كيف تنفذ حدث أحلامك: نصائح للتخطيط لحدث مثل المحترفين

إذا كنت هنا ، فمن المحتمل أن يكون لديك فكرة عن نوع الحدث الذي تريد تنفيذه. إما أنك تصل إلى الخيارات القليلة الأخيرة وتحتاج إلى معرفة بعض التفاصيل الإضافية لوضع الخطة النهائية ، أو أنك مستعد لبدء تجميع القطع معًا!

أفضل طريقة للتعامل مع قائمة طويلة من المهام - وليس الكثير من الوقت للقيام بهذه المهام - هي أن يكون لديك خطة للهجوم. وإذا ساءت الأمور قليلاً ، فلا تخف من الاعتماد على برنامج تخطيط الأحداث لأتمتة كيفية إنجاز كل شيء!

لكن انتظر! من أين بالضبط تبدأ؟ مع كل ما يمكنك القيام به من المكان إلى الترفيه ، والطعام للترويج لحدثك ، وجميع الجداول الزمنية بينهما ، كيف تعرف من أين تبدأ؟

لخص الملحن والقائد والمؤلف ليونارد بيرنشتاين عملية التخطيط والتسويق للحدث بهذا الاقتباس: "لتحقيق أشياء عظيمة ، هناك حاجة إلى شيئين: خطة وليس وقتًا كافيًا".

إنه شعور كلنا نعرفه جيدًا: "ليس لدي وقت كافٍ!"

وإذا كنت قد خططت لأي حدث ، فأنت تعلم أنه شيء يمكنك الارتباط به. (إذا كان هذا هو حدثك الأول ، فلا تخف - أعدك بأن كل شيء في قائمة مهامك سيؤتي ثماره في النهاية!)

فكر في العودة إلى أيام بناء LEGO الخاصة بك. (لا عيب إذا كان بالأمس!) الشكل الذي تصنعه لقاعدتك يحدد التكوين الكامل لإبداعك. ضع في اعتبارك هذه الأساسيات قبل الالتزام بحدث ما. بعد ذلك ، ستضمن فهمك لما ينطوي عليه كل نوع من الأحداث - قبل أن تلتزم بتعهد لا يمكنك كسره.

كيفية تحديد احتياجات الحدث الخاص بك

هناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك تختار المشاركة في التخطيط للحدث. تذكر ، في حين أن الأحداث غالبًا ما تكون ممتعة أو تعليمية ، إلا أنها لا تزال تستحق شيئًا ما. يمكنك تخصيص ساعات طويلة من العمل لإنشاء حدث مذهل ، ولكن إذا لم يكن ذلك مفيدًا لشركتك ، فلماذا تفعل ذلك؟

على حد تعبير المتحدث التجاري الشهير والمؤلف Zig Ziglar:

"لا يهمني مقدار القوة أو الذكاء أو الطاقة لديك ؛ إذا لم تقم بتسخيرها وتركيزها على هدف معين وتحتفظ بها هناك ، فلن تحقق ما تتطلبه قدرتك ".

لذلك دعونا نتحدث عن كيفية التركيز والاستفادة من قوة وتألق الحدث الخاص بك.

شعار التسويق المفضل لدي تعلمته من بوب ميلر ، الذي كان المدير العام للتسويق في Toyota: "ما يمكنك قياسه ، يمكنك إدارته".

انظر إلى الفوائد المحتملة لتسويق الأحداث. أي منها تنطبق على حدثك؟ ثم فكر فيما يمكنك قياسه بشكل ملموس بعد الحدث وأي من هذه العناصر تتعلق بالفوائد أو النتائج التي تريد تحقيقها. تُعرف تلك العناصر التي يمكنك قياسها بمقاييس التسويق.

كلما كان ذلك ممكنًا ، قم بتضمين الأهداف التي يمكن لمقاييسك قياسها.

الوعي بالعلامة التجارية

يعد الوعي بالعلامة التجارية أحد أصعب عناصر التسويق في القياس. فكر في الأمر. كيف تعرف من يعرف عن علامتك التجارية؟ وحتى إذا تعرف شخص ما على علامتك التجارية ، فهل سيتذكرونك؟

لحسن الحظ ، ساعد ظهور التكنولوجيا. بينما لا يمكنك رؤية أفكار الناس ، يمكنك على الأقل قياس مكان ظهور اسم علامتك التجارية هناك.

تتضمن بعض العناصر التي يمكنك الاطلاع عليها التغطية الإعلامية (تعرف على كيفية كتابة بيان صحفي لمزيد من المعلومات حول ذلك) وإحصاءات وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن يشمل ذلك الإشارة إلى شركتك والحدث على أي منصة ، بالإضافة إلى التفاعل مع مشاركاتك حول الحدث. كم عدد الأشخاص الذين أحبوا ذلك؟ هل أعيد تغريدها؟ كم مرة تم استخدام علامة التصنيف الخاصة بالحدث الخاص بك ، وكم مرة تم الإعجاب بهذه المنشورات؟

لا يأتي التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي بسهولة ، خاصة في المناسبات الصغيرة ، ولكنه شيء يمكنك قياسه!

مبيعات

قد تتاح لشركات B2C التي تستفيد من الرعاية والمعارض الفرصة لإجراء مبيعات على الفور. بعض شركات B2B قادرة أيضًا على القيام بذلك. غالبًا ما يعتمد على تكلفة العنصر. من السهل شراء المنتجات ذات السعر المنخفض في الحال ، خاصة وأن الأحداث غالبًا ما تبيع العناصر بسعر مخفض أو بعناصر إضافية مجانية.

في معرض تجاري أو معرض ، قد يكون لديك هدف إيرادات محدد تريد أن يحققه حدثك. لقد دفعت أموالًا لتكون هناك - تأكد من حصولك على أموال أكثر مما تدفعه!

يؤدي

ربما يكون العملاء مهتمين ولكن من غير المرجح أن يشتروا منتجك بين الحين والآخر. هذا عندما يلعب العملاء المحتملون دور الشركات B2B.

ليس كل شخص تقابله في حدث ما هو عميل محتمل. يمكن للحاضرين أن يحضروا إلى الكشك الخاص بك ، ويكتشفوا ما تفعلونه ، ثم يكتشفوا ما إذا كان منتجك حلاً قابلاً للتطبيق لعلامتهم التجارية أم لا. إذا كان الأمر كذلك ، فهم رائد. يمكنك الحصول على التفاصيل الخاصة بهم وبدء عملية البيع.

اتصالات جديدة

إذا كنت تمثل شركة B2C ، فقد لا تعتبر بالضرورة أن الجميع "عميل محتمل". يمكنك ببساطة إضافة جهات اتصال إلى قائمة أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني. هذا شيء آخر يمكنك قياسه.

الاجتماعات

يمكن حجز الاجتماعات عن طريق المبيعات ونجاح العملاء لكل من العملاء المحتملين والعملاء. هذا يوفر فرصة لبيع أو تجديد. حتى إذا لم تحدث التجديدات على الفور ، يمكن أن تكون الأحداث هي الوقت الوحيد الذي يلتقي فيه عملاؤك بممثل شركتك شخصيًا. هذا شيء جدير بالملاحظة!

الحاضرين

ما هي سعة المكان الخاص بك؟ إلى أي مدى تريد أن تكون ممتلئة؟ إذا كان حدثًا تم بيعه بالكامل من قبل ، فهل تريد القيام بذلك مرة أخرى؟ ضع في اعتبارك عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى حضور الحدث الخاص بك حتى تشعر "بالامتلاء" - يجب أن يكون هذا الحدث هو المكان المناسب لك!

مال

يمكن أن تكون ميزانيتك مرتبطة بالحضور. على الرغم من أن هذا ليس سبب قيامك بالتسويق للحدث ، إلا أنه هدف مهم. إذا كنت تتقاضى رسومًا مقابل التذاكر ، فمن المحتمل أن يكون كسر التعادل أحد أهداف التنفيذ الرئيسية. (يمكنك حتى تحقيق ربح!) إذا كنت ترغب في الاستمرار في القيام بالأحداث ، فإن البقاء في حدود الميزانية أمر أساسي!

إذا لم يحقق الحدث الخاص بك أرباحًا ، فلا تزال بحاجة إلى البقاء في حدود الميزانية. يمكن أن تصبح الأحداث مكلفة بسرعة!

الباعة والميزنة

لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً حتى تتراكم التكاليف. (خاصة إذا كنت تريد إضافة عامل "رائع" وجعل الحدث الخاص بك لا يُنسى!)

يمكن أن يسبب هذا غالبًا معظم الصداع عندما يتعلق الأمر بالتخطيط للحدث. لا يشعر المديرون بالإثارة أبدًا عندما تنفق أكثر مما خططوا! إنه حدث تحدٍ يعرفه المسوقون.

يتعلق جزء كبير من إعداد الميزانية بالموردين الذين تقوم بتعيينهم. هذه هي الشركات التي ستوفر منتجاتها وخدماتها لعملك. بصرف النظر عن اثنتين من أكبر التكاليف (المطاعم والبائعين) ، هناك الكثير من الإمدادات المحتملة الأخرى التي قد تحتاجها.

فيما يلي قائمة بالمنتجات والخدمات التي قد تحتاج إلى وضعها في الاعتبار لميزانيتك:

• متعهدو الطعام: الحضور ليسوا سعداء عندما يكونون جائعين.
• المصور: لعرض الحدث الخاص بك عبر الاتصالات الداخلية والخارجية بعد الحدث واستخدامها عند الترويج لحدثك في العام التالي.
• مصور الفيديو: مطلوب إذا كنت ترغب في مشاركة جلسات المتحدثين أو الأحداث البارزة على YouTube أو موقع الويب الخاص بك أو منصات الفيديو الأخرى. للأسف ، لن يعمل هاتف الكاميرا الخاص بك في هذه الحالة!
• الطابعة: يمكن أن يكون هذا ضروريًا لأي عدد من الأشياء ، بما في ذلك البرنامج أو مخططات الجلوس أو القائمة.
• شركة إدارة الأحداث: في حين أنه ليس مطلوبًا منهم إدارة حدث ما ، إذا كان لديك فريق صغير وحدث كبير ، فقد يكون ذلك ضرورة. إذا كنت تعمل مع شركة لإدارة الأحداث ، فتذكر أن الاتصال المنتظم ليس اختياريًا ، وهذه العملية تستغرق وقتًا أيضًا.
• المكان: المكان الذي يقام فيه الحدث الخاص بك! هذا أمر كبير وسأناقشه أكثر في القسم التالي.
• طاقم الحدث الإضافي: الأشخاص الذين تقوم بتعيينهم لمساعدتك في تنفيذ الحدث في اليوم.

غالبًا ما يتم ربط المكان والمطاعم معًا. سيتقاضى المكان رسومًا مقابل استخدام مساحته وقد يطلب منك شراء حزم الطعام والشراب الخاصة به. عند التخطيط للمؤتمرات ، أمضيت ساعات في إنشاء جداول بيانات تقارن التكاليف لكل شخص. أود أن أنظر إلى ثلاثة أرقام لكل مكان في قائمتنا المختصرة:

1. الحد الأدنى من تكلفة الطعام للفرد
2. الحد الأقصى لتكلفة الطعام - ما أرغب بشكل مثالي في توفيره لكل ضيف
3. متوسط ​​ما ورد أعلاه

بعد إجراء هذه الحسابات ، أضفنا بعد ذلك كل نقطة من نقاط السعر هذه إلى التكلفة الثابتة لتأجير المكان ونظرنا في العوامل الأخرى التي تؤثر على قرار مكان الحدث النهائي.

هذا عندما يستخدم المسوقون مهارات الرياضيات هذه!

إذا لم يكن لديك الكثير من الميزانية ، يمكن للشركاء والجهات الراعية المساعدة في تغطية هذه التكاليف. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك عميل به مساحة صالة. قد يسمح لك العميل باستخدام مساحته مقابل امتيازات الراعي في الحدث.

نصائح للعثور على بائعي الحدث

إذا لم تكن قد خططت لحدث من قبل وتحتاج إلى مصدر للموردين ، فهناك بعض الموارد التي يمكنك استخدامها:

1. تحقق من آراء الموردين المحليين . لا تريد توقيع عقد فقط لتجد أن الشخص لن يسلم في اليوم الذي تحتاج إليه. لم أوقع عقدًا أبدًا دون إجراء بحثي أولاً.
2. تحدث إلى شبكتك . إذا سألت بين زملاء العمل أو الأصدقاء ، فقد تتمكن من الحصول على توصية رائعة. يمكنك حتى طرح السؤال على أحد حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي وطلب اقتراحات. هناك أيضًا مجموعات تخطيط للأحداث على LinkedIn و Facebook حيث ستجد متخصصين في الأحداث ذوي خبرة على استعداد وراغبين في مساعدة بعضهم البعض.
3. اسأل مساحة الحدث للتوصيات . مكانك على دراية بباعة الأحداث القادمين إلى مساحته. ربما يتمتع فريقها بخبرة مع أولئك الذين يقومون بعمل جيد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان المورد قد ذهب إلى مساحة الحدث الخاصة بك من قبل ، فسوف يسهل تنفيذ الحدث الخاص بك. يجب ألا يضيع مورد الصوتيات والمرئيات (A / V) الخاص بك إذا كان هناك من قبل!
4. أحداث البحث التي حضرتها . إذا كنت قد حضرت مناسبات بنفسك وكان هناك مورد تحبه ، يمكنك أن تسأل عمن كان يعمل معه. طالما أنه ليس من منافسيك (من غير المحتمل أن تحضر أحداثهم على أي حال!) ، غالبًا ما يسعد الناس بمشاركة التوصيات.

كلما زاد عدد الأحداث التي تقوم بها ، ستعرف المزيد من الموردين. قد تحتاج إلى تغيير بعضها ، وسيصبح البعض الآخر منتظمًا!

لوجستيات تخطيط الأحداث

لا يمكنك إقامة حدث بدون وقت ومكان. إنه إلى حد كبير ما يجعله حدثًا. يمكن أن يكون تحديد اليوم والوقت والمكان مثل تجميع قطع الألغاز معًا.

مكبرات الصوت

مكبرات الصوت الخاصة بك هي عنصر آخر من عناصر اللغز. قد يكون لديك تاريخ ومكان الحدث الخاص بك مغلقين أولاً ثم مصدر مكبرات الصوت لاحقًا. بدلاً من ذلك ، يمكن أن يكون لديك متحدث معين يريد التحدث مع شركتك. بعد ذلك ، لا تحتاج فقط إلى العثور على موعد ضمن جدولهم المزدحم ، ولكنك تحتاج أيضًا إلى مكان متاح في ذلك اليوم أيضًا!

التاريخ و الوقت

عند النظر في التواريخ ، من المنطقي أن تكون على دراية بأي عطلات أو أحداث أخرى قد تمنع الناس من الحضور. بالإضافة إلى ذلك ، تحقق من الأحداث الأخرى التي تركز أيضًا على السوق المستهدف. على سبيل المثال ، إذا كان السوق المستهدف مليئًا بالمسوقين ، فتأكد من عدم وجود مؤتمر تسويق وطني في نفس عطلة نهاية الأسبوع!

إذا كان لديك بعض المرونة في موعدك ، فتحدث إلى الأماكن واسأل عما لديهم في إطار زمني معين. من يدري ، قد تتمكن من التفاوض على سعر أرخص خلال فترة بطيئة.

بمجرد أن تضع في اعتبارك عددًا قليلاً من الأماكن ، قم بالسير عبر المساحات والتعرف على الموظفين الذين سيديرون الحدث الخاص بك.

سيتأثر توفر المكان أيضًا بجدول الأعمال. تشمل العناصر التي يجب مراعاتها ما يلي:

• كم من الوقت تحتاجه للتسجيل؟
• ما هي المدة التي تريد أن يستمر فيها الحدث بأكمله؟
• إذا كان ليوم كامل ، كم عدد الجلسات ، وكم عدد الاستراحات بين الجلسات؟
• ما هي المدة التي تريد أن تعطيها لكل متحدث؟
• متى وكم من الوقت ستمنح الحاضرين للتواصل والاختلاط بالرعاة والاستمتاع بالطعام؟

فكر في المدة التي تريد منحها للحضور لكل عنصر من هذه العناصر. سيساعد هذا في تحديد المدة التي تحتاجها لاستئجار مكانك.

تقديم الطعام

في حين أن تقديم الطعام ليس هو السبب الذي يجعل الناس يحضرون الحدث الخاص بك ، إلا أنه يحدث فرقًا كبيرًا في نجاح الحدث. هل تعرف كلمة "جائع"؟ أحب هذه الكلمة لأنها حقيقية. الجياع ليسوا سعداء!

تحتاج إلى التأكد من أن ضيوفك ممتلئون من أجل كل من مصلحتهم ومصلحتك. أظهرت الدراسات أن مستويات التركيز تنخفض عندما يكون الناس جائعين. هذا يعني أنه لا يمكن للضيوف الحصول على القيمة الكاملة لحدثك إذا كانوا جائعين جدًا بحيث لا يمكنهم استيعاب كل ذلك!

بالإضافة إلى ذلك ، عندما يكون الناس جائعين ، فإن نظرتهم إلى الموقف تتأثر سلبًا. ليس سرا. لقد شعرت بذلك بنفسك! ومع كل الوقت والمال الذي تخصصه في هذا الحدث الخاص بك ، فإن الأمر يستحق الاستثمار في القليل من الطعام. من خلال القيام بذلك ، فإنك تجعل التجربة تجربة إيجابية. هذا يعني أن الناس سيرغبون في حضور مناسبتك القادمة أيضًا!

غالبًا ما يتوقع الناس الطعام أثناء فترات الراحة في حدث ليوم كامل. بغض النظر عن عدد المرات التي تقدم فيها الطعام ، لا يمكنني التأكيد على الحاجة إلى الشاي والقهوة بما فيه الكفاية! المؤتمرات مشغولة.

الحياة مزدحمة - الناس متعبون!

لقد ذهبت إلى الأحداث حيث ليس لدي وقت للحصول على فنجان من الشاي قبل الجلسة الأولى. لقد خرجت في الاستراحة الأولى ، مستعدًا لضربة الكافيين ، فقط لأجد طاولات الطعام فارغة. إنه أكبر حيوان أليف يزعجني. الشاي والقهوة ليسا تكلفة كبيرة ، والتعب يشبه الجوع تمامًا - لا يشعر الناس بالسعادة عندما يحتاجون إلى الكافيين!

كقاعدة عامة ، يجب أن تتناول الطعام متى وجد الكحول. هذا هو كونك مضيف مسؤول. أنت لا تريد أن تضع ضيوفك في موقف يشربون فيه على معدة فارغة.

لحسن الحظ ، إذا كنت ترعى حدثًا ما ، فعادة ما يكون تقديم الطعام أمرًا يمكنك إزالته من قائمتك! إذا كنت تستضيف حدثًا أكبر للمجتمع ، مثل مهرجان ، فقد ترغب في جلب بائعين مثل شاحنات الطعام. ثم يقوم الحاضرون بتغطية تكاليفهم الخاصة ، ودفع ثمن الطعام الذي يريدونه ولا شيء آخر.

العثور على المتحدثين الحدث

إذا كان الغرض الكامل من الحدث هو أن يتعلم الحاضرون من المتحدث ، فمن الأفضل أن يكون المتحدث جيدًا!

بغض النظر عما إذا كنت تدفع لمكبر الصوت الخاص بك أو يفعلون ذلك مجانًا ، فأنت تريد أن يقوم جميع مكبرات الصوت لديك بما يلي:

1. تتمتع بكل من المصداقية والسلطة . يعرف الشخص ما يتحدث عنه ، ولا شك في ذلك.
2. قدم مستوى معين من الكاريزما . أنت لا تريد أن يغفو الضيوف كما لو كان فصل التاريخ في الصف العاشر!
3. ركز المحتوى على الحاضرين - وليس على أنفسهم. المتحدث الخاص بك موجود لمنح ضيوفك قيمة ، وليس عرض ترويجي. يجب أن يكون هدفهم تقديم محتوى قيم لضيوفك.

المصداقية والسلطة

سلطة المتحدث الخاص بك لها تأثير مباشر على الحضور. الحصول على متحدث ملهم حصري سيجعل المزيد من الناس يرغبون في الحضور. مهما يكن الأمر ، عليك أن تسأل نفسك: "لماذا يجب أن يستمع الناس إلى هذا الشخص؟ ما الذي يجعل وجهة نظرهم الفريدة ذات قيمة؟ "

ربما هو عنوان رفيع المستوى. ربما يكون لديهم نتائج حملة ناجحة يمكنهم مشاركتها. يمكن للفرد التحدث في أحداث أخرى. قد يكون شخص ما قد فاز بجائزة أو أسس شركة.

مهما كان الأمر ، فأنت تريد شيئًا في السيرة الذاتية للمتحدث يثير اهتمام السوق المستهدف ويجعلهم يفكرون ، "أريد أن أسمع ما يقوله هذا الشخص!"

سلطة المتحدث الخاص بك لا تأتي من لقبهم وحده. ما الذي يجعل الشخص ذا مصداقية في الحديث عن موضوعك المحدد؟ ربما يكون من نافلة القول ، ولكن إذا كنت مسوقًا ، فلا أريد الاستماع إلى جلسة حول الإحصائيات من عالم الأحياء الدقيقة.

جاذبية

هل المتحدث الخاص بك متفاعل؟ هل يريد الناس الاستماع إليهم؟ إنها علامة رائعة إذا كان الناس يبتسمون ويضحكون أثناء العرض!

غالبًا ما يحضر الناس الأحداث ليحفزوا عملهم ويتحمسوا له. المتحدث الملهم حقًا هو الذي سيحقق ذلك ، والكاريزما هي جزء مما يلهمنا.

أحد المتحدثين الكاريزماتيين المفضلين لدي هو جون كيرون ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة System1 Group PLC (Brainjuicer سابقًا). سمعته يتحدث في مؤتمر المسوقين العالميين الذي استضافه الاتحاد العالمي للمعلنين. كان يرى جون أن الضيوف كانوا يشعرون بالقلق بعض الشيء (هناك وقت طويل فقط تريد الجلوس فيه على كرسي). فكيف تغلب عليها؟ من خلال حث الحاضرين على القيام بالموجة بالطبع! أيقظ هذا الناس عندما كانوا يحركون أجسادهم ويضحكون على مجموعة من المسوقين يقومون بالموجة في غرفة اجتماعات بالفندق.

محتوى قيم

قد يكون هذا الأخير صعبًا بعض الشيء. في بعض الأحيان يكون الشخص مرجعًا في هذا الموضوع لأنه ما تفعله أعمالهم. سيناقش المتحدثون بطبيعة الحال شركتهم الخاصة - والتي غالبًا ما تكون مصدر القصص لعرضهم التقديمي.

تحدث إلى المتحدث عن محتوى العرض مسبقًا. اجعل الموضوع والغرض واضحين تمامًا. قد تتمكن من العثور على مقطع فيديو على YouTube لهم وهم يتحدثون في حدث آخر. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك قياس نواياهم - وكم مرة يذكرون منتجهم الخاص!

الحفلة بدأت للتو

من المكان إلى الميزانية ، لقد فكرت الآن في النقاط الأساسية التي ستؤثر على تنفيذ الحدث الخاص بك. لقد قمت ببناء قاعدة إنشاء LEGO الخاص بك ، وأنت على استعداد لبدء الكرة في حدث أحلامك.

هل تتساءل كيف يمكنك نشر الخبر عن حدثك المخطط له بشكل مثالي؟ الغوص في عالم تسويق الأحداث لمعرفة المزيد.

نُشر هذا المقال في الأصل عام 2018. وقد تم تحديثه بمعلومات جديدة.