9 sposobów, w jakie marketerzy treści marnują czas (i jak go powstrzymać)

Pisanie nie jest nauką o rakietach. Ale czasami siadanie i faktyczne wykonywanie pracy może wydawać się równie trudne.

W końcu w codziennym życiu jest mnóstwo rozrywek, od prozaicznych i pospolitych (odpowiadanie na e-maile) po wyjątkowe problemy związane z pracą w domu (czyszczenie umywalki w łazience).

Gdybyśmy mogli wyjść poza tych pożeraczy czasu, moglibyśmy pisać szybciej i szybciej rozwijać nasze blogi. Niestety, łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

W tym artykule przedstawimy kilka sposobów marnowania czasu przez content marketingowców, ale skupimy się tylko na tych problemach, które możemy rozwiązać (przepraszam tych, którzy spędzają niezliczone godziny na sprzątaniu kuchni).

Jest milion i jeden sposobów, w jakie blogerzy spędzają czas na marnotrawnych i powtarzalnych czynnościach, ale dziś jest prawie tyle samo narzędzi, taktyk i technik, aby je rozwiązać.

1. Przesyłanie Dokumentów Google do WordPressa i ponowne formatowanie wszystkiego

Jeśli jest coś wspólnego dla wszystkich płodnych blogerów i content marketerów, to jest to: dużo piszą.

Jasne, jasne. Ale rzadko myślimy o złożonej wartości powtarzalnych czynności. Innymi słowy, w jakie czynności stale się angażujesz, a które nie są w rzeczywistości związane z biznesem blogowania (pisanie, promowanie, edytowanie itp.)?

Jedną z czynności jest z pewnością proces przesyłania wersji roboczej do systemu CMS. W wielu przypadkach, ze względu na popularność tych narzędzi, będziesz przesyłać do WordPressa wersje robocze napisane w Dokumentach Google. Choć brzmi to prosto, zwykle wiąże się z wieloma majsterkowaniem i przeformatowaniem. Moim zdaniem to po prostu zmarnowany czas.

Wordable daje ci ten czas z powrotem. Zasadniczo jednym kliknięciem przycisku możesz przesłać wersję roboczą, w pełni sformatowaną, do WordPress. W ten sposób zajmuje to tylko kilka sekund.

Jeśli piszesz jeden post tygodniowo i oszczędzasz godzinę na każdy post za pomocą Wordable, ile jest to dla Ciebie warte w ciągu miesiąca?

2. Media społecznościowe

Wszyscy jesteśmy podatni na ssanie czasu, jakim są media społecznościowe. Jasne, możemy kontaktować się ze starymi przyjaciółmi w różnych strefach czasowych i granicach. Możemy uzyskać ciekawe wiadomości, które w innym przypadku byłyby przekazywane za pośrednictwem magazynów lub gołębi pocztowych. Ale jakim kosztem? Kosztem jest oczywiście nasza produktywność (i zdrowie psychiczne).

Możesz spróbować siły woli, ale nie miałem szczęścia. Więc w tym przypadku możemy walczyć z technologią za pomocą większej ilości technologii. Dwa narzędzia warte rozważenia:

Po pierwsze, narzędzie do usuwania wiadomości. Ten jest moim ulubionym, ponieważ nadal umożliwia dostęp do innych funkcji Facebooka (tym bardziej społecznościowych), ale blokuje uzależniające i trujące funkcje (news feed). Jest to rozszerzenie do przeglądarki Chrome, więc można je szybko zainstalować i jest całkowicie bezpłatne.

Daje nawet fajny cytat o produktywności zamiast kanału informacyjnego:

Po drugie, kolejnym rozszerzeniem Chrome jest Dayboard. To robi dwie rzeczy:

• Daje ci listę zadań z 5 pozycjami, która pojawia się na nowych kartach
• Blokuje witryny uznane za nieproduktywne

W przypadku tej drugiej funkcji możesz ustawić witryny i czas, na który sobie pozwalasz. Na przykład możesz zablokować Twittera i Reddita, ale możesz też przydzielić sobie, powiedzmy, 20 minut dziennie. To świetne narzędzie dla tych ludzi wśród nas, którzy mają mniej niż żelazną wolę.

3. Bycie pochowanym w e-mailach

E-mail jest trudny, ponieważ w przeciwieństwie do Facebooka jest produktywny. W końcu nigdy nie uważa się tego za rozrywkę. Prokrastynację postrzegam w dwóch kategoriach:

• Bezproduktywna kunktatorstwo
• Produktywna kunktatorstwo

Bezproduktywne zwlekanie – takie rzeczy jak oglądanie Netflixa i happy hour – oczywiście neguje odpowiedzialność. Ale moim zdaniem są mniej niebezpieczne ze względu na swoją oczywistość.

Produktywne odwlekanie – takie rzeczy jak sprzątanie domu i, tak, e-mail – jest bardziej podstępne, ponieważ na pierwszy rzut oka wydaje się, że robisz coś ważnego. Ale w głębi duszy wiesz, że powinieneś robić coś innego (kiedy znowu jest twój termin?).

Trudno jest całkowicie zwalczyć ten problem, ale uważam, że są dwie rzeczy, które mogą pomóc:

• NetHunt
• Dozowanie

Korzystanie z systemu CRM (NetHunt) do utrzymywania porządku w wiadomościach e-mail, planowania wysyłek oraz śledzenia otwarć i kliknięć może również bardzo pomóc. Możesz zdecydować się na CRM zintegrowany z Gmailem, taki jak NetHunt.

Drugi to nie tyle narzędzie, co metodologia. Zasadniczo umieść w kalendarzu dwa 30-minutowe przedziały czasowe na e-maile. Lubię robić jedną o 11 rano, a drugą pod koniec dnia pracy, żeby nie czuć się źle wychodząc z pracy z „nieodebranymi e-mailami”. Te przedziały czasowe to jedyny czas, w którym możesz sprawdzać wiadomości e-mail lub odpowiadać na nie.

Sama ta taktyka może zaoszczędzić ci godzin i kilogramów zdrowia psychicznego.

Poza tymi dwoma, w rzeczywistości istnieje mnóstwo narzędzi zwiększających produktywność poczty e-mail. To prawie tak, jakby wiele osób zmagało się z tym problemem!

4. Zbyt duża konsumpcja treści

Jako content marketingowcy i blogerzy nie tylko piszemy dużo treści, ale także dużo czytamy. To ważna praca, nie wątp w to. Po pierwsze, musimy trzymać rękę na pulsie tego, co się sprawdza i jakie trendy pojawiają się w content marketingu. Po drugie, musimy zbadać i kontynuować naukę o domenie, o której piszemy. Po trzecie, czasami po prostu potrzebujemy inspiracji.

Kłopoty pojawiają się, gdy ciągle czytasz treść i nie masz czasu na faktyczne wyprodukowanie. Ten wzorzec przerywanych przerw może naprawdę nadwerężyć Twój przepływ. Naprawdę trudno jest wejść w rytm.

Do tego lubię Pocket.

Pocket umożliwia zapisywanie artykułów na później, a nawet odsłuchiwanie artykułów jako audio. To jak grupowanie w celu wykorzystania treści.

5. Sprawdzanie pisowni i żmudne zadania redakcyjne

Istnieją dwie warstwy zadań redakcyjnych: ważna i żmudna.

Ważnymi zadaniami są rzeczy, których nie można (jeszcze) zlecić robotowi, a nawet stażyście. Są to takie rzeczy, jak tworzenie ogólnego głosu marki, opowiadanie atrakcyjnej historii i optymalizacja treści pod kątem SEO lub mediów społecznościowych.

Żmudne zadania to takie rzeczy, jak sprawdzanie pisowni, gramatyka i naprawianie błędów, które w przypadku pełnej kofeiny prawdopodobnie nigdy by się nie pojawiły.

Tak więc w Dokumentach Google dostępna jest funkcja sprawdzania pisowni. Ale jest też Grammarly, która cholernie ratuje życie. To kolejne rozszerzenie do Chrome i to freemium. Z darmowej wersji możesz uzyskać dużo przebiegu.

6. Za dużo badań

Badania są dobre. Tworzenie zawartości opartej na danych jest nie tylko skuteczne, ale także samo w sobie satysfakcjonujące.

Ale jest pewien poziom badań, który możesz zlecić na zewnątrz. Ponadto badania, które wykonujesz samodzielnie, mogą być skumulowane i mogą być przechowywane, gdzie możesz je odebrać, gdy ich potrzebujesz. Nie musisz wymyślać koła na nowo za każdym razem, gdy piszesz artykuł.

Po pierwsze, outsourcing badań, mamy dwa narzędzia:

• Cud
• Upwork

Wonder to aplikacja, która w prosty i prosty sposób przeprowadza dla Ciebie badania. Podaj im temat lub pytanie, a wrócą ze statystykami, źródłami i faktami. Naprawdę fajnie jest zdobyć podstawy na dany temat.

Jeśli potrzebujesz nieco bardziej zindywidualizowanych badań, Upwork ma mnóstwo freelancerów, którzy mogą przeprowadzić Twoje badania i przygotować łatwy do odczytania raport. Chociaż nadal możesz potrzebować wyjść poza to (prawdopodobnie to zrobisz), to zaczniesz i eliminuje wiele ciężkich prac.

Jeśli chodzi o przechowywanie twoich badań do późniejszego wykorzystania, lubię Evernote.

Oba umożliwiają tworzenie tagów, przesyłanie zrzutów ekranu, cytatów itp. oraz wyszukiwanie do nich w celu uzyskania łatwego dostępu.

7. Próba (i niepowodzenie) uzyskania informacji z analityki cyfrowej

Pojawił się nowy trend w przestrzeni marketingowej, gdzie wydaje się, że wszyscy powinniśmy wiedzieć wszystko o wszystkim. Ile zapierających dech w piersiach artykułów jest napisanych o tym, że „Jeśli marketerzy nie nauczą się tych 3 umiejętności w 2019 roku, są skazani na zagładę!”?

To wszystko to kupa BS. Czasami copywriter jest po prostu copywriterem (i nie ma znaczenia, czy zna SQL czy Python).

To powiedziawszy, uważam, że wszyscy świetnie rozumieją dane. Jest pomocny poza marketingiem cyfrowym, ale jest szczególnie przydatny w podejmowaniu decyzji i ocenie sukcesu kampanii.

Jednak różnica w zostaniu światowej klasy analitykiem i znajomością podstaw Google Analytics jest ogromna. Powinieneś znać podstawy. Powinieneś zatrudnić światowej klasy eksperta.

Różnica między nimi polega na a) tworzeniu znaczących raportów za pośrednictwem Data Studio (lub innej aplikacji BI) oraz b) wypróbowaniu narzędzia analitycznego AI, takiego jak Quill Engage.

Źródło obrazu

Poświęć więc dużo czasu na tworzenie solidnego pulpitu nawigacyjnego Data Studio, a następnie podłącz się z powrotem do swojej specjalizacji: treści. I zobacz, czy Quill Engage daje ci również coś interesującego.

8. E-maile tam i z powrotem do planowania spotkań

Chociaż staram się unikać spotkań, kiedy tylko mogę, czasami są one nieuniknione. A kiedy są nieuniknione, nie ma nic gorszego niż 5 e-maili w tę iz powrotem, próbujących znaleźć czas, który pasuje do wszystkich (zwłaszcza jeśli na spotkaniu jest więcej niż dwie osoby).

Szybka wskazówka: użyj Calendly lub HubSpot Meetings. Oba są darmowymi narzędziami do planowania spotkań. Super łatwy w użyciu; po prostu to zrób.

9. Dezorganizacja przepływu pracy

Ostatnia na liście jest najtrudniejsza do rozwiązania. Domyśl.

Każdy z nas, bez względu na stanowisko czy zakres obowiązków, ma w swojej pracy element zarządzania. Niezależnie od tego, czy jest to po prostu zarządzanie własnym przepływem pracy, czy zarządzanie złożonym kalendarzem redakcyjnym i rurociągiem treści dla dużej organizacji, jest to element naszej pracy jako twórców treści.

Tu są dwa bieguny. Pierwszym z nich jest brak strategii lub narzędzi do organizacji przepływu pracy. Piszesz, co czujesz, wyciągasz raporty doraźne i latasz przy siedzeniu spodni. To nie jest bueno.

Druga strona to mieć wszystko pod ścisłą kontrolą, nie pozostawiając nawet oddechu miejsca na przypadek lub elastyczność.

Strategie też nie są dobre, ale prawdopodobnie mamy tendencję do skłaniania się ku stronie mniejszej organizacji (przynajmniej ja).

Jest tu mnóstwo narzędzi (więcej, które możemy tu wymienić, ale sprawdź nasz artykuł o narzędziach blogowych). Kilka najlepszych:

• Trello (do zarządzania kalendarzem redakcyjnym)
• Dysk Google (do współpracy i redakcji)
• Zapier (dla wszystkich aplikacji do automatyzacji i łączenia)
• Dayboard (do osobistych list zadań i produktywności)

Nawet podanie listy narzędzi jest jednak niewystarczające. Dwie osoby mogłyby korzystać z tych czterech narzędzi i mieć zupełnie inne przepływy pracy. Dlatego przygotowaliśmy naszą serię wywiadów Content Crafter. Śledź blog Wordable, aby przeczytać co dwa tygodnie wywiad z ekspertem ds. marketingu treści i zobaczyć, jak zarządzają.

Oto kilka wywiadów z przeszłości, od których możesz zacząć:

• Tracey Wallace z BigCommerce o procesie redakcyjnym, influencerach i SEO
• Emma Brudner z HubSpot na temat empatii, zdolności adaptacyjnych i hiperskalowej treści wyjściowej
• Tommy Walker z Intuit o procesach redakcyjnych i opowiadaniu historii

Wniosek

Wszyscy czasami marnujemy czas, a to nie jest powód do wstydu. Ale zawsze są sposoby, aby wycisnąć więcej produktywnego czasu i wyeliminować szczególnie najbardziej żmudne i powtarzalne zadania.

W tym poście wymieniliśmy wiele narzędzi, ale produktywność jest tak naprawdę głównie funkcją sposobu myślenia. Narzędzia, taktyki lub sztuczki mogą Ci pomóc dopiero wtedy, gdy będziesz mieć taką zdolność koncentracji i szybkiego pisania. To powiedziawszy, te narzędzia, taktyki i sztuczki pomogą ci. Szczególnie słowne.

Zaoszczędziłem 2 godziny, przesyłając ten post z Dokumentów Google do WordPress za pomocą Wordable.