8 Hal Penting Untuk Diketahui Tentang Hot Desking

Hot Desking adalah metode distribusi pekerjaan kantor dimana karyawan tidak memiliki meja sendiri. Artinya, organisasi menerapkan metode ini agar karyawan dapat menggunakan ruang meja yang tersedia yang mereka butuhkan. Semua tanpa harus memesan atau mengantri untuk ruang yang sama setiap hari. Meskipun melibatkan berbagi meja dengan orang lain, banyak penelitian menunjukkan bahwa ada banyak manfaat dari hot desking. Pada artikel ini, kita akan melihat beberapa hal penting tentang hot desking.

1.) Mengurangi biaya real estat

Salah satu manfaat utama dari hot desking adalah pengurangan biaya ruang kantor. Ini karena perusahaan dapat memiliki meja yang lebih sedikit secara keseluruhan karena tidak semua orang memiliki meja permanen yang mereka gunakan setiap hari. Meskipun ini mungkin tampak tidak bermanfaat bagi karyawan, ini bisa sangat berguna untuk usaha kecil atau pemula yang ingin memangkas biaya. Ketika Anda menggunakan lebih sedikit ruang, Anda dapat memotong perawatan, biaya energi, dan bahkan pajak.

Hot desking juga memiliki keuntungan penghematan biaya. Dengan meminta karyawan berbagi ruang kantor mereka dengan pekerja lain, perusahaan seperti Bank of America Mobile Banking yang menerapkan hot desking mengurangi biaya sebesar 10 persen per pekerja setiap tahun. Sebagai seorang karyawan, ini berarti Anda dapat melihat sebagian dari penghematan ini melalui gaji atau prospek pekerjaan Anda.

2.) Meningkatkan Kolaborasi

Manfaat utama dari hot desking adalah mendorong kolaborasi. Ada beberapa cara di mana hot desking membuat kolaborasi lebih mudah dan lebih produktif, dan itu termasuk fakta bahwa mereka dapat berbagi informasi dengan mudah. Sebuah tim yang menggunakan hot desking dapat berbagi ide dan bekerja dengan banyak orang yang berbeda, daripada melakukan sebagian besar pekerjaan mereka hanya dengan satu atau dua rekan kerja. Ini berarti mereka akan tahu apa yang sedang dikerjakan tim lain, dan kemungkinan akan mencari tahu tentang peluang atau ide baru.

3.) Meningkatkan Produktivitas

Hot desking juga merupakan cara yang bagus bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Ini mendorong karyawan untuk pergi keluar dan mencari pekerjaan alih-alih menunggu tugas. Karena begitu banyak orang yang bekerja pada waktu yang sama, karyawan tidak akan kekurangan sumber daya yang mereka butuhkan. Dengan demikian, mereka akan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat. Tentunya setiap perusahaan ingin memiliki tenaga kerja yang produktif.

Karena sebagian besar pekerjaan dilakukan secara mandiri, karyawan akan memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas lain di tempat kerja. Jika Anda menerapkan hot desking di perusahaan Anda, seorang karyawan tidak lagi memiliki tanggung jawab untuk mengatur ruang kerja mereka. Tidak akan mereka harus datang lebih awal untuk mendapatkan kantor sudut dengan jendela.

4.) Meningkatkan Fleksibilitas

Sistem ini juga memberi perusahaan banyak fleksibilitas di tempat kerja. Orang yang berbeda memiliki tanggung jawab yang berbeda pada waktu yang berbeda. Jadi, mampu mengakomodasi perubahan ini akan membantu produktivitas. Jika ada semacam keadaan darurat atau masalah yang muncul, karyawan dapat dengan mudah mencari meja yang tersedia alih-alih mengemasi barang-barang mereka untuk pindah ke departemen atau kantor lain. Fleksibilitas semacam ini memberi banyak peluang untuk menjadi lebih produktif dan mengerjakan tugas yang berbeda.

5.) Keberlanjutan yang terjamin

Keberlanjutan adalah topik yang sangat penting yang harus dipertimbangkan setiap orang. Untuk menerapkan keberlanjutan, kita sering berbicara tentang pentingnya menerapkan hal-hal seperti daur ulang dan penghematan listrik. Namun, beralih dari memiliki meja khusus untuk karyawan menjadi meja kerja panas memastikan keberlanjutan karena menghasilkan lebih sedikit limbah dan mengonsumsi lebih sedikit listrik.

Di kantor biasa, karyawan perlu mencetak dokumen setiap hari. Proses pencetakan menghabiskan banyak listrik karena melibatkan pengambilan dokumen dari printer, memasukkannya ke dalam amplop, dan mengirimkannya ke penerima yang sesuai. Badan Lingkungan mengungkapkan bahwa, pada 2009, diperkirakan 23,6 juta ton kertas dan karton didaur ulang di Inggris. Ini akan menghindari pelepasan 60 juta ton gas rumah kaca.

Selain memiliki lebih sedikit limbah dan menggunakan lebih sedikit listrik, meja panas juga memiliki kualitas udara yang lebih baik karena Anda membutuhkan lebih sedikit perlengkapan kantor (misalnya, stapler, selotip, dll.). Karyawan tidak perlu khawatir tentang orang lain yang mencuri atau merusak perlengkapan kantor mereka.

6.) Keanekaragaman dan Inklusi

Hot desking bisa menjadi cara yang bagus untuk menerapkan kebijakan keragaman dan inklusi di tempat kerja. Banyak karyawan telah membuat karir mereka dengan menjadi lebih baik dalam pekerjaan mereka daripada orang lain. Namun, ketika hot desking menjadi pilihan, hal ini belum tentu benar lagi. Ini berarti karyawan akan mengenal satu sama lain di tingkat yang baru dan membangun hubungan di luar deskripsi pekerjaan mereka. Hal ini juga memungkinkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka lebih baik karena mereka membuat koneksi dengan orang lain. Ini, pada gilirannya, membantu mereka menjadi pekerja yang lebih baik dan menerapkan ide dan pemikiran baru ke tempat kerja.

7.) Meningkatkan interaksi sosial

Hot desking meningkatkan interaksi sosial, yang pada gilirannya meningkatkan produktivitas perusahaan. Orang-orang yang berpartisipasi dalam hot desking dapat berbagi ruang kerja mereka dengan banyak orang berbeda sepanjang hari. Ini pasti memperluas jumlah rekan kerja dan memungkinkan komunikasi yang lebih baik dalam perusahaan berdasarkan hubungan interpersonal. Hal ini menyebabkan lingkungan kerja menjadi lebih terbuka, sehingga komunikasi lebih mudah terjadi.

Interaksi sosial yang baik di antara staf memungkinkan perusahaan untuk menerapkan ide-ide inovatif dan mendorong pengembangan keterampilan. Selain itu, hot desking dapat membantu meningkatkan keterbukaan seseorang terhadap orang baru serta keterampilan beradaptasi mereka. Ini dapat membuat mereka lebih cocok dengan budaya perusahaan. Ketika sampai pada itu, interaksi sosial adalah kunci untuk meningkatkan lingkungan tempat kerja. Hal ini juga dapat meningkatkan dinamika kerja antar rekan kerja.

8.) Peningkatan kepuasan staf

Jika Anda menerapkan hot desking di ruang kerja Anda, Anda dapat mengharapkan peningkatan kepuasan di antara karyawan. Ini memberi karyawan kemampuan untuk memilih bagaimana mereka menyusun waktu mereka dan mengatur diri mereka sendiri.

Karyawan lebih cenderung menikmati fleksibilitas ini karena keragaman yang dibawanya di antara para pekerja. Dengan membiarkan mereka memilih di mana mereka duduk, karyawan merasa tidak terbatas hanya pada satu area tempat kerja.

Penelitian telah menunjukkan bahwa ketika pekerja diberi kontrol lebih besar atas lingkungan mereka, mereka cenderung lebih bahagia dengan itu karena lebih sesuai dengan kebutuhan mereka daripada jika orang lain memiliki kendali.

Pada akhirnya, hot desking bisa menjadi alat yang bagus di kantor mana pun karena menghemat uang, ramah lingkungan, menciptakan hubungan interpersonal yang lebih baik di antara anggota staf dan rekan kerja. Plus, itu membawa keragaman ke lingkungan tempat kerja, dan meningkatkan interaksi sosial. Keduanya dapat menyebabkan peningkatan produktivitas. Meja panas juga dapat meningkatkan kepuasan pekerja dengan tempat kerja mereka, dan yang paling penting berfungsi sebagai alternatif yang bagus untuk ruang kantor permanen.