Automatizzare i follow-up con le sequenze in BuzzStream

BuzzStream è una piattaforma di sensibilizzazione che utilizziamo a Page One Power per la creazione di link. Tuttavia, BuzzStream è un'opzione praticabile per chiunque conduca campagne di sensibilizzazione su larga scala di qualsiasi tipo.

In qualità di utente esperto di BuzzStream, conosco molto bene lo strumento e i suoi punti di forza e di debolezza. Quindi, quando BuzzStream ha introdotto Sequences , ero sia eccitato che esitante.

Sequences è una funzionalità di BuzzStream che ti consente di automatizzare i tuoi messaggi di posta elettronica di follow-up. Ciò ti consente di inviare una serie di messaggi nello stesso tempo necessario per inviare la tua email originale.

Sembra fantastico, vero? Voglio dire, immagina il risparmio di tempo.

La mia eccitazione è nata dall'idea che sarei stato in grado di dimezzare il tempo che dedico ai follow-up. Ma, ho esitato a rompere la mia routine comprovata. Quando invii centinaia di email, è difficile deviare da un flusso di lavoro che produce risultati efficaci.

Tuttavia, l'eccitazione ha vinto, quindi ho scavato in Sequenze per vedere di cosa era capace la funzione.

Quanto tempo puoi risparmiare con le sequenze?

La risposta è semplice, molto.

Il mio tipico processo di sensibilizzazione consiste nell'inviare un'e-mail iniziale, eseguire nuovamente il follow-up alcuni giorni dopo, quindi risciacquare e ripetere.

In genere, invierò da tre a cinque messaggi allo stesso contatto, a distanza di circa due o quattro giorni l'uno dall'altro. Ciò significa che nel momento in cui ho inviato il mio quarto messaggio, ho dovuto affrontare quattro diverse sessioni di sensibilizzazione allo stesso sito di destinazione. In altre parole, significa che devo creare e-mail quattro volte diverse per completare un giro completo di sensibilizzazione per un sito di destinazione.

Utilizzando Sequences per automatizzare i follow-up, le stesse quattro sessioni possono essere combinate in un unico evento. Il che significa che dovrei "toccare" un bersaglio una volta per completare un giro completo di sensibilizzazione.

Puoi vedere il potenziale per risparmiare tempo con Sequences.

Più avanti, entrerò in qualche dettaglio in più su come essere strategici usando le sequenze. Ma prima, diamo un'occhiata a come configurarne uno in BuzzStream.

Come creare una sequenza in BuzzStream

Le sequenze possono essere create seguendo gli stessi passaggi che useresti altrimenti per creare un modello.

Per iniziare, fai clic sul pulsante " Outreach" > " Gestisci Outreach" dalla scheda Siti web.

La finestra successiva che si aprirà sarà una schermata con una scheda per Sequenze in alto.

Inizia a creare una nuova sequenza facendo clic sul pulsante " Nuova sequenza " nell'angolo in alto a destra della finestra.

La finestra Crea sequenza è simile a una finestra Crea modello, con alcune funzionalità aggiuntive. Da questa schermata, puoi creare una nuova email di sensibilizzazione iniziale. Oppure, se hai già un modello salvato in BuzzStream che desideri utilizzare per questa sequenza, puoi semplicemente copiarlo selezionando " Copia da un modello " a destra del campo dell'oggetto.

Dopo aver selezionato un modello, verrà copiato nella nuova sequenza. Una volta copiata, la prima e-mail nella sequenza può essere modificata secondo necessità.

Non vedi il tuo modello? Facendo clic sull'icona a destra del campo di ricerca verranno visualizzati i modelli per tutti i progetti, non solo i modelli salvati nel progetto per cui stai creando la sequenza.

Quando hai finito di rivedere la tua e-mail iniziale, puoi aggiungere l'e-mail successiva nella sequenza selezionando il link " Aggiungi un follow-up " sopra il campo dell'oggetto.

Da questo momento dovrai prendere alcune decisioni.

Innanzitutto, dovrai decidere di inviare i follow-up come risposte o senza una copia del messaggio originale. Puoi farlo selezionando/deselezionando la casella accanto a " Invia follow-up come risposte ".

Le principali differenze tra i due sono la riga dell'oggetto e l'inclusione del messaggio originale nel corpo dell'e-mail.

Se invii follow-up come risposte, non sarai in grado di modificare le righe dell'oggetto per le email successive nella sequenza. Piuttosto, verranno tutti visualizzati come "Re: riga dell'oggetto, Re: Re: riga dell'oggetto" e così via.

Se non invii i follow-up come risposte, sarai in grado di creare una riga dell'oggetto univoca per ogni e-mail nella sequenza. Tuttavia, non copierà automaticamente il messaggio originale di seguito.

Successivamente, dovrai decidere se desideri che l'e-mail di follow-up venga inviata automaticamente o se desideri un promemoria per inviare il follow-up manualmente.

La selezione di follow-up automaticamente pianificherà ogni e-mail nella sequenza nel momento in cui si fa clic su Invia.

I promemoria vengono visualizzati come avvisi in BuzzStream. Quando si fa clic sull'avviso, si aprirà la schermata di invio dell'e-mail, pronta per l'invio al sito di destinazione.

Per semplicità, questo articolo si concentra sull'utilizzo di Sequences per automatizzare i follow-up.

La terza scelta dovrai fare accordi su cosa fare se il destinatario risponde.

Selezionando " se il destinatario non risponde " metterà automaticamente in pausa la sequenza prima di inviare il successivo messaggio di follow-up se ricevi una risposta.

Selezionando "a prescindere " si continuerà a inviare i messaggi nella sequenza, indipendentemente dal fatto che si riceva o meno una risposta.

La natura della tua sensibilizzazione e dei follow-up influenzerà l'opzione scelta. Ma per gli scopi di questo articolo, stiamo selezionando " se il destinatario non risponde ", in modo che le e-mail di follow-up rimanenti non vengano inviate una volta ricevuta una risposta.

Da questo punto, puoi decidere a quanti giorni di distanza desideri inviare e-mail di follow-up. Il numero di giorni di distanza può essere modificato per ogni e-mail nella sequenza. Per la seconda e-mail in questa sequenza, abbiamo selezionato [ Automaticamente ] follow-up con questa e-mail [ se il destinatario non risponde ] dopo [ 4 ] giorni.

Per continuare ad aggiungere messaggi di follow-up, fai clic su " Aggiungi un follow-up " proprio come abbiamo fatto in precedenza e ripeti i passaggi precedenti.

Infine, dobbiamo nominare la sequenza. In questo esempio, la sequenza è stata denominata "4EmailSequence".

Quando hai finito, ricordati di fare clic su "Salva".

Ora che hai creato una sequenza, puoi usarla per la divulgazione proprio come faresti con un modello in BuzzStream. Sia che si utilizzi Bulk Send, invio da Buzzmarker, o utilizzare la funzione Gestione Outreach dalla scheda Siti web, il vostro modello di sequenza è pronto ad andare.

Automatizzato, non completamente automatico

Ammettiamolo, quando si tratta di sensibilizzazione, il flusso di lavoro di tutti è leggermente diverso.

Puoi immaginare quanto possa essere difficile creare una funzionalità che soddisfi tutti i diversi flussi di lavoro.

Mentre le sequenze sono un enorme risparmio di tempo, l'automazione non è proprio al punto di impostarla e dimenticarla.

Ci sono alcune strategie che possono essere utilizzate per far fronte ad alcune delle attuali limitazioni.

Esploriamo alcuni dei potenziali singhiozzi e soluzioni alternative.

Follow-up limitati al numero di giorni

Attualmente, i follow-up automatizzati possono avvenire solo un certo numero di giorni dopo.

Non è possibile selezionare un numero di ore o minuti dopo come frequenza.

Di conseguenza, tutti i messaggi della sequenza vengono inviati contemporaneamente, con lo stesso timestamp (HH:MM). Ad esempio, se invii il tuo messaggio iniziale alle 8:02, tutti i follow-up verranno programmati alle 8:02.

Personalmente, non penso che i timestamp duplicati siano del tutto negativi. Ma potrebbero essere una distrazione inutile, un'attenzione di cui non abbiamo davvero bisogno sul timestamp di un'e-mail.

Ci sono alcuni modi per far fronte a questo particolare problema:

1. Invia messaggi a diversi (3-4+) giorni di distanza, in modo da distogliere l'attenzione dal timestamp e consentire ad altri messaggi di passare tra i tuoi tentativi.
2. Utilizzare righe dell'oggetto univoche su ogni follow-up. Dovrai deselezionare "Invia follow-up come risposte" nelle impostazioni della sequenza, ma ciò impedirà ai client di posta di raggruppare messaggi simili e ridurrà l'attenzione sui timestamp ripetuti.
3. Spezza una Sequenza in due (o più) Sequenze diverse. Invece di inviare quattro e-mail in una sequenza, prova a inviare due diverse sequenze con due e-mail ciascuna. Ciò richiederà di toccare ogni sito un'altra volta, ma creerà l'opportunità per la terza e la quarta email di avere un timestamp diverso rispetto alla prima e alla seconda email.
4. L'utilizzo di Promemoria può aggiungere alcune variazioni ai timestamp di ciascun follow-up, al costo del tempo aggiuntivo necessario per premere manualmente invia per ogni e-mail.

Sfortunatamente non esiste una soluzione attuale se hai bisogno di follow-up per uscire a meno di un giorno di distanza. Tuttavia, non sarei sorpreso se questo fosse qualcosa che BuzzStream migliorerà nel prossimo futuro.

Il collegamento accettato non annulla una sequenza

Se è presente una sequenza attiva, la semplice modifica della fase di relazione in Collegamento accettato non la annulla. Se la fase di relazione di un sito Web viene modificata in Collegamento accettato, la sequenza può rimanere attiva e continuare a seguire un contatto anche dopo che è stato inserito un collegamento.

Questo scenario diventa un problema quando viene inserito un collegamento prima dell'invio del messaggio successivo in una sequenza e non c'è stata una risposta dal destinatario che afferma che l'aggiornamento è stato completato.

Se succede, sarà la tipica sensazione che si potrebbe avere dopo aver inviato un follow-up dopo che un collegamento è già stato inserito. Non è proprio un grosso problema, ma può essere leggermente imbarazzante.

Il lavoro qui intorno è concedersi abbastanza tempo tra i messaggi per controllare i backlink e mettere in pausa una sequenza attiva se viene inserito un collegamento senza ricevere una risposta via e-mail.

Risposte da diversi domini e-mail

Le risposte dai messaggi di posta elettronica non salvati in BuzzStream a volte non vengono riconosciute da BuzzStream, soprattutto se si tratta di una risposta da un dominio diverso. Una sequenza può continuare anche dopo aver ricevuto una risposta.

Ancora una volta, concediti abbastanza tempo tra le e-mail per mettere in pausa una sequenza attiva. Inoltre, tieni d'occhio le risposte e assicurati di trovare il sito web corrispondente in BuzzStream prima che il messaggio successivo venga inviato automaticamente.

Inganno di risposta automatica

A volte una risposta automatica può mettere in pausa una sequenza quando potresti non volerlo, e può essere un po' complicato riportare un sito di destinazione in una sequenza.

La soluzione? Clona la sequenza originale, elimina il messaggio di sensibilizzazione iniziale e salva la nuova sequenza.

Se la tua sequenza viene interrotta dopo il primo messaggio e vuoi riprendere da dove avevi interrotto, tutto ciò che devi fare è usare il tuo clone della sequenza originale, meno il raggio d'azione iniziale.

Lo stesso processo può essere seguito per creare copie che possono essere utilizzate per inviare solo gli ultimi due messaggi in sequenza.

Lo screenshot seguente mostra la sequenza originale copiata, meno la prima email. E, copiato di nuovo meno il primo e il secondo messaggio.

Una sequenza per sito di destinazione

Sia che tu abbia diversi clienti, sia che tu stia lavorando insieme ad altri membri del team, è importante sapere che sarai in grado di avere solo una sequenza attiva per sito di destinazione.

La buona notizia è che BuzzStream ti farà sapere se stai cercando di avviare una nuova sequenza sopra una attiva. Un'esclamazione rossa e un messaggio di avviso verranno visualizzati sui siti che sono già in una sequenza attiva.

Se ignori l'avviso, potrai comunque iniziare la tua nuova sequenza, a costo di annullare quella esistente.

Evitare la sovrapposizione è fondamentale per mantenere attive le Sequenze finché non hanno avuto il tempo di seguire il loro corso.

Se lavori in un team con altri SEO, fare a turno sui siti di destinazione sarà un modo per evitare complicazioni.

Se hai diversi progetti o clienti diversi per i quali desideri utilizzare lo stesso sito di destinazione, dovrai concentrare maggiormente l'attenzione sulla pianificazione dell'attività per ogni progetto diverso o sulla combinazione dell'attività per due diversi clienti in un'unica sequenza.

Nel complesso, la soluzione qui è fare a turno ed essere più intenzionali con la pianificazione della divulgazione.

Conclusione

BuzzStream lo ha fatto di nuovo, mi hanno dato un altro motivo per amare il loro strumento.

Le sequenze fanno risparmiare molto tempo e, dopo averle utilizzate per circa sei mesi, posso approvare pienamente i loro benefici.

Il tempo risparmiato utilizzando Sequences per automatizzare i follow-up vale più del tempo necessario per impostarli e imparare a usarli.

Sono stato in grado di reinvestire ore preziose in altre parti importanti della mia routine, come trovare più siti target e riflettere su strategie diverse, che aumentano le mie prestazioni complessive.

Spero che questo articolo aiuti a portare un po' di chiarezza sul mistero di Sequences e ispiri alcuni a fare lo stesso passo che ho fatto io. Anche se questa funzione potrebbe non essere l'ideale per il flusso di lavoro di ogni persona, le sequenze possono aiutarti ad aumentare la tua efficienza se investi il ​​tempo per imparare a usarle in modo appropriato.