在 BuzzStream 中使用序列自动跟进
已发表: 2021-10-08BuzzStream 是我们在 Page One Power 用于建立链接的外展平台。 但是，BuzzStream 是进行任何类型的大规模外展活动的任何人的可行选择。
作为 BuzzStream 的高级用户，我非常熟悉该工具及其优点和缺点。 所以当BuzzStream 介绍Sequences 时，我既兴奋又犹豫。
Sequences 是 BuzzStream 中的一项功能，可让您自动跟进电子邮件消息。 这使您能够在与发送原始电子邮件相同的时间内发送一系列消息。
这听起来很棒，对吧？ 我的意思是，想象一下节省的时间。
我的兴奋来自于我可以将花在跟进上的时间减少一半的想法。 但是，我犹豫要不要打破我行之有效的例行程序。 当您发送数百封电子邮件时，很难偏离产生有效结果的工作流程。
然而，兴奋占了上风，所以我深入研究了 Sequences 以了解该功能的功能。
使用序列可以节省多少时间？
答案很简单，很多。
我的典型外展流程是发送初始电子邮件，几天后再次跟进，然后冲洗并重复。
通常，我会向同一联系人发送三到五条消息，间隔大约两到四天。 这意味着当我发送第四条消息时，我必须经历四个不同的会话，将外展发送到同一个目标站点。 换句话说，这意味着我必须在四次不同的时间制作电子邮件才能完成对目标站点的一整轮外展。
通过使用 Sequences 自动跟进，可以将相同的四个会话合并为一个事件。 这意味着我必须“接触”一个目标一次才能完成一整轮外展。
您可以看到使用 Sequences 节省时间的潜力。
稍后，我将详细介绍如何战略性地使用 Sequences。 但首先，让我们看看如何在 BuzzStream 中设置一个。
如何在 BuzzStream 中创建序列
可以按照创建模板时使用的相同步骤来创建序列。
首先，单击“网站”选项卡中的“外展”按钮>“管理外展”选项。
打开的下一个窗口将是一个屏幕，顶部有一个序列选项卡。
单击窗口右上角的“新建序列”按钮开始创建新序列。
“创建序列”窗口看起来类似于“创建模板”窗口，但具有一些附加功能。 在此屏幕上，您可以制作全新的初始外展电子邮件。 或者，如果您已经将模板保存到 BuzzStream 中并希望用于此序列，您可以通过选择主题字段右侧的“从模板复制”来简单地复制它。
选择模板后，它将被复制到新的序列中。 复制后，可以根据需要编辑序列中的第一封电子邮件。
没有看到您的模板？ 单击搜索字段右侧的图标将显示所有项目的模板，而不仅仅是保存在您为其创建序列的项目中的模板。
完成修改初始电子邮件后，您可以通过选择主题字段上方的“添加后续”链接在序列中添加下一封电子邮件。
从这一点来看，您必须做出一些决定。
首先，您需要决定是发送后续邮件作为回复还是不发送原始邮件的副本。 您可以通过选中/取消选中“发送跟进作为回复”旁边的框来执行此操作。
两者之间的主要区别在于主题行和电子邮件正文中包含的原始消息。
如果您将后续邮件作为回复发送，您将无法编辑序列中后续电子邮件的主题行。 相反，它们都会显示为“Re：主题行，Re：Re：主题行”等等。
如果您不发送后续回复作为回复，那么您将能够为序列中的每封电子邮件创建一个唯一的主题行。 但是，它不会自动复制下面的原始消息。
接下来，您需要决定是要自动发送后续电子邮件，还是要提醒您手动发送后续邮件。
自动选择跟进将在您单击发送时按顺序安排每封电子邮件。
提醒在 BuzzStream 中显示为警报。 单击警报后，发送电子邮件屏幕将打开并准备好发送到目标站点。
为简单起见，本文重点介绍使用 Sequences 来自动化跟进。
第三个选择是您需要处理收件人回复时该怎么做。
如果您收到回复，选择“如果收件人没有回复”将在发送下一条后续消息之前自动暂停序列。
选择“不管”将继续按顺序发送消息，无论您是否收到回复。
您的外展和后续行动的性质将影响您选择的选项。 但就本文而言，我们选择“如果收件人没有回复”，以便在您收到回复后不会发送剩余的后续电子邮件。
从这一点上，您可以决定要发送后续电子邮件的间隔天数。 可以更改序列中每封电子邮件的间隔天数。 对于此序列中的第二封电子邮件，我们已选择 [自动] 跟进此电子邮件 [如果收件人未回复] 在 [ 4 ] 天后。
要继续添加后续消息，请像我们之前所做的一样单击“添加后续消息” ，然后重复上述步骤。
最后，我们需要命名序列。 在此示例中，序列已命名为“4EmailSequence”。
完成后，记得点击“保存”。
现在您已经创建了一个序列，您可以像使用 BuzzStream 中的模板一样将其用于外展。 无论您是使用批量发送、从 Buzzmarker 发送，还是使用网站选项卡中的管理外展功能，您的序列模板都已准备就绪。
自动化，而不是全自动
让我们面对现实，谈到外展时，每个人的工作流程都有些不同。
您可以想象创建一个满足所有不同工作流程的功能是多么困难。
虽然序列可以节省大量时间，但自动化还没有达到设置它并忘记它的程度。
有一些策略可用于应对当前的一些限制。
让我们探索一些潜在的问题和解决方法。
仅限天数的跟进
目前，自动跟进只能在几天后进行。
没有选择数小时或数分钟后作为频率的选项。
因此，序列中的所有消息都同时发送，具有相同的时间戳 (HH:MM)。 例如，如果您在上午 8 点 02 分发送您的初始外展，则所有后续行动都将安排在上午 8 点 02 分。
就个人而言，我不认为重复的时间戳是完全坏的。 但是，它们可能是不必要的分心，我们并不真正需要电子邮件的时间戳。
有几种方法可以解决这个特殊问题：
- 每隔几天 (3-4+) 天发送消息，以便将注意力从时间戳上移开，并允许其他消息在您的尝试之间通过。
- 在每个后续行动中使用独特的主题行。 您需要在 Sequence 设置中取消选中“Send follow-ups as replies”，但这会阻止邮件客户端对类似邮件进行分组，并会减少对重复时间戳的关注。
- 将一个序列分解为两个（或更多）不同的序列。 不要在一个序列中发送四封电子邮件，而是尝试发送两个不同的序列，每个序列包含两封电子邮件。 这将需要额外访问每个站点，但会为第三和第四封电子邮件与第一和第二封电子邮件具有不同的时间戳创造机会。
- 使用提醒可以为每次跟进的时间戳添加一些变化，代价是为每封电子邮件手动按下发送所需的时间增加。
不幸的是，如果您需要在相隔不到一天的时间内进行后续跟踪，则目前没有解决方案。 但是，如果 BuzzStream 在不久的将来有所改进，我不会感到惊讶。
接受的链接不会取消序列
如果存在活动序列，只需将关系阶段更改为 Link Accepted 并不会取消它。 如果网站的关系阶段更改为“链接已接受”，则即使在放置链接之后，该序列仍可保持活动状态并继续跟进联系人。
如果在发送 Sequence 中的下一条消息之前放置了一个链接，并且收件人没有回复说明更新已完成，这种情况就会成为一个问题。
如果它确实发生了，这将是在已经放置链接后发送跟进后可能得到的典型感觉。 不是一个大问题，但它可能有点尴尬。
这里的工作是在消息之间给自己足够的时间来检查反向链接，并在没有收到电子邮件回复的情况下放置链接时暂停活动序列。
来自不同域电子邮件的回复
BuzzStream 有时无法识别来自未保存在 BuzzStream 中的电子邮件的回复，尤其是来自不同域的回复。 即使得到回复，序列仍可继续。
同样，在电子邮件之间给自己足够的时间来暂停活动序列。 此外，在自动发送下一条消息之前，随时关注回复并确保在 BuzzStream 中找到匹配的网站。
自动响应诡计
有时，自动响应可以在您可能不希望它暂停序列时暂停，并且将目标站点恢复到序列中可能有点棘手。
解决办法？ 克隆原始序列，删除初始外展消息，并保存您的新序列。
如果您的序列在第一条消息后停止，并且您想从中断的地方继续，您需要做的就是使用原始序列的克隆，减去初始外展。
可以遵循相同的过程来创建可用于仅发送序列中的最后两条消息的副本。
以下屏幕截图显示了复制的原始序列，减去第一封电子邮件。 并且，再次复制减去第一条和第二条消息。
每个目标站点一个序列
无论您有多个客户，还是与其他团队成员一起工作，重要的是要知道每个目标站点只能有一个活动序列。
好消息是 BuzzStream 会通知您是否尝试在活动序列之上开始一个新序列。 在已经处于活动序列中的站点上将弹出红色感叹号和警告消息。
如果您忽略警告，您仍然可以开始新序列，但代价是取消现有序列。
避免重叠是保持 Sequences 处于活动状态的基础，直到他们有时间运行他们的课程。
如果您与其他 SEO 团队一起工作，轮流访问目标站点将是避免并发症的一种方法。
如果您有多个不同的项目或客户想要使用相同的目标站点，则您要么需要更多地关注为每个不同的项目安排外展，要么将两个不同客户的外展合并到一个序列中。
总体而言，这里的解决方法是轮流进行，并更有意识地安排外展活动。
结论
BuzzStream 又做到了，他们给了我另一个喜欢他们工具的理由。
序列可以节省大量时间，使用它们大约六个月后，我完全赞同它们的好处。
使用 Sequences 自动跟进所节省的时间比设置它们和学习如何使用它们所花费的时间更值得。
我已经能够将宝贵的时间重新投入到我日常工作的其他重要部分中，比如寻找更多目标站点和思考不同的策略，这提高了我的整体表现。
希望这篇文章将有助于使 Sequences 的奥秘更加清晰，并会激励一些人采取与我相同的尝试。 虽然此功能可能并不适合每个人的工作流程，但如果您花时间学习如何正确使用 Sequences，则它可以帮助您提高效率。