Hayalinizdeki Etkinliği Nasıl Gerçekleştirebilirsiniz: Bir Profesyonel Gibi Etkinlik Planlamaya Yönelik İpuçları

Buradaysanız, muhtemelen ne tür bir olay gerçekleştirmek istediğinize dair bir fikriniz vardır. Ya son birkaç seçeneğe kaldınız ve son planı yapmak için birkaç ayrıntıyı daha bilmeniz gerekiyor ya da parçaları bir araya getirmeye hazırsınız!

Kapsamlı bir görev listesiyle başa çıkmanın en iyi yolu - ve bu görevleri yapmak için bir ton zaman değil - bir saldırı planına sahip olmaktır. Ve işler biraz fazla bunaltıcı olursa, her şeyi nasıl yapacağınızı otomatikleştirmek için etkinlik planlama yazılımına güvenmekten korkmayın!

Fakat bekle! Tam olarak nereden başlıyorsunuz? Mekandan eğlenceye, yemekten etkinliğinizin tanıtımına kadar yapılacak her şey ve aradaki tüm zaman çizelgeleri ile nereden başlayacağınızı nasıl bilirsiniz?

Besteci, orkestra şefi ve yazar Leonard Bernstein, etkinlik planlama ve pazarlama sürecini şu alıntıyla özetledi: "Harika şeyler başarmak için iki şeye ihtiyaç vardır: bir plan ve yeterli zaman değil."

Bu hepimizin çok aşina olduğu bir duygu: “Yeterli zamanım yok!”

Ve herhangi bir etkinlik planladıysanız, bunun ilişki kurabileceğiniz bir şey olduğunu bilirsiniz. (Bu sizin ilk etkinliğinizse, korkmayın - yapılacaklar listenizdeki her şeyin sonunda karşılığını alacağınıza söz veriyorum!)

LEGO yapım günlerinizi düşünün. (Dün olsaydı utanılacak bir şey yok!) Kaideniz için yaptığınız şekil, eserinizin tüm konfigürasyonunu belirler. Bir etkinliğe katılmadan önce bu temel bilgileri göz önünde bulundurun. Ardından, bozamayacağınız bir taahhütte bulunmadan önce, her bir olay türünün neleri kapsadığını anladığınızdan emin olacaksınız.

Etkinlik ihtiyaçlarınızı nasıl belirleyebilirsiniz?

Etkinlik planlamasına katılmayı seçebileceğiniz birçok neden var. Etkinliklerin genellikle eğlenceli veya eğitici olmasına rağmen yine de bir değeri olması gerektiğini unutmayın. Harika bir etkinlik oluşturmak için sonsuz saatler harcayabilirsiniz, ancak bu şirketinize olumlu bir fayda sağlamayacaksa, bunu neden yapıyorsunuz?

Ünlü iş konuşmacısı ve yazar Zig Ziglar'ın sözleriyle:

“Ne kadar güce, parlaklığa veya enerjiye sahip olduğun umurumda değil; onu kullanmaz, belirli bir hedefe odaklamaz ve orada tutmazsanız, yeteneğinizin gerektirdiği kadarını asla başaramazsınız.”

Öyleyse, etkinliğinizin gücünü ve parlaklığını nasıl odaklayacağınız ve kullanacağınız hakkında konuşalım.

Toyota'nın Pazarlamadan Sorumlu Genel Müdürü olan Bob Miller'dan öğrendiğim en sevdiğim pazarlama mantrası: "Neyi ölçebilirsen, yönetebilirsin."

Etkinlik pazarlamasının potansiyel faydalarına bakın. Etkinliğiniz için hangileri geçerli? Ardından, etkinlikten sonra neyi somut olarak ölçebileceğinizi ve bu öğelerden hangilerinin elde etmek istediğiniz faydalar veya sonuçlarla ilgili olduğunu düşünün. Ölçebileceğiniz bu öğeler, pazarlama ölçütleri olarak bilinir.

Mümkün olduğunda, ölçümlerinizin ölçebileceği hedefleri ekleyin.

Marka bilinirliği

Marka bilinirliği, ölçülmesi en zor pazarlama unsurlarından biridir. Bunu düşün. Markanızı kimin bildiğini nasıl anlarsınız? Ve birisi markanızı tanısa bile sizi hatırlayacak mı?

Neyse ki, teknolojinin yükselişi yardımcı oldu. İnsanların düşüncelerini göremeseniz de, en azından marka adınızın orada nerelere vardığını ölçebilirsiniz.

Bakabileceğiniz bazı unsurlar arasında medya kapsamı (bunun hakkında daha fazla bilgi için nasıl basın bülteni yazılacağını öğrenin) ve sosyal medya istatistikleri yer alır. Bu, herhangi bir platformda şirketinizden ve etkinlikten bahsetmenin yanı sıra etkinlikle ilgili gönderilerinizle etkileşimi içerebilir. Kaç kişi beğendi? Retweetlendin mi? Etkinlik etiketiniz kaç kez kullanıldı ve bu gönderiler ne sıklıkla beğenildi?

Sosyal medya pazarlaması, özellikle küçük etkinliklerde kolay yapılmaz, ancak ölçebileceğiniz bir şeydir!

Satış

Sponsorluklardan ve fuarlardan yararlanan B2C firmaları yerinde satış yapma imkanına sahip olabilir. Bazı B2B şirketleri de bunu yapabilmektedir. Genellikle öğenin maliyetine bağlıdır. Özellikle etkinlikler genellikle indirimli veya ücretsiz bonuslu ürünler sattığından, daha düşük fiyat etiketine sahip ürünleri yerinde satın almak daha kolaydır.

Bir ticaret fuarında veya fuarda, etkinliğinizin ulaşmasını istediğiniz belirli bir gelir hedefiniz olabilir. Orada olmak için para ödediniz – harcadığınızdan daha fazla para kazandığınızdan emin olun!

Talepler

Belki müşteriler ilgilenir, ancak ürününüzü o anda ve orada satın alma olasılığı düşüktür. Bu, B2B şirketleri için olası satışların devreye girdiği zamandır.

Bir etkinlikte tanıştığınız herkes potansiyel bir müşteri değildir. Bir katılımcı standınıza gelebilir, ne yaptığınızı öğrenebilir ve ardından ürününüzün markaları için uygun bir çözüm olup olmadığını öğrenebilir. Eğer öyleyse, onlar bir liderdir. Detaylarını alabilir ve satış sürecini başlatabilirsiniz.

Yeni kişiler

Bir B2C şirketiyseniz, herkesi mutlaka "lider" olarak görmeyebilirsiniz. E-posta pazarlama aracı listenize kişileri ekliyor olabilirsiniz. Bu, ölçebileceğiniz başka bir şeydir.

Toplantılar

Toplantılar, hem potansiyel müşteriler hem de müşteriler için satış ve müşteri başarısına göre rezerve edilebilir. Bu, ek satış veya yenileme fırsatı sağlar. Yenilemeler anında gerçekleşmese bile, müşterilerinizin şirket temsilcinizle yüz yüze görüştüğü tek zaman etkinlikler olabilir. Bu kayda değer bir şey!

katılımcılar

Mekanınızın kapasitesi nedir? Ne kadar dolu olmasını istiyorsun? Daha önce biletleri tükenen bir etkinlikse, bunu tekrar yapmak ister misiniz? "Dolu" hissetmek için etkinliğinize kaç kişinin katılması gerektiğini unutmayın - etkinliğiniz olması gereken yer olmalı!

Para

Bütçeniz katılımla ilgili olabilir. Etkinlik pazarlaması yapmanızın nedeni bu olmasa da önemli bir hedeftir. Biletler için ücret alıyorsanız, başa baş başa çıkmak muhtemelen ana yürütme hedeflerinizden biridir. (Kar bile edebilirsiniz!) Etkinlikler yapmaya devam etmek istiyorsanız, bütçeyi aşmamak çok önemlidir!

Etkinliğinizin kendisi gelir getirmiyorsa yine de bütçeyi aşmamanız gerekir. Etkinlikler hızla pahalılaşabilir!

Satıcılar ve bütçeleme

Maliyetlerin artması uzun sürmez. (Özellikle bir “vay” faktörü eklemek ve etkinliğinizi unutulmaz kılmak istiyorsanız!)

Bu, etkinlik planlaması söz konusu olduğunda çoğu zaman baş ağrısına neden olabilir. Planladıklarından daha fazla harcama yaptığınızda yöneticiler asla heyecanlanmazlar! Bu, pazarlamacıların aşina olduğu bir meydan okuma etkinliğidir.

Bütçelemenin büyük bir kısmı, işe aldığınız satıcılarla ilgilidir. Bunlar, işletmeniz için ürün ve hizmetlerini tedarik edecek işletmelerdir. En büyük maliyetlerden ikisi (yemek ve satıcılar) dışında, ihtiyaç duyabileceğiniz çok sayıda başka potansiyel malzeme vardır.

Bütçeniz için dikkate almanız gerekebilecek ürün ve hizmetlerin bir listesi:

• İkramcılar: katılımcılar aç olduklarında mutlu olmazlar.
• Fotoğrafçı: etkinliğinizi etkinlik sonrası dahili ve harici iletişimlerde sergilemek ve ertesi yıl etkinliğinizi tanıtırken kullanmak için.
• Kameraman: YouTube'da, kendi web sitenizde veya diğer video platformlarında konuşmacı oturumlarını veya etkinlik özetlerini paylaşmak istiyorsanız gereklidir. Ne yazık ki, kameralı telefonunuz bu durumda işe yaramaz!
• Yazıcı: Bu, program, oturma çizelgeleri veya bir menü dahil herhangi bir sayıda şey için gerekli olabilir.
• Etkinlik yönetimi şirketi: Bir etkinliği yürütmek zorunda olmasalar da, küçük bir ekibiniz ve büyük bir etkinliğiniz varsa, bir zorunluluk olabilirler. Bir etkinlik yönetim şirketi ile çalışıyorsanız, düzenli iletişimin isteğe bağlı olmadığını ve bu sürecin de zaman aldığını unutmayın.
• Mekan: etkinliğinizin düzenlendiği yer! Bu, bir sonraki bölümde daha fazla tartışacağım büyük bir sorun.
• Ek etkinlik personeli: Etkinliği o gün gerçekleştirmenize yardımcı olması için işe aldığınız kişiler.

Mekan ve ikram genellikle birbirine bağlıdır. Mekan, alanının kullanımı için ücret alacak ve yiyecek ve içecek paketlerini satın almanızı gerektirebilir. Konferansları planlarken, kişi başına maliyetleri karşılaştıran elektronik tablolar oluşturmak için saatler harcadım. Kısa listemizdeki her mekan için üç numaraya bakardım:

1. Kişi başı asgari yemek maliyeti
2. Maksimum yemek maliyeti – her konuğa sunmaktan en çok hoşlanacağım şey
3. Yukarıdaki ikisinin ortalaması

Bu hesaplamaları yaptıktan sonra, bu fiyat noktalarının her birini mekan kiralamanın sabit maliyetine ekledik ve nihai etkinlik mekanı kararını etkileyen diğer faktörlere baktık.

Bu, pazarlamacıların bu matematik becerilerini kullanmaya başladığı zamandır!

Fazla bir bütçeniz yoksa, ortaklar ve sponsorlar bu maliyetlerin karşılanmasına yardımcı olabilir. Örneğin, salonu olan bir müşteriniz olabilir. Müşteri, etkinlikte sponsor ayrıcalıkları karşılığında kendi alanını kullanmanıza izin verebilir.

Etkinlik satıcılarını bulmak için ipuçları

Daha önce bir etkinlik planlamadıysanız ve tedarikçilere ihtiyacınız varsa, kullanabileceğiniz birkaç kaynak vardır:

1. Yerel tedarikçilerin incelemelerini kontrol edin . Sadece kişinin ihtiyaç duyduğunuz gün teslim etmeyeceğini bulmak için bir sözleşme imzalamak istemezsiniz. Araştırma yapmadan asla sözleşme imzalamam.
2. Ağınızla konuşun . İş arkadaşlarınız veya arkadaşlarınız arasında sorarsanız, harika bir öneri alabilirsiniz. Hatta soruyu sosyal medya hesaplarınızdan birine sorabilir ve öneriler isteyebilirsiniz. Ayrıca LinkedIn ve Facebook'ta birbirine yardım etmeye hazır ve istekli deneyimli etkinlik profesyonellerini bulabileceğiniz etkinlik planlama grupları da vardır.
3. Etkinlik alanından öneriler isteyin . Mekanınız, alanına gelen etkinlik satıcılarına aşinadır. Ekibi muhtemelen iyi iş çıkaranlarla deneyime sahiptir. Ayrıca, tedarikçi etkinlik alanınıza daha önce gelmişse, etkinliğinizin yürütülmesini kolaylaştıracaktır. Görsel-işitsel (A/V) tedarikçiniz daha önce oradaysa kaybolmamalı!
4. Katıldığınız etkinlikleri araştırın . Etkinliklere kendiniz katıldıysanız ve sevdiğiniz bir tedarikçi varsa, kiminle çalıştığını sorabilirsiniz. Bu sizin rekabetiniz olmadığı sürece (zaten onların etkinliklerine katılma olasılığınız çok yüksek değildir!), insanlar genellikle tavsiyelerini paylaşmaktan mutlu olurlar.

Ne kadar çok etkinlik yaparsanız, o kadar çok tedarikçi tanıyacaksınız. Bazılarını değiştirmeniz gerekebilir ve diğerleri müdaviminiz olacak!

Etkinlik planlama lojistiği

Zamanı ve yeri olmayan bir etkinlik olamaz. Onu bir olay yapan şey hemen hemen budur. Günü, saati ve yeri belirlemek yapboz parçalarını bir araya getirmek gibi olabilir.

Konuşmacılar

Hoparlörleriniz yapbozun başka bir unsurudur. Önce etkinlik tarihinizi ve mekanınızı, ardından konuşmacıları daha sonra kaynak olarak kilitlemiş olabilirsiniz. Alternatif olarak, şirketinizle konuşmak isteyen belirli bir konuşmacınız olabilir. O halde, onların yoğun programı içinde bir randevu bulmakla kalmayıp, aynı zamanda o gün müsait bir mekana da ihtiyacınız var!

Tarih ve saat

Tarihlere bakarken, insanların katılmasını engelleyebilecek herhangi bir tatilin veya diğer etkinliklerin farkında olmak mantıklıdır. Ayrıca, hedef pazarınıza odaklanan diğer etkinlikleri de kontrol edin. Örneğin, hedef pazarınız pazarlamacılarla doluysa, aynı hafta sonu ulusal bir pazarlama konferansı olmadığından emin olun!

Randevunuz için biraz esnekliğiniz varsa, mekanlarla konuşun ve belirli bir zaman dilimi içinde neleri olduğunu sorun. Kim bilir, yavaş bir dönemde daha ucuz bir fiyat için pazarlık yapabilirsiniz.

Aklınızda birkaç yer olduğunda, alanları gezin ve etkinliğinizi yönetecek personelle tanışın.

Mekan müsaitliği de gündemden etkilenecektir. Dikkate alınması gereken öğeler şunları içerir:

• Kayıt için ne kadar zamana ihtiyacınız var?
• Tüm etkinliğinizin ne kadar sürmesini istiyorsunuz?
• Tüm gün içinse, kaç seansınız olacak ve seanslar arasında kaç mola vereceksiniz?
• Her konuşmacıya sunum yapması için ne kadar süre vermek istiyorsunuz?
• Katılımcılara ağ kurmaları, sponsorlarla kaynaşmaları ve ikramların tadını çıkarmaları için ne zaman ve ne kadar zaman tanıyacaksınız?

Bu öğelerin her biri için katılımcılara ne kadar süre vermek istediğinizi düşünün. Bu, mekan alanınızı ne kadar süreyle kiralamanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.

yemek servisi

İnsanların etkinliğinize gelme nedeni yemek değil, etkinliğin başarısında büyük bir fark yaratıyor. "Açmak" kelimesini biliyor musun? Bu sözü seviyorum çünkü çok doğru. Aç insanlar mutlu insanlar değildir!

Misafirlerinizin hem onların hem de sizin iyiliğiniz için tok olduğundan emin olmalısınız. Çalışmalar, insanlar açken odaklanma seviyelerinin düştüğünü göstermiştir. Bu, misafirlerin hepsini alamayacak kadar aç olmaları durumunda etkinliğinizin tam değerini alamayacakları anlamına gelir!

Ayrıca, insanlar aç olduklarında, bir duruma bakış açıları olumsuz etkilenir. Bu bir sır değil; kendin hissettin! Ve etkinliğinize harcadığınız tüm zaman ve parayla, biraz yiyeceğe yatırım yapmaya değer. Bunu yaparak, deneyimi olumlu hale getirirsiniz. Bu, insanların bir sonraki etkinliğinize de gelmek isteyeceği anlamına gelir!

İnsanlar genellikle tam günlük bir etkinlikte molalarda yiyecek bekler. Ne sıklıkta yemek verirseniz verin, çay ve kahve ihtiyacını ne kadar vurgulasam azdır! Konferanslar yoğun.

Hayat meşgul - insanlar yorgun!

İlk seanstan önce bir bardak çay içmeye vaktim olmadığı etkinliklerde bulundum. İlk molada kafein atışımı yapmaya hazır olarak dışarı çıktım, ancak yemek masalarını boş buldum. Bu benim en büyük evcil hayvanım. Çay ve kahve büyük bir maliyet değildir ve yorgun olmak tıpkı aç kalmak gibidir - insanlar kafeine ihtiyaç duyduklarında mutlu olmazlar!

Genel bir kural olarak, alkolün olduğu her yerde yemek yemelisiniz. Sorumlu bir ev sahibi olmak budur. Misafirlerinizi aç karnına içtikleri bir duruma sokmak istemezsiniz.

Neyse ki, bir etkinliğe sponsor oluyorsanız, yemek hizmeti genellikle listenizden çıkarabileceğiniz bir şeydir! Festival gibi topluluk için daha büyük bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, yemek kamyonları gibi satıcıları getirmek isteyebilirsiniz. Daha sonra katılımcılar kendi masraflarını karşılar, istedikleri yemeği öderler, başka bir şey yapmazlar.

Etkinlik konuşmacılarını bulma

Etkinliğinizin tüm amacı katılımcıların bir konuşmacıdan bir şeyler öğrenmesiyse, konuşmacınız iyi olsa iyi olur!

Konuşmacınıza para ödüyor olsanız da, bunu ücretsiz yapsalar da, tüm konuşmacılarınızın şunları yapmasını istersiniz:

1. Hem inandırıcılığa hem de otoriteye sahip olun . Kişi ne hakkında konuştuğunu biliyor, buna şüphe yok.
2. Belirli bir düzeyde karizma sunun . Konukların sanki 10. sınıf tarih dersinizmiş gibi uyuyakalmasını istemezsiniz!
3. İçeriği katılımcılara odaklayın – kendilerine değil. Konuşmacınız, satış konuşması için değil, konuklarınıza değer vermek için oradadır. Amaçları, misafirleriniz için değerli içerik sağlamak olmalıdır.

Güvenilirlik ve otorite

Konuşmacınızın otoritesinin katılım üzerinde doğrudan bir etkisi vardır. Özel bir ilham verici konuşmacı almak, daha fazla insanın katılmak istemesini sağlayacaktır. Ne olursa olsun kendinize şunu sormalısınız: “İnsanlar bu kişiyi neden dinlesin? Onların eşsiz bakış açısını değerli kılan nedir?”

Belki de üst düzey bir unvandır. Belki de paylaşabilecekleri başarılı bir kampanyanın sonuçlarına sahiptirler. Kişi başka etkinliklerde konuşabilirdi. Birisi ödül kazanmış veya şirket kurmuş olabilir.

Her ne ise, konuşmacı biyografisinde hedef pazarınızın ilgisini çeken ve "Bu kişinin ne söyleyeceğini duymak istiyorum!"

Konuşmacınızın otoritesi yalnızca başlığından gelmez. Belirli bir konuda konuşması için kişiyi güvenilir kılan nedir? Muhtemelen söylemeye gerek yok, ama eğer bir pazarlamacıysam, bir mikrobiyoloğun istatistiklerle ilgili bir oturumunu dinlemek istemem.

Karizma

Konuşmacınız ilgi çekici mi? İnsanlar onları dinlemek istiyor mu? Sunum sırasında insanların gülümsemesi ve gülmesi harika bir işarettir!

İnsanlar genellikle işleri hakkında motive olmak ve heyecanlanmak için etkinliklere katılırlar. Gerçekten ilham verici bir konuşmacı bunu gerçekleştirecektir ve karizma bize ilham veren şeyin bir parçasıdır.

En sevdiğim karizmatik konuşmacılardan biri, System1 Group PLC'nin (eski adıyla Brainjuicer) Kurucusu ve CEO'su John Kearon'dur. Dünya Reklamverenler Federasyonu'nun ev sahipliğinde düzenlenen Küresel Pazarlamacılar Konferansı'nda konuştuğunu duydum. John, misafirlerin biraz kıpır kıpır olduğunu görebiliyordu (sadece bir sandalyede oturmak isteyeceğiniz kadar uzun süre var). Peki nasıl üstesinden geldi? Katılımcıların dalgayı yapmasını sağlayarak, tabii ki! Bu, insanları vücutlarını hareket ettirirken uyandırdı ve bir otel konferans odasında dalga yapan bir grup pazarlamacıya güldü.

değerli içerik

Sonuncusu biraz zor olabilir. Bazen bir kişi, kendi işinin yaptığı şey olduğu için bu konuda bir otoritedir. Konuşmacılar doğal olarak kendi şirketlerini tartışacaklar - ki bu genellikle sunumları için hikayelerin kaynağı.

Konuşmacı ile sunum içeriği hakkında önceden konuşun. Konuyu ve amacı netleştirin. Başka bir etkinlikte konuşurken çekilmiş bir YouTube videosunu bulabilirsiniz. Eğer öyleyse, niyetlerini ve kendi ürünlerinden kaç kez bahsettiklerini ölçebilirsiniz!

Parti yeni başladı

Artık mekandan bütçeye kadar, etkinlik yürütmenizi etkileyecek ana noktaları düşündünüz. LEGO eserinizin temelini oluşturdunuz ve hayallerinizdeki olay için topu yuvarlamaya hazırsınız.

Kusursuzca planladığınız etkinliğinizi nasıl duyurabileceğinizi mi merak ediyorsunuz? Daha fazlasını öğrenmek için etkinlik pazarlaması dünyasına dalın.

Bu makale ilk olarak 2018'de yayınlandı. Yeni bilgilerle güncellendi.