9 modi in cui i marketer di contenuti perdono tempo (e come fermarlo)

La scrittura non è scienza missilistica. Ma a volte, sedersi e produrre effettivamente un lavoro può sembrare altrettanto difficile.

Dopotutto, ci sono un sacco di distrazioni nella vita quotidiana, dal prosaico e comune (rispondere alle e-mail) ai problemi unici del lavoro a casa (pulire il lavandino del bagno).

Se potessimo superare questi perditempo, potremmo scrivere più velocemente e far crescere i nostri blog più rapidamente. Ahimè, è più facile a dirsi che a farsi.

Questo articolo delineerà alcuni modi in cui i marketer di contenuti stanno perdendo tempo, ma si concentrerà solo su quei problemi che possiamo effettivamente risolvere (mi dispiace per coloro che passano innumerevoli ore a pulire le loro cucine).

Ci sono un milione e un modo in cui i blogger trascorrono il tempo in attività dispendiose e ripetitive, ma oggi ci sono quasi altrettanti strumenti, tattiche e tecniche per risolverli.

1. Caricamento di Google Docs su WordPress e riformattazione di tutto

Se c'è una cosa che i blogger prolifici e i marketer di contenuti hanno in comune, è questa: scrivono molto.

Ovvio, certo. Ma raramente pensiamo al valore composto delle attività ripetitive. In altre parole, quali attività svolgi costantemente che non sono in realtà legate all'attività di blogging (scrittura, promozione, editing, ecc.)?

Un'attività, sicuramente, è il processo di caricamento della bozza sul tuo CMS. In molti casi, a causa della popolarità di questi strumenti, caricherai bozze scritte in Google Docs su WordPress. Anche se questo sembra semplice, di solito viene fornito con un sacco di armeggiare e riformattare. Nella mia mente, questo è semplicemente tempo perso.

Wordable ti restituisce quel tempo. Praticamente con il clic di un pulsante, puoi caricare una bozza, completamente formattata, su WordPress. Ci vogliono solo pochi secondi in questo modo.

Se scrivi un post a settimana e risparmi un'ora per ogni post utilizzando Wordable, quanto vale per te nel corso di un mese?

2. Social media

Siamo tutti soggetti al tempo che fa schifo che sono i social media. Certo, possiamo connetterci con i vecchi amici attraverso fusi orari e confini. Possiamo ottenere notizie interessanti che altrimenti sarebbero state trasmesse tramite riviste o piccioni viaggiatori. Ma a quale costo? Il costo è ovviamente la nostra produttività (e sanità mentale).

Puoi provare con la forza di volontà, ma non ho avuto fortuna a farlo. Quindi, in questo caso, possiamo combattere la tecnologia con più tecnologia. Due strumenti da considerare:

Primo, News Feed Eradicator. Questo è il mio preferito, perché ti consente comunque di accedere ad altre funzionalità di Facebook (quelle più social), ma blocca le funzionalità che creano dipendenza e veleno (il feed delle notizie). È un'estensione di Chrome, quindi è un'installazione rapida ed è completamente gratuita.

Ti dà anche una bella citazione sulla produttività al posto del feed di notizie:

In secondo luogo, un'altra estensione di Chrome è Dayboard. Questo fa due cose:

• Ti offre un elenco di attività di 5 elementi che viene visualizzato in nuove schede
• Blocca i siti ritenuti improduttivi

Per quest'ultima funzione, puoi impostare i siti e il tempo che ti concedi. Ad esempio, puoi vietare Twitter e Reddit, ma puoi anche concederti, diciamo, 20 minuti al giorno. Questo è un ottimo strumento per quegli umani tra noi con meno volontà di ferro.

3. Essere sepolti nelle e-mail

L'e-mail è complicata, perché a differenza di Facebook , è produttiva. Dopotutto, non è mai considerata un'attività piacevole. Considero la procrastinazione in due categorie:

• Procrastinazione improduttiva
• Procrastinazione produttiva

La procrastinazione improduttiva - cose come guardare Netflix e l'happy hour - ovviamente negano la responsabilità. Ma secondo me sono meno pericolosi per la loro ovvietà.

La procrastinazione produttiva - cose come pulire la casa e, sì, la posta elettronica - è più insidiosa, perché in superficie, sembra che tu stia facendo qualcosa di importante. Ma sai, in fondo, che dovresti fare qualcos'altro (quando è di nuovo la tua scadenza?).

È difficile combatterlo completamente, ma credo che ci siano due cose che possono aiutare:

• NetHunt
• dosaggio

Anche l'utilizzo di un sistema CRM (NetHunt) per mantenere in ordine le tue e-mail, pianificare gli invii e tenere traccia delle aperture e dei clic può essere di grande aiuto. Puoi optare per un CRM integrato con Gmail, come NetHunt.

L'altro non è tanto uno strumento, ma una metodologia. Fondamentalmente, metti due intervalli di tempo di 30 minuti sul tuo calendario per la posta elettronica. Mi piace farne uno alle 11 del mattino e l'altro alla fine della mia giornata lavorativa, solo così non mi sento in colpa a lasciare il lavoro con "e-mail senza risposta". Queste fasce orarie sono l'unico momento in cui è consentito controllare o rispondere alle e-mail.

Questa tattica da sola può farti risparmiare ore di tempo e chili di sanità mentale.

Oltre a questi due, ci sono in realtà tonnellate di strumenti per la produttività della posta elettronica là fuori. È quasi come se molte persone lottassero con questo problema!

4. Consumo eccessivo di contenuti

In qualità di content marketer e blogger, non solo scriviamo molti contenuti, ma ne leggiamo anche molti. Questo è un lavoro importante, non dubitarne. Innanzitutto, dobbiamo tenere il dito sul polso di ciò che funziona e di ciò che è di tendenza nel marketing dei contenuti. In secondo luogo, dobbiamo ricercare e continuare a conoscere il dominio di cui stiamo scrivendo. Terzo, a volte abbiamo solo bisogno di ispirazione.

Il problema arriva quando leggi costantemente i contenuti e non hai tempo "a testa bassa" per produrre effettivamente. Questo schema di interruzioni intermittenti può davvero mettere a dura prova il tuo flusso. Può essere davvero difficile entrare nel solco.

Per questo mi piace Pocket.

Pocket ti consente di salvare articoli per dopo e puoi persino ascoltarli come audio. È come raggruppare per il consumo di contenuti.

5. Controllo ortografico e noiose attività editoriali

Ci sono due livelli di compiti editoriali: l'importante e il noioso.

I compiti importanti sono cose che non possono (ancora) essere affidate in outsourcing a un robot o addirittura a uno stagista. Sono cose come creare la voce generale del marchio, raccontare una storia avvincente e ottimizzare i tuoi contenuti per SEO o social.

I compiti noiosi sono cose come il controllo ortografico, la grammatica e la correzione di errori che, in un ambiente completamente caffeinato, probabilmente non si sarebbero mai verificati.

Quindi, c'è una funzione di controllo ortografico in Google Docs. Ma c'è anche Grammarly, che è un dannato salvavita. È un'altra estensione di Chrome ed è freemium. Puoi ottenere molti chilometri dalla versione gratuita.

6. Troppa ricerca

La ricerca è buona. La creazione di contenuti basati su dati non è solo efficace, ma è intrinsecamente gratificante.

Ma c'è un certo livello di ricerca che puoi fondamentalmente esternalizzare. Inoltre, le ricerche che fai tu stesso possono essere cumulative e possono essere archiviate dove puoi ritirarle quando ne hai bisogno. Non devi reinventare la ruota ogni volta che scrivi un articolo.

Per il primo punto, esternalizzare la tua ricerca, abbiamo due strumenti:

• Meraviglia
• upwork

Wonder è un'app che, semplice e chiara, fa le tue ricerche per te. Dai loro un argomento o una domanda e torneranno con statistiche, fonti e fatti. È davvero fantastico per ottenere le basi su un argomento.

Se hai bisogno di un po' più di ricerca su misura, Upwork ha tonnellate e tonnellate di liberi professionisti che possono fare le tue ricerche e mettere insieme un rapporto di facile lettura. Anche se potresti dover andare oltre (probabilmente lo farai), questo ti consente di iniziare ed elimina gran parte del lavoro pesante.

Per quanto riguarda l'archiviazione della tua ricerca per un uso successivo, mi piace Evernote.

Entrambi ti consentono di creare tag, caricare screenshot, citazioni, ecc. E cercarli per un facile accesso.

7. Cercare (e fallire) di ottenere informazioni dall'analisi digitale

C'è questa nuova tendenza nello spazio del marketing, dove sembra che tutti dovremmo sapere tutto su tutto. Quanti articoli mozzafiato sono stati scritti su come "Se i marketer non imparano queste 3 abilità nel 2019, sono condannati!"?

È tutto un mucchio di BS. A volte, un copywriter è solo un copywriter (e non importa se conoscono SQL o Python).

Detto questo, penso che sia fantastico per tutti avere una comprensione fondamentale dei dati. È utile oltre al marketing digitale, ma è particolarmente utile nel prendere decisioni e misurare il successo delle campagne.

La differenza, tuttavia, nel diventare un analista di livello mondiale e nel conoscere le basi di Google Analytics è enorme. Dovresti conoscere le basi. Dovresti assumere l'esperto di livello mondiale.

Il divario tra questi è a) creare report significativi tramite Data Studio (o un'altra app di BI) eb) provare uno strumento di intelligenza artificiale come Quill Engage.

Fonte immagine

Quindi dedica molto tempo alla creazione di una solida dashboard di Data Studio, quindi ricollegati a quella che è la tua specialità: i contenuti. E vedi se anche Quill Engage ti dà qualcosa di interessante.

8. Email avanti e indietro per pianificare riunioni

Anche se cerco di evitare le riunioni quando posso, a volte sono inevitabili. E quando sono inevitabili, non c'è niente di peggio di 5 e-mail avanti e indietro cercando di trovare un orario che funzioni per tutti (soprattutto se ci sono più di due persone nella riunione).

Suggerimento rapido: usa Calendly o HubSpot Meetings. Sono entrambi strumenti gratuiti per la pianificazione delle riunioni. Super facile da usare; fallo e basta.

9. Disorganizzazione del flusso di lavoro

L'ultimo della lista è il più difficile da risolvere. Vai a capire.

Tutti noi, indipendentemente dal titolo o dalla responsabilità, abbiamo un elemento di gestione del nostro lavoro. Che si tratti semplicemente di gestire il proprio flusso di lavoro o di gestire un calendario editoriale complesso e una pipeline di contenuti per una grande organizzazione, questo è un elemento del nostro lavoro come creatori di contenuti.

Ci sono due poli qui. Il primo è non avere strategie o strumenti per l'organizzazione del flusso di lavoro. Scrivi quello che ti senti, tiri rapporti ad hoc e voli per il fondo dei pantaloni. Questo non è un bene.

L'altro lato è avere tutto sotto stretto controllo, senza lasciare nemmeno un respiro affannoso di spazio per serendipità o flessibilità.

Né sono buone strategie, ma probabilmente tendiamo a privilegiare il lato della meno organizzazione (almeno lo faccio).

Ci sono tonnellate e tonnellate di strumenti qui (più che possiamo elencare qui, ma dai un'occhiata al nostro articolo sugli strumenti del blog). Alcuni dei migliori:

• Trello (per la gestione del calendario editoriale)
• Google Drive (per collaborazione ed editoriale)
• Zapier (per tutte le app di automazione e connessione)
• Dayboard (per elenchi di attività personali e produttività)

Anche fornirti un elenco di strumenti è tuttavia insufficiente. Due persone potrebbero utilizzare questi quattro strumenti e potrebbero avere flussi di lavoro completamente diversi. Questo è il motivo per cui abbiamo messo insieme la nostra serie di interviste a Content Crafter. Segui il blog di Wordable per leggere un'intervista bisettimanale con un esperto di content marketer e vedere come gestiscono le cose.

Ecco alcune interviste passate per iniziare:

• Tracey Wallace di BigCommerce su processo editoriale, influencer e SEO
• Emma Brudner di HubSpot su empatia, adattabilità e output di contenuti iper-scala
• Tommy Walker di Intuit sui processi editoriali e lo storytelling

Conclusione

Tutti noi perdiamo tempo a volte, e non è qualcosa di cui vergognarsi. Ma ci sono sempre modi per spremere tempo più produttivo ed eliminare soprattutto i compiti più noiosi e ripetitivi.

Abbiamo elencato molti strumenti in questo post, ma la produttività è principalmente una funzione della mentalità. Solo dopo aver acquisito la capacità di concentrarti e scrivere velocemente, strumenti, tattiche o trucchi possono aiutarti. Detto questo, questi strumenti, tattiche e trucchi ti aiuteranno. Soprattutto Wordable.

Ho risparmiato 2 ore caricando questo post da Google Docs a WordPress usando Wordable.