Автоматизация последующих действий с последовательностями в BuzzStream

BuzzStream - это информационная платформа, которую мы используем на Page One Power для построения ссылок. Однако BuzzStream - это жизнеспособный вариант для всех, кто проводит широкомасштабные информационные кампании любого рода.

Как опытный пользователь BuzzStream, я хорошо знаком с этим инструментом, его сильными и слабыми сторонами. Поэтому, когда BuzzStream представил Sequences , я был одновременно взволнован и колебался.

Последовательности - это функция BuzzStream, которая позволяет автоматизировать последующие сообщения электронной почты. Это дает вам возможность отправить серию сообщений за то же время, которое требуется для отправки исходного электронного письма.

Звучит здорово, правда? Я имею в виду, представьте себе экономию времени.

Мое волнение возникло из-за того, что я смогу вдвое сократить время, которое я трачу на последующие действия. Но я не решился нарушить свой проверенный распорядок. Когда вы отправляете сотни электронных писем, трудно отклониться от рабочего процесса, который дает эффективные результаты.

Однако азарт победил, поэтому я покопался в Последовательностях, чтобы увидеть, на что способна эта функция.

Сколько времени можно сэкономить с помощью последовательностей?

Ответ прост, много.

Мой типичный процесс аутрич-работы - это отправка первоначального электронного письма, повторное обращение через несколько дней, затем промывание и повторение.

Обычно я отправляю от трех до пяти сообщений одному и тому же контакту с разницей примерно в два-четыре дня. Это означает, что к тому времени, когда я отправил свое четвертое сообщение, мне пришлось пройти четыре разных сеанса связи с одним и тем же целевым сайтом. Другими словами, это означает, что мне нужно создать электронные письма четыре раза, чтобы завершить полный цикл охвата целевого сайта.

Используя последовательности для автоматизации последующих действий, одни и те же четыре сеанса можно объединить в одно мероприятие. Это означает, что мне придется «коснуться» цели один раз, чтобы завершить полный раунд охвата.

Вы можете увидеть потенциал экономии времени с помощью последовательностей.

Позже я расскажу еще несколько подробностей о том, как быть стратегическим, используя Последовательности. Но сначала давайте посмотрим, как настроить его в BuzzStream.

Как создать последовательность в BuzzStream

Последовательности могут быть созданы, выполнив те же шаги, которые вы в противном случае использовали бы для создания шаблона.

Для начала нажмите кнопку « Outreach» > « Manage Outreach» на вкладке «Веб-сайты».

Следующим открывающимся окном будет экран с вкладкой для последовательностей вверху.

Начните создание новой последовательности, нажав кнопку « New Sequence » в правом верхнем углу окна.

Окно «Создание последовательности» похоже на окно «Создание шаблона» с некоторыми дополнительными функциями. На этом экране вы можете создать новое исходное информационное письмо. Или, если у вас уже есть шаблон, сохраненный в BuzzStream, который вы хотите использовать для этой последовательности, вы можете просто скопировать его, выбрав « Копировать из шаблона » справа от поля темы.

После выбора шаблона он будет скопирован в новую последовательность. После копирования первое электронное письмо в Последовательности можно редактировать по мере необходимости.

Не видите свой шаблон? Если щелкнуть значок справа от поля поиска, отобразятся шаблоны для всех проектов, а не только шаблоны, сохраненные в проекте, для которого вы создаете последовательность.

Когда вы закончите редактировать свое первоначальное электронное письмо, вы можете добавить следующее электронное письмо в Последовательность, выбрав ссылку « Добавить продолжение » над полем темы.

С этого момента вам нужно будет принять несколько решений.

Во-первых, вам нужно решить, отправлять ли дальнейшие действия в виде ответов или без копии исходного сообщения. Вы можете сделать это, установив / сняв флажок рядом с « Отправлять последующие действия как ответы ».

Основное различие между ними заключается в строке темы и включении исходного сообщения в тело электронного письма.

Если вы отправляете последующие сообщения в виде ответов, вы не сможете редактировать строки темы для последующих писем в последовательности. Скорее, все они будут отображаться как «Re: Тема», «Re: Re: Тема» и т. Д.

Если вы не отправляете последующие действия в виде ответов, вы сможете создать уникальную строку темы для каждого электронного письма в последовательности. Однако он не будет автоматически копировать исходное сообщение ниже.

Затем вам нужно решить, хотите ли вы, чтобы дополнительное электронное письмо отправлялось автоматически, или если вы хотите, чтобы напоминание отправлялось вручную.

При автоматическом выборе отслеживания каждое электронное письмо будет запланировано в последовательности в момент, когда вы нажимаете кнопку «Отправить».

Напоминания отображаются в BuzzStream как предупреждение. При щелчке по предупреждению откроется экран отправки электронной почты, который будет готов к отправке на целевой сайт.

Для простоты в этой статье основное внимание уделяется использованию последовательностей для автоматизации последующих действий.

Третий вариант: вам нужно будет решить, что делать, если получатель ответит.

Выбор « если получатель не отвечает » автоматически приостановит последовательность перед отправкой следующего сообщения, если вы получите ответ.

Выбор « независимо » продолжит отправку сообщений в последовательности, независимо от того, получите вы ответ или нет.

Характер вашего охвата и последующих действий будет влиять на то, какой вариант вы выберете. Но для целей этой статьи мы выбираем « если получатель не отвечает », чтобы оставшиеся дополнительные электронные письма не отправлялись после того, как вы получили ответ.

С этого момента вы можете решить, через сколько дней вы хотите отправлять последующие электронные письма. Количество дней с интервалом можно изменить для каждого электронного письма в последовательности. Для второго электронного письма в этой последовательности мы выбрали [ Автоматически ] последующее письмо с этим письмом [ если получатель не ответит ] через [ 4 ] дня.

Чтобы продолжить добавление последующих сообщений, нажмите « Добавить ответ », как мы делали ранее, и повторите шаги, описанные выше.

Наконец, нам нужно назвать последовательность. В этом примере последовательность названа «4EmailSequence».

Когда все будет готово, не забудьте нажать «Сохранить».

Теперь, когда вы создали последовательность, вы можете использовать ее для охвата так же, как шаблон в BuzzStream. Используете ли вы Bulk Передать, из Buzzmarker, или использовать Управление аутрич функцию на вкладке Веб - сайты, ваш шаблон Sequence готов к работе.

Автоматизированный, а не полностью автоматический

Посмотрим правде в глаза, когда дело доходит до охвата, рабочий процесс у всех немного отличается.

Вы можете себе представить, насколько сложно может быть создание функции, которая бы обслуживала все различные рабочие процессы.

Хотя последовательности значительно экономят время, автоматизация еще не совсем в том, чтобы установить и забыть.

Есть несколько стратегий, которые можно использовать, чтобы справиться с некоторыми текущими ограничениями.

Давайте рассмотрим некоторые из возможных сбоев и обходных путей.

Последующие действия ограничены количеством дней

В настоящее время автоматическое наблюдение может происходить только через несколько дней.

Нет возможности выбрать количество часов или минут спустя в качестве частоты.

В результате все сообщения в последовательности отправляются одновременно с одной и той же меткой времени (ЧЧ: ММ). Например, если вы отправите свое первоначальное информационное сообщение в 8:02, то все последующие мероприятия будут запланированы на 8:02.

Лично я не думаю, что дублированные отметки времени - это что-то плохое. Но они могут быть ненужным отвлечением, вниманием, которое нам действительно не нужно, на отметке времени электронного письма.

Есть несколько способов справиться с этой конкретной проблемой:

1. Отправляйте сообщения с интервалом в несколько (3-4 +) дней, чтобы отвлечь внимание от отметки времени и позволить другим сообщениям проходить между вашими попытками.
2. Используйте уникальные темы для каждого последующего сообщения. Вам нужно будет снять флажок «Отправлять последующие действия как ответы» в настройках «Последовательность», но это предотвратит группирование похожих сообщений почтовыми клиентами и снизит внимание к повторяющимся временным меткам.
3. Разбейте одну Последовательность на две (или более) разные Последовательности. Вместо того, чтобы отправлять четыре письма в одной Последовательности, попробуйте отправить две разные последовательности, по два письма в каждой. Для этого потребуется прикоснуться к каждому сайту дополнительное время, но это создаст возможность для третьего и четвертого электронных писем иметь другую метку времени, чем у первого и второго электронных писем.
4. Использование напоминаний может добавить некоторые вариации к отметкам времени каждого последующего действия за счет добавленного времени, необходимого для ручного нажатия кнопки отправки для каждого электронного письма.

К сожалению, на данный момент нет решения, если вам нужно, чтобы повторные визиты проводились с перерывом менее одного дня. Однако я не удивлюсь, если BuzzStream улучшит это в ближайшем будущем.

Ссылка принята, последовательность не отменяется

Если есть активная последовательность, простое изменение стадии отношения на Link Accepted не отменяет ее. Если стадия взаимоотношений веб-сайта изменена на «Ссылка принята», последовательность может оставаться активной и продолжать связываться с контактом даже после того, как ссылка была размещена.

Этот сценарий становится проблемой, когда ссылка размещается до того, как будет отправлено следующее сообщение в Последовательности, и получатель не ответил, что обновление было завершено.

Если это действительно произойдет, это будет типичное ощущение, которое может возникнуть после отправки последующего сообщения после того, как ссылка уже была размещена. На самом деле это не большая проблема, но может быть немного неловко.

Обход здесь заключается в том, чтобы дать себе достаточно времени между сообщениями, чтобы проверить обратные ссылки и приостановить активную последовательность, если ссылка размещена без получения ответа по электронной почте.

Ответы на электронные письма из разных доменов

Ответы на электронные письма, не сохраненные в BuzzStream, иногда не распознаются BuzzStream, особенно если это ответ из другого домена. Последовательность может продолжаться даже после получения ответа.

Опять же, дайте себе достаточно времени между электронными письмами, чтобы приостановить активную последовательность. Кроме того, следите за ответами и обязательно найдите соответствующий веб-сайт в BuzzStream, прежде чем следующее сообщение будет отправлено автоматически.

Обман автоответа

Иногда автоответчик может приостановить последовательность, когда вы этого не хотите, и может быть немного сложно вернуть целевой сайт в последовательность.

Обход? Скопируйте исходную последовательность, удалите исходное информационное сообщение и сохраните новую последовательность.

Если ваша последовательность остановлена ​​после первого сообщения, и вы хотите продолжить с того места, где остановились, все, что вам нужно сделать, это использовать ваш клон исходной последовательности за вычетом первоначального охвата.

Тот же процесс можно использовать для создания копий, которые можно использовать для отправки только двух последних сообщений в последовательности.

На следующем снимке экрана показана скопированная исходная последовательность без первого электронного письма. И, снова скопировал минус первое и второе сообщения.

Одна последовательность на целевой сайт

Независимо от того, есть ли у вас несколько клиентов или вы работаете вместе с другими членами команды, важно знать, что у вас будет только одна активная последовательность для каждого целевого сайта.

Хорошая новость заключается в том, что BuzzStream сообщит вам, если вы пытаетесь запустить новую последовательность поверх активной. Красный восклицательный знак и предупреждающее сообщение будут появляться на сайтах, которые уже находятся в активной последовательности.

Если вы проигнорируете предупреждение, вы все равно сможете начать новую последовательность за счет отмены существующей.

Предотвращение перекрытия является основополагающим для поддержания последовательностей активными до тех пор, пока у них не будет времени для выполнения своего курса.

Если вы работаете в команде с другими оптимизаторами поисковых систем, то по очереди на целевые сайты можно избежать осложнений.

Если у вас есть несколько разных проектов или клиентов, для которых вы хотели бы использовать один и тот же целевой сайт, вам нужно либо сосредоточить больше внимания на планировании охвата для каждого отдельного проекта, либо на объединении охвата для двух разных клиентов в одну последовательность.

В целом, обходной путь здесь состоит в том, чтобы по очереди и более целенаправленно составлять расписание аутрич-работы.

Заключение

BuzzStream сделал это снова, они дали мне еще одну причину полюбить их инструмент.

Последовательности отлично экономят время, и после шести месяцев использования я могу полностью подтвердить их преимущества.

Время, сэкономленное за счет использования последовательностей для автоматизации последующих действий, более чем стоит времени, необходимого для их настройки и изучения того, как их использовать.

Я смог повторно вложить драгоценные часы в другие важные части моей рутины, такие как поиск дополнительных целевых сайтов и обдумывание различных стратегий, что повысило мою общую производительность.

Надеюсь, эта статья поможет внести ясность в тайну последовательностей и вдохновит некоторых на то же самое, что и я. Хотя эта функция не может быть идеальной для рабочего процесса каждого человека, последовательности могут помочь вам повысить эффективность, если вы потратите время на то, чтобы научиться их правильно использовать.