Cómo ejecutar el evento de sus sueños: consejos para planificar eventos como un profesional

Si estás aquí, probablemente tengas una idea de qué tipo de evento quieres ejecutar. Ya no tiene las últimas opciones y necesita saber algunos detalles más para hacer el plan final, ¡o está listo para comenzar a juntar las piezas!

La mejor manera de lidiar con una extensa lista de tareas, y no un montón de tiempo para hacer esas tareas, es tener un plan de ataque. Y si las cosas se vuelven demasiado abrumadoras, ¡no tenga miedo de apoyarse en el software de planificación de eventos para automatizar la forma en que hace todo!

¡Pero espera! ¿Por dónde empiezas exactamente? Con todo lo que hay que hacer, desde el lugar hasta el entretenimiento, desde la comida hasta la promoción de su evento, y todos los cronogramas intermedios, ¿cómo sabe por dónde empezar?

El compositor, director de orquesta y autor Leonard Bernstein resumió el proceso de marketing y planificación de eventos con esta cita: “Para lograr grandes cosas, se necesitan dos cosas: un plan y no suficiente tiempo”.

Es un sentimiento con el que todos estamos muy familiarizados: "¡No tengo suficiente tiempo!"

Y, si ha planeado algún evento, sabe que es algo con lo que se puede relacionar. (Si este es su primer evento, no se asuste, ¡le prometo que todo en su lista de tareas pendientes valdrá la pena al final!)

Piense en sus días de construcción con LEGO. (¡No te avergüences si fue ayer!) La forma que hagas para tu base determina la configuración completa de tu creación. Considere estos conceptos básicos antes de comprometerse con un evento. Luego, se asegurará de comprender lo que implica cada tipo de evento, antes de asumir un compromiso que no pueda romper.

Cómo identificar las necesidades de su evento

Hay muchas razones por las que puede optar por participar en la planificación de eventos. Recuerde, si bien los eventos suelen ser divertidos o educativos, aún así tienen que valer algo. Puede dedicar interminables horas de trabajo a la creación de un evento increíble, pero si no beneficia positivamente a su empresa, ¿por qué lo hace?

En palabras del famoso orador y autor de negocios Zig Ziglar:

“No me importa cuánto poder, brillantez o energía tengas; si no lo aprovecha y lo enfoca en un objetivo específico y lo mantiene allí, nunca logrará todo lo que su capacidad garantiza”.

Entonces, hablemos sobre cómo enfocar y aprovechar el poder y la brillantez de su evento.

Mi mantra de marketing favorito lo aprendí de Bob Miller, quien fue Gerente General de Marketing de Toyota: "Lo que puedes medir, puedes administrar".

Mire los beneficios potenciales del marketing de eventos. ¿Cuáles se aplican a su evento? Luego, piense en lo que puede medir tangiblemente después del evento y cuáles de esos elementos se relacionan con los beneficios o resultados que desea lograr. Esos elementos que puede medir se conocen como métricas de marketing.

Siempre que sea posible, incluya metas que sus métricas puedan medir.

Conocimiento de la marca

El conocimiento de la marca es uno de los elementos de marketing más difíciles de medir. Piénsalo. ¿Cómo sabes quién conoce tu marca? E incluso si alguien reconoce tu marca, ¿te recordará?

Afortunadamente, el auge de la tecnología ha ayudado. Si bien no puede ver los pensamientos de las personas, al menos puede medir el alcance de su marca.

Algunos elementos que puede ver incluyen la cobertura de los medios (aprende a escribir un comunicado de prensa para obtener más información al respecto) y las estadísticas de las redes sociales. Eso podría incluir menciones de su empresa y el evento en cualquier plataforma, así como interacción con sus publicaciones sobre el evento. ¿A cuántas personas les gustó? ¿Te retuitearon? ¿Cuántas veces se usó el hashtag de tu evento y con qué frecuencia les gustaron esas publicaciones?

El marketing en redes sociales no es fácil, especialmente en eventos más pequeños, ¡pero es algo que se puede medir!

Ventas

Las empresas B2C que aprovechan patrocinios y exposiciones pueden tener la oportunidad de realizar ventas en el acto. Algunas empresas B2B también pueden hacer esto. A menudo depende del costo del artículo. Los productos con un precio más bajo son más fáciles de comprar en el acto, especialmente porque los eventos a menudo venden artículos con descuento o con artículos de bonificación gratuitos.

En una feria comercial o exposición, es posible que tenga un objetivo de ingresos específico que desea que logre su evento. Ha pagado para estar allí: ¡asegúrese de que está ingresando más dinero del que está gastando!

Dirige

Tal vez los clientes estén interesados ​​pero es poco probable que compren su producto en ese momento. Aquí es cuando los clientes potenciales entran en juego para las empresas B2B.

No todos los que conoces en un evento son clientes potenciales. Un asistente podría acercarse a su stand, descubrir lo que hace y luego averiguar si su producto es o no una solución viable para su marca. Si es así, son una ventaja. Puede obtener sus datos y comenzar el proceso de venta.

Nuevos contactos

Si es una empresa B2C, es posible que no considere necesariamente a todos como "clientes potenciales". Simplemente podría agregar contactos a su lista de herramientas de marketing por correo electrónico. Esta es otra cosa que puedes cuantificar.

Reuniones

Las reuniones se pueden reservar por ventas y éxito del cliente tanto para clientes potenciales como para clientes. Esto brinda la oportunidad de aumentar las ventas o renovar. Incluso si las renovaciones no se realizan en el momento, los eventos pueden ser el único momento en que sus clientes se reúnan con el representante de su empresa en persona. ¡Eso es algo digno de mención!

asistentes

¿Cuál es la capacidad de su local? ¿Qué tan lleno quieres que esté? Si se trata de un evento que has vendido antes, ¿quieres volver a hacerlo? Tenga en cuenta cuántas personas deben asistir a su evento para que se sienta "lleno": ¡su evento debe ser el lugar para estar!

Dinero

Su presupuesto puede estar relacionado con la asistencia. Si bien no es la razón por la que hace marketing de eventos, es un objetivo importante. Si cobra por los boletos, alcanzar el punto de equilibrio probablemente sea uno de sus principales objetivos de ejecución. (¡Incluso podrías obtener ganancias!) Si quieres seguir haciendo eventos, ¡mantenerte dentro del presupuesto es clave!

Si su evento en sí no genera ingresos, aún debe mantenerse dentro del presupuesto. ¡Los eventos pueden volverse costosos rápidamente!

Proveedores y presupuesto

Los costos no tardan mucho en acumularse. (¡Especialmente si desea agregar un factor "wow" y hacer que su evento sea memorable!)

Esto a menudo puede causar la mayoría de los dolores de cabeza cuando se trata de la planificación de eventos. ¡Los gerentes nunca se emocionan cuando gastas más de lo planeado! Es un desafío con el que los especialistas en marketing de eventos están familiarizados.

Una gran parte del presupuesto se relaciona con los proveedores que contrata. Estas son las empresas que suministrarán sus productos y servicios para su negocio. Además de dos de los costos más grandes (catering y proveedores), hay muchos otros suministros potenciales que puede necesitar.

Aquí hay una lista de los productos y servicios que puede necesitar considerar para su presupuesto:

• Caterings: los asistentes no están contentos cuando tienen hambre.
• Fotógrafo: para exhibir su evento a través de comunicaciones internas y externas posteriores al evento y usarlo al promocionar su evento el año siguiente.
• Videógrafo: necesario si desea compartir sesiones de oradores o eventos destacados en YouTube, su propio sitio web u otras plataformas de video. ¡Lamentablemente, su teléfono con cámara no funcionará en esta situación!
• Impresora: esto puede ser necesario para cualquier cantidad de cosas, incluido el programa, los planos de asientos o un menú.
• Empresa de gestión de eventos: si bien no están obligados a realizar un evento, si tienes un equipo pequeño y un gran evento, pueden ser una necesidad. Si trabaja con una empresa de gestión de eventos, recuerde que la comunicación regular no es opcional y que este proceso también lleva tiempo.
• Lugar: ¡el lugar donde se lleva a cabo su evento! Este es uno grande, del cual hablaré más en la siguiente sección.
• Personal adicional del evento: personas que contratas para ayudarte a ejecutar el evento ese día.

El lugar y el catering a menudo están vinculados. El lugar cobrará por el uso de su espacio y puede requerir que compre sus paquetes de alimentos y bebidas. Al planificar conferencias, pasé horas creando hojas de cálculo que comparan los costos por persona. Miraría tres números para cada lugar en nuestra lista:

1. El costo mínimo de comida por persona.
2. El costo máximo de comida: lo que idealmente me encantaría proporcionar a cada invitado
3. Un promedio de los dos anteriores

Después de hacer esos cálculos, agregamos cada uno de esos puntos de precio al costo fijo del alquiler del lugar y observamos los otros factores que afectan la decisión final del lugar del evento.

¡Aquí es cuando los especialistas en marketing ponen en práctica esas habilidades matemáticas!

Si no tiene mucho presupuesto, los socios y patrocinadores pueden ayudarlo a cubrir esos costos. Por ejemplo, podría tener un cliente con un espacio de auditorio. El cliente podría dejarte usar su espacio a cambio de privilegios de patrocinador en el evento.

Consejos para encontrar proveedores de eventos

Si no ha planeado un evento antes y necesita buscar proveedores, hay algunos recursos que puede usar:

1. Consultar opiniones de proveedores locales . No desea firmar un contrato solo para descubrir que la persona no entregará el día que los necesita. Nunca firmo un contrato sin hacer mi investigación primero.
2. Hable con su red . Si pregunta entre compañeros de trabajo o amigos, es posible que pueda obtener una excelente recomendación. Incluso podría plantear la pregunta en una de sus cuentas de redes sociales y pedir sugerencias. También hay grupos de planificación de eventos en LinkedIn y Facebook donde encontrará profesionales de eventos experimentados listos y dispuestos a ayudarse unos a otros.
3. Pida recomendaciones al espacio del evento . Su lugar está familiarizado con los proveedores de eventos que ingresan a su espacio. Su equipo probablemente tenga experiencia con los que hacen un buen trabajo. Además, si el proveedor ha estado en el espacio de su evento antes, facilitará la ejecución de su evento. ¡Su proveedor audiovisual (A/V) no debería perderse si ha estado allí antes!
4. Investigue los eventos a los que ha asistido . Si usted mismo ha asistido a eventos y había un proveedor que le encantaba, puede preguntar con quién trabajó. Siempre que no sea tu competencia (¡no es muy probable que asistas a sus eventos de todos modos!), las personas a menudo están felices de compartir recomendaciones.

Cuantos más eventos hagas, más proveedores conocerás. Es posible que deba cambiar algunos, ¡y otros se convertirán en habituales!

Logística de planificación de eventos.

No se puede tener un evento sin una hora y un lugar. Es más o menos lo que lo convierte en un evento. Determinar el día, la hora y el lugar puede ser como armar las piezas de un rompecabezas.

Altavoces

Sus altavoces son otro elemento del rompecabezas. Es posible que tenga la fecha y el lugar de su evento bloqueados primero y luego los oradores de origen. Alternativamente, podría tener un orador específico que quiera hablar con su empresa. Entonces, no solo necesita encontrar una fecha dentro de su apretada agenda, ¡sino que también necesita un lugar disponible ese día!

Fecha y hora

Al mirar las fechas, tiene sentido estar al tanto de los días festivos u otros eventos que puedan impedir que las personas asistan. Además, consulta por otros eventos también enfocados a tu mercado objetivo. Por ejemplo, si su mercado objetivo está lleno de especialistas en marketing, ¡asegúrese de que no haya una conferencia nacional de marketing el mismo fin de semana!

Si tiene cierta flexibilidad para su fecha, hable con los lugares y pregunte qué tienen dentro de un período de tiempo determinado. Quién sabe, es posible que pueda negociar una tarifa más barata durante un período lento.

Una vez que tenga algunos lugares en mente, recorra los espacios y reúnase con los miembros del personal que administrarán su evento.

La disponibilidad del lugar también se verá afectada por la agenda. Los elementos a considerar incluyen:

• ¿Cuánto tiempo necesitas para el registro?
• ¿Cuánto tiempo quieres que dure todo tu evento?
• Si es para un día completo, ¿cuántas sesiones tendrá y cuántos descansos entre sesiones?
• ¿Cuánto tiempo quiere darle a cada orador para presentar?
• ¿Cuándo y cuánto tiempo dará a los asistentes para relacionarse, mezclarse con patrocinadores y disfrutar del catering?

Piense en cuánto tiempo desea dar a los asistentes para cada uno de estos elementos. Esto ayudará a determinar cuánto tiempo necesita alquilar el espacio de su lugar de celebración.

Abastecimiento

Si bien el catering no es la razón por la que la gente asiste a su evento, marca una gran diferencia en el éxito del evento. ¿Conoces la palabra "hambre"? Me encanta esa palabra porque es muy cierta. ¡Las personas hambrientas no son personas felices!

Debe asegurarse de que sus invitados estén llenos tanto por su bien como por el suyo propio. Los estudios han demostrado que los niveles de concentración disminuyen cuando las personas tienen hambre. ¡Esto significa que los invitados no pueden obtener el valor total de su evento si tienen demasiada hambre para disfrutarlo todo!

Además, cuando las personas tienen hambre, su perspectiva de una situación se ve afectada negativamente. No es ningún secreto; ¡lo has sentido tú mismo! Y con todo el tiempo y el dinero que inviertes en tu evento, vale la pena invertir en un poco de comida. Al hacerlo, haces que la experiencia sea positiva. ¡Eso significa que la gente también querrá asistir a su próximo evento!

La gente a menudo espera comida durante los descansos en un evento de día completo. Independientemente de la frecuencia con la que dé comida, ¡no puedo enfatizar lo suficiente la necesidad de té y café! Las conferencias están ocupadas.

La vida está ocupada, ¡la gente está cansada!

He estado en eventos donde no tengo tiempo para tomar una taza de té antes de la primera sesión. Salí en el primer descanso, listo para mi golpe de cafeína, solo para encontrar las mesas de catering vacías. Es mi mayor motivo favorito. El té y el café no son un costo importante, y estar cansado es como tener hambre: ¡las personas no están felices cuando necesitan cafeína!

Como regla general, debe tener comida siempre que haya alcohol. Eso es ser un anfitrión responsable. No querrás poner a tus invitados en una situación en la que beban con el estómago vacío.

Afortunadamente, si está patrocinando un evento, ¡el catering suele ser algo que puede eliminar de su lista! Si está organizando un evento más grande para la comunidad, como un festival, es posible que desee traer vendedores como camiones de comida. Luego, los asistentes cubren sus propios costos, pagando la comida que quieren y nada más.

Encontrar oradores de eventos

Si el propósito de su evento es que los asistentes aprendan de un orador, ¡más vale que su orador sea bueno!

Independientemente de si le está pagando a su altavoz o lo está haciendo gratis, desea que todos sus altavoces:

1. Tener credibilidad y autoridad . La persona sabe de lo que está hablando, no hay duda al respecto.
2. Ofrezca un cierto nivel de carisma . ¡No querrás que los invitados se queden dormidos como si fuera tu clase de historia de décimo grado!
3. Enfoca el contenido en los asistentes, no en ellos mismos. Su orador está ahí para dar valor a sus invitados, no para un argumento de venta. Su objetivo debe ser proporcionar contenido valioso para sus invitados.

Credibilidad y autoridad

La autoridad de su orador tiene un impacto directo en la asistencia. Obtener un orador inspirador exclusivo hará que más personas quieran asistir. Pase lo que pase, debes preguntarte: “¿Por qué la gente debería escuchar a esta persona? ¿Qué hace que su punto de vista único sea valioso?”

Quizás es un título de alto nivel. Tal vez tengan resultados de una campaña exitosa que puedan compartir. El individuo podría haber hablado en otros eventos. Alguien puede haber ganado un premio o haber fundado una empresa.

Sea lo que sea, desea algo en la biografía del orador que despierte el interés de su mercado objetivo y los haga pensar: "¡Quiero escuchar lo que esta persona tiene que decir!"

La autoridad de su orador no proviene solo de su título. ¿Qué hace que la persona sea creíble para hablar sobre su tema específico? Probablemente no hace falta decirlo, pero si soy un especialista en marketing, no quiero escuchar una sesión sobre estadísticas de un microbiólogo.

Carisma

¿Es su orador atractivo? ¿La gente quiere escucharlos? ¡Es una gran señal si la gente sonríe y se ríe durante la presentación!

Las personas a menudo asisten a eventos para motivarse y emocionarse con su trabajo. Un orador verdaderamente inspirador hará que eso suceda, y el carisma es parte de lo que nos inspira.

Uno de mis oradores carismáticos favoritos es John Kearon, fundador y director ejecutivo de System1 Group PLC (anteriormente Brainjuicer). Lo escuché hablar en la Conferencia Global Marketer organizada por la Federación Mundial de Anunciantes. John podía ver que los invitados se estaban poniendo un poco inquietos (solo hay un tiempo en el que quieres sentarte en una silla). Entonces, ¿cómo lo superó? ¡Haciendo que los asistentes hagan la ola, por supuesto! Esto despertó a la gente mientras movían sus cuerpos y se reían de un grupo de vendedores que hacían la ola en la sala de conferencias de un hotel.

contenido valioso

Este último puede ser un poco complicado. A veces, una persona es una autoridad en el tema porque es lo que hace su negocio. Los oradores, naturalmente, hablarán sobre su propia empresa, que a menudo es la fuente de las historias para su presentación.

Hable con el orador sobre el contenido de la presentación de antemano. Haga que el tema y el propósito sean muy claros. Es posible que pueda encontrar un video de YouTube de ellos hablando en otro evento. Si es así, puede evaluar sus intenciones y cuántas veces mencionan su propio producto.

la fiesta acaba de empezar

Desde el lugar hasta el presupuesto, ahora ha considerado los puntos principales que afectarán la ejecución de su evento. Ha construido la base de su creación LEGO y está listo para poner en marcha el evento de sus sueños.

¿Se pregunta cómo puede hacer correr la voz acerca de su evento perfectamente planificado? Sumérgete en el mundo del marketing de eventos para obtener más información.

Este artículo se publicó originalmente en 2018. Se ha actualizado con nueva información.