Automatisieren von Follow-ups mit Sequenzen in BuzzStream

BuzzStream ist eine Outreach-Plattform, die wir bei Page One Power für den Linkaufbau verwenden. BuzzStream ist jedoch eine praktikable Option für jeden, der groß angelegte Outreach-Kampagnen jeglicher Art durchführt.

Als Power-User von BuzzStream bin ich mit dem Tool und seinen Stärken und Schwächen bestens vertraut. Als BuzzStream Sequences einführte , war ich sowohl aufgeregt als auch zögerlich.

Sequences ist eine Funktion in BuzzStream, mit der Sie Ihre Follow-up-E-Mail-Nachrichten automatisieren können. Auf diese Weise können Sie eine Reihe von Nachrichten in der gleichen Zeit senden, die Sie benötigen, um Ihre ursprüngliche E-Mail zu senden.

Das klingt großartig, oder? Ich meine, stellen Sie sich die Zeitersparnis vor.

Meine Begeisterung kam von der Idee, dass ich die Zeit, die ich für Folgeuntersuchungen aufwende, halbieren könnte. Aber ich zögerte, aus meiner bewährten Routine auszubrechen. Wenn Sie Hunderte von E-Mails senden, ist es schwer, von einem Workflow abzuweichen, der zu effektiven Ergebnissen führt.

Die Aufregung hat jedoch gesiegt, also habe ich mich mit Sequences beschäftigt, um zu sehen, wozu das Feature fähig ist.

Wie viel Zeit können Sie mit Sequenzen sparen?

Die Antwort ist einfach, viel.

Mein typischer Prozess für die Kontaktaufnahme besteht darin, eine erste E-Mail zu senden, ein paar Tage später erneut nachzufassen, dann abzuspülen und zu wiederholen.

Normalerweise sende ich drei bis fünf Nachrichten im Abstand von etwa zwei bis vier Tagen an denselben Kontakt. Das bedeutet, dass ich bis zum Senden meiner vierten Nachricht vier verschiedene Sitzungen durchlaufen musste, um an dieselbe Ziel-Site zu senden. Mit anderen Worten, es bedeutet, dass ich vier verschiedene Male E-Mails erstellen muss, um eine vollständige Reichweite für eine Zielsite zu erzielen.

Durch die Verwendung von Sequenzen zur Automatisierung von Follow-ups können die gleichen vier Sitzungen zu einem einzigen Ereignis kombiniert werden. Was bedeutet, dass ich ein Ziel einmal „berühren“ müsste , um eine volle Reichweitenrunde abzuschließen.

Sie können das Potenzial zur Zeitersparnis mit Sequenzen erkennen.

Später werde ich auf ein paar weitere Details eingehen, wie man mit Sequenzen strategisch vorgeht. Aber schauen wir uns zuerst an, wie man einen in BuzzStream einrichtet.

So erstellen Sie eine Sequenz in BuzzStream

Sequenzen können erstellt werden, indem Sie die gleichen Schritte ausführen, die Sie ansonsten zum Erstellen einer Vorlage verwenden würden.

Um zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „ Outreach“ > Option „ Manage Outreach“ auf der Registerkarte Websites.

Das nächste Fenster, das sich öffnet, ist ein Bildschirm mit einer Registerkarte für Sequenzen oben.

Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Sequenz, indem Sie auf die Schaltfläche „ Neue Sequenz “ in der oberen rechten Ecke des Fensters klicken .

Das Fenster „Sequenz erstellen“ ähnelt dem Fenster „Vorlage erstellen“ mit einigen zusätzlichen Funktionen. Von diesem Bildschirm aus können Sie eine brandneue E-Mail für die erste Kontaktaufnahme erstellen. Wenn Sie bereits eine Vorlage in BuzzStream gespeichert haben, die Sie für diese Sequenz verwenden möchten, können Sie sie einfach kopieren, indem Sie rechts neben dem Betrefffeld „ Aus Vorlage kopieren“ auswählen .

Nach Auswahl einer Vorlage wird diese in die neue Sequenz kopiert. Nach dem Kopieren kann die erste E-Mail in der Sequenz nach Bedarf bearbeitet werden.

Sie sehen Ihre Vorlage nicht? Wenn Sie auf das Symbol rechts neben dem Suchfeld klicken, werden Vorlagen für alle Projekte angezeigt, nicht nur die Vorlagen, die in dem Projekt gespeichert sind, für das Sie die Sequenz erstellen.

Wenn Sie mit der Überarbeitung Ihrer ursprünglichen E-Mail fertig sind, können Sie die nächste E-Mail in der Sequenz hinzufügen, indem Sie über dem Betreff-Feld den Link „ Follow-up hinzufügen“ auswählen .

Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie einige Entscheidungen treffen.

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie Follow-ups entweder als Antworten oder ohne eine Kopie der ursprünglichen Nachricht senden möchten. Sie können dies tun, indem Sie das Kontrollkästchen neben „ Follow-ups als Antworten senden “ aktivieren/deaktivieren .

Die Hauptunterschiede zwischen den beiden sind die Betreffzeile und die Aufnahme der ursprünglichen Nachricht in den E-Mail-Text.

Wenn Sie Follow-ups als Antworten senden, können Sie die Betreffzeilen für die nachfolgenden E-Mails in der Reihenfolge nicht bearbeiten. Stattdessen werden sie alle als "Re: Betreffzeile, Re: Re: Betreffzeile" usw. angezeigt.

Wenn Sie keine Follow-ups als Antworten senden, können Sie für jede E-Mail in der Sequenz eine eindeutige Betreffzeile erstellen. Die Originalnachricht unten wird jedoch nicht automatisch kopiert.

Als Nächstes müssen Sie entscheiden, ob die Follow-up-E-Mail automatisch gesendet werden soll oder ob Sie eine Erinnerung zum manuellen Senden der Follow-up-E-Mail erhalten möchten.

Wenn Sie die Nachverfolgung automatisch auswählen, wird jede E-Mail in der Reihenfolge geplant, sobald Sie auf Senden klicken.

Erinnerungen werden in BuzzStream als Warnung angezeigt. Wenn auf die Warnung geklickt wird, wird der Bildschirm zum Senden von E-Mails geöffnet und kann an die Ziel-Site gesendet werden.

Der Einfachheit halber konzentriert sich dieser Artikel auf die Verwendung von Sequenzen zur Automatisierung von Follow-ups.

Die dritte Wahl müssen Sie treffen, was zu tun ist, wenn der Empfänger antwortet.

Wenn Sie „ Wenn der Empfänger nicht antwortet “ auswählen, wird die Sequenz automatisch angehalten, bevor die nächste Folgenachricht gesendet wird, wenn Sie eine Antwort erhalten.

Wenn Sie „ unabhängig “ auswählen, werden die Nachrichten in der Reihenfolge weiter gesendet, unabhängig davon, ob Sie eine Antwort erhalten oder nicht.

Die Art Ihrer Kontaktaufnahme und Ihrer Follow-ups beeinflusst, welche Option Sie wählen. Für die Zwecke dieses Artikels wählen wir jedoch „ Wenn der Empfänger nicht antwortet “, damit verbleibende Folge-E-Mails nicht gesendet werden, sobald Sie eine Antwort erhalten haben.

Ab diesem Zeitpunkt können Sie entscheiden, in wie vielen Tagen Sie Folge-E-Mails versenden möchten. Die Anzahl der Tage im Abstand kann für jede E-Mail in der Sequenz geändert werden. Für die zweite E-Mail in dieser Sequenz haben wir [ Automatisch ] Nachverfolgung dieser E-Mail [ wenn der Empfänger nicht antwortet ] nach [ 4 ] Tagen ausgewählt.

Um mit dem Hinzufügen von Folgenachrichten fortzufahren, klicken Sie wie zuvor auf „ Folgemeldung hinzufügen“ und wiederholen Sie die obigen Schritte.

Als letztes müssen wir die Sequenz benennen. In diesem Beispiel wurde die Sequenz „4EmailSequence“ genannt.

Wenn Sie fertig sind, denken Sie daran, auf „Speichern“ zu klicken.

Nachdem Sie nun eine Sequenz erstellt haben, können Sie sie für die Kontaktaufnahme verwenden, genau wie eine Vorlage in BuzzStream. Egal , ob Sie Bulk - Senden, von Buzzmarker verwenden, oder verwenden Sie das Verwalten von Outreach - Funktion von der Registerkarte Websites, Ihre Sequenzvorlage ist bereit zu gehen.

Automatisiert, nicht vollautomatisch

Seien wir ehrlich, wenn es um Outreach geht, ist der Arbeitsablauf bei jedem ein wenig anders.

Sie können sich vorstellen, wie schwierig es sein kann, ein Feature zu erstellen, das alle unterschiedlichen Workflows abdeckt.

Sequenzen sind zwar eine enorme Zeitersparnis, aber die Automation ist noch nicht ganz am Punkt von Set it and forget it.

Es gibt einige Strategien, die verwendet werden können, um einige der aktuellen Einschränkungen zu bewältigen.

Lassen Sie uns einige der möglichen Schluckaufe und Workarounds untersuchen.

Follow-ups auf Anzahl von Tagen begrenzt

Derzeit können automatisierte Follow-ups erst einige Tage später erfolgen.

Es gibt keine Möglichkeit, eine Anzahl von Stunden oder Minuten später als Frequenz auszuwählen.

Dadurch werden alle Nachrichten der Sequenz gleichzeitig mit dem gleichen Zeitstempel (HH:MM) gesendet. Wenn Sie beispielsweise Ihre erste Kontaktaufnahme um 8:02 Uhr senden, werden alle Folgeuntersuchungen um 8:02 Uhr geplant.

Persönlich denke ich nicht, dass duplizierte Zeitstempel ganz schlecht sind. Aber sie könnten eine unnötige Ablenkung sein, Aufmerksamkeit, die wir beim Zeitstempel einer E-Mail nicht wirklich brauchen.

Es gibt einige Möglichkeiten, mit diesem speziellen Problem umzugehen:

1. Senden Sie Nachrichten im Abstand von mehreren (3-4+) Tagen, um die Aufmerksamkeit vom Zeitstempel abzulenken und andere Nachrichten zwischen Ihren Versuchen durchzulassen.
2. Verwenden Sie bei jedem Follow-up eindeutige Betreffzeilen. Sie müssen in den Sequenzeinstellungen das Häkchen bei „Follow-ups als Antworten senden“ entfernen, aber dies verhindert, dass E-Mail-Clients ähnliche Nachrichten gruppieren und die Aufmerksamkeit auf die sich wiederholenden Zeitstempel verringert.
3. Teilen Sie eine Sequenz in zwei (oder mehr) verschiedene Sequenzen auf. Anstatt vier E-Mails in einer Sequenz zu senden, versuchen Sie, zwei verschiedene Sequenzen mit jeweils zwei E-Mails zu senden. Dies erfordert, dass jede Site ein weiteres Mal berührt wird, bietet jedoch die Möglichkeit, dass die dritte und vierte E-Mail einen anderen Zeitstempel als die erste und zweite E-Mail haben.
4. Die Verwendung von Erinnerungen kann den Zeitstempeln jedes Follow-ups eine gewisse Variation hinzufügen, auf Kosten der zusätzlichen Zeit, die benötigt wird, um für jede E-Mail manuell auf Senden zu klicken.

Leider gibt es keine aktuelle Lösung, wenn Sie Follow-ups mit einem Abstand von weniger als einem Tag benötigen. Es würde mich jedoch nicht wundern, wenn BuzzStream dies in naher Zukunft verbessert.

Link akzeptiert bricht keine Sequenz ab

Wenn eine aktive Sequenz vorhanden ist, wird sie nicht durch einfaches Ändern der Beziehungsstufe in Link akzeptiert abgebrochen. Wenn die Beziehungsphase einer Website in Link akzeptiert geändert wird, kann die Sequenz aktiv bleiben und einen Kontakt auch nach dem Setzen eines Links weiterverfolgen.

Dieses Szenario wird zu einem Problem, wenn ein Link platziert wird, bevor die nächste Nachricht in einer Sequenz gesendet wird, und es keine Antwort vom Empfänger gibt, die besagt, dass die Aktualisierung abgeschlossen ist.

Wenn es passiert, ist es das typische Gefühl, das man nach dem Senden eines Follow-ups bekommt, nachdem ein Link bereits platziert wurde. Nicht wirklich ein großes Problem, aber es kann etwas peinlich sein.

Die Abhilfe besteht darin, sich zwischen den Nachrichten genügend Zeit zu geben, um Backlinks zu überprüfen und eine aktive Sequenz anzuhalten , wenn ein Link platziert wird, ohne eine E-Mail-Antwort zu erhalten.

Antworten von verschiedenen Domain-E-Mails

Antworten von E-Mails, die nicht in BuzzStream gespeichert sind, werden manchmal von BuzzStream nicht erkannt, insbesondere wenn es sich um eine Antwort von einer anderen Domäne handelt. Eine Sequenz kann auch nach Erhalt einer Antwort fortgesetzt werden.

Geben Sie sich zwischen den E-Mails wieder genügend Zeit, um eine aktive Sequenz zu pausieren. Bleiben Sie auch über Antworten auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass Sie die passende Website in BuzzStream finden, bevor die nächste Nachricht automatisch gesendet wird.

Tricks mit automatischer Antwort

Manchmal kann eine automatische Antwort eine Sequenz anhalten, wenn Sie dies nicht möchten, und es kann etwas schwierig sein, eine Ziel-Site wieder in eine Sequenz zu bringen.

Der Workaround? Klonen Sie die Originalsequenz, löschen Sie die ursprüngliche Outreach-Nachricht und speichern Sie Ihre neue Sequenz.

Wenn Ihre Sequenz nach der ersten Nachricht gestoppt wird und Sie dort weitermachen möchten, wo Sie aufgehört haben, müssen Sie nur Ihren Klon der Originalsequenz verwenden, abzüglich der anfänglichen Reichweite.

Der gleiche Vorgang kann zum Erstellen von Kopien durchgeführt werden, mit denen nur die letzten beiden Nachrichten in einer Sequenz gesendet werden können.

Der folgende Screenshot zeigt die kopierte Originalsequenz, abzüglich der ersten E-Mail. Und wieder kopiert abzüglich der ersten und zweiten Nachricht.

Eine Sequenz pro Ziel-Site

Unabhängig davon, ob Sie mehrere Kunden haben oder mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, ist es wichtig zu wissen, dass Sie nur eine aktive Sequenz pro Ziel-Site haben können.

Die gute Nachricht ist, dass BuzzStream Sie darüber informiert, wenn Sie versuchen, eine neue Sequenz über einer aktiven zu starten. Auf Sites, die sich bereits in einer aktiven Sequenz befinden, wird ein rotes Ausrufezeichen und eine Warnmeldung angezeigt.

Wenn Sie die Warnung ignorieren, können Sie Ihre neue Sequenz trotzdem starten, wobei Sie die bestehende abbrechen müssen.

Das Vermeiden von Überschneidungen ist von grundlegender Bedeutung, um Sequenzen aktiv zu halten, bis sie die Zeit hatten, ihren Kurs zu durchlaufen.

Wenn Sie in einem Team mit anderen SEOs arbeiten, können Sie Komplikationen vermeiden, indem Sie sich auf den Zielseiten abwechseln.

Wenn Sie mehrere verschiedene Projekte oder Kunden haben, für die Sie dieselbe Ziel-Site verwenden möchten, müssen Sie entweder mehr Aufmerksamkeit auf die Planung der Kontaktaufnahme für jedes unterschiedliche Projekt richten oder die Kontaktaufnahme für zwei verschiedene Kunden in einer Sequenz kombinieren.

Insgesamt besteht die Problemumgehung hier darin, sich abzuwechseln und bei der Planung der Kontaktaufnahme gezielter vorzugehen.

Abschluss

BuzzStream hat es wieder getan, sie haben mir einen weiteren Grund gegeben, ihr Tool zu lieben.

Sequenzen sind eine große Zeitersparnis, und nachdem ich sie etwa sechs Monate lang verwendet habe, kann ich ihre Vorteile voll und ganz bestätigen.

Die Zeitersparnis durch die Verwendung von Sequenzen zur Automatisierung von Follow-ups ist mehr als die Zeit wert, die benötigt wird, um sie einzurichten und zu lernen, wie man sie verwendet.

Ich war in der Lage, wertvolle Stunden in andere wichtige Teile meiner Routine zu investieren, wie zum Beispiel mehr Zielseiten zu finden und über verschiedene Strategien nachzudenken, was meine Gesamtleistung steigert.

Hoffentlich wird dieser Artikel dazu beitragen, etwas Klarheit in das Geheimnis der Sequenzen zu bringen und einige dazu inspirieren, denselben Sprung zu wagen wie ich. Obwohl diese Funktion möglicherweise nicht für den Arbeitsablauf jeder Person ideal ist, können Sequenzen Ihnen helfen, Ihre Effizienz zu steigern, wenn Sie die Zeit investieren, um zu lernen, wie man sie richtig verwendet.