Comment organiser l'événement de vos rêves : conseils pour planifier un événement comme un pro

Si vous êtes ici, vous avez probablement une idée du type d'événement que vous souhaitez exécuter. Soit vous en êtes aux dernières options et vous avez besoin de connaître quelques détails supplémentaires pour élaborer le plan final, soit vous êtes prêt à commencer à assembler les pièces !

La meilleure façon de gérer une longue liste de tâches – et pas une tonne de temps pour effectuer ces tâches – est d'avoir un plan d'attaque. Et si les choses deviennent un peu trop écrasantes, n'ayez pas peur de vous appuyer sur un logiciel de planification d'événements pour automatiser la façon dont vous faites tout !

Mais attendez! Par où commencer exactement ? Avec tout ce qu'il y a à faire, du lieu au divertissement, de la nourriture à la promotion de votre événement, et tous les délais entre les deux, comment savez-vous par où commencer ?

Le compositeur, chef d'orchestre et auteur Leonard Bernstein a résumé le processus de planification et de marketing d'un événement avec cette citation : "Pour réaliser de grandes choses, deux choses sont nécessaires : un plan et pas assez de temps."

C'est un sentiment que nous ne connaissons que trop : « Je n'ai pas assez de temps !

Et, si vous avez planifié un événement, vous savez que c'est quelque chose auquel vous pouvez vous identifier. (S'il s'agit de votre premier événement, n'ayez pas peur - je vous promets que tout ce qui figure sur votre liste de choses à faire finira par payer !)

Repensez à vos jours de construction LEGO. (Il n'y a pas de honte si c'était hier !) La forme que vous donnez à votre base détermine toute la configuration de votre création. Considérez ces bases avant de vous engager dans un événement. Ensuite, vous vous assurerez de comprendre ce qu'implique chaque type d'événement – ​​avant de prendre un engagement que vous ne pouvez pas rompre.

Comment identifier vos besoins événementiels

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez choisir de participer à la planification d'événements. N'oubliez pas que même si les événements sont souvent amusants ou éducatifs, ils doivent quand même valoir quelque chose. Vous pouvez consacrer des heures de travail interminables à la création d'un événement incroyable, mais si cela ne profite pas positivement à votre entreprise, pourquoi le faites-vous ?

Pour reprendre les mots du célèbre conférencier et auteur Zig Ziglar :

« Je me fiche de la puissance, de l'éclat ou de l'énergie que vous avez ; si vous ne l'exploitez pas et ne le concentrez pas sur une cible spécifique et que vous ne le maintenez pas, vous n'accomplirez jamais autant que vos capacités le justifient.

Parlons donc de la façon de se concentrer et d'exploiter la puissance et l'éclat de votre événement.

Mon mantra marketing préféré que j'ai appris de Bob Miller, qui était le directeur général du marketing de Toyota : « Ce que vous pouvez mesurer, vous pouvez le gérer ».

Examinez les avantages potentiels du marketing événementiel. Lesquelles s'appliquent à votre événement ? Réfléchissez ensuite à ce que vous pouvez concrètement mesurer après l'événement et lesquels de ces éléments sont liés aux avantages ou aux résultats que vous souhaitez obtenir. Ces éléments que vous pouvez mesurer sont appelés indicateurs marketing.

Dans la mesure du possible, incluez des objectifs que vos métriques peuvent mesurer.

Notoriété de la marque

La notoriété de la marque est l'un des éléments marketing les plus difficiles à mesurer. Pensez-y. Comment savoir qui connaît votre marque ? Et même si quelqu'un reconnaît votre marque, se souviendra-t-il de vous ?

Heureusement, l'essor de la technologie a aidé. Bien que vous ne puissiez pas voir les pensées des gens, vous pouvez au moins mesurer la diffusion de votre marque.

Certains éléments que vous pouvez consulter incluent la couverture médiatique (apprenez à rédiger un communiqué de presse pour en savoir plus) et les statistiques des médias sociaux. Cela peut inclure des mentions de votre entreprise et de l'événement sur n'importe quelle plate-forme, ainsi qu'une interaction avec vos publications sur l'événement. Combien de personnes l'ont aimé ? Avez-vous été retweeté ? Combien de fois le hashtag de votre événement a-t-il été utilisé et à quelle fréquence ces messages ont-ils été aimés ?

Le marketing des médias sociaux n'est pas facile, surtout lors de petits événements, mais c'est quelque chose que vous pouvez mesurer !

Ventes

Les entreprises B2C qui profitent des parrainages et des expositions peuvent avoir la possibilité de réaliser des ventes sur place. Certaines entreprises B2B sont également capables de le faire. Cela dépend souvent du coût de l'article. Les produits à bas prix sont plus faciles à acheter sur place, d'autant plus que les événements vendent souvent des articles à prix réduit ou avec des articles bonus gratuits.

Lors d'un salon ou d'une exposition, vous pouvez avoir un objectif de revenus spécifique que vous souhaitez que votre événement atteigne. Vous avez payé pour être là – assurez-vous de recevoir plus d'argent que vous n'en dépensez !

Fils

Peut-être que les clients sont intéressés mais peu susceptibles d'acheter votre produit sur-le-champ. C'est à ce moment que les prospects entrent en jeu pour les entreprises B2B.

Toutes les personnes que vous rencontrez lors d'un événement ne sont pas forcément des clients potentiels. Un participant pourrait venir à votre stand, découvrir ce que vous faites, puis découvrir si votre produit est une solution viable ou non pour sa marque. Si c'est le cas, ils sont une piste. Vous pouvez obtenir leurs coordonnées et commencer le processus de vente.

Nouveaux contacts

Si vous êtes une entreprise B2C, vous ne considérez pas nécessairement tout le monde comme un « lead ». Vous pouvez simplement ajouter des contacts à votre liste d'outils de marketing par e-mail. C'est une autre chose que vous pouvez quantifier.

Réunions

Les réunions peuvent être réservées par les ventes et le succès des clients pour les prospects et les clients. Cela offre la possibilité de vendre ou de renouveler. Même si les renouvellements ne se produisent pas sur place, les événements peuvent être le seul moment où vos clients rencontrent le représentant de votre entreprise en personne. C'est quelque chose qui vaut la peine d'être noté !

Participants

Quelle est la capacité de votre salle ? À quel point voulez-vous qu'il soit rempli ? S'il s'agit d'un événement où vous avez déjà vendu complet, voulez-vous recommencer ? Gardez à l'esprit le nombre de personnes qui doivent assister à votre événement pour qu'il soit « complet » - votre événement devrait être l'endroit où il faut être !

Argent

Votre budget peut être lié à la fréquentation. Bien que ce ne soit pas la raison pour laquelle vous faites du marketing événementiel, c'est un objectif important. Si vous facturez des billets, atteindre le seuil de rentabilité est probablement l'un de vos principaux objectifs d'exécution. (Vous pourriez même faire des bénéfices !) Si vous voulez continuer à organiser des événements, il est essentiel de respecter votre budget !

Si votre événement lui-même ne génère pas de revenus, vous devez tout de même respecter votre budget. Les événements peuvent vite coûter cher !

Fournisseurs et budgétisation

Il ne faut pas longtemps pour que les coûts s'additionnent. (Surtout si vous souhaitez ajouter un facteur "wow" et rendre votre événement mémorable !)

Cela peut souvent causer le plus de maux de tête lorsqu'il s'agit de planifier des événements. Les managers ne sont jamais ravis lorsque vous dépensez plus que prévu ! C'est un défi que les marketeurs connaissent bien.

Une grande partie de la budgétisation concerne les fournisseurs que vous embauchez. Ce sont les entreprises qui fourniront leurs produits et services pour votre entreprise. Mis à part deux des coûts les plus importants (restauration et vendeurs), il existe de nombreuses autres fournitures potentielles dont vous pourriez avoir besoin.

Voici une liste des produits et services dont vous devrez peut-être tenir compte pour votre budget :

• Traiteurs : les participants ne sont pas contents quand ils ont faim.
• Photographe : pour présenter votre événement dans les communications internes et externes après l'événement et pour l'utiliser lors de la promotion de votre événement l'année suivante.
• Vidéaste : nécessaire si vous souhaitez partager des sessions de conférenciers ou des moments forts d'événements sur YouTube, votre propre site Web ou d'autres plateformes vidéo. Malheureusement, votre téléphone avec appareil photo ne fera pas l'affaire dans cette situation !
• Imprimante : cela peut être nécessaire pour un certain nombre de choses, y compris le programme, les plans de salle ou un menu.
• Société de gestion d'événements : bien qu'ils ne soient pas tenus d'organiser un événement, si vous avez une petite équipe et un grand événement, ils peuvent être une nécessité. Si vous travaillez avec une société de gestion d'événements, n'oubliez pas qu'une communication régulière n'est pas facultative et que ce processus prend également du temps.
• Lieu : le lieu où se déroule votre événement ! C'est un gros problème, dont je parlerai plus en détail dans la section suivante.
• Personnel supplémentaire de l'événement : personnes que vous embauchez pour vous aider à exécuter l'événement le jour même.

Le lieu et la restauration sont souvent liés. Le lieu facturera l'utilisation de son espace et peut vous demander d'acheter ses forfaits de nourriture et de boissons. Lors de la planification de conférences, j'ai passé des heures à créer des feuilles de calcul qui comparent les coûts par personne. Je regarderais trois numéros pour chaque lieu de notre liste restreinte :

1. Le coût minimum de la nourriture par personne
2. Le coût maximum de la nourriture - ce que j'aimerais idéalement fournir à chaque invité
3. Une moyenne des deux ci-dessus

Après avoir effectué ces calculs, nous avons ensuite ajouté chacun de ces prix au coût forfaitaire de la location du lieu et examiné les autres facteurs affectant la décision finale du lieu de l'événement.

C'est à ce moment que les spécialistes du marketing mettent à profit ces compétences en mathématiques !

Si vous n'avez pas beaucoup de budget, des partenaires et des sponsors peuvent vous aider à couvrir ces coûts. Par exemple, vous pourriez avoir un client avec un espace auditorium. Le client peut vous laisser utiliser son espace en échange de privilèges de parrainage lors de l'événement.

Conseils pour trouver des fournisseurs d'événements

Si vous n'avez pas planifié d'événement auparavant et que vous avez besoin de trouver des fournisseurs, vous pouvez utiliser quelques ressources :

1. Consultez les avis des fournisseurs locaux . Vous ne voulez pas signer un contrat uniquement pour constater que la personne ne livrera pas le jour où vous en aurez besoin. Je ne signe jamais un contrat sans avoir fait mes recherches au préalable.
2. Parlez à votre réseau . Si vous posez des questions à des collègues ou à des amis, vous pourrez peut-être obtenir une excellente recommandation. Vous pouvez même poser la question sur l'un de vos comptes de médias sociaux et demander des suggestions. Il existe également des groupes de planification d'événements sur LinkedIn et Facebook où vous trouverez des professionnels de l'événementiel expérimentés prêts et disposés à s'entraider.
3. Demandez à l'espace événementiel des recommandations . Votre lieu est familier avec les fournisseurs d'événements qui viennent dans son espace. Son équipe a probablement de l'expérience avec ceux qui font du bon travail. De plus, si le fournisseur a déjà visité votre espace événementiel, cela facilitera l'exécution de votre événement. Votre fournisseur audiovisuel (A/V) ne devrait pas se perdre s'il est déjà passé par là !
4. Recherchez les événements auxquels vous avez participé . Si vous avez vous-même assisté à des événements et qu'il y avait un fournisseur que vous aimiez, vous pouvez demander avec qui il a travaillé. Tant que ce n'est pas votre concurrence (vous n'êtes pas très susceptible d'assister à leurs événements de toute façon !), les gens sont souvent heureux de partager des recommandations.

Plus vous organisez d'événements, plus vous connaîtrez de fournisseurs. Certains que vous devrez peut-être changer, et d'autres deviendront vos habitués !

Logistique de planification d'événements

Vous ne pouvez pas organiser un événement sans heure ni lieu. C'est à peu près ce qui en fait un événement. Déterminer le jour, l'heure et le lieu peut être comme assembler les pièces d'un puzzle.

Haut-parleurs

Vos haut-parleurs sont un autre élément du puzzle. Vous pouvez avoir la date et le lieu de votre événement verrouillés en premier, puis rechercher des conférenciers plus tard. Alternativement, vous pourriez avoir un conférencier spécifique qui souhaite parler avec votre entreprise. Ensuite, non seulement vous devez trouver une date dans leur emploi du temps chargé, mais vous avez également besoin d'un lieu disponible ce jour-là également !

Date et l'heure

Lorsque vous regardez les dates, il est logique d'être au courant des jours fériés ou d'autres événements qui peuvent empêcher les gens d'y assister. En outre, recherchez d'autres événements également axés sur votre marché cible. Par exemple, si votre marché cible regorge de spécialistes du marketing, assurez-vous qu'il n'y a pas de conférence nationale sur le marketing le même week-end !

Si vous avez une certaine flexibilité pour votre date, parlez aux lieux et demandez ce qu'ils ont dans un certain laps de temps. Qui sait, vous pourrez peut-être négocier un tarif moins cher pendant une période creuse.

Une fois que vous avez quelques lieux en tête, parcourez les espaces et rencontrez les membres du personnel qui géreront votre événement.

La disponibilité des lieux sera également affectée par l'ordre du jour. Les éléments à considérer incluent :

• De combien de temps avez-vous besoin pour vous inscrire ?
• Combien de temps voulez-vous que votre événement entier se déroule ?
• Si c'est pour une journée entière, combien de séances aurez-vous et combien de pauses entre les séances ?
• Combien de temps voulez-vous donner à chaque orateur pour présenter ?
• Quand et combien de temps accorderez-vous aux participants pour réseauter, se mêler aux sponsors et profiter de la restauration ?

Réfléchissez au temps que vous souhaitez accorder aux participants pour chacun de ces éléments. Cela vous aidera à déterminer combien de temps vous avez besoin pour louer votre espace.

Restauration

Bien que la restauration ne soit pas la raison pour laquelle les gens viennent à votre événement, cela fait une grande différence dans le succès de l'événement. Connaissez-vous le mot "hangry" ? J'aime ce mot parce qu'il est tellement vrai. Les gens qui ont faim ne sont pas des gens heureux !

Vous devez vous assurer que vos invités sont rassasiés à la fois pour eux et pour vous. Des études ont montré que les niveaux de concentration diminuent lorsque les gens ont faim. Cela signifie que les invités ne peuvent pas tirer le meilleur parti de votre événement s'ils ont trop faim pour tout absorber !

De plus, lorsque les gens ont faim, leur vision d'une situation est affectée négativement. Ce n'est pas un secret; vous l'avez ressenti vous-même ! Et avec tout le temps et l'argent que vous consacrez à votre événement, cela vaut la peine d'investir dans un peu de nourriture. Ce faisant, vous rendez l'expérience positive. Cela signifie que les gens voudront aussi venir à votre prochain événement !

Les gens attendent souvent de la nourriture pendant les pauses lors d'un événement d'une journée. Quelle que soit la fréquence à laquelle vous donnez de la nourriture, je ne saurais trop insister sur le besoin de thé et de café ! Les conférences sont chargées.

La vie est occupée – les gens sont fatigués !

J'ai assisté à des événements où je n'ai pas eu le temps de prendre une tasse de thé avant la première session. Je suis sorti à la première pause, prêt pour ma dose de caféine, seulement pour trouver les tables de restauration vides. C'est ma plus grande bête noire. Le thé et le café ne représentent pas un coût majeur, et être fatigué, c'est comme avoir faim - les gens ne sont pas contents quand ils ont besoin de caféine !

En règle générale, vous devriez avoir de la nourriture chaque fois qu'il y a de l'alcool. C'est être un hôte responsable. Vous ne voulez pas mettre vos invités dans une situation où ils boivent à jeun.

Heureusement, si vous parrainez un événement, la restauration est généralement quelque chose que vous pouvez retirer de votre liste ! Si vous organisez un événement plus important pour la communauté, comme un festival, vous voudrez peut-être faire venir des vendeurs tels que des food trucks. Ensuite, les participants couvrent leurs propres frais, en payant pour la nourriture qu'ils veulent et rien d'autre.

Recherche d'intervenants pour l'événement

Si le but de votre événement est que les participants apprennent d'un conférencier, il vaut mieux que votre conférencier soit un bon conférencier !

Que vous payiez votre haut-parleur ou qu'il le fasse gratuitement, vous voulez que tous vos haut-parleurs :

1. Avoir à la fois crédibilité et autorité . La personne sait de quoi elle parle, cela ne fait aucun doute.
2. Offrir un certain niveau de charisme . Vous ne voulez pas que vos invités s'assoupissent comme si c'était votre cours d'histoire de 10e année !
3. Concentrez le contenu sur les participants, pas sur eux-mêmes. Votre conférencier est là pour donner de la valeur à vos invités, pas un argumentaire de vente. Leur objectif doit être de fournir un contenu de valeur à vos invités.

Crédibilité et autorité

L'autorité de votre orateur a un impact direct sur la fréquentation. Obtenir un conférencier inspirant exclusif incitera plus de gens à y assister. Quoi qu'il en soit, vous devez vous demander : « Pourquoi les gens devraient-ils écouter cette personne ? Qu'est-ce qui rend leur point de vue unique précieux ? »

C'est peut-être un titre de haut niveau. Peut-être qu'ils ont des résultats d'une campagne réussie qu'ils peuvent partager. L'individu aurait pu prendre la parole lors d'autres événements. Quelqu'un peut avoir remporté un prix ou fondé une entreprise.

Quoi qu'il en soit, vous voulez quelque chose dans la biographie du conférencier qui éveille l'intérêt de votre marché cible et lui fasse penser : « Je veux entendre ce que cette personne a à dire !

L'autorité de votre orateur ne vient pas uniquement de son titre. Qu'est-ce qui rend la personne crédible pour parler de votre sujet spécifique ? Cela va probablement sans dire, mais si je suis un spécialiste du marketing, je ne veux pas écouter une session sur les statistiques d'un microbiologiste.

Charisme

Votre conférencier est-il engageant ? Les gens veulent-ils les écouter ? C'est un bon signe si les gens sourient et rient pendant la présentation !

Les gens assistent souvent à des événements pour se motiver et s'enthousiasmer pour leur travail. Un conférencier vraiment inspirant fera en sorte que cela se produise, et le charisme fait partie de ce qui nous inspire.

L'un de mes conférenciers charismatiques préférés est John Kearon, fondateur et PDG de System1 Group PLC (anciennement Brainjuicer). Je l'ai entendu parler à la Global Marketer Conference organisée par la Fédération mondiale des annonceurs. John pouvait voir que les invités devenaient un peu agités (il n'y a que si longtemps que vous voulez vous asseoir sur une chaise). Alors comment l'a-t-il surmonté ? En faisant faire la vague aux participants, bien sûr ! Cela a réveillé les gens en bougeant leur corps et en riant d'un groupe de spécialistes du marketing faisant la vague dans une salle de conférence d'hôtel.

Contenu précieux

Ce dernier peut être un peu délicat. Parfois, une personne est une autorité sur le sujet parce que c'est ce que fait son entreprise. Les orateurs parleront naturellement de leur propre entreprise - qui est souvent la source des histoires pour leur présentation.

Parlez au conférencier du contenu de la présentation à l'avance. Faites en sorte que le sujet et le but soient parfaitement clairs. Vous pourrez peut-être trouver une vidéo YouTube d'eux s'exprimant lors d'un autre événement. Si c'est le cas, vous pouvez évaluer leurs intentions - et combien de fois ils mentionnent leur propre produit !

La fête vient de commencer

Du lieu au budget, vous avez maintenant considéré les principaux points qui affecteront l'exécution de votre événement. Vous avez construit la base de votre création LEGO et vous êtes prêt à lancer l'événement de vos rêves.

Vous vous demandez comment vous pouvez passer le mot sur votre événement parfaitement planifié ? Plongez dans le monde du marketing événementiel pour en savoir plus.

Cet article a été initialement publié en 2018. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.