8 coisas importantes a saber sobre o Hot Desking

Hot Desking é um método de distribuição de trabalho de escritório em que os funcionários não têm suas próprias mesas. Isso significa que as organizações implementam esse método para que os funcionários possam usar o espaço disponível na mesa de que precisam. Tudo sem ter que reservar ou fazer fila para o mesmo espaço todos os dias. Embora envolva o compartilhamento de mesas com outras pessoas, muitos estudos mostram que existem inúmeros benefícios para o hot desking. Neste artigo, veremos algumas coisas importantes sobre o hot desking.

1.) Custos imobiliários reduzidos

Um dos principais benefícios do hot desking é o custo reduzido do espaço de escritório. Isso ocorre porque as empresas podem ter menos mesas em geral, pois nem todos têm uma mesa permanente que usam todos os dias. Embora isso possa não parecer benéfico para os funcionários, pode ser especialmente útil para pequenas empresas ou startups que desejam cortar custos. Quando você usa menos espaço, você pode cortar custos de manutenção, energia e até mesmo impostos.

O hot desking também tem suas vantagens de economia de custos. Ao fazer com que os funcionários compartilhem seu espaço de escritório com outros funcionários, empresas como o Bank of America Mobile Banking, que implementam o hot desking, reduzem os custos em 10% por funcionário a cada ano. Como funcionário, isso significa que você pode ver algumas dessas economias por meio de seu salário ou perspectivas de emprego.

2.) Melhora a Colaboração

Um grande benefício do hot desking é que ele incentiva a colaboração. Há várias maneiras pelas quais o hot desking torna a colaboração mais fácil e produtiva, e isso inclui o fato de que eles podem compartilhar informações com facilidade. Uma equipe que usa o hot desking é capaz de compartilhar suas ideias e trabalhar com muitas pessoas diferentes, em vez de fazer a maior parte de seu trabalho com apenas um ou dois colegas de trabalho. Isso significa que eles saberão em que outras equipes estão trabalhando e provavelmente descobrirão novas oportunidades ou novas ideias.

3.) Aumenta a produtividade

O hot desking também é uma ótima maneira de as empresas aumentarem a produtividade. Ele incentiva os funcionários a sair e encontrar trabalho em vez de esperar por uma atribuição. Uma vez que tantas pessoas estão trabalhando ao mesmo tempo, os funcionários não terão os recursos necessários. Assim, eles poderão concluir seu trabalho rapidamente. Certamente, toda empresa deseja ter uma força de trabalho produtiva.

Como a maior parte do trabalho é feita de forma independente, os funcionários terão mais tempo para concluir outras tarefas no trabalho. Se você implementar o hot desking em sua empresa, um funcionário não terá mais a responsabilidade de manter seu espaço de trabalho organizado. Não terão que chegar cedo para conseguir um escritório de canto com janela.

4.) Aumenta a flexibilidade

Este sistema também dá às empresas muita flexibilidade no local de trabalho. Pessoas diferentes têm responsabilidades diferentes em momentos diferentes. Portanto, ser capaz de acomodar essas mudanças ajudará na produtividade. Se houver algum tipo de emergência ou problema, os funcionários podem simplesmente encontrar uma mesa disponível em vez de empacotar seus pertences para mudar para outro departamento ou escritório. Esse tipo de flexibilidade oferece muitas oportunidades para ser mais produtivo e trabalhar em diferentes tarefas.

5.) Sustentabilidade garantida

A sustentabilidade é um tema muito importante que todos devem levar em consideração. Para implementar a sustentabilidade, muitas vezes falamos sobre a importância de implementar coisas como reciclagem e economia de eletricidade. No entanto, a mudança de mesas dedicadas para funcionários para hotdesking garante a sustentabilidade porque geram menos resíduos e consomem menos eletricidade.

Em um escritório típico, os funcionários precisam imprimir documentos diariamente. O processo de impressão consome muita eletricidade porque envolve tirar o documento da impressora, colocá-lo em um envelope e enviá-lo ao destinatário apropriado. A Agência do Meio Ambiente revela que, em 2009, cerca de 23,6 milhões de toneladas de papel e papelão passaram por reciclagem no Reino Unido. Isso teria evitado a liberação de 60 milhões de toneladas de gases de efeito estufa.

Além de ter menos desperdício e usar menos eletricidade, o hot desking também tem melhor qualidade do ar porque você precisa de menos material de escritório (por exemplo, grampeadores, fita etc.). Os funcionários não precisam se preocupar com outras pessoas roubando seus materiais de escritório ou danificando-os.

6.) Diversidade e Inclusão

O hot desking pode ser uma ótima maneira de implementar políticas de diversidade e inclusão no local de trabalho. Muitos funcionários fizeram suas carreiras sendo melhores em seu trabalho do que outras pessoas. No entanto, quando o hot desking se torna uma opção, isso não é mais necessariamente verdade. Isso significa que os funcionários se conhecerão em um novo nível e construirão relacionamentos fora da descrição de seu trabalho. Isso também permite que os funcionários façam seu trabalho melhor porque estão fazendo conexões com os outros. Isso, por sua vez, os ajuda a se tornarem melhores trabalhadores e a implementar novas ideias e pensamentos no local de trabalho.

7.) Melhora a interação social

O hot desking melhora a interação social, o que, por sua vez, aumenta a produtividade de uma empresa. As pessoas que participam do hot desking podem compartilhar seu espaço de trabalho com muitas pessoas diferentes ao longo do dia. Isso inevitavelmente amplia o número de colegas de trabalho e permite uma melhor comunicação dentro de uma empresa baseada nas relações interpessoais. Isso leva a um ambiente de trabalho mais aberto, assim a comunicação ocorre mais facilmente.

Uma boa interação social entre os funcionários permite que as empresas implementem ideias inovadoras e incentiva o desenvolvimento de habilidades. Além disso, o hot desking pode ajudar a melhorar a abertura de uma pessoa para novas pessoas, bem como suas habilidades de adaptabilidade. Isso pode torná-los mais propensos a se encaixar na cultura da empresa. Quando se trata disso, a interação social é fundamental para melhorar o ambiente de trabalho. Também pode melhorar a dinâmica de trabalho entre os colegas.

8.) Maior satisfação do pessoal

Se você implementar o hot desking em seu espaço de trabalho, poderá esperar uma satisfação crescente entre os funcionários. Dá aos funcionários a capacidade de escolher como estruturam seu tempo e se organizam.

Os funcionários são mais propensos a desfrutar dessa flexibilidade devido à variedade que ela traz entre os trabalhadores. Ao deixá-los escolher onde se sentam, os funcionários se sentem menos confinados a apenas uma área do local de trabalho.

Estudos mostraram que, quando os trabalhadores recebem mais controle sobre seu ambiente, eles provavelmente ficam mais felizes com isso, porque atende melhor às suas necessidades do que se outra pessoa tivesse o controle.

No final das contas, o hot desking pode ser um ótimo implemento em qualquer escritório porque economiza dinheiro, é ecologicamente correto, cria melhores relacionamentos interpessoais entre funcionários e colegas de trabalho. Além disso, traz diversidade ao ambiente de trabalho e melhora a interação social. Ambos podem levar a um aumento na produtividade. O hot desking também pode aumentar a satisfação dos trabalhadores com sua estação de trabalho e, mais importante, serve como uma ótima alternativa ao espaço de escritório permanente.