BuzzStreamのシーケンスによるフォローアップの自動化
公開: 2021-10-08BuzzStreamは、リンク構築のためにPage OnePowerで使用するアウトリーチプラットフォームです。 ただし、BuzzStreamは、あらゆる種類の大規模なアウトリーチキャンペーンを実施するすべての人にとって実行可能なオプションです。
BuzzStreamのパワーユーザーとして、私はツールとその長所と短所に精通しています。 そのため、 BuzzStreamがSequencesを導入したとき、私は興奮し、躊躇しました。
シーケンスは、フォローアップメールメッセージを自動化できるBuzzStreamの機能です。 これにより、元の電子メールの送信と同じ時間で一連のメッセージを送信できます。
これは素晴らしいですね。 つまり、時間の節約を想像してみてください。
私の興奮は、フォローアップに費やす時間を半分に減らすことができるだろうという考えから来ました。 しかし、私は自分の証明されたルーチンの突破をためらった。 何百もの電子メールを送信する場合、効果的な結果をもたらすワークフローから逸脱することは困難です。
しかし、興奮が勝ったので、Sequencesを掘り下げて、この機能の機能を確認しました。
シーケンスでどれだけの時間を節約できますか？
答えは簡単です。
アウトリーチの私の典型的なプロセスは、最初の電子メールを送信し、数日後に再度フォローアップしてから、すすぎ、繰り返すことです。
通常、同じ連絡先に3〜5通のメッセージを約2〜4日間隔で送信します。 つまり、4番目のメッセージを送信するまでに、同じターゲットサイトにアウトリーチを送信する4つの異なるセッションを実行する必要がありました。 言い換えれば、それは私がターゲットサイトへのアウトリーチの完全なラウンドを完了するために4つの異なる時間に電子メールを作成しなければならないことを意味します。
シーケンスを使用してフォローアップを自動化することにより、同じ4つのセッションを1つのイベントに組み合わせることができます。 つまり、アウトリーチの完全なラウンドを完了するには、ターゲットに1回「触れる」必要があります。
シーケンスを使用すると、時間を節約できる可能性があります。
後で、シーケンスを使用して戦略的になる方法について、もう少し詳しく説明します。 ただし、最初に、BuzzStreamで設定する方法を見てみましょう。
BuzzStreamでシーケンスを作成する方法
シーケンスは、テンプレートの作成に使用するのと同じ手順に従って作成できます。
開始するには、「アウトリーチ」ボタン> [Webサイト]タブから「アウトリーチの管理」オプションをクリックします。
次に開くウィンドウは、上部にシーケンスのタブがある画面になります。
ウィンドウの右上にある「新しいシーケンス」ボタンをクリックして、新しいシーケンスの作成を開始。
[シーケンスの作成]ウィンドウは、[テンプレートの作成]ウィンドウに似ていますが、いくつかの追加機能があります。 この画面から、まったく新しい最初のアウトリーチメールを作成できます。 または、このシーケンスに使用するテンプレートがBuzzStreamにすでに保存されている場合は、件名フィールドの右側にある[テンプレートからコピー]を選択するだけでテンプレートをコピーできます。
テンプレートを選択すると、新しいシーケンスにコピーされます。 コピーすると、シーケンスの最初の電子メールを必要に応じて編集できます。
テンプレートが表示されませんか？ 検索フィールドの右側にあるアイコンをクリックすると、シーケンスを作成しているプロジェクトに保存されているテンプレートだけでなく、すべてのプロジェクトのテンプレートが表示されます。
最初のメールの改訂が終了したら、件名フィールドの上にある[フォローアップを追加]リンクを選択して、シーケンスに次のメールを追加できます。
この時点から、いくつかの決定を行う必要があります。
まず、フォローアップを返信として送信するか、元のメッセージのコピーなしで送信するかを決定する必要があります。 これを行うには、「フォローアップを返信として送信する」の横にあるチェックボックスをオン/オフにします。
2つの主な違いは、件名と電子メールの本文に元のメッセージが含まれていることです。
フォローアップを返信として送信する場合、シーケンス内の後続の電子メールの件名を編集することはできません。 むしろ、それらはすべて「Re：件名、Re：Re：件名」などのように表示されます。
フォローアップを返信として送信しない場合は、シーケンス内の電子メールごとに一意の件名を作成できます。 ただし、以下の元のメッセージは自動的にコピーされません。
次に、フォローアップメールを自動的に送信するか、フォローアップを手動で送信するようにリマインダーを送信するかを決定する必要があります。
フォローアップを自動的に選択すると、[送信]をクリックした瞬間にすべてのメールが順番にスケジュールされます。
リマインダーはBuzzStreamにアラートとして表示されます。 アラートをクリックすると、電子メールの送信画面が開き、ターゲットサイトに送信する準備が整います。
簡単にするために、この記事では、シーケンスを使用してフォローアップを自動化することに焦点を当てています。
受信者が返信した場合の対処方法を扱う必要がある3番目の選択肢。
「受信者が返信しない場合」を選択すると、返信があった場合に次のフォローアップメッセージを送信する前にシーケンスが自動的に一時停止します。
「関係なく」を選択すると、返信の有無に関係なく、順番にメッセージが送信され続けます。
アウトリーチとフォローアップの性質は、選択するオプションに影響します。 ただし、この記事では、「受信者が返信しない場合」を選択しているため、返信を受け取った後、残りのフォローアップメールは送信されません。
この時点から、フォローアップメールを送信する日数を決定できます。 間隔の日数は、シーケンス内の電子メールごとに変更できます。 このシーケンスの2番目のメールでは、[ 4 ]日後に[受信者が返信しない場合]このメールの[自動的に]フォローアップを選択しました。
フォローアップメッセージの追加を続行するには、前と同じように[フォローアップを追加]をクリックして、上記の手順を繰り返します。
最後に、シーケンスに名前を付ける必要があります。 この例では、シーケンスの名前は「4EmailSequence」です。
すべて完了したら、「保存」をクリックすることを忘れないでください。
シーケンスを作成したので、BuzzStreamのテンプレートと同じようにアウトリーチに使用できます。 あなたはBuzzmarkerから一括送信、送信を使用するか、またはWebサイト]タブからアウトリーチの管理機能を使用するかどうかは、あなたのシーケンステンプレートは行く準備ができています。
全自動ではなく自動
それに直面しましょう、アウトリーチに関しては、みんなのワークフローは少し異なります。
さまざまなワークフローすべてに対応する機能を作成するのがどれほど難しいか想像できます。
シーケンスは大幅な時間の節約になりますが、自動化は設定して忘れる段階ではありません。
現在の制限のいくつかに対処するために使用できるいくつかの戦略があります。
潜在的な問題と回避策のいくつかを調べてみましょう。
日数に限定されたフォローアップ
現在、自動フォローアップは数日後にのみ行うことができます。
頻度として数時間または数分後を選択するオプションはありません。
その結果、シーケンス内のすべてのメッセージが同じタイムスタンプ（HH：MM）で同時に送信されます。 たとえば、最初のアウトリーチを午前8:02に送信した場合、すべてのフォローアップは午前8:02にスケジュールされます。
個人的には、重複したタイムスタンプが完全に悪いとは思いません。 しかし、それらは不必要な気晴らしになる可能性があり、電子メールのタイムスタンプに注意を払う必要はありません。
この特定の問題に対処する方法はいくつかあります。
- タイムスタンプから注意をそらし、試行の間に他のメッセージが届くように、数日（3〜4日以上）間隔でメッセージを送信します。
- 各フォローアップで一意の件名を使用します。 シーケンス設定で[フォローアップを返信として送信する]のチェックを外す必要がありますが、これにより、メールクライアントが同様のメッセージをグループ化できなくなり、繰り返されるタイムスタンプへの注意が減ります。
- 1つのシーケンスを2つ（またはそれ以上）の異なるシーケンスに分割します。 1つのシーケンスで4つの電子メールを送信する代わりに、それぞれに2つの電子メールを含む2つの異なるシーケンスを送信してみてください。 これには、各サイトに追加の時間をタッチする必要がありますが、3番目と4番目の電子メールが1番目と2番目の電子メールとは異なるタイムスタンプを持つ機会が作成されます。
- リマインダーを使用すると、各メールの送信を手動で押すのにかかる時間が追加されますが、各フォローアップのタイムスタンプにバリエーションを追加できます。
残念ながら、1日以内に外出するためにフォローアップが必要な場合、現在の解決策はありません。 ただし、これがBuzzStreamが近い将来に改善するものであるとしても、私は驚かないでしょう。
リンクが受け入れられてもシーケンスはキャンセルされません
アクティブなシーケンスがある場合、リレーションシップステージをLinkAcceptedに変更するだけではキャンセルされません。 Webサイトの関係ステージがLinkAcceptedに変更された場合、シーケンスはアクティブなままであり、リンクが配置された後でも連絡先のフォローアップを続けることができます。
このシナリオは、シーケンス内の次のメッセージが送信される前にリンクが配置され、更新が完了したことを示す受信者からの応答がない場合に問題になります。
それが起こった場合、それはリンクがすでに配置された後にフォローアップを送信した後に感じるかもしれない典型的な感覚になります。 それほど大きな問題ではありませんが、少し恥ずかしいかもしれません。
この回避策は、メッセージの間に十分な時間を置いてバックリンクを確認し、電子メールの返信を受け取らずにリンクが配置された場合はアクティブなシーケンスを一時停止することです。
異なるドメインの電子メールからの返信
BuzzStreamに保存されていない電子メールからの返信は、特に別のドメインからの返信の場合、BuzzStreamによって認識されないことがあります。 返信を受け取った後でも、シーケンスを続行できます。
繰り返しになりますが、アクティブなシーケンスを一時停止するために、電子メールの間に十分な時間をとってください。 また、次のメッセージが自動的に送信される前に、返信を常に把握し、BuzzStreamで一致するWebサイトを見つけてください。
自動応答のトリック
自動応答により、シーケンスを一時停止したくない場合があり、ターゲットサイトをシーケンスに戻すのは少し難しい場合があります。
回避策は？ 元のシーケンスのクローンを作成し、最初のアウトリーチメッセージを削除して、新しいシーケンスを保存します。
最初のメッセージの後でシーケンスが停止し、中断したところから再開したい場合は、最初のアウトリーチを除いた元のシーケンスのクローンを使用するだけです。
同じプロセスに従って、シーケンスの最後の2つのメッセージのみを送信するために使用できるコピーを作成できます。
次のスクリーンショットは、コピーされた元のシーケンスから最初の電子メールを除いたものを示しています。 そして、最初と2番目のメッセージを差し引いて再度コピーしました。
ターゲットサイトごとに1つのシーケンス
複数のクライアントがある場合でも、他のチームメンバーと一緒に作業している場合でも、ターゲットサイトごとにアクティブなシーケンスを1つしか持つことができないことを知っておくことが重要です。
良いニュースは、アクティブなシーケンスの上に新しいシーケンスを開始しようとしているかどうかをBuzzStreamが通知することです。 すでにアクティブなシーケンスになっているサイトに、赤い感嘆符と警告メッセージがポップアップ表示されます。
警告を無視しても、既存のシーケンスをキャンセルする代わりに、新しいシーケンスを開始できます。
オーバーラップを回避することは、コースを実行する時間ができるまでシーケンスをアクティブに保つための基本です。
他のSEOとチームで作業する場合、複雑さを回避する1つの方法は、ターゲットサイトを順番に使用することです。
同じターゲットサイトを使用する複数の異なるプロジェクトまたはクライアントがある場合は、異なるプロジェクトごとにアウトリーチをスケジュールするか、2つの異なるクライアントのアウトリーチを1つのシーケンスに結合することにさらに注意を向ける必要があります。
全体として、ここでの回避策は、交代でアウトリーチのスケジュールをより意図的にすることです。
結論
BuzzStreamは再びそれを行いました、彼らは私に彼らのツールを愛するもう一つの理由を与えました。
シーケンスは大幅な時間の節約になり、約6か月間使用した後、その利点を完全に支持することができます。
シーケンスを使用してフォローアップを自動化することで節約できる時間は、シーケンスを設定して使用方法を学ぶのにかかる時間以上の価値があります。
より多くのターゲットサイトを見つけたり、さまざまな戦略を検討したりするなど、日常業務の他の重要な部分に貴重な時間を再投資することができました。これにより、全体的なパフォーマンスが向上します。
うまくいけば、この記事がシーケンスの謎を明らかにするのに役立ち、私が行ったのと同じ思い切った行動を取るように一部の人を刺激するでしょう。 この機能はすべての人のワークフローに理想的ではないかもしれませんが、シーケンスを適切に使用する方法を学ぶために時間を費やすと、シーケンスは効率を高めるのに役立ちます。