Automatizarea urmăririlor cu secvențe în BuzzStream

BuzzStream este o platformă de informare pe care o folosim la Page One Power pentru construirea de linkuri. Cu toate acestea, BuzzStream este o opțiune viabilă pentru oricine desfășoară campanii de informare pe scară largă de orice fel.

Ca utilizator puternic al BuzzStream, sunt foarte familiarizat cu instrumentul și punctele forte și punctele sale slabe. Deci, când BuzzStream a introdus secvențe , am fost atât încântat, cât și ezitant.

Secvențele sunt o caracteristică din BuzzStream care vă permite să automatizați mesajele de e-mail de urmărire. Acest lucru vă permite să trimiteți o serie de mesaje în același timp necesar pentru a trimite e-mailul original.

Sună grozav, nu? Adică, imaginează-ți economiile de timp.

Emoția mea a venit de la ideea că aș putea să reduc timpul la care petrec urmăririle la jumătate. Însă, am ezitat să îmi depășesc rutina dovedită. Când trimiteți sute de e-mailuri, este greu să vă abateți de la un flux de lucru care dă rezultate eficiente.

Cu toate acestea, entuziasmul a câștigat, așa că am căutat în secvențe pentru a vedea de ce era capabilă caracteristica.

Cât timp puteți economisi cu secvențe?

Răspunsul este simplu, foarte mult.

Procesul meu tipic de informare este de a trimite un e-mail inițial, de a urmări din nou câteva zile mai târziu, apoi de a clăti și a repeta.

De obicei, voi trimite trei până la cinci mesaje către același contact, la aproximativ două până la patru zile distanță. Acest lucru înseamnă că până când trimit al patrulea mesaj, a trebuit să trec prin patru sesiuni diferite de trimitere a informațiilor către același site țintă. Cu alte cuvinte, înseamnă că trebuie să creez e-mailuri de patru ori diferite pentru a finaliza o rundă completă de informare pentru un site țintă.

Prin utilizarea secvențelor pentru automatizarea urmăririlor, aceleași patru sesiuni pot fi combinate într-un singur eveniment. Ceea ce înseamnă că ar trebui să „ating” o țintă o dată pentru a finaliza o rundă completă de sensibilizare.

Puteți vedea potențialul de a economisi timp cu secvențe.

Mai târziu, voi intra în câteva detalii despre cum să fii strategic folosind secvențe. Dar, mai întâi, să aruncăm o privire la modul de configurare a unuia în BuzzStream.

Cum să creați o secvență în BuzzStream

Secvențele pot fi create urmând aceiași pași pe care altfel i-ați folosi pentru a crea un șablon.

Pentru a începe, faceți clic pe butonul „ Outreach” > opțiunea „ Manage Outreach” din fila Site-uri web.

Următoarea fereastră care se va deschide va fi un ecran cu o filă pentru secvențe în partea de sus.

Începeți să creați o nouă secvență făcând clic pe butonul „ Nouă secvență ” din colțul din dreapta sus al ferestrei.

Fereastra Creare secvență arată similar unei ferestre Creare șablon, cu câteva caracteristici suplimentare. Din acest ecran, puteți crea un e-mail de contact inițial nou. Sau, dacă aveți deja un șablon salvat în BuzzStream pe care doriți să îl utilizați pentru această secvență, îl puteți copia pur și simplu selectând „ Copiați dintr-un șablon ” în partea dreaptă a câmpului subiect.

După selectarea unui șablon, acesta va fi copiat în noua secvență. După copiere, primul e-mail din secvență poate fi editat după cum este necesar.

Nu vă vedeți șablonul? Dacă faceți clic pe pictograma din dreapta câmpului de căutare, vor apărea șabloane pentru toate proiectele, nu doar șabloanele salvate în proiectul pentru care creați secvența.

Când ați terminat de revizuit e-mailul inițial, puteți adăuga următorul e-mail în secvență selectând linkul „ Adăugați o continuare ” deasupra câmpului subiect.

Din acest moment, va trebui să luați câteva decizii.

Mai întâi, va trebui să decideți să trimiteți urmăriri ca răspunsuri sau fără o copie a mesajului original. Puteți face acest lucru bifând / debifând caseta de lângă „ Trimiteți urmări ca răspunsuri ”.

Principalele diferențe dintre cele două sunt subiectul și includerea mesajului original în corpul e-mailului.

Dacă trimiteți follow-up-uri ca răspunsurile, nu veți putea modifica liniile de subiect pentru e - mailurile ulterioare în secvența. Mai degrabă, toți vor apărea ca „Re: Subiect line, Re: Re: Subiect” și așa mai departe.

Dacă nu trimiteți urmăriri ca răspunsuri, atunci veți putea crea un subiect unic pentru fiecare e-mail din secvență. Cu toate acestea, nu va copia automat mesajul original de mai jos.

Apoi, va trebui să decideți dacă doriți ca e-mailul de urmărire să fie trimis automat sau dacă doriți ca un memento să trimită manual urmărirea.

Selectarea automată a urmăririi va programa fiecare e-mail din secvență în momentul în care faceți clic pe trimitere.

Mementourile apar ca o alertă în BuzzStream. Când se face clic pe alertă, ecranul de trimitere e-mail se va deschide și va fi gata de trimitere către site-ul țintă.

Pentru simplitate, acest articol se concentrează pe utilizarea secvențelor pentru automatizarea urmăririlor.

A treia alegere va trebui să faceți oferte cu ce să faceți dacă destinatarul răspunde.

Selectarea „ dacă destinatarul nu răspunde ” va întrerupe automat secvența înainte de a trimite următorul mesaj de urmărire dacă primiți un răspuns.

Dacă selectați „ indiferent ”, veți continua să trimiteți mesajele în ordine, indiferent dacă primiți sau nu un răspuns.

Natura accesului și a urmăririlor dvs. va influența opțiunea pe care o alegeți. Dar în sensul acestui articol, selectăm „ dacă destinatarul nu răspunde ”, astfel încât e-mailurile de urmărire rămase să nu fie trimise după ce ați primit un răspuns.

Din acest moment, puteți decide câte zile distanță doriți să trimiteți e-mailuri de urmărire. Numărul de zile separate poate fi modificat pentru fiecare e-mail din secvență. Pentru al doilea e-mail din această secvență, am selectat [ Automat ] urmărirea cu acest e-mail [ dacă destinatarul nu răspunde ] după [ 4 ] zile.

Pentru a adăuga în continuare mesaje de urmărire, faceți clic pe „ Adăugați o urmărire ” la fel cum am făcut mai devreme și repetați pașii de mai sus.

În cele din urmă, trebuie să numim secvența. În acest exemplu, secvența a fost denumită „4EmailSequence”.

Când ați terminat, nu uitați să faceți clic pe „Salvați”.

Acum, după ce ați creat o secvență, o puteți folosi pentru comunicare la fel cum ați face un șablon în BuzzStream. Indiferent dacă utilizați Trimiterea în bloc , trimiteți de la Buzzmarker sau utilizați funcția Gestionați accesul din fila Site-uri, șablonul dvs. de secvență este gata să funcționeze.

Automat, nu complet automat

Să recunoaștem, când vine vorba de comunicare, fluxul de lucru al tuturor este puțin diferit.

Vă puteți imagina cât de dificil ar putea fi crearea unei caracteristici care să satisfacă toate fluxurile de lucru.

În timp ce secvențele economisesc foarte mult timp, automatizarea nu este chiar în punctul de setare și uitați-o.

Există câteva strategii care pot fi utilizate pentru a face față unor limitări actuale.

Să explorăm câteva dintre potențialele sughițuri și soluții de rezolvare.

Urmăriri limitate la numărul de zile

În prezent, urmăririle automate pot avea loc doar câteva zile mai târziu.

Nu există o opțiune pentru a selecta mai multe ore sau minute mai târziu ca frecvență.

Ca urmare, toate mesajele din secvență sunt trimise în același timp, cu aceeași marcă de timp (HH: MM). De exemplu, dacă trimiteți informația inițială la 8:02 AM, atunci toate urmăririle vor fi programate la 8:02 AM.

Personal, nu cred că marcajele de timp duplicate sunt complet rele. Dar, acestea ar putea fi o distragere inutilă, atenție de care nu avem nevoie cu adevărat asupra marcajului de timp al unui e-mail.

Există câteva modalități de a face față acestei probleme:

1. Trimiteți mesaje la câteva (3-4 +) zile distanță, astfel încât să îndepărtați atenția de la marcajul de timp și să permiteți altor mesaje să treacă între încercările dvs.
2. Utilizați linii de subiect unice la fiecare urmărire. Va trebui să debifați „Trimiteți urmăriri ca răspunsuri” în setările secvenței, dar acest lucru va împiedica clienții de e-mail să grupeze mesaje similare și va reduce atenția asupra marcajelor de timp repetate.
3. Împărțiți o secvență în două (sau mai multe) secvențe diferite. În loc să trimiteți patru e-mailuri într-o singură secvență, încercați să trimiteți două secvențe diferite cu două e-mailuri în fiecare. Acest lucru va necesita atingerea fiecărui site o dată suplimentară, dar va crea posibilitatea ca al treilea și al patrulea e-mail să aibă un timestamp diferit de primul și al doilea e-mail.
4. Folosirea mementourilor poate adăuga unele variații la marcajele de timp ale fiecărei monitorizări, la costul timpului adăugat necesar pentru apăsarea manuală a trimiterii pentru fiecare e-mail.

Din păcate, nu există nicio soluție actuală dacă aveți nevoie de urmăriri pentru a ieși la o distanță mai mică de o zi. Cu toate acestea, nu aș fi surprins dacă acest lucru este ceva ce BuzzStream îmbunătățește în viitorul apropiat.

Linkul acceptat nu anulează o secvență

Dacă există o secvență activă, simpla schimbare a etapei relației în Link acceptat nu o anulează. Dacă etapa de relație a unui site web este schimbată în Link acceptat, secvența poate rămâne activă și poate continua să urmărească cu un contact chiar și după ce a fost plasat un link.

Acest scenariu devine o problemă atunci când un link este plasat înainte ca mesajul următor dintr-o secvență să fie trimis și nu a existat un răspuns de la destinatar care să ateste că actualizarea a fost finalizată.

Dacă se întâmplă, va fi sentimentul obișnuit pe care l-ai putea obține după trimiterea unei monitorizări după ce un link a fost deja plasat. Nu este chiar o mare problemă, dar poate fi ușor jenantă.

Munca de aici este să vă acordați suficient timp între mesaje pentru a verifica backlink-urile și a întrerupe o secvență activă dacă un link este plasat fără a primi un răspuns prin e-mail.

Răspunsuri de la diferite e-mailuri de domeniu

Răspunsurile din e-mailurile care nu sunt salvate în BuzzStream nu sunt uneori recunoscute de BuzzStream, mai ales dacă este vorba de un răspuns de la un alt domeniu. O secvență poate continua chiar și după obținerea unui răspuns.

Din nou, acordați-vă suficient timp între e-mailuri pentru a întrerupe o secvență activă. De asemenea, rămâneți la curent cu răspunsurile și asigurați-vă că găsiți site-ul web corespunzător în BuzzStream înainte ca următorul mesaj să fie trimis automat.

Trucuri de răspuns automat

Uneori, un răspuns automat poate întrerupe o secvență atunci când este posibil să nu doriți și poate fi puțin dificil să readuceți un site țintă într-o secvență.

De rezolvare? Clonați secvența originală, ștergeți mesajul inițial de informare și salvați noua dvs. secvență.

Dacă secvența dvs. este oprită după primul mesaj și doriți să ridicați locul unde ați rămas, tot ce trebuie să faceți este să utilizați clona secvenței inițiale, minus accesul inițial.

Același proces poate fi urmărit pentru a crea copii care pot fi utilizate pentru a trimite doar ultimele două mesaje dintr-o secvență.

Următoarea captură de ecran arată secvența originală copiată, minus primul e-mail. Și, copiat din nou minus primul și al doilea mesaj.

O secvență pe site țintă

Fie că aveți mai mulți clienți, fie că lucrați alături de alți membri ai echipei, este important să știți că veți putea avea doar o secvență activă pe site-ul țintă.

Vestea bună este că BuzzStream vă va anunța dacă încercați să începeți o nouă secvență deasupra uneia active. Un mesaj roșu de exclamare și avertizare va apărea pe site-urile care sunt deja într-o secvență activă.

Dacă ignorați avertismentul, veți putea începe în continuare noua dvs. secvență, cu costul anulării celei existente.

Evitarea suprapunerii este fundamentală pentru a menține secvențele active până când au avut timp să-și desfășoare cursul.

Dacă lucrați în echipă cu alte SEO-uri, alternarea pe site-urile țintă va fi o modalitate de a evita complicațiile.

Dacă aveți mai multe proiecte sau clienți diferiți pentru care doriți să utilizați același site țintă, va trebui fie să vă concentrați mai mult pe planificarea accesului pentru fiecare proiect diferit, fie să combinați accesul pentru doi clienți diferiți într-o singură secvență.

În general, eforturile de aici sunt de a lua pe rând și de a fi mai intenționat în ceea ce privește programarea activității.

Concluzie

BuzzStream a făcut-o din nou, mi-au dat un alt motiv să-mi iubesc instrumentul.

Secvențele economisesc foarte mult timp și, după ce le-am folosit timp de aproximativ șase luni, le pot susține pe deplin beneficiile.

Timpul economisit prin utilizarea secvențelor pentru automatizarea urmăririlor este mai mult decât merită timpul necesar pentru a le configura și a învăța cum să le utilizați.

Am reușit să reinvestesc ore prețioase în alte părți importante ale rutinei mele, cum ar fi găsirea mai multor site-uri țintă și meditarea diferitelor strategii, care măresc performanța mea generală.

Sperăm că acest articol va ajuta la clarificarea misterului Secvențelor și îi va inspira pe unii să facă același pas pe care l-am făcut și eu. Deși este posibil ca această caracteristică să nu fie ideală pentru fluxul de lucru al fiecărei persoane, Secvențele vă pot ajuta să vă sporiți eficiența dacă investiți timp pentru a afla cum să le utilizați în mod corespunzător.