Fakturowanie elektroniczne w Europie i na świecie: nowości i obowiązki od 2023 r.

Kiedy mówimy o fakturze we Włoszech, w dzisiejszych czasach nieuchronnie odnosimy się do faktury elektronicznej , która była jedynym sposobem fakturowania dla prawie wszystkich włoskich podmiotów gospodarczych od co najmniej 2019 roku, kiedy to wprowadzono obowiązek wystawiania faktur elektronicznych dla B2B i B2C. Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w Europie na administrację publiczną (B2G) obowiązuje od 2015 roku.

Jak powszechnie wiadomo, Włochy są obecnie jedynym krajem w Europie, w którym obowiązuje e-fakturowanie we wszystkich obszarach B2G, B2B i B2C (z kilkoma wyjątkami, które i tak w krótkim czasie znikną). Wręcz przeciwnie, kraje pozaeuropejskie od dawna przyjęły podobne podejście do włoskiego, prezentując się w wielu przypadkach jako prekursorzy w tej dziedzinie. Jednak sytuacja w Europie i na świecie szybko się zmienia , a kilka państw wprowadza środki mające na celu rozszerzenie korzystania z fakturowania elektronicznego na wszystkie sektory. W tym artykule zagłębimy się w obecną sytuację i nadchodzące zobowiązania, które kraje europejskie i pozaeuropejskie wprowadzą od 2023 roku .

Dlaczego inne kraje europejskie nie wprowadziły jeszcze fakturowania elektronicznego?

Pytanie „dlaczego przyjąć fakturę elektroniczną?” otrzymał odpowiedź wiele razy. Korzyści są różnorodne i obejmują wiele aspektów. Kraje, które przyjęły fakturę elektroniczną, uznały następujące korzyści:

• odzyskiwanie dochodów z VAT i szersza kontrola transakcji;
• Automatyzacja procesów biznesowych i poprawa poziomu cyfryzacji biznesu ;
• Sprawne relacje między biznesem a administracją publiczną;
• Skrócenie terminów płatności przez administrację publiczną, co przynosi korzyści przedsiębiorstwom.

Pozytywne wyniki zaobserwowane w firmach i krajach, które już wprowadziły powszechne stosowanie e-fakturowania, są właśnie tym, co skłania coraz więcej państw do wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania na różnych poziomach.

Ale co ich do tej pory powstrzymywało?

Pierwszym aspektem jest dyrektywa europejska nr 2006/112/WE, tzw. dyrektywa VAT, a w szczególności art. 218 i 232. Artykuły te stanowią, że w Unii Europejskiej faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej oraz że odbiorca faktury musi najpierw wyrazić zgodę na wystawienie faktury w formie elektronicznej. Dlatego wprowadzenie obowiązkowych faktur elektronicznych wymaga zielonego światła ze strony Unii Europejskiej, poprzez specjalną derogację. Uzyskały to Włochy najpierw w 2018 r., a następnie ponownie w 2021 r. i do 2024 r. Przedłużenie zwolnienia, do którego dodano rozszerzenie obowiązku również na płatników ryczałtowych od 1 lipca 2022 r., było motywowane pozytywnymi skutkami wspomnieliśmy powyżej. Na razie zanikają ostatnie opory i wątpliwości, czego dowodem są ostatnie działania naszych europejskich sąsiadów. Spójrzmy więc na obecny stan wiedzy i zobaczmy, jakie zmiany czekają nas w najbliższym czasie.

Stan fakturowania elektronicznego w Europie w 2022 r.

Obecnie kilka krajów europejskich rozszerzyło częściowo lub całkowicie obowiązek fakturowania elektronicznego na administrację publiczną, tj. B2G. Kraje z pełnym obowiązkiem B2G to Hiszpania, Francja, Portugalia, Chorwacja, Czechy, Polska oraz Finlandia, Norwegia, Dania, Szwecja, Estonia, Litwa i Holandia. Niektóre państwa wprowadziły ten obowiązek do 2022 r., w tym Serbia i Luksemburg, ten ostatni w ramach planu stopniowego.

Znajdujemy również sytuacje, w których obowiązek B2G jest nadal tylko częściowy. Tak jest w Belgii, Austrii i Niemczech. W przypadku Austrii niektóre rodzaje umów i transakcji pozostają wyłączone z obowiązku, na przykład umowy ubezpieczenia i transakcje z natychmiastową płatnością.

Jednak w przypadku Belgii i Niemiec nastawienie jest bezpośrednio związane z modelem federalnym obu krajów. W Belgii obowiązek B2G dotyczy tylko administracji we Flandrii iw Brukseli. Z kolei w Niemczech faktura elektroniczna jest wymagana przez wszystkie administracje centralne, podczas gdy administracje poszczególnych krajów związkowych muszą odnosić się do środków poszczególnych regionów, co powoduje, że sytuacja jest bardzo niejednorodna i rozdrobniona. Większość krajów związkowych albo wprowadziła wymóg B2G, albo planuje go wprowadzić w latach 2023-2024, choć w zdecydowanie zróżnicowanych trybach i rozwiązaniach technologicznych. Ale do tego punktu wrócimy pełniej później.

Mapa drogowa krajów europejskich: nadchodzące obowiązki w zakresie e-fakturowania w Europie od 2023 r.

Jak widzieliśmy, chociaż obowiązek B2G jest prawie w pełni wdrożony, żaden kraj nie wprowadził jeszcze żadnych ograniczeń dotyczących fakturowania w sektorze prywatnym, czyli B2B i B2C. Ale sytuacja wkrótce się zmieni i już w 2023 r. Ci, którzy muszą wystawiać faktury za granicą, będą musieli być w stanie spełnić wymogi regulacyjne i technologiczne każdego kraju.

Za pomocą tej krótkiej listy przyjrzyjmy się krajom i nadchodzącym terminom, na które należy uważać :

• Francja : począwszy od 2024 r. obowiązek B2B będzie wprowadzany stopniowo w ramach 3-fazowego planu, który powinien zostać ukończony do 2026 r., obejmujący pierwsze duże firmy, a stopniowo wszystkie firmy;
• Hiszpania : obecnie uchwalane są przepisy, które wprowadzą obowiązek e-fakturowania B2B, ponownie w dwóch etapach. Jednak w ciągu najbliższych 3 lat korzystanie z e-faktury będzie nieuniknione;
• Słowacja : w porównaniu do początkowego planu działania Słowacja odłożyła wprowadzenie e-fakturowania B2G i B2B o kilka miesięcy. Obowiązek B2G zaplanowany jest na 2023 rok, natomiast na B2B będziemy musieli poczekać do 2024 roku;
• Polska : lokalna platforma KSEF działa już od stycznia 2022 r., umożliwiając elektroniczną obsługę faktur B2B. Obecnie opcjonalne, jego stosowanie ma stać się obowiązkowe od kwietnia 2023 r.;
• Bułgaria : obecnie trwają konsultacje, które powinny doprowadzić do zdefiniowania odpowiedniego ustawodawstwa i planu wdrożenia fakturowania elektronicznego od 2023 r.;
• Finlandia : celem jest wprowadzenie e-fakturowania B2B i B2C do 2025 roku ;
• Rumunia : od lipca 2022 r. wchodzi w życie częściowe zobowiązanie B2B związane ze sprzedażą asortymentu towarów uważanych za najbardziej narażone na oszustwa podatkowe. Od 2023 r. mandat w zakresie e-faktury powinien zostać rozszerzony na cały sektor;
• Serbia : po wprowadzeniu e-fakturowania B2G i G2B w 2022 r. planowane jest wprowadzenie e-fakturowania w wewnętrznym sektorze B2B w 2023 r.;
• Dania : zgodnie z datą zatwierdzenia w maju 2022 r. wdrożenie e-faktury dla firm B2B rozpocznie się w styczniu 2024 r. Pełne wdrożenie ma zostać zakończone do stycznia 2026 r.;
• Belgia : Belgijska mapa drogowa również wzywa do wprowadzenia obowiązku B2B, aczkolwiek z pewnymi zmianami w stosunku do pierwotnych planów. Nowe terminy wdrożenia są finalizowane, ale wdrożenie prawdopodobnie rozpocznie się między 2023 a 2024 rokiem.

Rozwiązania technologiczne i platformy do fakturowania elektronicznego w Europie

Kolejną kwestią do rozważenia jest aspekt technologiczny i infrastrukturalny, który różne kraje zdecydowały się przyjąć. Chociaż istnieją pewne mniej lub bardziej wspólne standardy, takie jak sieć PEPPOL i powiązany format UBL, przyjęte podejścia są niezwykle zróżnicowane.

Większość krajów zdecydowała się na utworzenie narodowej platformy do zarządzania e-fakturami, mniej więcej podobnej do włoskiego SDI. Na przykład Francja, poprzez swoją krajową platformę Chorus PRO, zarządza centralnie transmisją faktur przy użyciu specjalnie stworzonych formatów krajowych.

W Niemczech, gdzie już widzieliśmy, jak rozdrobniona jest sytuacja, istnieje jedna platforma do obsługi faktur do administracji centralnej, ZRE, oraz szereg innych platform do obsługi faktur do administracji państw federalnych. Aby wystawić fakturę samorządowi, trzeba będzie więc od czasu do czasu dostosować się do obecnej platformy i formatu.

Z drugiej strony inne kraje zdecydowały się polegać na formacie UBL, który jest zarządzany przez OpenPEPPOL i dlatego jest powszechnie udostępniany, przyjmując jednocześnie platformę krajową. Wreszcie Belgia, Norwegia i Holandia zdecydowały się całkowicie polegać na sieci PEPPOL, z myślą o większej interoperacyjności również na poziomie transgranicznym.

Nie tylko faktura elektroniczna: inne zobowiązania podatkowe i protokół SAF-T

W wielu przypadkach przyjęciu faktury elektronicznej towarzyszy wprowadzenie innych ograniczeń i rozwiązań, takich jak CTC ( Continuous Transaction Control ), związanych z cyfrowym zarządzaniem zgodnością podatkową, ponownie w celu osiągnięcia większej identyfikowalności.

Jednym z najczęściej używanych protokołów wykorzystywanych w różnych krajach do zarządzania przekazywaniem danych podatkowych właściwym organom jest SAF-T . Poprzez ustrukturyzowaną ścieżkę różnych profili w zależności od kraju odniesienia, protokół ten umożliwia przekazywanie danych wymaganych od czasu do czasu przez władze i zgodnie z ustawodawstwem każdego państwa. Dlatego, mimo że jest to ten sam protokół sprawozdawczy, mogą wystąpić różnice w układzie, okresie (rocznym, półrocznym, miesięcznym, a nawet tylko na wniosek organu referencyjnego) oraz rodzaju danych, które należy przekazać.

Kraje europejskie, które przyjmują ten rodzaj protokołu to:

• Portugalia
• Austria
• Luksemburg
• Norwegia
• Rumunia
• Polska, gdzie znana jest jako JPK.

Inne państwa zdecydowały się jednak na podobne rozwiązania, ale opierając się na krajowych technologiach i platformach:

• Hiszpania, poprzez rozwiązanie zwane SII;
• Niemcy, z raportowaniem danych budżetowych za pośrednictwem protokołu E-Bilanz;
• Grecja, za pośrednictwem platformy myDATA

Podejście krajów pozaeuropejskich: jakie są kolejne kroki?

Zakończymy ten artykuł, przywołując sytuację również poza Europą, ponieważ coraz więcej krajów na całym świecie postrzega fakturę elektroniczną jako narzędzie, które można wykorzystać do osiągnięcia swoich celów monitorowania finansów publicznych i usprawnienia procesów.

Oto niektóre kraje, które wprowadzają odpowiednie środki w tym zakresie:

• W Arabii Saudyjskiej fakturowanie elektroniczne B2B jest obowiązkowe od końca 2021 roku, kiedy rozpoczął się pierwszy etap wdrażania. Druga faza rozpocznie się w 2023 roku i obejmie integrację ze scentralizowanym systemem ZATCA. Obecnie firmy niebędące rezydentami i te, które nie mają oddziałów terytorialnych, są zwolnione;
• W Zjednoczonych Emiratach Arabskich publikowany jest (do 2022 r.) środek, który sprawi, że e-fakturowanie w sferze B2B będzie obowiązkowe, za pomocą metod podobnych do przyjętych przez Arabię ​​Saudyjską;
• Egipt wprowadził e-fakturowanie B2B od 2021 r., sfinalizowanie wdrożenia na początku 2022 r. Od lipca 2022 r. e-fakturowanie zostanie rozszerzone na sferę B2C ;
• Australia zatwierdziła plan stopniowania e-fakturowania B2B w trzech fazach, które będą obowiązywać od 2023 do 2025 roku. Australijski plan opiera się na wykorzystaniu infrastruktury PEPPOL jako jedynego sposobu wymiany e-faktur.