Cara Melaksanakan Acara Impian Anda: Kiat untuk Merencanakan Acara Seperti Pro

Jika Anda di sini, Anda mungkin memiliki gagasan tentang jenis acara yang ingin Anda laksanakan. Anda tinggal memilih beberapa opsi terakhir dan Anda perlu mengetahui beberapa detail lagi untuk membuat rencana akhir, atau Anda siap untuk mulai menggabungkan semuanya!

Cara terbaik untuk menangani daftar tugas cucian yang luas – dan tidak banyak waktu untuk melakukan tugas tersebut – adalah memiliki rencana serangan. Dan jika segala sesuatunya menjadi terlalu berlebihan, jangan takut untuk mengandalkan perangkat lunak perencanaan acara untuk mengotomatiskan cara Anda menyelesaikan semuanya!

Tapi tunggu! Di mana tepatnya Anda mulai? Dengan semua yang harus dilakukan mulai dari tempat hingga hiburan, makanan hingga mempromosikan acara Anda, dan semua garis waktu di antaranya, bagaimana Anda tahu harus mulai dari mana?

Komposer, konduktor, dan penulis Leonard Bernstein menyimpulkan perencanaan acara dan proses pemasaran dengan kutipan ini: “Untuk mencapai hal-hal hebat, diperlukan dua hal: rencana dan waktu yang tidak cukup.”

Perasaan yang sangat kita kenal: "Saya tidak punya cukup waktu!"

Dan, jika Anda telah merencanakan acara apa pun, Anda tahu itu adalah sesuatu yang dapat Anda kaitkan. (Jika ini adalah acara pertama Anda, jangan takut – saya berjanji semua yang ada di daftar tugas Anda akan terbayar pada akhirnya!)

Pikirkan kembali hari-hari Anda membangun LEGO. (Tidak ada salahnya jika itu kemarin!) Bentuk yang Anda buat untuk alas Anda menentukan keseluruhan konfigurasi kreasi Anda. Pertimbangkan dasar-dasar ini sebelum melakukan suatu acara. Kemudian, Anda akan memastikan bahwa Anda memahami apa yang terlibat dalam setiap jenis acara – sebelum Anda membuat komitmen yang tidak dapat Anda langgar.

Bagaimana mengidentifikasi kebutuhan acara Anda

Ada banyak alasan Anda dapat memilih untuk berpartisipasi dalam perencanaan acara. Ingat, meskipun acara sering kali menyenangkan atau mendidik, acara tersebut tetap harus bernilai. Anda dapat menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat acara yang luar biasa, tetapi jika itu tidak menguntungkan perusahaan Anda secara positif, mengapa Anda melakukannya?

Dalam kata-kata pembicara dan penulis bisnis terkenal Zig Ziglar:

“Saya tidak peduli berapa banyak kekuatan, kecemerlangan, atau energi yang Anda miliki; jika Anda tidak memanfaatkannya dan memfokuskannya pada target tertentu dan menahannya di sana, Anda tidak akan pernah mencapai sebanyak yang Anda bisa.

Jadi mari kita bicara tentang cara memfokuskan dan memanfaatkan kekuatan dan kecemerlangan acara Anda.

Mantra pemasaran favorit saya yang saya pelajari dari Bob Miller, yang merupakan Manajer Umum Pemasaran Toyota: "Apa yang dapat Anda ukur, dapat Anda kelola."

Lihatlah manfaat potensial dari pemasaran acara. Yang mana yang berlaku untuk acara Anda? Kemudian pikirkan tentang apa yang dapat Anda ukur secara nyata setelah acara dan item mana yang terkait dengan manfaat, atau hasil, yang ingin Anda capai. Item yang dapat Anda ukur dikenal sebagai metrik pemasaran.

Jika memungkinkan, sertakan sasaran yang dapat diukur oleh metrik Anda.

Kesadaran merek

Kesadaran merek adalah salah satu elemen pemasaran yang paling sulit diukur. Pikirkan tentang itu. Bagaimana Anda tahu siapa yang tahu tentang merek Anda? Dan bahkan jika seseorang mengenali merek Anda, akankah mereka mengingat Anda?

Untungnya, munculnya teknologi telah membantu. Meskipun Anda tidak dapat melihat pikiran orang, setidaknya Anda dapat mengukur di mana nama merek Anda beredar.

Beberapa elemen yang dapat Anda lihat meliputi liputan media (pelajari cara menulis siaran pers untuk informasi lebih lanjut tentang itu) dan statistik media sosial. Itu bisa termasuk penyebutan perusahaan Anda dan acara di platform apa pun, serta interaksi dengan postingan Anda tentang acara tersebut. Berapa banyak orang yang menyukainya? Apakah Anda di-retweet? Berapa kali tagar acara Anda digunakan, dan seberapa sering postingan tersebut disukai?

Pemasaran media sosial tidak datang dengan mudah, terutama di acara-acara kecil, tetapi itu adalah sesuatu yang dapat Anda ukur!

Penjualan

Perusahaan B2C yang memanfaatkan sponsor dan pameran mungkin memiliki peluang untuk melakukan penjualan di tempat. Beberapa perusahaan B2B juga dapat melakukan ini. Seringkali tergantung pada biaya barang. Produk dengan label harga lebih rendah lebih mudah dibeli di tempat, terutama karena acara sering kali menjual barang dengan diskon atau dengan bonus barang gratis.

Di pameran dagang atau pameran, Anda mungkin memiliki sasaran pendapatan tertentu yang ingin dicapai oleh acara Anda. Anda telah membayar untuk berada di sana – pastikan Anda mendapatkan lebih banyak uang daripada yang Anda keluarkan!

Memimpin

Mungkin pelanggan tertarik tetapi tidak mungkin membeli produk Anda saat itu juga. Ini adalah saat prospek berperan untuk perusahaan B2B.

Tidak semua orang yang Anda temui di suatu acara adalah pelanggan potensial. Seorang peserta dapat datang ke stan Anda, mencari tahu apa yang Anda lakukan, dan kemudian mencari tahu apakah produk Anda merupakan solusi yang layak untuk merek mereka atau tidak. Jika ya, mereka adalah petunjuk. Anda bisa mendapatkan detailnya dan memulai proses penjualan.

Kontak baru

Jika Anda adalah perusahaan B2C, Anda mungkin tidak menganggap semua orang sebagai "pemimpin". Anda bisa saja menambahkan kontak ke daftar alat pemasaran email Anda. Ini adalah hal lain yang dapat Anda ukur.

Rapat

Rapat dapat dipesan oleh penjualan dan kesuksesan pelanggan untuk prospek dan pelanggan. Hal ini memberikan kesempatan untuk upsell atau memperbaharui. Bahkan jika perpanjangan tidak terjadi di tempat, acara dapat menjadi satu-satunya saat ketika pelanggan Anda bertemu langsung dengan perwakilan perusahaan Anda. Itu sesuatu yang perlu diperhatikan!

Peserta

Berapa kapasitas tempat Anda? Seberapa penuh yang Anda inginkan? Jika ini adalah acara yang sebelumnya Anda jual habis, apakah Anda ingin melakukannya lagi? Ingatlah berapa banyak orang yang perlu menghadiri acara Anda agar terasa "penuh" - acara Anda harus menjadi tempat yang tepat!

Uang

Anggaran Anda dapat dikaitkan dengan kehadiran. Meskipun itu bukan alasan Anda melakukan pemasaran acara, itu adalah tujuan yang penting. Jika Anda mengenakan biaya untuk tiket, impas mungkin merupakan salah satu tujuan eksekusi utama Anda. (Anda bahkan bisa mendapat untung!) Jika Anda ingin terus mengadakan acara, tetap sesuai anggaran adalah kuncinya!

Jika acara Anda sendiri tidak menghasilkan pendapatan, Anda tetap harus tetap sesuai anggaran. Acara bisa menjadi mahal dengan cepat!

Vendor dan penganggaran

Tidak butuh waktu lama untuk menambah biaya. (Terutama jika Anda ingin menambahkan faktor “wow” dan membuat acara Anda berkesan!)

Ini sering kali dapat menyebabkan sakit kepala paling parah dalam hal perencanaan acara. Manajer tidak pernah senang ketika Anda membelanjakan lebih dari yang mereka rencanakan! Ini adalah tantangan yang biasa dihadapi pemasar acara.

Sebagian besar penganggaran berhubungan dengan vendor yang Anda pekerjakan. Ini adalah bisnis yang akan memasok produk dan layanan mereka untuk bisnis Anda. Selain dua biaya terbesar (katering dan vendor), ada banyak perlengkapan potensial lainnya yang mungkin Anda perlukan.

Berikut adalah daftar produk dan layanan yang mungkin perlu Anda pertimbangkan untuk anggaran Anda:

• Katering: peserta tidak senang saat mereka lapar.
• Fotografer: untuk menampilkan acara Anda melalui komunikasi internal dan eksternal setelah acara dan digunakan saat mempromosikan acara Anda di tahun berikutnya.
• Videografer: diperlukan jika Anda ingin membagikan sesi pembicara atau sorotan acara di YouTube, situs web Anda sendiri, atau platform video lainnya. Sayangnya, ponsel kamera Anda tidak akan berfungsi dalam situasi ini!
• Printer: ini diperlukan untuk banyak hal, termasuk program, bagan tempat duduk, atau menu.
• Perusahaan pengelola acara: meskipun mereka tidak diharuskan menjalankan acara, jika Anda memiliki tim kecil dan acara besar, mereka bisa menjadi kebutuhan. Jika Anda bekerja dengan perusahaan pengelola acara, ingatlah bahwa komunikasi reguler bukanlah pilihan, dan proses ini juga membutuhkan waktu.
• Tempat: tempat acara Anda diadakan! Ini yang besar, yang akan saya bahas lebih lanjut di bagian selanjutnya.
• Staf acara tambahan: orang yang Anda pekerjakan untuk membantu Anda melaksanakan acara pada hari itu.

Tempat dan katering sering diikat menjadi satu. Tempat tersebut akan mengenakan biaya untuk penggunaan ruangnya dan mungkin mengharuskan Anda untuk membeli paket makanan dan minumannya. Saat merencanakan konferensi, saya menghabiskan waktu berjam-jam membuat spreadsheet yang membandingkan biaya per orang. Saya akan melihat tiga nomor untuk setiap tempat di daftar pendek kami:

1. Biaya makanan minimum per orang
2. Biaya makanan maksimum – yang idealnya ingin saya sediakan untuk setiap tamu
3. Rata-rata dari dua di atas

Setelah melakukan perhitungan tersebut, kami kemudian menambahkan masing-masing titik harga tersebut ke biaya tetap sewa tempat dan melihat faktor lain yang mempengaruhi keputusan akhir tempat acara.

Ini adalah saat pemasar menggunakan keterampilan matematika itu untuk digunakan!

Jika Anda tidak memiliki banyak anggaran, mitra, dan sponsor dapat membantu menutupi biaya tersebut. Misalnya, Anda dapat memiliki pelanggan dengan ruang auditorium. Pelanggan mungkin mengizinkan Anda menggunakan ruangnya dengan imbalan hak istimewa sponsor di acara tersebut.

Tips untuk menemukan vendor acara

Jika Anda belum pernah merencanakan acara sebelumnya dan perlu mencari pemasok, ada beberapa sumber daya yang dapat Anda gunakan:

1. Periksa review dari pemasok lokal . Anda tidak ingin menandatangani kontrak hanya untuk menemukan orang tersebut tidak akan memberikan pada hari Anda membutuhkannya. Saya tidak pernah menandatangani kontrak tanpa melakukan penelitian terlebih dahulu.
2. Bicaralah dengan jaringan Anda . Jika Anda bertanya-tanya di antara rekan kerja atau teman, Anda mungkin bisa mendapatkan rekomendasi yang bagus. Anda bahkan dapat mengajukan pertanyaan di salah satu akun media sosial Anda dan meminta saran. Ada juga grup perencanaan acara di LinkedIn dan Facebook di mana Anda akan menemukan profesional acara berpengalaman yang siap dan bersedia membantu satu sama lain.
3. Tanyakan ruang acara untuk rekomendasi . Tempat Anda akrab dengan vendor acara yang datang ke tempatnya. Timnya mungkin memiliki pengalaman dengan mereka yang melakukan pekerjaan dengan baik. Plus, jika pemasok pernah ke ruang acara Anda sebelumnya, itu akan membuat pelaksanaan acara Anda lebih mudah. Pemasok audio-visual (A/V) Anda tidak akan tersesat jika mereka pernah ke sana sebelumnya!
4. Acara penelitian yang pernah Anda hadiri . Jika Anda sendiri pernah menghadiri acara dan ada pemasok yang Anda sukai, Anda dapat bertanya dengan siapa mereka bekerja. Selama itu bukan pesaing Anda (toh Anda kemungkinan besar tidak akan menghadiri acara mereka!), orang sering kali dengan senang hati berbagi rekomendasi.

Semakin banyak acara yang Anda lakukan, semakin banyak pemasok yang akan Anda kenal. Beberapa mungkin perlu Anda ubah, dan yang lainnya akan menjadi kebiasaan Anda!

Logistik perencanaan acara

Anda tidak dapat mengadakan acara tanpa waktu dan tempat. Cukup banyak yang membuatnya menjadi sebuah acara. Menentukan hari, waktu, dan tempat bisa seperti menyusun potongan puzzle.

Pembicara

Pembicara Anda adalah elemen teka-teki lainnya. Anda mungkin telah mengunci tanggal dan tempat acara Anda terlebih dahulu dan kemudian sumber pembicara nanti. Alternatifnya, Anda dapat memiliki pembicara khusus yang ingin berbicara dengan perusahaan Anda. Kemudian, Anda tidak hanya perlu menemukan tanggal dalam jadwal sibuk mereka, tetapi Anda juga memerlukan tempat yang tersedia pada hari itu juga!

Tanggal dan waktu

Saat melihat tanggal, masuk akal untuk mengetahui hari libur atau acara lain yang mungkin membuat orang tidak hadir. Selain itu, cek juga event-event lain yang fokus pada target pasar Anda. Misalnya, jika target pasar Anda penuh dengan pemasar, pastikan tidak ada konferensi pemasaran nasional di akhir pekan yang sama!

Jika Anda memiliki fleksibilitas untuk kencan Anda, bicarakan dengan tempat dan tanyakan apa yang mereka miliki dalam jangka waktu tertentu. Siapa tahu, Anda mungkin bisa menegosiasikan tarif yang lebih murah selama periode yang lambat.

Setelah Anda memikirkan beberapa tempat, telusuri ruangan dan temui anggota staf yang akan mengelola acara Anda.

Ketersediaan tempat juga akan dipengaruhi oleh agenda. Item yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk pendaftaran?
• Berapa lama Anda ingin seluruh acara berjalan?
• Jika untuk satu hari penuh, berapa banyak sesi yang akan Anda miliki, dan berapa banyak jeda antar sesi?
• Berapa lama Anda ingin memberikan setiap pembicara untuk mempresentasikan?
• Kapan dan berapa banyak waktu yang akan Anda berikan kepada peserta untuk berjejaring, berbaur dengan sponsor, dan menikmati katering?

Pikirkan tentang berapa lama Anda ingin memberi peserta untuk setiap item ini. Ini akan membantu menentukan berapa lama Anda perlu menyewa ruang tempat Anda.

Katering

Meskipun katering bukanlah alasan orang datang ke acara Anda, hal itu membuat perbedaan besar dalam kesuksesan acara. Apakah Anda tahu kata "hangry"? Saya suka kata itu karena itu sangat benar. Orang lapar bukanlah orang yang bahagia!

Anda perlu memastikan tamu Anda kenyang untuk kepentingan mereka dan Anda sendiri. Penelitian telah menunjukkan bahwa tingkat fokus turun ketika orang lapar. Ini berarti tamu tidak bisa mendapatkan nilai penuh dari acara Anda jika mereka terlalu lapar untuk menikmati semuanya!

Plus, ketika orang lapar, pandangan mereka terhadap suatu situasi terpengaruh secara negatif. Bukan rahasia lagi; Anda sendiri sudah merasakannya! Dan dengan semua waktu dan uang yang Anda masukkan ke dalam acara Anda, ada baiknya berinvestasi dalam sedikit makanan. Dengan melakukan itu, Anda menjadikan pengalaman itu positif. Itu berarti orang juga ingin datang ke acara Anda berikutnya!

Orang sering mengharapkan makanan saat istirahat di acara sehari penuh. Terlepas dari seberapa sering Anda memberi makanan, saya tidak bisa cukup menekankan perlunya teh dan kopi! Konferensi sibuk.

Hidup ini sibuk – orang-orang lelah!

Saya pernah ke acara di mana saya tidak punya waktu untuk minum teh sebelum sesi pertama. Saya keluar pada jam istirahat pertama, siap untuk minuman berkafein, hanya untuk menemukan meja katering kosong. Ini kencing hewan peliharaan terbesar saya. Teh dan kopi bukanlah biaya yang besar, dan lelah sama seperti lapar – orang tidak senang saat mereka membutuhkan kafein!

Sebagai aturan praktis, Anda harus makan setiap kali ada alkohol. Itulah menjadi tuan rumah yang bertanggung jawab. Anda tidak ingin menempatkan tamu Anda dalam situasi di mana mereka minum dengan perut kosong.

Untungnya, jika Anda mensponsori suatu acara, katering biasanya merupakan sesuatu yang dapat Anda hilangkan dari daftar Anda! Jika Anda menyelenggarakan acara yang lebih besar untuk komunitas, seperti festival, Anda mungkin ingin mendatangkan vendor seperti truk makanan. Kemudian peserta menanggung biaya mereka sendiri, membayar makanan yang mereka inginkan dan tidak ada yang lain.

Menemukan pembicara acara

Jika seluruh tujuan acara Anda adalah agar peserta belajar dari seorang pembicara, pembicara Anda sebaiknya menjadi pembicara yang baik!

Terlepas dari apakah Anda membayar speaker Anda atau mereka melakukannya secara gratis, Anda ingin semua speaker Anda:

1. Memiliki kredibilitas dan otoritas . Orang itu tahu apa yang mereka bicarakan, tidak diragukan lagi.
2. Tawarkan tingkat karisma tertentu . Anda tidak ingin tamu tertidur seperti kelas sejarah kelas 10 Anda!
3. Fokuskan konten pada peserta – bukan diri mereka sendiri. Pembicara Anda ada untuk memberikan nilai kepada tamu Anda, bukan promosi penjualan. Tujuan mereka harus menyediakan konten yang berharga untuk tamu Anda.

Kredibilitas dan otoritas

Otoritas pembicara Anda berdampak langsung pada kehadiran. Mendapatkan pembicara inspiratif eksklusif akan membuat lebih banyak orang ingin hadir. Apa pun yang terjadi, Anda perlu bertanya pada diri sendiri: “Mengapa orang harus mendengarkan orang ini? Apa yang membuat sudut pandang unik mereka berharga?”

Mungkin itu adalah gelar tingkat tinggi. Mungkin mereka memiliki hasil kampanye yang sukses yang dapat mereka bagikan. Orang tersebut bisa saja berbicara di acara lain. Seseorang mungkin telah memenangkan penghargaan atau mendirikan perusahaan.

Apa pun itu, Anda menginginkan sesuatu di bio speaker yang menarik minat target pasar Anda dan membuat mereka berpikir, "Saya ingin mendengar apa yang dikatakan orang ini!"

Otoritas pembicara Anda tidak hanya berasal dari gelar mereka. Apa yang membuat orang tersebut kredibel untuk berbicara tentang topik spesifik Anda? Mungkin sudah jelas, tetapi jika saya seorang pemasar, saya tidak ingin mendengarkan sesi tentang statistik dari ahli mikrobiologi.

Karisma

Apakah speaker Anda menarik? Apakah orang mau mendengarkan mereka? Merupakan pertanda bagus jika orang-orang tersenyum dan tertawa selama presentasi!

Orang sering menghadiri acara untuk termotivasi dan bersemangat tentang pekerjaan mereka. Seorang pembicara yang benar-benar inspiratif akan mewujudkannya, dan karisma adalah bagian dari apa yang menginspirasi kita.

Salah satu pembicara karismatik favorit saya adalah John Kearon, Pendiri dan CEO System1 Group PLC (sebelumnya Brainjuicer). Saya mendengar dia berbicara di Global Marketer Conference yang diselenggarakan oleh The World Federation of Advertisers. John dapat melihat para tamu menjadi sedikit gelisah (hanya ada waktu lama Anda ingin duduk di kursi). Lalu bagaimana dia mengatasinya? Dengan mengajak peserta melakukan wave, tentunya! Ini membangunkan orang-orang saat mereka menggerakkan tubuh mereka dan berbagi tawa pada sekelompok pemasar yang melakukan gelombang di ruang konferensi hotel.

Konten yang berharga

Yang terakhir bisa sedikit rumit. Kadang-kadang seseorang adalah otoritas pada subjek karena itulah yang dilakukan bisnis mereka. Pembicara secara alami akan mendiskusikan perusahaan mereka sendiri – yang seringkali menjadi sumber cerita untuk presentasi mereka.

Bicaralah dengan pembicara tentang konten presentasi sebelumnya. Perjelas topik dan tujuannya. Anda mungkin dapat menemukan video YouTube tentang mereka berbicara di acara lain. Jika demikian, Anda dapat mengukur niat mereka – dan berapa kali mereka menyebutkan produk mereka sendiri!

Pesta baru saja dimulai

Dari tempat hingga anggaran, Anda sekarang telah mempertimbangkan poin utama yang akan memengaruhi pelaksanaan acara Anda. Anda telah membangun dasar kreasi LEGO Anda, dan Anda siap untuk memulai acara impian Anda.

Ingin tahu bagaimana Anda bisa menyebarkan berita tentang acara yang direncanakan dengan sempurna? Selami dunia pemasaran acara untuk mempelajari lebih lanjut.

Artikel ini awalnya diterbitkan pada tahun 2018. Telah diperbarui dengan informasi baru.