8 choses importantes à savoir sur le partage de bureau

Le Hot Desking est une méthode de répartition du travail de bureau dans laquelle les employés ne disposent pas de leur propre bureau. Cela signifie que les organisations mettent en œuvre cette méthode afin que les employés puissent utiliser l'espace de bureau disponible dont ils ont besoin. Le tout sans avoir à réserver ou à faire la queue pour le même espace chaque jour. Bien que cela implique de partager des bureaux avec d'autres personnes, de nombreuses études montrent que le partage des bureaux présente de nombreux avantages. Dans cet article, nous examinerons quelques points importants concernant le partage de bureau.

1.) Coûts immobiliers réduits

L'un des principaux avantages du bureau partagé est le coût réduit de l'espace de bureau. En effet, les entreprises peuvent avoir moins de bureaux dans l'ensemble, car tout le monde n'a pas un bureau permanent qu'il utilise tous les jours. Bien que cela puisse ne pas sembler avantageux pour les employés, cela peut être particulièrement utile pour les petites entreprises ou les startups qui cherchent à réduire leurs coûts. Lorsque vous utilisez moins d'espace, vous pouvez réduire l'entretien, les coûts énergétiques et même les taxes.

Le hot desking a également ses avantages en termes de réduction des coûts. En permettant aux employés de partager leur espace de bureau avec d'autres travailleurs, des entreprises comme Bank of America Mobile Banking qui mettent en œuvre des bureaux partagés réduisent les coûts de 10 % par travailleur chaque année. En tant qu'employé, cela signifie que vous pourriez voir une partie de ces économies grâce à votre salaire ou à vos perspectives d'emploi.

2.) Améliore la collaboration

L'un des principaux avantages du bureau partagé est qu'il encourage la collaboration. Le bureau partagé rend la collaboration plus facile et plus productive de plusieurs manières, et cela inclut le fait qu'ils peuvent facilement partager des informations. Une équipe qui utilise des bureaux partagés est capable de partager ses idées et de travailler avec de nombreuses personnes différentes, au lieu de faire la majeure partie de son travail avec seulement un ou deux collègues. Cela signifie qu'ils sauront sur quoi travaillent les autres équipes et découvriront probablement de nouvelles opportunités ou de nouvelles idées.

3.) Augmente la productivité

Le bureau partagé est également un excellent moyen pour les entreprises d'augmenter leur productivité. Il encourage les employés à sortir et à trouver du travail au lieu d'attendre une affectation. Étant donné que tant de personnes travaillent en même temps, les employés ne manqueront pas des ressources dont ils ont besoin. Ainsi, ils pourront terminer leur travail rapidement. Certes, chaque entreprise veut avoir une main-d'œuvre productive.

Étant donné que la plupart des travaux sont effectués de manière autonome, les employés auront plus de temps pour accomplir d'autres tâches au travail. Si vous mettez en place le hot desking dans votre entreprise, un employé n'aura plus la responsabilité de garder son espace de travail organisé. Ils n'auront pas à arriver tôt pour avoir un bureau d'angle avec une fenêtre.

4.) Améliore la flexibilité

Ce système offre également aux entreprises une grande flexibilité sur le lieu de travail. Différentes personnes ont différentes responsabilités à différents moments. Ainsi, être capable de s'adapter à ces changements contribuera à la productivité. En cas d'urgence ou de problème, les employés peuvent simplement trouver un bureau disponible au lieu d'emballer leurs affaires pour déménager dans un autre service ou bureau. Ce type de flexibilité offre de nombreuses opportunités d'être plus productif et de travailler sur différentes tâches.

5.) Durabilité assurée

La durabilité est un sujet très important que tout le monde devrait prendre en considération. Pour mettre en œuvre la durabilité, nous parlons souvent de l'importance de mettre en œuvre des éléments tels que le recyclage et les économies d'électricité. Cependant, passer de bureaux dédiés aux employés à des bureaux partagés garantit la durabilité, car ils créent moins de déchets et consomment moins d'électricité.

Dans un bureau type, les employés doivent imprimer des documents quotidiennement. Le processus d'impression consomme beaucoup d'électricité car il implique de retirer le document de l'imprimante, de le mettre dans une enveloppe et de l'envoyer au destinataire approprié. L'Agence pour l'environnement révèle qu'en 2009, environ 23,6 millions de tonnes de papier et de carton ont été recyclées au Royaume-Uni. Cela aurait évité le rejet de 60 millions de tonnes de gaz à effet de serre.

En plus d'avoir moins de déchets et d'utiliser moins d'électricité, le bureau partagé a également une meilleure qualité de l'air car vous avez besoin de moins de fournitures de bureau (par exemple, des agrafeuses, du ruban adhésif, etc.). Les employés n'ont pas non plus à craindre que d'autres personnes volent leurs fournitures de bureau ou les endommagent.

6.) Diversité et inclusion

Le bureau partagé peut être un excellent moyen de mettre en œuvre des politiques de diversité et d'inclusion sur le lieu de travail. De nombreux employés ont fait leur carrière en étant meilleurs dans leur travail que quelqu'un d'autre. Cependant, lorsque le bureau partagé devient une option, ce n'est plus nécessairement vrai. Cela signifie que les employés apprendront à se connaître à un nouveau niveau et établiront des relations en dehors de leur description de poste. Cela permet également aux employés de mieux faire leur travail car ils établissent des liens avec les autres. Ceci, à son tour, les aide à devenir de meilleurs travailleurs et à mettre en œuvre de nouvelles idées et réflexions sur le lieu de travail.

7.) Améliore l'interaction sociale

Le bureau partagé améliore l'interaction sociale, ce qui augmente la productivité d'une entreprise. Les personnes qui participent au hot desking peuvent partager leur espace de travail avec de nombreuses personnes différentes tout au long de la journée. Cela augmente inévitablement le nombre de collègues de travail et permet une meilleure communication au sein d'une entreprise basée sur les relations interpersonnelles. Cela conduit à un environnement de travail plus ouvert, ce qui facilite la communication.

Une bonne interaction sociale entre le personnel permet aux entreprises de mettre en œuvre des idées innovantes et encourage le développement des compétences. De plus, le hot desking peut aider à améliorer l'ouverture d'une personne aux nouvelles personnes ainsi que ses capacités d'adaptation. Cela peut les rendre plus susceptibles de s'intégrer à la culture de l'entreprise. En fin de compte, l'interaction sociale est essentielle pour améliorer l'environnement de travail. Cela peut également améliorer la dynamique de travail entre collègues.

8.) Amélioration de la satisfaction du personnel

Si vous mettez en place un bureau partagé sur votre espace de travail, vous pouvez vous attendre à une satisfaction croissante des employés. Il donne aux employés la possibilité de choisir comment ils structurent leur temps et s'organisent.

Les employés sont plus susceptibles de profiter de cette flexibilité en raison de la variété qu'elle apporte parmi les travailleurs. En les laissant choisir où ils s'assoient, les employés se sentent moins confinés à une seule zone du lieu de travail.

Des études ont montré que lorsque les travailleurs ont plus de contrôle sur leur environnement, ils sont susceptibles d'en être plus satisfaits car cela correspond mieux à leurs besoins que si quelqu'un d'autre avait le contrôle.

En fin de compte, le bureau partagé peut être un excellent outil dans n'importe quel bureau car il permet d'économiser de l'argent, est respectueux de l'environnement et crée de meilleures relations interpersonnelles entre les membres du personnel et les collègues. De plus, cela apporte de la diversité à l'environnement de travail et améliore l'interaction sociale. Les deux peuvent conduire à une augmentation de la productivité. Le bureau partagé peut également accroître la satisfaction des travailleurs à l'égard de leur poste de travail et, surtout, constitue une excellente alternative à l'espace de bureau permanent.