Mengotomatiskan Tindak Lanjut dengan Urutan di BuzzStream

BuzzStream adalah platform penjangkauan yang kami gunakan di Page One Power untuk membangun tautan. Namun, BuzzStream adalah opsi yang layak bagi siapa saja yang melakukan kampanye penjangkauan skala besar dalam bentuk apa pun.

Sebagai pengguna kekuatan BuzzStream, saya sangat akrab dengan alat ini serta kekuatan dan kelemahannya. Jadi saat BuzzStream memperkenalkan Sequences , saya merasa senang sekaligus ragu.

Sequences adalah fitur di BuzzStream yang memungkinkan Anda mengotomatiskan pesan email tindak lanjut Anda. Ini memberdayakan Anda untuk mengirim serangkaian pesan dalam jumlah waktu yang sama dengan yang diperlukan untuk mengirim email asli Anda.

Ini terdengar bagus, bukan? Maksudku, bayangkan penghematan waktu.

Kegembiraan saya datang dari gagasan bahwa saya akan dapat memotong setengah waktu yang saya habiskan untuk tindak lanjut. Tapi, saya ragu-ragu untuk keluar dari rutinitas saya yang sudah terbukti. Saat Anda mengirim ratusan email, sulit untuk menyimpang dari alur kerja yang menghasilkan hasil yang efektif.

Namun, kegembiraan menang, jadi saya menggali Sequences untuk melihat kemampuan fitur tersebut.

Berapa Banyak Waktu yang Dapat Anda Hemat Dengan Urutan?

Jawabannya sederhana, banyak.

Proses tipikal saya untuk penjangkauan adalah mengirim email awal, menindaklanjuti lagi beberapa hari kemudian, lalu bilas dan ulangi.

Biasanya, saya akan mengirim tiga hingga lima pesan ke kontak yang sama, dengan jarak kira-kira dua hingga empat hari. Ini berarti pada saat saya mengirim pesan keempat saya, saya harus melalui empat sesi pengiriman penjangkauan yang berbeda ke situs target yang sama. Dengan kata lain, itu berarti saya harus membuat email empat kali berbeda untuk menyelesaikan satu putaran penuh penjangkauan untuk situs target.

Dengan menggunakan Urutan untuk mengotomatiskan tindak lanjut, empat sesi yang sama dapat digabungkan menjadi satu acara. Yang berarti saya harus "menyentuh" target sekali untuk menyelesaikan satu putaran penuh penjangkauan.

Anda dapat melihat potensi untuk menghemat waktu dengan Sequences.

Nanti, saya akan membahas beberapa detail lebih lanjut tentang bagaimana menjadi strategis menggunakan Sequences. Tapi pertama-tama, mari kita lihat cara menyiapkannya di BuzzStream.

Cara Membuat Urutan di BuzzStream

Urutan dapat dibuat dengan mengikuti langkah-langkah yang sama seperti yang Anda gunakan untuk membuat Template.

Untuk memulai, klik tombol “ Penjangkauan” > opsi “ Kelola Penjangkauan” dari tab Situs Web.

Jendela berikutnya yang terbuka akan menjadi layar dengan tab untuk Urutan di bagian atas.

Mulailah membuat urutan baru dengan mengklik tombol " Urutan Baru " di sudut kanan atas jendela.

Jendela Create Sequence terlihat mirip dengan jendela Create Template, dengan beberapa fitur tambahan. Dari layar ini, Anda dapat membuat email penjangkauan awal yang baru. Atau, jika Anda sudah memiliki template yang disimpan ke BuzzStream yang ingin Anda gunakan untuk urutan ini, Anda cukup menyalinnya dengan memilih “ Salin dari template ” di sebelah kanan bidang subjek.

Setelah memilih template, itu akan disalin ke dalam Urutan baru. Setelah disalin, email pertama dalam Urutan dapat diedit sesuai kebutuhan.

Tidak melihat template Anda? Mengklik ikon di sebelah kanan bidang pencarian akan menampilkan templat untuk semua proyek, bukan hanya templat yang disimpan dalam proyek yang Anda buat urutannya.

Setelah selesai merevisi email awal, Anda dapat menambahkan email berikutnya dalam Urutan dengan memilih tautan “ Tambahkan tindak lanjut ” di atas bidang subjek.

Dari titik ini, Anda harus membuat beberapa keputusan.

Pertama, Anda harus memutuskan untuk mengirim tindak lanjut sebagai balasan atau tanpa salinan pesan asli. Anda dapat melakukannya dengan mencentang/menghapus centang pada kotak di samping “ Kirim tindak lanjut sebagai balasan ”.

Perbedaan utama antara keduanya adalah baris subjek dan pencantuman pesan asli di badan email.

Jika Anda mengirim tindak lanjut sebagai balasan, Anda tidak akan dapat mengedit baris subjek untuk email berikutnya secara berurutan. Sebaliknya, mereka semua akan muncul sebagai, "Re: Baris subjek, Re: Re: Baris subjek," dan seterusnya.

Jika Anda tidak mengirimkan tindak lanjut sebagai balasan, maka Anda akan dapat membuat baris subjek unik untuk setiap email secara berurutan. Namun, itu tidak akan secara otomatis menyalin Pesan Asli di bawah ini.

Selanjutnya, Anda harus memutuskan apakah Anda ingin email tindak lanjut dikirim secara otomatis, atau apakah Anda ingin pengingat mengirim tindak lanjut secara manual.

Memilih tindak lanjut secara otomatis akan menjadwalkan setiap email dalam urutan saat Anda mengklik kirim.

Pengingat muncul sebagai peringatan di BuzzStream. Saat peringatan diklik, layar kirim email akan terbuka dan siap dikirim ke situs target.

Demi kesederhanaan, artikel ini berfokus pada penggunaan Urutan untuk mengotomatiskan tindak lanjut.

Pilihan ketiga Anda harus membuat kesepakatan dengan apa yang harus dilakukan jika penerima membalas.

Memilih " jika penerima tidak membalas " akan secara otomatis menjeda urutan sebelum mengirim pesan tindak lanjut berikutnya jika Anda mendapatkan balasan.

Memilih “ terlepas ” akan terus mengirim pesan secara berurutan, terlepas dari apakah Anda mendapat balasan atau tidak.

Sifat penjangkauan dan tindak lanjut Anda akan memengaruhi opsi mana yang Anda pilih. Tetapi untuk tujuan artikel ini, kami memilih " jika penerima tidak membalas ", sehingga email tindak lanjut yang tersisa tidak terkirim setelah Anda mendapat balasan.

Dari titik ini, Anda dapat memutuskan berapa hari Anda ingin mengirim email tindak lanjut. Jumlah hari terpisah dapat diubah untuk setiap email dalam urutan. Untuk email kedua dalam urutan ini, kami telah memilih [ Otomatis ] tindak lanjut dengan email ini [ jika penerima tidak membalas ] setelah [ 4 ] hari.

Untuk melanjutkan menambahkan pesan tindak lanjut, klik “ Tambahkan tindak lanjut ” seperti yang kita lakukan sebelumnya, dan ulangi langkah-langkah di atas.

Terakhir, kita perlu memberi nama urutannya. Dalam contoh ini, urutannya diberi nama "4EmailSequence".

Setelah semua selesai, ingatlah untuk mengklik "Simpan".

Sekarang setelah Anda membuat Urutan, Anda dapat menggunakannya untuk penjangkauan seperti halnya Templat di BuzzStream. Baik Anda menggunakan Pengiriman Massal , mengirim dari Buzzmarker, atau menggunakan fitur Kelola Penjangkauan dari tab Situs Web, template Urutan Anda siap digunakan.

Otomatis, Bukan Otomatis Penuh

Mari kita hadapi itu, dalam hal penjangkauan, alur kerja setiap orang sedikit berbeda.

Anda dapat membayangkan betapa sulitnya membuat fitur yang melayani semua alur kerja yang berbeda.

Sementara Urutan adalah penghemat waktu yang sangat besar, otomatisasi tidak cukup pada titik Atur dan lupakan saja.

Ada beberapa strategi yang dapat digunakan untuk mengatasi beberapa keterbatasan saat ini.

Mari kita jelajahi beberapa potensi cegukan dan solusi.

Tindak lanjut Terbatas untuk Jumlah Hari

Saat ini, tindak lanjut otomatis hanya dapat dilakukan beberapa hari kemudian.

Tidak ada pilihan untuk memilih beberapa jam atau menit kemudian sebagai frekuensi.

Akibatnya, semua pesan dalam urutan dikirim pada waktu yang sama, dengan stempel waktu yang sama (HH:MM). Misalnya, jika Anda mengirim penjangkauan awal pada pukul 08:02, maka semua tindak lanjut akan dijadwalkan pada pukul 08:02.

Secara pribadi, saya tidak berpikir stempel waktu yang digandakan sepenuhnya buruk. Tapi, mereka bisa menjadi pengalih perhatian yang tidak perlu, perhatian yang sebenarnya tidak kita butuhkan pada stempel waktu email.

Ada beberapa cara untuk mengatasi masalah khusus ini:

1. Kirim pesan beberapa (3-4+) hari terpisah, untuk mengalihkan perhatian dari stempel waktu dan memungkinkan pesan lain masuk di antara upaya Anda.
2. Gunakan baris subjek yang unik pada setiap tindak lanjut. Anda harus menghapus centang "Kirim tindak lanjut sebagai balasan" di pengaturan Urutan, tetapi ini akan mencegah klien email mengelompokkan pesan serupa dan akan mengurangi perhatian pada stempel waktu yang berulang.
3. Pecah satu Urutan menjadi dua (atau lebih) Urutan yang berbeda. Alih-alih mengirim empat email dalam satu Urutan, coba kirim dua urutan berbeda dengan masing-masing dua email. Ini akan membutuhkan waktu tambahan untuk menyentuh setiap situs, tetapi akan menciptakan peluang bagi email ketiga dan keempat untuk memiliki stempel waktu yang berbeda dari email pertama dan kedua.
4. Menggunakan Pengingat dapat menambahkan beberapa variasi pada stempel waktu setiap tindak lanjut, dengan biaya tambahan waktu yang diperlukan untuk menekan kirim secara manual untuk setiap email.

Sayangnya tidak ada solusi saat ini jika Anda memerlukan tindak lanjut untuk keluar kurang dari sehari. Namun, saya tidak akan terkejut jika ini adalah sesuatu yang ditingkatkan BuzzStream dalam waktu dekat.

Tautan Diterima Tidak Membatalkan Urutan

Jika ada urutan aktif, cukup mengubah tahap hubungan ke Tautan Diterima tidak membatalkannya. Jika tahap hubungan situs web diubah menjadi Tautan Diterima, urutannya dapat tetap aktif dan melanjutkan tindak lanjut dengan kontak bahkan setelah tautan dipasang.

Skenario ini menjadi masalah ketika tautan ditempatkan sebelum pesan berikutnya dalam urutan dikirim, dan belum ada balasan dari penerima yang menyatakan pembaruan telah selesai.

Jika itu terjadi, itu akan menjadi perasaan khas yang mungkin didapat seseorang setelah mengirim tindak lanjut setelah tautan sudah ditempatkan. Sebenarnya bukan masalah besar, tapi bisa sedikit memalukan.

Pekerjaan di sekitar sini adalah memberi diri Anda cukup waktu di antara pesan untuk Memeriksa Tautan Balik dan menjeda urutan aktif jika tautan ditempatkan tanpa mendapatkan balasan email.

Balasan dari Email Domain Berbeda

Balasan dari email yang tidak disimpan di BuzzStream terkadang tidak dikenali oleh BuzzStream, terutama jika itu adalah balasan dari domain yang berbeda. Sebuah urutan dapat berlanjut bahkan setelah mendapatkan balasan.

Sekali lagi, beri diri Anda cukup waktu di antara email untuk menjeda urutan aktif. Selain itu, pantau terus balasan dan pastikan untuk menemukan situs web yang cocok di BuzzStream sebelum pesan berikutnya dikirim secara otomatis.

Trik Respon Otomatis

Terkadang respons otomatis dapat menjeda urutan saat Anda mungkin tidak menginginkannya, dan mungkin sedikit rumit untuk mengembalikan situs target ke dalam urutan.

Pekerjaan di sekitar? Kloning urutan asli, hapus pesan penjangkauan awal, dan simpan urutan baru Anda.

Jika urutan Anda dihentikan setelah pesan pertama, dan Anda ingin melanjutkan di mana Anda tinggalkan, yang perlu Anda lakukan hanyalah menggunakan tiruan dari urutan asli, dikurangi jangkauan awal.

Proses yang sama dapat diikuti untuk membuat salinan yang dapat digunakan untuk mengirim hanya dua pesan terakhir secara berurutan.

Tangkapan layar berikut menunjukkan urutan asli yang disalin, dikurangi email pertama. Dan, disalin lagi minus pesan pertama dan kedua.

Satu Urutan Per Situs Target

Baik Anda memiliki beberapa klien, atau bekerja bersama anggota tim lainnya, penting untuk diketahui bahwa Anda hanya dapat memiliki satu Urutan aktif per situs target.

Kabar baiknya adalah BuzzStream akan memberi tahu Anda jika Anda mencoba memulai Urutan baru di atas Urutan yang aktif. Pesan seru dan peringatan berwarna merah akan muncul di situs yang sudah dalam urutan aktif.

Jika Anda mengabaikan peringatan, Anda masih dapat memulai urutan baru, dengan biaya membatalkan yang sudah ada.

Menghindari tumpang tindih sangat penting untuk menjaga agar Urutan tetap aktif sampai mereka punya waktu untuk menjalankan jalurnya.

Jika Anda bekerja dalam tim dengan SEO lain, bergiliran di situs target akan menjadi salah satu cara untuk menghindari komplikasi.

Jika Anda memiliki beberapa proyek atau klien berbeda yang ingin Anda gunakan untuk situs target yang sama, Anda harus lebih memusatkan perhatian pada penjadwalan penjangkauan untuk setiap proyek yang berbeda atau menggabungkan penjangkauan untuk dua klien berbeda menjadi satu Urutan.

Secara keseluruhan, solusi di sini adalah bergiliran dan lebih disengaja dengan penjadwalan penjangkauan.

Kesimpulan

BuzzStream telah melakukannya lagi, mereka memberi saya alasan lain untuk menyukai alat mereka.

Urutan adalah penghemat waktu yang hebat, dan setelah menggunakannya selama sekitar enam bulan, saya dapat sepenuhnya mendukung manfaatnya.

Waktu yang dihemat dengan menggunakan Urutan untuk mengotomatiskan tindak lanjut lebih berharga daripada waktu yang diperlukan untuk menyiapkannya dan mempelajari cara menggunakannya.

Saya dapat menginvestasikan kembali jam berharga ke bagian penting lainnya dari rutinitas saya, seperti menemukan lebih banyak situs target dan merenungkan berbagai strategi, yang meningkatkan kinerja saya secara keseluruhan.

Semoga artikel ini akan membantu memberikan kejelasan pada misteri Urutan, dan akan menginspirasi beberapa orang untuk mengambil risiko yang sama seperti yang saya lakukan. Meskipun fitur ini mungkin tidak ideal untuk alur kerja setiap orang, Sequences dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi jika Anda menginvestasikan waktu untuk mempelajari cara menggunakannya dengan tepat.