在 BuzzStream 中使用序列自動跟進
已發表: 2021-10-08BuzzStream 是我們在 Page One Power 用於建立鏈接的外展平台。 但是，BuzzStream 對於進行任何類型的大規模外展活動的任何人來說都是一個可行的選擇。
作為 BuzzStream 的高級用戶，我非常熟悉該工具及其優點和缺點。 所以當BuzzStream 介紹Sequences 時，我既興奮又猶豫。
Sequences 是 BuzzStream 中的一項功能，可讓您自動跟進電子郵件消息。 這使您能夠在與發送原始電子郵件相同的時間內發送一系列消息。
這聽起來很棒，對吧？ 我的意思是，想像一下節省的時間。
我的興奮來自於我可以將花在跟進上的時間減少一半的想法。 但是，我猶豫要不要打破我行之有效的例行程序。 當您發送數百封電子郵件時，很難偏離產生有效結果的工作流程。
然而，興奮佔了上風，所以我深入研究了 Sequences 以了解該功能的功能。
使用序列可以節省多少時間？
答案很簡單，很多。
我的典型外展流程是發送初始電子郵件，幾天后再次跟進，然後沖洗並重複。
通常，我會向同一聯繫人發送三到五條消息，間隔大約兩到四天。 這意味著當我發送第四條消息時，我必須經歷四個不同的會話，將外展發送到同一個目標站點。 換句話說，這意味著我必須在四次不同的時間製作電子郵件才能完成對目標站點的一整輪外展。
通過使用 Sequences 自動跟進，可以將相同的四個會話合併為一個事件。 這意味著我必須“接觸”一個目標一次才能完成一整輪外展。
您可以看到使用 Sequences 節省時間的潛力。
稍後，我將詳細介紹如何戰略性地使用 Sequences。 但首先，讓我們看看如何在 BuzzStream 中設置一個。
如何在 BuzzStream 中創建序列
可以按照創建模板時使用的相同步驟來創建序列。
首先，單擊“網站”選項卡中的“外展”按鈕>“管理外展”選項。
打開的下一個窗口將是一個屏幕，頂部有一個序列選項卡。
單擊窗口右上角的“新建序列”按鈕開始創建新序列。
“創建序列”窗口看起來類似於“創建模板”窗口，但具有一些附加功能。 在此屏幕上，您可以製作全新的初始外展電子郵件。 或者，如果您已經將模板保存到 BuzzStream 中並希望用於此序列，您可以通過選擇主題字段右側的“從模板複製”來簡單地複制它。
選擇模板後，它將被複製到新的序列中。 複製後，可以根據需要編輯序列中的第一封電子郵件。
沒有看到您的模板？ 單擊搜索字段右側的圖標將顯示所有項目的模板，而不僅僅是保存在您為其創建序列的項目中的模板。
完成修改初始電子郵件後，您可以通過選擇主題字段上方的“添加後續”鏈接在序列中添加下一封電子郵件。
從這一點來看，您必須做出一些決定。
首先，您需要決定是發送後續郵件作為回復還是不發送原始郵件的副本。 您可以通過選中/取消選中“發送跟進作為回复”旁邊的框來執行此操作。
兩者之間的主要區別在於主題行和電子郵件正文中包含的原始消息。
如果您將後續郵件作為回復發送，您將無法編輯序列中後續電子郵件的主題行。 相反，它們都會顯示為“Re：主題行，Re：Re：主題行”等等。
如果您不發送後續回復作為回复，那麼您將能夠為序列中的每封電子郵件創建一個唯一的主題行。 但是，它不會自動複製下面的原始消息。
接下來，您需要決定是要自動發送後續電子郵件，還是要提醒您手動發送後續郵件。
自動選擇跟進將在您單擊發送時按順序安排每封電子郵件。
提醒在 BuzzStream 中顯示為警報。 單擊警報後，發送電子郵件屏幕將打開並準備好發送到目標站點。
為簡單起見，本文重點介紹使用 Sequences 來自動化跟進。
第三個選擇是您需要處理收件人回复時該怎麼做。
如果您收到回复，選擇“如果收件人沒有回复”將在發送下一條後續消息之前自動暫停序列。
選擇“不管”將繼續按順序發送消息，無論您是否收到回复。
您的外展和後續行動的性質將影響您選擇的選項。 但就本文而言，我們選擇“如果收件人沒有回复”，以便在您收到回復後不會發送剩餘的後續電子郵件。
從這一點上，您可以決定要發送後續電子郵件的間隔天數。 可以更改序列中每封電子郵件的間隔天數。 對於此序列中的第二封電子郵件，我們已選擇 [自動] 跟進此電子郵件 [如果收件人未回复] 在 [ 4 ] 天后。
要繼續添加後續消息，請像我們之前所做的一樣單擊“添加後續消息” ，然後重複上述步驟。
最後，我們需要命名序列。 在此示例中，序列已命名為“4EmailSequence”。
完成後，記得點擊“保存”。
現在您已經創建了一個序列，您可以像使用 BuzzStream 中的模板一樣將其用於外展。 無論您是使用批量發送、從 Buzzmarker 發送，還是使用網站選項卡中的管理外展功能，您的序列模板都已準備就緒。
自動化，而不是全自動
讓我們面對現實，談到外展時，每個人的工作流程都有些不同。
您可以想像創建一個滿足所有不同工作流程的功能是多麼困難。
雖然序列可以節省大量時間，但自動化還沒有達到設置它並忘記它的程度。
有一些策略可用於應對當前的一些限制。
讓我們探索一些潛在的問題和解決方法。
僅限天數的跟進
目前，自動跟進只能在幾天后進行。
沒有選擇數小時或數分鐘後作為頻率的選項。
因此，序列中的所有消息都同時發送，具有相同的時間戳 (HH:MM)。 例如，如果您在上午 8 點 02 分發送您的初始外展，則所有後續行動都將安排在上午 8 點 02 分。
就個人而言，我不認為重複的時間戳是完全壞的。 但是，它們可能是不必要的分心，我們並不真正需要電子郵件的時間戳。
有幾種方法可以解決這個特殊問題：
- 每隔幾天 (3-4+) 天發送消息，以便將注意力從時間戳上移開，並允許其他消息在您的嘗試之間通過。
- 在每個後續行動中使用獨特的主題行。 您需要在 Sequence 設置中取消選中“Send follow-ups as replies”，但這會阻止郵件客戶端對類似郵件進行分組，並會減少對重複時間戳的關注。
- 將一個序列分解為兩個（或更多）不同的序列。 不要在一個序列中發送四封電子郵件，而是嘗試發送兩個不同的序列，每個序列包含兩封電子郵件。 這將需要額外訪問每個站點，但會為第三和第四封電子郵件與第一和第二封電子郵件具有不同的時間戳創造機會。
- 使用提醒可以為每次跟進的時間戳添加一些變化，代價是為每封電子郵件手動按下發送所需的時間增加。
不幸的是，如果您需要在相隔不到一天的時間內進行後續跟踪，則目前沒有解決方案。 但是，如果 BuzzStream 在不久的將來有所改進，我不會感到驚訝。
接受的鏈接不會取消序列
如果存在活動序列，只需將關係階段更改為 Link Accepted 並不會取消它。 如果網站的關係階段更改為“鏈接已接受”，則即使在放置鏈接之後，該序列仍可保持活動狀態並繼續跟進聯繫人。
如果在發送 Sequence 中的下一條消息之前放置了一個鏈接，並且收件人沒有回复說明更新已完成，這種情況就會成為一個問題。
如果它確實發生了，這將是在已經放置鏈接後發送跟進後可能得到的典型感覺。 不是一個大問題，但它可能有點尷尬。
這裡的工作是在消息之間給自己足夠的時間來檢查反向鏈接，並在沒有收到電子郵件回复的情況下放置鏈接時暫停活動序列。
來自不同域電子郵件的回复
BuzzStream 有時無法識別來自未保存在 BuzzStream 中的電子郵件的回复，尤其是來自不同域的回复。 即使得到回复，序列仍可繼續。
同樣，在電子郵件之間給自己足夠的時間來暫停活動序列。 此外，在自動發送下一條消息之前，隨時關注回复並確保在 BuzzStream 中找到匹配的網站。
自動響應詭計
有時，自動響應可以在您可能不希望它暫停序列時暫停，並且將目標站點恢復到序列中可能有點棘手。
解決辦法？ 克隆原始序列，刪除初始外展消息，並保存您的新序列。
如果您的序列在第一條消息後停止，並且您想從中斷的地方繼續，您需要做的就是使用原始序列的克隆，減去初始外展。
可以遵循相同的過程來創建可用於僅發送序列中的最後兩條消息的副本。
以下屏幕截圖顯示了複製的原始序列，減去第一封電子郵件。 並且，再次復制減去第一條和第二條消息。
每個目標站點一個序列
無論您有多個客戶，還是與其他團隊成員一起工作，重要的是要知道每個目標站點只能有一個活動序列。
好消息是 BuzzStream 會通知您是否嘗試在活動序列之上開始一個新序列。 在已經處於活動序列中的站點上將彈出紅色感嘆號和警告消息。
如果您忽略警告，您仍然可以開始新序列，但代價是取消現有序列。
避免重疊是保持 Sequences 處於活動狀態的基礎，直到他們有時間運行他們的課程。
如果您與其他 SEO 團隊一起工作，輪流訪問目標站點將是避免並發症的一種方法。
如果您有多個不同的項目或客戶想要使用相同的目標站點，則您要么需要更多地關注為每個不同的項目安排外展，要么將兩個不同客戶的外展合併到一個序列中。
總體而言，這裡的解決方法是輪流進行，並更有意識地安排外展活動。
結論
BuzzStream 又做到了，他們給了我另一個喜歡他們工具的理由。
序列可以節省大量時間，使用它們大約六個月後，我完全贊同它們的好處。
使用 Sequences 自動跟進所節省的時間比設置它們和學習如何使用它們所花費的時間更值得。
我已經能夠將寶貴的時間重新投入到我日常工作的其他重要部分中，比如尋找更多目標站點和思考不同的策略，這提高了我的整體表現。
希望這篇文章將有助於使 Sequences 的奧秘更加清晰，並會激勵一些人採取與我相同的嘗試。 雖然此功能可能並不適合每個人的工作流程，但如果您花時間學習如何正確使用 Sequences，則它可以幫助您提高效率。