أتمتة عمليات المتابعة مع التسلسلات في BuzzStream

BuzzStream هو نظام أساسي للتوعية نستخدمه في Page One Power لبناء الروابط. ومع ذلك ، يعد BuzzStream خيارًا قابلاً للتطبيق لأي شخص يقوم بحملات توعية واسعة النطاق من أي نوع.

بصفتي مستخدمًا قويًا في BuzzStream ، فأنا على دراية بالأداة ونقاط قوتها وضعفها. لذلك عندما قدم BuzzStream التسلسل ، كنت متحمسًا ومترددًا .

التسلسلات هي ميزة في BuzzStream تتيح لك أتمتة متابعة رسائل البريد الإلكتروني. يمكّنك هذا من إرسال سلسلة من الرسائل في نفس الوقت الذي تستغرقه لإرسال بريدك الإلكتروني الأصلي.

هذا يبدو رائعا ، أليس كذلك؟ أعني تخيل توفير الوقت.

نشأت حماسي من فكرة أنني سأتمكن من اختصار الوقت الذي أقضيه في المتابعة إلى النصف. لكنني ترددت في كسر روتيني المثبت. عندما ترسل المئات من رسائل البريد الإلكتروني ، يصعب الخروج عن سير العمل الذي يؤدي إلى نتائج فعالة.

ومع ذلك ، فقد انتصرت الإثارة ، لذلك تعمقت في البحث عن التسلسلات لمعرفة ما كانت الميزة قادرة عليه.

كم من الوقت يمكنك توفيره مع التسلسلات؟

الجواب بسيط ، كثير.

عمليتي المعتادة للتواصل هي إرسال رسالة بريد إلكتروني أولية ، والمتابعة مرة أخرى بعد بضعة أيام ، ثم شطفها وتكرارها.

عادةً ، سأرسل ثلاث إلى خمس رسائل إلى نفس جهة الاتصال ، بفارق يومين إلى أربعة أيام تقريبًا. هذا يعني أنه بحلول الوقت الذي أرسل فيه رسالتي الرابعة ، كان علي المرور بأربع جلسات مختلفة لإرسال التوعية إلى نفس الموقع المستهدف. بمعنى آخر ، هذا يعني أنني يجب أن أصنع رسائل بريد إلكتروني أربع مرات مختلفة لإكمال جولة كاملة من التوعية لموقع مستهدف.

باستخدام التسلسلات لأتمتة عمليات المتابعة ، يمكن دمج الجلسات الأربع نفسها في حدث واحد. مما يعني أنه سيتعين علي "لمس" هدف مرة واحدة لإكمال جولة كاملة من التوعية.

يمكنك أن ترى إمكانية توفير الوقت باستخدام التسلسلات.

لاحقًا ، سأخوض في بعض التفاصيل الإضافية حول كيفية أن تكون إستراتيجيًا باستخدام التسلسلات. لكن أولاً ، دعنا نلقي نظرة على كيفية إعداد واحد في BuzzStream.

كيفية إنشاء تسلسل في BuzzStream

يمكن إنشاء التسلسلات باتباع نفس الخطوات التي قد تستخدمها لإنشاء قالب.

للبدء ، انقر فوق الزر "Outreach" > " Manage Outreach" من علامة التبويب Websites.

ستكون النافذة التالية التي سيتم فتحها عبارة عن شاشة بها علامة تبويب للتسلسلات في الأعلى.

ابدأ في إنشاء تسلسل جديد بالنقر فوق الزر " تسلسل جديد " في الزاوية اليمنى العليا من النافذة.

تبدو نافذة إنشاء تسلسل مشابهة لنافذة إنشاء قالب ، مع بعض الميزات الإضافية. من هذه الشاشة ، يمكنك صياغة رسالة بريد إلكتروني توعية أولية جديدة تمامًا. أو ، إذا كان لديك نموذج محفوظ بالفعل في BuzzStream وتريد استخدامه لهذا التسلسل ، فيمكنك ببساطة نسخه عن طريق تحديد " نسخ من نموذج " على يمين حقل الموضوع.

بعد تحديد قالب ، سيتم نسخه في التسلسل الجديد. بمجرد النسخ ، يمكن تحرير أول بريد إلكتروني في التسلسل حسب الحاجة.

ألا ترى قالبك؟ سيؤدي النقر فوق الرمز الموجود على يمين حقل البحث إلى إظهار قوالب لجميع المشاريع ، وليس فقط القوالب المحفوظة في المشروع الذي تقوم بإنشاء التسلسل له.

عندما تنتهي من مراجعة بريدك الإلكتروني الأولي ، يمكنك إضافة البريد الإلكتروني التالي في التسلسل عن طريق تحديد رابط " إضافة متابعة " أعلى حقل الموضوع.

من هذه النقطة ، سيتعين عليك اتخاذ بعض القرارات.

أولاً ، ستحتاج إلى أن تقرر إما إرسال المتابعات كردود أو بدون نسخة من الرسالة الأصلية. يمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد / إلغاء تحديد المربع بجوار " إرسال المتابعات كردود ".

تتمثل الاختلافات الرئيسية بين الاثنين في سطر الموضوع وإدراج الرسالة الأصلية في نص البريد الإلكتروني.

إذا قمت بإرسال المتابعات كما الردود، فلن تكون قادرا على تعديل خطوط الموضوع لرسائل البريد الإلكتروني اللاحقة في التسلسل. بدلاً من ذلك ، سيظهرون جميعًا كـ ، "Re: سطر الموضوع ، Re: Re: سطر الموضوع ،" وهكذا.

إذا لم ترسل متابعات كردود ، فستتمكن من إنشاء سطر موضوع فريد لكل بريد إلكتروني في التسلسل. ومع ذلك ، لن يقوم تلقائيًا بنسخ الرسالة الأصلية أدناه.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تريد إرسال رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة تلقائيًا ، أو إذا كنت ترغب في تذكير لإرسال المتابعة يدويًا.

سيؤدي تحديد المتابعة تلقائيًا إلى جدولة كل بريد إلكتروني بالتسلسل في اللحظة التي تنقر فيها على إرسال.

تظهر التذكيرات كتنبيه في BuzzStream. عند النقر فوق التنبيه ، ستفتح شاشة إرسال البريد الإلكتروني وتكون جاهزة للإرسال إلى الموقع المستهدف.

من أجل التبسيط ، تركز هذه المقالة على استخدام التسلسلات لأتمتة عمليات المتابعة.

الخيار الثالث ستحتاج إلى عقد صفقات مع ما يجب فعله إذا رد المستلم.

سيؤدي تحديد " إذا لم يرد المستلم " إلى إيقاف التسلسل مؤقتًا تلقائيًا قبل إرسال رسالة المتابعة التالية إذا تلقيت ردًا.

تحديد " بغض النظر " سيستمر في إرسال الرسائل بالتسلسل ، بغض النظر عما إذا كنت ستتلقى ردًا أم لا.

ستؤثر طبيعة التوعية والمتابعة على الخيار الذي تختاره. ولكن لأغراض هذه المقالة ، نختار " إذا لم يرد المستلم " ، بحيث لا يتم إرسال رسائل المتابعة المتبقية بمجرد تلقيك ردًا.

من هذه النقطة ، يمكنك تحديد عدد الأيام التي تفصل بينكما وترغب في إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة. يمكن تغيير عدد الأيام المتباعدة لكل بريد إلكتروني في التسلسل. بالنسبة إلى الرسالة الإلكترونية الثانية في هذا التسلسل ، اخترنا متابعة [ تلقائيًا ] مع هذا البريد الإلكتروني [ إذا لم يرد المستلم ] بعد [ 4 ] أيام.

لمتابعة إضافة رسائل المتابعة ، انقر فوق " إضافة متابعة " تمامًا كما فعلنا سابقًا ، وكرر الخطوات أعلاه.

أخيرًا ، نحتاج إلى تسمية التسلسل. في هذا المثال ، تم تسمية التسلسل "4EmailSequence".

عند الانتهاء من كل شيء ، تذكر أن تنقر على "حفظ".

الآن بعد أن قمت بإنشاء تسلسل ، يمكنك استخدامه للتواصل تمامًا كما تفعل مع النموذج في BuzzStream. سواء كنت تستخدم إرسال مجمّع ، أو ترسل من Buzzmarker ، أو تستخدم ميزة إدارة التواصل من علامة التبويب مواقع الويب ، فإن قالب التسلسل الخاص بك جاهز للعمل.

مؤتمتة وليست تلقائية بالكامل

دعونا نواجه الأمر ، عندما يتعلق الأمر بالتوعية ، فإن تدفق عمل كل شخص يختلف قليلاً.

يمكنك أن تتخيل مدى صعوبة إنشاء ميزة تلبي جميع عمليات سير العمل المختلفة.

في حين أن التسلسلات توفر الكثير من الوقت ، إلا أن الأتمتة ليست في مرحلة تعيينها ونسيانها.

هناك بعض الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها للتعامل مع بعض القيود الحالية.

دعنا نستكشف بعض السقطات المحتملة والحلول البديلة.

المتابعات محدودة بعدد الأيام

في الوقت الحالي ، لا يمكن أن تحدث عمليات المتابعة الآلية إلا بعد عدة أيام.

لا يوجد خيار لتحديد عدد الساعات أو الدقائق لاحقًا كتردد.

نتيجة لذلك ، يتم إرسال جميع الرسائل في التسلسل في نفس الوقت ، بنفس الطابع الزمني (HH: MM). على سبيل المثال ، إذا قمت بإرسال التوعية الأولية الخاصة بك في الساعة 8:02 صباحًا ، فسيتم تحديد موعد جميع عمليات المتابعة في الساعة 8:02 صباحًا.

أنا شخصياً لا أعتقد أن الطوابع الزمنية المكررة سيئة تمامًا. ولكن ، يمكن أن تكون مصدر إلهاء غير ضروري ، ولا نحتاج حقًا إلى الاهتمام بالطابع الزمني لرسالة بريد إلكتروني.

هناك عدة طرق للتعامل مع هذه المشكلة بالذات:

1. أرسل رسائل بين عدة (3-4 +) أيام ، وذلك لجذب الانتباه بعيدًا عن الطابع الزمني والسماح للرسائل الأخرى بالمرور بين محاولاتك.
2. استخدم أسطر موضوع فريدة في كل متابعة. ستحتاج إلى إلغاء تحديد "إرسال المتابعات كردود" في إعدادات التسلسل ، ولكن هذا سيمنع عملاء البريد من تجميع الرسائل المتشابهة وسيقلل الانتباه إلى الطوابع الزمنية المتكررة.
3. قسّم تسلسلاً واحدًا إلى تسلسلين مختلفين (أو أكثر). بدلاً من إرسال أربعة رسائل بريد إلكتروني في تسلسل واحد ، حاول إرسال تسلسلين مختلفين مع رسالتين بريد إلكتروني في كل منهما. سيتطلب ذلك لمس كل موقع وقتًا إضافيًا ، ولكنه سيخلق الفرصة لرسالة البريد الإلكتروني الثالثة والرابعة للحصول على طابع زمني مختلف عن رسالتي البريد الإلكتروني الأولى والثانية.
4. يمكن أن يضيف استخدام التذكيرات بعض الاختلاف إلى الطوابع الزمنية لكل متابعة ، على حساب الوقت الإضافي الذي يستغرقه الضغط يدويًا على إرسال لكل بريد إلكتروني.

لسوء الحظ ، لا يوجد حل حالي إذا كنت بحاجة إلى متابعة للخروج لمدة تقل عن يوم واحد. ومع ذلك ، لن أتفاجأ إذا كان هذا شيئًا يحسنه BuzzStream في المستقبل القريب.

الارتباط المقبول لا يلغي التسلسل

إذا كان هناك تسلسل نشط ، فإن مجرد تغيير مرحلة العلاقة إلى الارتباط المقبول لا يلغيها. إذا تم تغيير مرحلة علاقة موقع الويب إلى "قبول الارتباط" ، يمكن أن يظل التسلسل نشطًا ويستمر في المتابعة مع جهة اتصال حتى بعد وضع الارتباط.

يصبح هذا السيناريو مشكلة عند وضع ارتباط قبل إرسال الرسالة التالية في تسلسل ، ولم يكن هناك رد من المستلم يفيد بأن التحديث قد اكتمل.

إذا حدث ذلك ، فسيكون هو الشعور المعتاد الذي قد ينتاب المرء بعد إرسال متابعة بعد وضع الرابط بالفعل. ليست مشكلة كبيرة حقًا ، لكنها قد تكون محرجة قليلاً.

يتمثل العمل هنا في منح نفسك وقتًا كافيًا بين الرسائل للتحقق من الروابط الخلفية وإيقاف تسلسل نشط مؤقتًا إذا تم وضع رابط دون الحصول على رد بالبريد الإلكتروني.

الردود من مختلف رسائل البريد الإلكتروني المجال

لا يتعرف BuzzStream أحيانًا على الردود الواردة من رسائل البريد الإلكتروني غير المحفوظة في BuzzStream ، خاصةً إذا كانت ردًا من مجال مختلف. يمكن أن يستمر التسلسل حتى بعد الحصول على رد.

مرة أخرى ، امنح نفسك وقتًا كافيًا بين رسائل البريد الإلكتروني لإيقاف تسلسل نشط مؤقتًا. أيضًا ، ابق على اطلاع دائم بالردود وتأكد من العثور على موقع الويب المطابق في BuzzStream قبل إرسال الرسالة التالية تلقائيًا.

خداع الاستجابة التلقائية

في بعض الأحيان ، يمكن أن تؤدي الاستجابة التلقائية إلى إيقاف تسلسل مؤقتًا عندما لا ترغب في ذلك ، وقد يكون من الصعب بعض الشيء إعادة الموقع المستهدف إلى التسلسل.

حول العمل؟ استنساخ التسلسل الأصلي ، واحذف رسالة التوعية الأولية ، واحفظ التسلسل الجديد.

إذا تم إيقاف التسلسل الخاص بك بعد الرسالة الأولى ، وتريد المتابعة من حيث توقفت ، فكل ما عليك فعله هو استخدام استنساخ التسلسل الأصلي ، مطروحًا منه التوعية الأولية.

يمكن اتباع نفس العملية لإنشاء نسخ يمكن استخدامها لإرسال آخر رسالتين فقط في تسلسل.

تُظهر لقطة الشاشة التالية التسلسل الأصلي الذي تم نسخه ، مطروحًا منه البريد الإلكتروني الأول. ونسخها مرة أخرى مطروحًا منها الرسالتين الأولى والثانية.

تسلسل واحد لكل موقع مستهدف

سواء كان لديك العديد من العملاء ، أو كنت تعمل جنبًا إلى جنب مع أعضاء الفريق الآخرين ، فمن المهم أن تعرف أنك ستتمكن فقط من الحصول على تسلسل نشط واحد لكل موقع مستهدف.

والخبر السار هو أن BuzzStream سيعلمك إذا كنت تحاول بدء تسلسل جديد أعلى تسلسل نشط. سينبثق تعجب أحمر ورسالة تحذير على المواقع الموجودة بالفعل في تسلسل نشط.

إذا تجاهلت التحذير ، فستظل قادرًا على بدء التسلسل الجديد ، على حساب إلغاء التسلسل الحالي.

يعد تجنب التداخل أمرًا أساسيًا للحفاظ على التسلسل نشطًا حتى يتاح لهم الوقت لتشغيل مسارهم.

إذا كنت تعمل في فريق مع مُحسّنات محرّكات بحث أخرى ، فإن التناوب على المواقع المستهدفة سيكون إحدى الطرق لتجنب المضاعفات.

إذا كان لديك العديد من المشاريع المختلفة أو العملاء الذين ترغب في استخدام نفس الموقع المستهدف ، فستحتاج إما إلى تركيز المزيد من الاهتمام على جدولة الوصول إلى كل مشروع مختلف أو الجمع بين الوصول إلى عميلين مختلفين في تسلسل واحد.

بشكل عام ، يتمثل الحل البديل هنا في التناوب وأن تكون أكثر إصرارًا على جدولة التوعية.

استنتاج

لقد فعلها BuzzStream مرة أخرى ، لقد أعطوني سببًا آخر لأحب أداتهم.

تعد التسلسلات وسيلة رائعة لتوفير الوقت ، وبعد استخدامها لمدة ستة أشهر تقريبًا ، يمكنني الموافقة على فوائدها تمامًا.

الوقت الذي يتم توفيره باستخدام التسلسلات لأتمتة عمليات المتابعة يستحق أكثر من الوقت الذي يستغرقه إعدادها ومعرفة كيفية استخدامها.

لقد تمكنت من إعادة استثمار ساعات ثمينة في أجزاء مهمة أخرى من روتيني ، مثل العثور على المزيد من المواقع المستهدفة والتفكير في استراتيجيات مختلفة ، مما يزيد من أدائي الإجمالي.

نأمل أن تساعد هذه المقالة في إضفاء بعض الوضوح على غموض التسلسلات ، وستلهم البعض ليأخذوا نفس الخطوة التي فعلتها. في حين أن هذه الميزة قد لا تكون مثالية لتدفق عمل كل شخص ، يمكن أن تساعدك التسلسلات على زيادة كفاءتك إذا استثمرت الوقت لتعلم كيفية استخدامها بشكل مناسب.