Automatizando acompanhamentos com sequências no BuzzStream

BuzzStream é uma plataforma de divulgação que usamos no Page One Power para construção de links. No entanto, o BuzzStream é uma opção viável para qualquer pessoa que conduz campanhas de divulgação em grande escala de qualquer tipo.

Como um usuário avançado do BuzzStream, estou muito familiarizado com a ferramenta e seus pontos fortes e fracos. Então, quando o BuzzStream introduziu o Sequences , fiquei empolgado e hesitante.

Sequências é um recurso do BuzzStream que permite automatizar suas mensagens de e-mail de acompanhamento. Isso permite que você envie uma série de mensagens no mesmo tempo que leva para enviar seu e-mail original.

Isso parece ótimo, certo? Quer dizer, imagine a economia de tempo.

Minha empolgação veio da ideia de que seria capaz de reduzir pela metade o tempo que gasto com acompanhamentos. Mas, eu hesitei em quebrar minha rotina comprovada. Quando você envia centenas de e-mails, é difícil se desviar de um fluxo de trabalho que produz resultados eficazes.

No entanto, a empolgação venceu, então eu cavei em Sequências para ver do que o recurso era capaz.

Quanto tempo você pode economizar com as sequências?

A resposta é muito simples.

Meu processo típico de divulgação é enviar um e-mail inicial, fazer o acompanhamento novamente alguns dias depois, enxaguar e repetir.

Normalmente, enviarei de três a cinco mensagens para o mesmo contato, com um intervalo de aproximadamente dois a quatro dias. Isso significa que, no momento em que envio minha quarta mensagem, tive que passar por quatro sessões diferentes de envio de divulgação para o mesmo site de destino. Em outras palavras, significa que tenho que criar e-mails quatro vezes diferentes para completar uma rodada completa de divulgação para um site de destino.

Usando sequências para automatizar acompanhamentos, as mesmas quatro sessões podem ser combinadas em um único evento. O que significa que eu teria que “tocar” um alvo uma vez para completar uma rodada completa de divulgação.

Você pode ver o potencial de economia de tempo com Sequências.

Mais tarde, irei entrar em mais alguns detalhes sobre como ser estratégico usando Sequências. Mas primeiro, vamos dar uma olhada em como configurar um no BuzzStream.

Como criar uma sequência no BuzzStream

As sequências podem ser criadas seguindo as mesmas etapas que você usaria para criar um modelo.

Para começar, clique no botão “ Outreach” > opção “ Manage Outreach” da guia Websites.

A próxima janela que se abre será uma tela com uma guia para Sequências na parte superior.

Comece criando uma nova sequência clicando no botão “ Nova sequência ” no canto superior direito da janela.

A janela Criar sequência é semelhante a uma janela Criar modelo, com alguns recursos adicionais. Nessa tela, você pode criar um novo e-mail de divulgação inicial. Ou, se você já tem um modelo salvo no BuzzStream que gostaria de usar para esta sequência, você pode simplesmente copiá-lo selecionando “ Copiar de um modelo ” à direita do campo de assunto.

Depois de selecionar um modelo, ele será copiado para a nova Sequência. Depois de copiado, o primeiro e-mail na sequência pode ser editado conforme necessário.

Não vê seu modelo? Clicar no ícone à direita do campo de pesquisa mostrará modelos para todos os projetos, não apenas os modelos salvos no projeto para o qual você está criando a sequência.

Quando terminar de revisar seu e-mail inicial, você pode adicionar o próximo e-mail na sequência selecionando o link “ Adicionar um acompanhamento ” acima do campo de assunto.

A partir deste ponto, você terá que tomar algumas decisões.

Primeiro, você precisa decidir se enviará acompanhamentos como respostas ou sem uma cópia da mensagem original. Você pode fazer isso marcando / desmarcando a caixa ao lado de “ Enviar acompanhamentos como respostas ”.

As principais diferenças entre os dois são a linha de assunto e a inclusão da mensagem original no corpo do e-mail.

Se você enviar acompanhamentos como respostas, não poderá editar as linhas de assunto dos e-mails subsequentes na sequência. Em vez disso, todos eles aparecerão como “Re: Assunto, Re: Re: Assunto” e assim por diante.

Se você não enviar acompanhamentos como respostas, poderá criar uma linha de assunto exclusiva para cada e-mail na sequência. No entanto, ele não copiará automaticamente a mensagem original abaixo.

Em seguida, você precisará decidir se deseja que o e-mail de acompanhamento seja enviado automaticamente ou se deseja um lembrete para enviar o acompanhamento manualmente.

Selecionar acompanhamento automaticamente irá agendar todos os e-mails na sequência no momento em que você clicar em enviar.

Os lembretes aparecem como um alerta no BuzzStream. Quando o alerta for clicado, a tela de envio de e-mail será aberta e estará pronta para ser enviada ao site de destino.

Para simplificar, este artigo se concentra no uso de sequências para automatizar acompanhamentos.

A terceira escolha de que você precisará fazer é o que fazer se o destinatário responder.

Selecionar “ se o destinatário não responder ” pausará automaticamente a sequência antes de enviar a próxima mensagem de acompanhamento se você receber uma resposta.

Selecionar “ independentemente ” continuará a enviar as mensagens na sequência, independentemente de você receber ou não uma resposta.

A natureza do seu alcance e acompanhamentos influenciarão a opção que você escolher. Mas, para os fins deste artigo, estamos selecionando “ se o destinatário não responder ”, para que os e-mails de acompanhamento restantes não sejam enviados assim que você obtiver uma resposta.

A partir deste ponto, você pode decidir com quantos dias de intervalo deseja enviar e-mails de acompanhamento. O número de dias de intervalo pode ser alterado para cada e-mail na sequência. Para o segundo e-mail nesta sequência, selecionamos [ Automaticamente ] o acompanhamento com este e-mail [ se o destinatário não responder ] após [ 4 ] dias.

Para continuar adicionando mensagens de acompanhamento, clique em “ Adicionar um acompanhamento ” como fizemos anteriormente e repita as etapas acima.

Por último, precisamos nomear a sequência. Neste exemplo, a sequência foi denominada “4EmailSequence”.

Quando terminar, lembre-se de clicar em “Salvar”.

Agora que você criou uma Sequência, pode usá-la para divulgação da mesma forma que faria com um modelo no BuzzStream. Independentemente de você usar o envio em massa , enviar do Buzzmarker ou usar o recurso Gerenciar divulgação na guia Sites, seu modelo de sequência está pronto para uso.

Automatizado, não totalmente automático

Vamos enfrentá-lo, quando se trata de divulgação, o fluxo de trabalho de todos é um pouco diferente.

Você pode imaginar como pode ser difícil criar um recurso que atenda a todos os diferentes fluxos de trabalho.

Embora as sequências economizem muito tempo, a automação não está exatamente no ponto de definir e esquecer.

Existem algumas estratégias que podem ser usadas para lidar com algumas das limitações atuais.

Vamos explorar alguns dos possíveis soluços e soluções alternativas.

Acompanhamento limitado ao número de dias

Atualmente, os acompanhamentos automatizados só podem ocorrer alguns dias depois.

Não há a opção de selecionar algumas horas ou minutos depois como frequência.

Como resultado, todas as mensagens na sequência são enviadas ao mesmo tempo, com o mesmo carimbo de data / hora (HH: MM). Por exemplo, se você enviar sua divulgação inicial às 8h02, todos os acompanhamentos serão agendados para as 8h02.

Pessoalmente, não acho que carimbos de data / hora duplicados sejam totalmente ruins. Mas, eles podem ser uma distração desnecessária, atenção que realmente não precisamos no carimbo de data / hora de um e-mail.

Existem algumas maneiras de lidar com esse problema específico:

1. Envie mensagens com vários (3-4 +) dias de intervalo, para desviar a atenção do carimbo de data / hora e permitir que outras mensagens sejam transmitidas entre as suas tentativas.
2. Use linhas de assunto exclusivas em cada acompanhamento. Você precisará desmarcar “Enviar acompanhamentos como respostas” nas configurações de Sequência, mas isso impedirá que os clientes de e-mail agrupem mensagens semelhantes e reduzirá a atenção aos carimbos de data / hora repetidos.
3. Divida uma sequência em duas (ou mais) sequências diferentes. Em vez de enviar quatro e-mails em uma sequência, tente enviar duas sequências diferentes com dois e-mails em cada. Isso exigirá que você toque em cada site mais uma vez, mas criará a oportunidade para que o terceiro e o quarto e-mail tenham um carimbo de data / hora diferente do primeiro e do segundo e-mail.
4. O uso de Lembretes pode adicionar alguma variação aos carimbos de data / hora de cada acompanhamento, ao custo do tempo adicional que leva para pressionar enviar manualmente para cada e-mail.

Infelizmente, não existe uma solução atual se você precisar de acompanhamentos com menos de um dia de intervalo. No entanto, eu não ficaria surpreso se isso fosse algo que o BuzzStream melhorasse em um futuro próximo.

Link aceito não cancela uma sequência

Se houver uma sequência ativa, simplesmente alterar o estágio de relacionamento para Link Aceito não a cancela. Se o estágio de relacionamento de um site for alterado para Link aceito, a sequência pode permanecer ativa e continuar o acompanhamento com um contato, mesmo após um link ter sido colocado.

Este cenário se torna um problema quando um link é colocado antes do envio da próxima mensagem em uma Sequência e não houve uma resposta do destinatário informando que a atualização foi concluída.

Se isso acontecer, será a sensação típica que se pode ter depois de enviar um follow-up depois que um link já foi colocado. Não é realmente um grande problema, mas pode ser um pouco embaraçoso.

A solução aqui é dar a si mesmo tempo suficiente entre as mensagens para Verificar backlinks e pausar uma sequência ativa se um link for colocado sem obter uma resposta por e-mail.

Respostas de diferentes e-mails de domínio

Respostas de e-mails não salvos no BuzzStream às vezes não são reconhecidas pelo BuzzStream, especialmente se for uma resposta de um domínio diferente. Uma sequência pode continuar mesmo depois de obter uma resposta.

Novamente, dê a si mesmo tempo suficiente entre os e-mails para pausar uma sequência ativa. Além disso, fique por dentro das respostas e certifique-se de encontrar o site correspondente no BuzzStream antes que a próxima mensagem seja enviada automaticamente.

Truque de resposta automática

Às vezes, uma resposta automática pode pausar uma sequência quando você não deseja, e pode ser um pouco complicado colocar um site de destino de volta em uma sequência.

A solução? Clone a sequência original, exclua a mensagem de divulgação inicial e salve sua nova sequência.

Se sua sequência for interrompida após a primeira mensagem e você quiser continuar de onde parou, tudo o que você precisa fazer é usar seu clone da sequência original, menos o alcance inicial.

O mesmo processo pode ser seguido para criar cópias que podem ser usadas para enviar apenas as duas últimas mensagens em uma sequência.

A captura de tela a seguir mostra a sequência original copiada, menos o primeiro e-mail. E, copiado novamente, menos a primeira e a segunda mensagens.

Uma sequência por local de destino

Quer você tenha vários clientes ou esteja trabalhando ao lado de outros membros da equipe, é importante saber que você só poderá ter uma sequência ativa por site de destino.

A boa notícia é que o BuzzStream informará se você estiver tentando iniciar uma nova Sequência em cima de uma ativa. Uma exclamação vermelha e uma mensagem de aviso irão aparecer nos sites que já estão em uma sequência ativa.

Se você ignorar o aviso, ainda poderá iniciar sua nova sequência, ao custo de cancelar a existente.

Evitar a sobreposição é fundamental para manter as Sequências ativas até que tenham tempo de executar seu curso.

Se você trabalha em equipe com outros SEOs, alternar-se nos sites de destino será uma maneira de evitar complicações.

Se você tiver vários projetos ou clientes diferentes para os quais gostaria de usar o mesmo site de destino, precisará focar mais atenção no agendamento de divulgação para cada projeto diferente ou combinando a divulgação para dois clientes diferentes em uma sequência.

No geral, a solução aqui é se revezar e ser mais intencional ao programar o alcance.

Conclusão

BuzzStream fez isso de novo, eles me deram outra razão para amar sua ferramenta.

As sequências economizam muito tempo e, depois de usá-las por cerca de seis meses, posso endossar totalmente seus benefícios.

O tempo economizado com o uso de sequências para automatizar acompanhamentos vale mais do que o tempo que leva para configurá-los e aprender como usá-los.

Consegui reinvestir horas preciosas em outras partes importantes da minha rotina, como encontrar mais sites de destino e ponderar estratégias diferentes, o que aumenta meu desempenho geral.

Esperançosamente, este artigo ajudará a esclarecer o mistério das Sequências e inspirará alguns a dar o mesmo mergulho que eu. Embora esse recurso possa não ser ideal para o fluxo de trabalho de todas as pessoas, o Sequences pode ajudá-lo a aumentar sua eficiência se você investir tempo para aprender como usá-lo de maneira adequada.