Come realizzare l'evento dei tuoi sogni: suggerimenti per la pianificazione di eventi come un professionista

Se sei qui, probabilmente hai un'idea del tipo di evento che vuoi eseguire. O sei alle poche opzioni finali e devi conoscere qualche dettaglio in più per fare il piano finale, oppure sei pronto per iniziare a mettere insieme i pezzi!

Il modo migliore per gestire una lunga lista di compiti - e non un sacco di tempo per svolgerli - è avere un piano di attacco. E se le cose si fanno un po' troppo opprimenti, non aver paura di affidarti al software di pianificazione degli eventi per automatizzare il modo in cui fai tutto!

Ma aspetta! Da dove inizi esattamente? Con tutto quello che c'è da fare, dal luogo all'intrattenimento, dal cibo alla promozione del tuo evento e tutte le tempistiche intermedie, come fai a sapere da dove iniziare?

Il compositore, direttore d'orchestra e autore Leonard Bernstein ha riassunto il processo di pianificazione e marketing dell'evento con questa citazione: "Per ottenere grandi cose, sono necessarie due cose: un piano e non abbastanza tempo".

È una sensazione che conosciamo fin troppo bene: "Non ho abbastanza tempo!"

E, se hai pianificato un evento, sai che è qualcosa a cui puoi relazionarti. (Se questo è il tuo primo evento, non aver paura: ti prometto che tutto nella tua lista di cose da fare alla fine ti ripagherà!)

Ripensa ai tuoi giorni di costruzione di LEGO. (Non c'è da vergognarsi se fosse ieri!) La forma che crei per la tua base determina l'intera configurazione della tua creazione. Considera queste nozioni di base prima di impegnarti in un evento. Quindi, ti assicurerai di capire cosa è coinvolto in ogni tipo di evento, prima di prendere un impegno che non puoi rompere.

Come identificare le esigenze del tuo evento

Ci sono molte ragioni per cui puoi scegliere di partecipare alla pianificazione degli eventi. Ricorda, mentre gli eventi sono spesso divertenti o educativi, devono comunque valere qualcosa. Puoi dedicare infinite ore di lavoro alla creazione di un evento straordinario, ma se non apporta benefici alla tua azienda, perché lo stai facendo?

Nelle parole del famoso speaker d'affari e autore Zig Ziglar:

“Non mi interessa quanto potere, brillantezza o energia hai; se non lo imbrigli e non lo focalizzi su un obiettivo specifico e lo mantieni lì, non riuscirai mai a ottenere quanto la tua abilità garantisce.

Quindi parliamo di come focalizzare e sfruttare la potenza e la brillantezza del tuo evento.

Il mio mantra di marketing preferito l'ho imparato da Bob Miller, che era il direttore generale del marketing per Toyota: "Ciò che puoi misurare, puoi gestirlo".

Guarda i potenziali vantaggi del marketing di eventi. Quali si applicano al tuo evento? Quindi pensa a cosa puoi misurare in modo tangibile dopo l'evento e quali di questi elementi si riferiscono ai benefici o ai risultati che desideri ottenere. Gli elementi che puoi misurare sono noti come metriche di marketing.

Quando possibile, includi obiettivi che le tue metriche possono misurare.

Consapevolezza del marchio

La brand awareness è uno degli elementi di marketing più difficili da misurare. Pensaci. Come fai a sapere chi conosce il tuo marchio? E anche se qualcuno riconosce il tuo marchio, si ricorderà di te?

Per fortuna, l'ascesa della tecnologia ha aiutato. Anche se non puoi vedere i pensieri delle persone, puoi almeno misurare dove sta uscendo il tuo marchio.

Alcuni elementi che puoi esaminare includono la copertura dei media (scopri come scrivere un comunicato stampa per saperne di più) e le statistiche sui social media. Ciò potrebbe includere menzioni della tua azienda e dell'evento su qualsiasi piattaforma, nonché l'interazione con i tuoi post sull'evento. A quante persone è piaciuto? Sei stato ritwittato? Quante volte è stato utilizzato l'hashtag del tuo evento e con quale frequenza sono stati apprezzati quei post?

Il social media marketing non è facile, soprattutto in occasione di eventi più piccoli, ma è qualcosa che puoi misurare!

Saldi

Le aziende B2C che approfittano di sponsorizzazioni ed esposizioni possono avere l'opportunità di effettuare vendite sul posto. Alcune aziende B2B sono anche in grado di farlo. Spesso dipende dal costo dell'articolo. I prodotti con un prezzo più basso sono più facili da acquistare sul posto, soprattutto perché gli eventi spesso vendono articoli con uno sconto o con articoli bonus gratuiti.

In una fiera o in un'esposizione, potresti avere un obiettivo di entrate specifico che desideri raggiungere con il tuo evento. Hai pagato per essere lì - assicurati di ottenere più soldi di quelli che stai mettendo fuori!

Conduce

Forse i clienti sono interessati ma è improbabile che acquistino il tuo prodotto in quel momento. Questo è il momento in cui i lead entrano in gioco per le aziende B2B.

Non tutti quelli che incontri a un evento sono potenziali clienti. Un partecipante potrebbe venire al tuo stand, scoprire cosa fai e poi scoprire se il tuo prodotto è o meno una soluzione praticabile per il loro marchio. Se lo è, sono un vantaggio. Puoi ottenere i loro dettagli e iniziare il processo di vendita.

Nuovi contatti

Se sei un'azienda B2C, potresti non considerare necessariamente tutti come "lead". Potresti semplicemente aggiungere contatti al tuo elenco di strumenti di email marketing. Questa è un'altra cosa che puoi quantificare.

Riunioni

Le riunioni possono essere prenotate in base alle vendite e al successo dei clienti sia per i potenziali clienti che per i clienti. Ciò offre l'opportunità di eseguire l'upsell o il rinnovo. Anche se i rinnovi non avvengono sul posto, gli eventi possono essere l'unico momento in cui i tuoi clienti incontrano di persona il rappresentante della tua azienda. Questo è qualcosa che vale la pena notare!

Partecipanti

Qual è la capienza del vostro locale? Quanto vuoi che sia pieno? Se si tratta di un evento a cui hai già registrato il tutto esaurito, vuoi rifarlo? Tieni presente quante persone devono partecipare al tuo evento affinché si senta "pieno" - il tuo evento dovrebbe essere il posto giusto!

Soldi

Il tuo budget può essere correlato alla partecipazione. Anche se non è il motivo per cui ti occupi di marketing per eventi, è un obiettivo importante. Se addebiti i biglietti, il pareggio è probabilmente uno dei tuoi principali obiettivi di esecuzione. (Potresti persino realizzare un profitto!) Se vuoi continuare a fare eventi, rispettare il budget è fondamentale!

Se il tuo evento in sé non genera entrate, devi comunque rispettare il budget. Gli eventi possono diventare costosi rapidamente!

Fornitori e budget

Non ci vuole molto perché i costi si sommino. (Soprattutto se vuoi aggiungere un fattore "wow" e rendere il tuo evento memorabile!)

Questo spesso può causare la maggior parte dei grattacapi quando si tratta di pianificare eventi. I manager non sono mai entusiasti quando spendi più di quanto pianificato! È un evento di sfida con cui i professionisti del marketing hanno familiarità.

Gran parte del budget riguarda i fornitori che assumi. Queste sono le aziende che forniranno i loro prodotti e servizi per la tua azienda. A parte due dei maggiori costi (catering e venditori), ci sono molte altre potenziali forniture di cui potresti aver bisogno.

Ecco un elenco di prodotti e servizi che potresti dover considerare per il tuo budget:

• Ristoratori: i partecipanti non sono contenti quando hanno fame.
• Fotografo: per mostrare il tuo evento attraverso comunicazioni interne ed esterne post-evento e da utilizzare per promuovere il tuo evento l'anno successivo.
• Operatore video: necessario se desideri condividere sessioni di relatori o momenti salienti di eventi su YouTube, sul tuo sito Web o su altre piattaforme video. Purtroppo, il tuo telefono con fotocamera non funzionerà in questa situazione!
• Stampante: questo può essere necessario per qualsiasi numero di cose, incluso il programma, i grafici dei posti a sedere o un menu.
• Società di gestione di eventi: sebbene non siano tenuti a gestire un evento, se hai un piccolo team e un grande evento, possono essere una necessità. Se lavori con una società di gestione di eventi, ricorda che la comunicazione regolare non è facoltativa e anche questo processo richiede tempo.
• Luogo: il luogo in cui si tiene il tuo evento! Questo è importante, di cui parlerò più approfonditamente nella prossima sezione.
• Personale aggiuntivo per l'evento: persone che assumi per aiutarti a svolgere l'evento nel corso della giornata.

Luogo e ristorazione sono spesso legati insieme. La sede addebiterà l'uso del suo spazio e potrebbe richiedere l'acquisto dei suoi pacchetti di cibi e bevande. Durante la pianificazione delle conferenze, ho passato ore a creare fogli di calcolo che confrontassero i costi per persona. Guarderei tre numeri per ogni sede nella nostra lista:

1. Il costo minimo del cibo per persona
2. Il costo massimo del cibo: quello che idealmente mi piacerebbe fornire a ogni ospite
3. Una media dei due precedenti

Dopo aver effettuato questi calcoli, abbiamo quindi aggiunto ciascuno di questi punti di prezzo al costo forfettario dell'affitto della sede e abbiamo esaminato gli altri fattori che influenzano la decisione finale sulla sede dell'evento.

Questo è quando i professionisti del marketing mettono in pratica quelle abilità matematiche!

Se non disponi di un budget elevato, i partner e gli sponsor possono aiutarti a coprire tali costi. Ad esempio, potresti avere un cliente con uno spazio auditorium. Il cliente potrebbe lasciarti utilizzare il suo spazio in cambio dei privilegi di sponsor all'evento.

Suggerimenti per trovare fornitori di eventi

Se non hai mai pianificato un evento prima e hai bisogno di procurarti dei fornitori, ci sono alcune risorse che puoi utilizzare:

1. Controlla le recensioni dei fornitori locali . Non vuoi firmare un contratto solo per scoprire che la persona non consegnerà il giorno in cui ne avrai bisogno. Non firmo mai un contratto senza prima fare le mie ricerche.
2. Parla con la tua rete . Se chiedi in giro tra colleghi o amici, potresti essere in grado di ottenere un'ottima raccomandazione. Potresti anche porre la domanda su uno dei tuoi account di social media e chiedere suggerimenti. Ci sono anche gruppi di pianificazione di eventi su LinkedIn e Facebook dove troverai professionisti esperti di eventi pronti e disposti ad aiutarsi a vicenda.
3. Chiedi consiglio allo spazio eventi . La tua sede ha familiarità con i venditori di eventi che entrano nel suo spazio. Il suo team probabilmente ha esperienza con coloro che fanno un buon lavoro. Inoltre, se il fornitore è già stato nel tuo spazio per eventi, semplificherà l'esecuzione dell'evento. Il tuo fornitore audiovisivo (A/V) non dovrebbe perdersi se è già stato lì!
4. Fai ricerche sugli eventi a cui hai partecipato . Se hai partecipato tu stesso agli eventi e c'era un fornitore che amavi, puoi chiedere con chi ha lavorato. Finché non è la tua concorrenza (non è molto probabile che tu partecipi ai loro eventi comunque!), Le persone sono spesso felici di condividere consigli.

Più eventi fai, più fornitori conoscerai. Alcuni potrebbero essere necessari per cambiare e altri diventeranno i tuoi regolari!

Logistica per la pianificazione degli eventi

Non puoi organizzare un evento senza un orario e un luogo. È praticamente ciò che lo rende un evento. Determinare il giorno, l'ora e il luogo può essere come mettere insieme i pezzi di un puzzle.

Altoparlanti

I tuoi altoparlanti sono un altro elemento del puzzle. Potresti avere la data e il luogo dell'evento bloccati prima e poi i relatori di origine in un secondo momento. In alternativa, potresti avere un relatore specifico che vuole parlare con la tua azienda. Quindi, non solo devi trovare un appuntamento all'interno del loro fitto programma, ma hai anche bisogno di un luogo disponibile anche quel giorno!

Data e ora

Quando si guardano le date, ha senso essere a conoscenza di eventuali festività o altri eventi che potrebbero impedire alle persone di partecipare. Inoltre, verifica la presenza di altri eventi focalizzati anche sul tuo mercato di riferimento. Ad esempio, se il tuo mercato di riferimento è pieno di venditori, assicurati che non ci sia una conferenza di marketing nazionale nello stesso fine settimana!

Se hai una certa flessibilità per il tuo appuntamento, parla con i locali e chiedi cosa hanno entro un certo periodo di tempo. Chissà, potresti essere in grado di negoziare una tariffa più economica durante un periodo lento.

Una volta che hai in mente alcuni posti, attraversa gli spazi e incontra i membri dello staff che gestiranno il tuo evento.

La disponibilità della sede sarà influenzata anche dall'ordine del giorno. Gli elementi da considerare includono:

• Di quanto tempo hai bisogno per la registrazione?
• Per quanto tempo vuoi che duri l'intero evento?
• Se è per un'intera giornata, quante sessioni avrai e quante pause tra le sessioni?
• Quanto tempo vuoi concedere a ciascun relatore per presentare?
• Quando e quanto tempo concederai ai partecipanti per fare rete, socializzare con gli sponsor e godersi il catering?

Pensa a quanto tempo vuoi concedere ai partecipanti per ciascuno di questi elementi. Questo ti aiuterà a determinare per quanto tempo hai bisogno di affittare lo spazio della tua sede.

Ristorazione

Sebbene il catering non sia il motivo per cui le persone vengono al tuo evento, fa una grande differenza nel successo dell'evento. Conosci la parola "arrabbiato"? Amo quella parola perché è così vera. Le persone affamate non sono persone felici!

Devi assicurarti che i tuoi ospiti siano pieni sia per il loro bene che per il tuo. Gli studi hanno dimostrato che i livelli di concentrazione diminuiscono quando le persone hanno fame. Ciò significa che gli ospiti non possono ottenere l'intero valore del tuo evento se sono troppo affamati per assorbire tutto!

Inoltre, quando le persone hanno fame, la loro visione di una situazione ne risente negativamente. Non è un segreto; l'hai sentito tu stesso! E con tutto il tempo e il denaro che dedichi al tuo evento, vale la pena investire in un po' di cibo. In questo modo, rendi l'esperienza positiva. Ciò significa che anche le persone vorranno venire al tuo prossimo evento!

Le persone spesso si aspettano cibo durante le pause di un evento di un'intera giornata. Indipendentemente dalla frequenza con cui dai da mangiare, non posso sottolineare abbastanza il bisogno di tè e caffè! Le conferenze sono piene.

La vita è frenetica: le persone sono stanche!

Sono stato a eventi in cui non ho avuto il tempo di prendere una tazza di tè prima della prima sessione. Sono uscito alla prima pausa, pronto per la mia dose di caffeina, solo per trovare i tavoli del catering vuoti. È il mio più grande cruccio. Tè e caffè non sono un costo importante, ed essere stanchi è proprio come avere fame: le persone non sono felici quando hanno bisogno di caffeina!

Come regola generale, dovresti avere cibo ogni volta che c'è alcol. Questo è essere un host responsabile. Non vuoi mettere i tuoi ospiti in una situazione in cui bevono a stomaco vuoto.

Per fortuna, se stai sponsorizzando un evento, il catering di solito è qualcosa che puoi togliere dalla tua lista! Se stai ospitando un evento più grande per la comunità, come un festival, potresti voler coinvolgere venditori come camion di cibo. Quindi i partecipanti coprono i propri costi, pagando il cibo che vogliono e nient'altro.

Trovare relatori per eventi

Se l'intero scopo del tuo evento è che i partecipanti imparino da un relatore, è meglio che il tuo relatore sia bravo!

Indipendentemente dal fatto che tu stia pagando il tuo oratore o lo stia facendo gratuitamente, vuoi che tutti i tuoi oratori:

1. Avere credibilità e autorità . La persona sa di cosa sta parlando, non c'è dubbio.
2. Offrire un certo livello di carisma . Non vuoi che gli ospiti sonnecchino come se fosse la tua lezione di storia della decima elementare!
3. Concentra i contenuti sui partecipanti, non su se stessi. Il tuo relatore è lì per dare valore ai tuoi ospiti, non per un discorso di vendita. Il loro obiettivo deve essere quello di fornire contenuti di valore per i tuoi ospiti.

Credibilità e autorità

L'autorità del tuo oratore ha un impatto diretto sulla partecipazione. Ottenere un oratore di ispirazione esclusivo farà sì che più persone vogliano partecipare. In ogni caso, devi chiederti: “Perché le persone dovrebbero ascoltare questa persona? Cosa rende prezioso il loro punto di vista unico?"

Forse è un titolo di alto livello. Forse hanno i risultati di una campagna di successo che possono condividere. L'individuo avrebbe potuto parlare in altri eventi. Qualcuno potrebbe aver vinto un premio o fondato un'azienda.

Qualunque cosa sia, vuoi qualcosa nella biografia del relatore che susciti l'interesse del tuo mercato di riferimento e li faccia pensare: "Voglio sentire cosa ha da dire questa persona!"

L'autorità del tuo oratore non deriva solo dal titolo. Cosa rende credibile la persona che parla del tuo argomento specifico? Probabilmente è ovvio, ma se sono un marketer, non voglio ascoltare una sessione sulle statistiche da un microbiologo.

Carisma

Il tuo oratore è coinvolgente? Le persone vogliono ascoltarli? È un ottimo segno se le persone sorridono e ridono durante la presentazione!

Le persone spesso partecipano agli eventi per essere motivate ed entusiaste del loro lavoro. Un oratore che è veramente stimolante lo farà accadere, e il carisma fa parte di ciò che ci ispira.

Uno dei miei oratori carismatici preferiti è John Kearon, fondatore e CEO di System1 Group PLC (precedentemente Brainjuicer). L'ho sentito parlare alla Global Marketer Conference ospitata dalla World Federation of Advertisers. John poteva vedere che gli ospiti stavano diventando un po 'irrequieti (c'è solo così tanto tempo che vuoi sederti su una sedia). Allora come ha fatto a superarlo? Facendo in modo che i partecipanti facciano l'onda, ovviamente! Questo ha svegliato le persone mentre muovevano i loro corpi e condividevano una risata con un gruppo di esperti di marketing che facevano l'onda nella sala conferenze di un hotel.

Contenuti di valore

Quest'ultimo può essere un po 'complicato. A volte una persona è un'autorità in materia perché è ciò che fa la sua attività. I relatori discuteranno naturalmente della propria azienda, che spesso è la fonte delle storie per la loro presentazione.

Parla in anticipo con il relatore del contenuto della presentazione. Rendi chiaro l'argomento e lo scopo. Potresti riuscire a trovare un video su YouTube in cui parlano a un altro evento. In tal caso, puoi valutare le loro intenzioni e quante volte menzionano il proprio prodotto!

La festa è appena iniziata

Dalla sede al budget, ora hai considerato i punti principali che influenzeranno l'esecuzione del tuo evento. Hai costruito la base della tua creazione LEGO e sei pronto per dare il via all'evento dei tuoi sogni.

Ti chiedi come puoi spargere la voce sul tuo evento perfettamente pianificato? Immergiti nel mondo del marketing di eventi per saperne di più.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2018. È stato aggiornato con nuove informazioni.