงานส่วนใหญ่ทำโดยอิสระ พนักงานจะมีเวลาทำงานอื่นๆ ในที่ทำงานมากขึ้น หากคุณใช้โต๊ะทำงานด่วนในบริษัทของคุณ พนักงานจะไม่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดพื้นที่ทำงานให้เป็นระเบียบอีกต่อไป พวกเขาไม่ต้องมาแต่เช้าเพื่อจะได้ห้องทำงานหัวมุมที่มีหน้าต่าง

4.) เพิ่มความยืดหยุ่น

ระบบนี้ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ มีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น ต่างคนต่างมีความรับผิดชอบในเวลาที่ต่างกัน ดังนั้น ความสามารถในการรองรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หากมีเหตุฉุกเฉินหรือปัญหาบางอย่างเกิดขึ้น พนักงานสามารถหาโต๊ะว่างแทนการจัดข้าวของเพื่อย้ายไปที่แผนกหรือสำนักงานอื่น ความยืดหยุ่นประเภทนี้ให้โอกาสมากมายในการผลิตและทำงานที่แตกต่างกัน

5.) รับรองความยั่งยืน

ความยั่งยืนเป็นหัวข้อที่สำคัญมากที่ทุกคนควรคำนึงถึง ในการใช้ความยั่งยืน เรามักจะพูดถึงความสำคัญของการดำเนินการต่างๆ เช่น การรีไซเคิลและการประหยัดพลังงานไฟฟ้า อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนจากการมีโต๊ะทำงานเฉพาะสำหรับพนักงานเป็นโต๊ะทำงานแบบร้อนจะช่วยให้เกิดความยั่งยืนเพราะสร้างของเสียน้อยลงและใช้ไฟฟ้าน้อยลง

ในสำนักงานทั่วไป พนักงานจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารเป็นประจำทุกวัน ขั้นตอนการพิมพ์ใช้ไฟฟ้าเป็นจำนวนมากเนื่องจากต้องใช้เอกสารจากเครื่องพิมพ์ บรรจุลงในซองจดหมาย และส่งไปยังผู้รับที่เหมาะสม สำนักงานสิ่งแวดล้อมเปิดเผยว่า ณ ปี 2552 กระดาษและกระดาษแข็งประมาณ 23.6 ล้านตันผ่านการรีไซเคิลในสหราชอาณาจักร สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการปล่อยก๊าซเรือนกระจกจำนวน 60 ล้านตัน

นอกจากจะมีของเสียน้อยลงและใช้ไฟฟ้าน้อยลง โต๊ะร้อนยังมีคุณภาพอากาศที่ดีขึ้นด้วย เพราะคุณต้องการเครื่องใช้สำนักงานน้อยลง (เช่น ที่เย็บกระดาษ เทป ฯลฯ) พนักงานไม่ต้องกังวลว่าคนอื่นจะขโมยเครื่องใช้สำนักงานหรือทำให้เสียหาย

6.) ความหลากหลายและการไม่แบ่งแยก

โต๊ะทำงานแบบด่วนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการนำนโยบายความหลากหลายและการรวมกลุ่มไปใช้ในสถานที่ทำงาน พนักงานหลายคนสร้างอาชีพด้วยการทำงานได้ดีกว่าคนอื่น อย่างไรก็ตาม เมื่อโต๊ะทำงานแบบด่วนกลายเป็นตัวเลือก สิ่งนี้ไม่จำเป็นว่าจะเป็นจริงอีกต่อไป ซึ่งหมายความว่าพนักงานจะได้รู้จักกันในระดับใหม่และสร้างความสัมพันธ์นอกลักษณะงานของพวกเขา สิ่งนี้ยังช่วยให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นเพราะพวกเขากำลังติดต่อกับผู้อื่น ในทางกลับกัน สิ่งเหล่านี้ช่วยให้พวกเขากลายเป็นคนทำงานที่ดีขึ้นและนำแนวคิดและความคิดใหม่ๆ ไปใช้ในที่ทำงาน

7.) ปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ทางสังคม

Hot desking ช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ทางสังคม ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิตของบริษัท ผู้ที่เข้าร่วมโต๊ะส่วนกลางสามารถแชร์พื้นที่ทำงานกับคนจำนวนมากได้ตลอดทั้งวัน สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มจำนวนเพื่อนร่วมงานที่ทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้และช่วยให้มีการสื่อสารที่ดีขึ้นภายในบริษัทโดยอิงจากความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล สิ่งนี้นำไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานที่เปิดกว้างมากขึ้น ทำให้การสื่อสารทำได้ง่ายขึ้น

ปฏิสัมพันธ์ทางสังคมที่ดีระหว่างพนักงานทำให้บริษัทสามารถนำแนวคิดที่เป็นนวัตกรรมมาใช้และส่งเสริมการพัฒนาทักษะได้ นอกจากนี้ โต๊ะด่วนยังช่วยปรับปรุงการเปิดกว้างของบุคคลต่อผู้คนใหม่ ๆ ตลอดจนทักษะในการปรับตัวของพวกเขา ซึ่งจะทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะเข้ากับวัฒนธรรมของบริษัทมากขึ้น เมื่อพูดถึงเรื่องนี้ ปฏิสัมพันธ์ทางสังคมเป็นกุญแจสำคัญในการเสริมสร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงไดนามิกของงานในหมู่เพื่อนร่วมงาน

8.) ปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน

หากคุณใช้โต๊ะทำงานด่วนในพื้นที่ทำงานของคุณ คุณสามารถคาดหวังความพึงพอใจที่เพิ่มขึ้นในหมู่พนักงานได้ ช่วยให้พนักงานสามารถเลือกวิธีจัดโครงสร้างเวลาและจัดระเบียบตนเองได้

พนักงานมีแนวโน้มที่จะเพลิดเพลินกับความยืดหยุ่นนี้มากขึ้น เนื่องจากมีความหลากหลายในหมู่คนงาน การปล่อยให้พวกเขาเลือกว่าจะนั่งตรงไหน พนักงานรู้สึกถูกจำกัดอยู่ในสถานที่ทำงานเพียงแห่งเดียว

จากการศึกษาพบว่าเมื่อคนงานได้รับการควบคุมมากขึ้นในสภาพแวดล้อมของพวกเขา พวกเขามักจะมีความสุขมากขึ้นเพราะมันตรงกับความต้องการของพวกเขาดีกว่าถ้าคนอื่นควบคุมได้

ท้ายที่สุดแล้ว โต๊ะทำงานแบบด่วนสามารถนำไปใช้ได้ดีในสำนักงานทุกแห่ง เพราะช่วยประหยัดเงิน เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม สร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ดีขึ้นระหว่างพนักงานและเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้ยังนำความหลากหลายมาสู่สภาพแวดล้อมในที่ทำงาน และปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ทางสังคม ทั้งสองอย่างนี้สามารถนำไปสู่การเพิ่มผลผลิต โต๊ะทำงานแบบ Hot desk ยังช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานด้วยเวิร์กสเตชันของพวกเขา และที่สำคัญที่สุดคือเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับพื้นที่สำนักงานถาวร