Automatización de seguimientos con secuencias en BuzzStream

BuzzStream es una plataforma de divulgación que utilizamos en Page One Power para la construcción de enlaces. Sin embargo, BuzzStream es una opción viable para cualquiera que lleve a cabo campañas de divulgación a gran escala de cualquier tipo.

Como usuario avanzado de BuzzStream, estoy muy familiarizado con la herramienta y sus fortalezas y debilidades. Así que cuando BuzzStream presentó Sequences , estaba emocionado y vacilante.

Secuencias es una función de BuzzStream que le permite automatizar sus mensajes de correo electrónico de seguimiento. Esto le permite enviar una serie de mensajes en la misma cantidad de tiempo que lleva enviar su correo electrónico original.

Esto suena genial, ¿verdad? Quiero decir, imagina el ahorro de tiempo.

Mi entusiasmo surgió de la idea de que podría reducir a la mitad el tiempo que dedico a los seguimientos. Pero dudé en romper con mi probada rutina. Cuando envía cientos de correos electrónicos, es difícil desviarse de un flujo de trabajo que produce resultados efectivos.

Sin embargo, la emoción ganó, así que indagué en Secuencias para ver de qué era capaz la función.

¿Cuánto tiempo se puede ahorrar con las secuencias?

La respuesta es simple, mucho.

Mi proceso típico de divulgación es enviar un correo electrónico inicial, hacer un seguimiento nuevamente unos días después, luego enjuagar y repetir.

Por lo general, enviaré de tres a cinco mensajes al mismo contacto, con aproximadamente dos a cuatro días de diferencia. Esto significa que cuando envío mi cuarto mensaje, he tenido que pasar por cuatro sesiones diferentes de envío de alcance al mismo sitio objetivo. En otras palabras, significa que tengo que redactar correos electrónicos cuatro veces diferentes para completar una ronda completa de divulgación para un sitio objetivo.

Al usar Secuencias para automatizar los seguimientos, las mismas cuatro sesiones se pueden combinar en un solo evento. Lo que significa que tendría que "tocar" un objetivo una vez para completar una ronda completa de alcance.

Puede ver el potencial de ahorrar tiempo con Secuencias.

Más adelante, entraré en algunos detalles más sobre cómo ser estratégico usando Secuencias. Pero primero, echemos un vistazo a cómo configurar uno en BuzzStream.

Cómo crear una secuencia en BuzzStream

Las secuencias se pueden crear siguiendo los mismos pasos que usaría para crear una plantilla.

Para comenzar, haga clic en el botón " Difusión" > opción " Administrar difusión" de la pestaña Sitios web.

La siguiente ventana que se abre será una pantalla con una pestaña para Secuencias en la parte superior.

Comience a crear una nueva secuencia haciendo clic en el botón " Nueva secuencia " en la esquina superior derecha de la ventana.

La ventana Crear secuencia es similar a la ventana Crear plantilla, con algunas características adicionales. Desde esta pantalla, puede crear un nuevo correo electrónico de alcance inicial. O, si ya tiene una plantilla guardada en BuzzStream que le gustaría usar para esta secuencia, simplemente puede copiarla seleccionando " Copiar de una plantilla " a la derecha del campo del asunto.

Después de seleccionar una plantilla, se copiará en la nueva secuencia. Una vez copiado, el primer correo electrónico de la secuencia se puede editar según sea necesario.

¿No ves tu plantilla? Al hacer clic en el icono a la derecha del campo de búsqueda, se mostrarán las plantillas para todos los proyectos, no solo las plantillas guardadas en el proyecto para el que está creando la secuencia.

Cuando haya terminado de revisar su correo electrónico inicial, puede agregar el siguiente correo electrónico en la secuencia seleccionando el enlace " Agregar un seguimiento " sobre el campo del asunto.

A partir de este punto, tendrás que tomar algunas decisiones.

Primero, deberá decidir enviar seguimientos como respuestas o sin una copia del mensaje original. Puede hacer esto marcando / desmarcando la casilla junto a " Enviar seguimientos como respuestas ".

Las principales diferencias entre los dos son la línea de asunto y la inclusión del mensaje original en el cuerpo del correo electrónico.

Si envía seguimientos como respuestas, no podrá editar las líneas de asunto de los correos electrónicos subsiguientes en la secuencia. Por el contrario, todos aparecerán como "Re: línea de asunto, Re: Re: línea de asunto", etc.

Si no envía seguimientos como respuestas, podrá crear una línea de asunto única para cada correo electrónico en la secuencia. Sin embargo, no copiará automáticamente el mensaje original a continuación.

A continuación, deberá decidir si desea que el correo electrónico de seguimiento se envíe automáticamente o si desea un recordatorio para enviar el seguimiento manualmente.

Al seleccionar el seguimiento automáticamente, se programarán todos los correos electrónicos en la secuencia en el momento en que haga clic en enviar.

Los recordatorios se muestran como una alerta en BuzzStream. Cuando se hace clic en la alerta, se abre la pantalla de envío de correo electrónico y está lista para enviarla al sitio de destino.

En aras de la simplicidad, este artículo se centra en el uso de secuencias para automatizar seguimientos.

La tercera opción tendrá que hacer acuerdos sobre qué hacer si el destinatario responde.

Seleccionar " si el destinatario no responde " pausará automáticamente la secuencia antes de enviar el siguiente mensaje de seguimiento si recibe una respuesta.

Si selecciona " independientemente ", se seguirán enviando los mensajes en la secuencia, independientemente de si recibe o no una respuesta.

La naturaleza de su alcance y seguimiento influirá en la opción que elija. Pero para los propósitos de este artículo, seleccionamos " si el destinatario no responde ", para que los correos electrónicos de seguimiento restantes no se envíen una vez que haya recibido una respuesta.

A partir de este punto, puede decidir con cuántos días de diferencia le gustaría enviar correos electrónicos de seguimiento. El número de días de diferencia se puede cambiar para cada correo electrónico de la secuencia. Para el segundo correo electrónico de esta secuencia, hemos seleccionado [ Automáticamente ] seguimiento con este correo electrónico [ si el destinatario no responde ] después de [ 4 ] días.

Para continuar agregando mensajes de seguimiento, haga clic en " Agregar un seguimiento " tal como lo hicimos anteriormente y repita los pasos anteriores.

Por último, necesitamos nombrar la secuencia. En este ejemplo, la secuencia se ha denominado “4EmailSequence”.

Cuando haya terminado, recuerde hacer clic en "Guardar".

Ahora que ha creado una secuencia, puede usarla para la divulgación tal como lo haría con una plantilla en BuzzStream. Ya sea que utilice a granel de envío, envío desde Buzzmarker, o utiliza la función de Manejo de Extensión de la pestaña Sitios Web, su plantilla de secuencia está listo para ir.

Automatizado, no completamente automático

Seamos realistas, cuando se trata de divulgación, el flujo de trabajo de todos es un poco diferente.

Puede imaginar lo difícil que puede ser crear una función que se adapte a todos los diferentes flujos de trabajo.

Si bien las secuencias son un gran ahorro de tiempo, la automatización no está del todo en el punto de configurarlo y olvidarlo.

Hay algunas estrategias que se pueden utilizar para hacer frente a algunas de las limitaciones actuales.

Exploremos algunos de los posibles contratiempos y soluciones.

Seguimiento limitado al número de días

Actualmente, los seguimientos automatizados solo pueden ocurrir unos días después.

No hay una opción para seleccionar una cantidad de horas o minutos más tarde como frecuencia.

Como resultado, todos los mensajes de la secuencia se envían al mismo tiempo, con la misma marca de tiempo (HH: MM). Por ejemplo, si envía su comunicación inicial a las 8:02 a. M., Todos los seguimientos se programarán a las 8:02 a. M.

Personalmente, no creo que las marcas de tiempo duplicadas sean del todo malas. Pero, podrían ser una distracción innecesaria, atención que realmente no necesitamos en la marca de tiempo de un correo electrónico.

Hay algunas formas de hacer frente a este problema en particular:

1. Envíe mensajes con varios (3-4 +) días de diferencia, para desviar la atención de la marca de tiempo y permitir que otros mensajes lleguen entre sus intentos.
2. Utilice líneas de asunto únicas en cada seguimiento. Deberá desmarcar "Enviar seguimientos como respuestas" en la configuración de Secuencia, pero esto evitará que los clientes de correo agrupen mensajes similares y reducirá la atención a las marcas de tiempo repetidas.
3. Divida una secuencia en dos (o más) secuencias diferentes. En lugar de enviar cuatro correos electrónicos en una secuencia, intente enviar dos secuencias diferentes con dos correos electrónicos en cada una. Esto requerirá tocar cada sitio una vez más, pero creará la oportunidad de que el tercer y cuarto correo electrónico tengan una marca de tiempo diferente a la del primer y segundo correo electrónico.
4. El uso de recordatorios puede agregar alguna variación a las marcas de tiempo de cada seguimiento, a costa del tiempo adicional que lleva presionar manualmente enviar para cada correo electrónico.

Desafortunadamente, no existe una solución actual si necesita que los seguimientos salgan con menos de un día de diferencia. Sin embargo, no me sorprendería que esto sea algo que BuzzStream mejore en un futuro cercano.

El enlace aceptado no cancela una secuencia

Si hay una secuencia activa, simplemente cambiar la etapa de relación a Enlace aceptado no la cancela. Si la etapa de relación de un sitio web se cambia a Enlace aceptado, la secuencia puede permanecer activa y continuar el seguimiento de un contacto incluso después de que se haya colocado un enlace.

Este escenario se convierte en un problema cuando se coloca un enlace antes de que se envíe el siguiente mensaje en una secuencia, y no ha habido una respuesta del destinatario que indique que la actualización se ha completado.

Si sucede, será la sensación típica que uno podría tener después de enviar un seguimiento después de que ya se colocó un enlace. No es realmente un gran problema, pero puede ser un poco embarazoso.

El trabajo aquí es darse suficiente tiempo entre mensajes para verificar vínculos de retroceso y pausar una secuencia activa si se coloca un enlace sin recibir una respuesta por correo electrónico.

Respuestas de correos electrónicos de diferentes dominios

En ocasiones, BuzzStream no reconoce las respuestas de correos electrónicos no guardados en BuzzStream, especialmente si es una respuesta de un dominio diferente. Una secuencia puede continuar incluso después de recibir una respuesta.

Nuevamente, tómese el tiempo suficiente entre correos electrónicos para pausar una secuencia activa. Además, manténgase al tanto de las respuestas y asegúrese de encontrar el sitio web coincidente en BuzzStream antes de que se envíe automáticamente el siguiente mensaje.

Trucos de respuesta automática

A veces, una respuesta automática puede pausar una secuencia cuando es posible que no lo desee, y puede ser un poco complicado volver a colocar un sitio de destino en una secuencia.

¿La solución alternativa? Clone la secuencia original, elimine el mensaje de divulgación inicial y guarde su nueva secuencia.

Si su secuencia se detiene después del primer mensaje y desea continuar donde lo dejó, todo lo que necesita hacer es usar su clon de la secuencia original, menos el alcance inicial.

Se puede seguir el mismo proceso para crear copias que se pueden usar para enviar solo los dos últimos mensajes en una secuencia.

La siguiente captura de pantalla muestra la secuencia original copiada, menos el primer correo electrónico. Y, copiado de nuevo menos el primer y segundo mensaje.

Una secuencia por sitio de destino

Ya sea que tenga varios clientes o esté trabajando junto con otros miembros del equipo, es importante saber que solo podrá tener una secuencia activa por sitio de destino.

La buena noticia es que BuzzStream te avisará si estás intentando iniciar una nueva secuencia además de una activa. Aparecerá una exclamación roja y un mensaje de advertencia en los sitios que ya están en una secuencia activa.

Si ignora la advertencia, aún podrá comenzar su nueva secuencia, a costa de cancelar la existente.

Evitar la superposición es fundamental para mantener las Secuencias activas hasta que hayan tenido tiempo de seguir su curso.

Si trabaja en equipo con otros SEO, turnarse en los sitios de destino será una forma de evitar complicaciones.

Si tiene varios proyectos o clientes diferentes para los que le gustaría usar el mismo sitio de destino, deberá centrar más atención en programar el alcance para cada proyecto diferente o combinar el alcance para dos clientes diferentes en una Secuencia.

En general, la solución aquí es turnarse y ser más intencional en la programación del alcance.

Conclusión

BuzzStream lo ha vuelto a hacer, me han dado otra razón para amar su herramienta.

Las secuencias ahorran mucho tiempo y, después de usarlas durante unos seis meses, puedo respaldar plenamente sus beneficios.

El tiempo que se ahorra al usar Secuencias para automatizar seguimientos vale más que el tiempo que se necesita para configurarlas y aprender a usarlas.

He podido reinvertir horas preciosas en otras partes importantes de mi rutina, como encontrar más sitios de destino y reflexionar sobre diferentes estrategias, lo que aumenta mi rendimiento general.

Con suerte, este artículo ayudará a aclarar el misterio de las secuencias e inspirará a algunos a dar el mismo paso que yo. Si bien esta función puede no ser ideal para el flujo de trabajo de todas las personas, Sequences puede ayudarlo a aumentar su eficiencia si invierte el tiempo para aprender a usarlas de manera adecuada.