Como realizar o evento dos seus sonhos: dicas para planejar eventos como um profissional

Se você está aqui, provavelmente tem uma ideia do tipo de evento que deseja realizar. Você está nas últimas opções e precisa saber mais alguns detalhes para fazer o plano final, ou está pronto para começar a juntar as peças!

A melhor maneira de lidar com uma extensa lista de tarefas – e não muito tempo para executá-las – é ter um plano de ataque. E se as coisas ficarem um pouco complicadas demais, não tenha medo de confiar no software de planejamento de eventos para automatizar como você faz tudo!

Mas espere! Onde exatamente você começa? Com tudo para fazer, desde o local até o entretenimento, comida para promover seu evento e todos os cronogramas intermediários, como você sabe por onde começar?

O compositor, maestro e autor Leonard Bernstein resumiu o processo de planejamento e marketing de eventos com esta citação: “Para alcançar grandes coisas, duas coisas são necessárias: um plano e não tempo suficiente”.

É um sentimento com o qual todos estamos familiarizados: “Não tenho tempo suficiente!”

E, se você planejou algum evento, sabe que é algo com o qual se identifica. (Se este for seu primeiro evento, não se assuste – prometo que tudo na sua lista de tarefas será recompensado no final!)

Pense nos seus dias de construção de LEGO. (Não há vergonha se foi ontem!) A forma que você faz para sua base determina toda a configuração de sua criação. Considere estes princípios básicos antes de se comprometer com um evento. Em seguida, você garantirá que entendeu o que está envolvido em cada tipo de evento – antes de assumir um compromisso que não pode quebrar.

Como identificar as necessidades do seu evento

Há muitas razões pelas quais você pode optar por participar do planejamento de eventos. Lembre-se, embora os eventos geralmente sejam divertidos ou educativos, eles ainda precisam valer alguma coisa. Você pode dedicar horas intermináveis ​​de trabalho para criar um evento incrível, mas se isso não beneficia positivamente sua empresa, por que você está fazendo isso?

Nas palavras do famoso palestrante e autor Zig Ziglar:

“Não me importa quanto poder, brilho ou energia você tem; se você não o aproveitar e focar em um alvo específico e mantê-lo lá, você nunca conseguirá tanto quanto sua habilidade garante.”

Então, vamos falar sobre como focar e aproveitar o poder e o brilho do seu evento.

Meu mantra de marketing favorito aprendi com Bob Miller, que era o gerente geral de marketing da Toyota: “O que você pode medir, você pode gerenciar”.

Veja os benefícios potenciais do marketing de eventos. Quais se aplicam ao seu evento? Em seguida, pense no que você pode medir de forma tangível após o evento e quais desses itens estão relacionados aos benefícios ou resultados que você deseja alcançar. Esses itens que você pode medir são conhecidos como métricas de marketing.

Sempre que possível, inclua metas que suas métricas possam medir.

Conhecimento da marca

O conhecimento da marca é um dos elementos de marketing mais difíceis de medir. Pense nisso. Como você sabe quem conhece sua marca? E mesmo que alguém reconheça sua marca, será que vai lembrar de você?

Felizmente, a ascensão da tecnologia ajudou. Embora você não possa ver os pensamentos das pessoas, você pode pelo menos medir onde o nome da sua marca está sendo divulgado.

Alguns elementos que você pode observar incluem cobertura da mídia (aprenda como escrever um comunicado de imprensa para saber mais sobre isso) e estatísticas de mídia social. Isso pode incluir menções à sua empresa e ao evento em qualquer plataforma, bem como interação com suas postagens sobre o evento. Quantas pessoas gostaram? Você foi retuitado? Quantas vezes a hashtag do seu evento foi usada e com que frequência essas postagens foram curtidas?

O marketing de mídia social não é fácil, especialmente em eventos menores, mas é algo que você pode medir!

Vendas

Empresas B2C que aproveitam patrocínios e exposições podem ter a oportunidade de fazer vendas na hora. Algumas empresas B2B também são capazes de fazer isso. Muitas vezes depende do custo do item. Produtos com um preço mais baixo são mais fáceis de comprar no local, especialmente porque os eventos geralmente vendem itens com desconto ou com itens de bônus grátis.

Em uma feira ou exposição, você pode ter uma meta de receita específica que deseja que seu evento alcance. Você pagou para estar lá – certifique-se de estar recebendo mais dinheiro do que gastando!

Pistas

Talvez os clientes estejam interessados, mas provavelmente não comprarão seu produto naquele momento. É quando os leads entram em jogo para as empresas B2B.

Nem todo mundo que você conhece em um evento é um cliente em potencial. Um participante pode vir ao seu estande, descobrir o que você faz e, então, descobrir se o seu produto é ou não uma solução viável para a marca dele. Se for, eles são uma pista. Você pode obter seus detalhes e iniciar o processo de vendas.

Novos contatos

Se você é uma empresa B2C, pode não necessariamente considerar todos como “lead”. Você pode simplesmente adicionar contatos à sua lista de ferramentas de marketing por e-mail. Isso é outra coisa que você pode quantificar.

Encontros

As reuniões podem ser agendadas por vendas e sucesso do cliente para clientes atuais e potenciais. Isso oferece a oportunidade de aumentar ou renovar. Mesmo que as renovações não ocorram no local, os eventos podem ser o único momento em que seus clientes se encontram pessoalmente com o representante de sua empresa. Isso é algo digno de nota!

Participantes

Qual a capacidade do seu local? Quão cheio você quer que seja? Se é um evento que você já esgotou antes, deseja fazê-lo novamente? Lembre-se de quantas pessoas precisam comparecer ao seu evento para que ele pareça “cheio” – seu evento deve ser o lugar para estar!

Dinheiro

Seu orçamento pode estar relacionado ao atendimento. Embora não seja a razão pela qual você faz marketing de eventos, é um objetivo importante. Se você cobra por tickets, empatar é provavelmente um dos seus principais objetivos de execução. (Você pode até lucrar!) Se você quiser continuar fazendo eventos, manter o orçamento é fundamental!

Se o seu evento em si não está gerando receita, você ainda precisa ficar dentro do orçamento. Os eventos podem ficar caros rapidamente!

Fornecedores e orçamento

Não demora muito para que os custos aumentem. (Especialmente se você quiser adicionar um fator “uau” e tornar seu evento memorável!)

Muitas vezes, isso pode causar mais dores de cabeça quando se trata de planejamento de eventos. Os gerentes nunca ficam entusiasmados quando você gasta mais do que eles planejaram! É um desafio com o qual os profissionais de marketing de eventos estão familiarizados.

Uma grande parte do orçamento está relacionada aos fornecedores que você contrata. Estas são as empresas que fornecerão seus produtos e serviços para o seu negócio. Além de dois dos maiores custos (catering e fornecedores), existem muitos outros suprimentos em potencial que você pode precisar.

Aqui está uma lista dos produtos e serviços que você pode precisar considerar para o seu orçamento:

• Fornecedores: os participantes não ficam felizes quando estão com fome.
• Fotógrafo: para divulgar seu evento em comunicações internas e externas pós-evento e usar na promoção de seu evento no ano seguinte.
• Videógrafo: necessário se você deseja compartilhar sessões de palestrantes ou destaques de eventos no YouTube, em seu próprio site ou em outras plataformas de vídeo. Infelizmente, a câmera do seu celular não serve nessa situação!
• Impressora: isso pode ser necessário para várias coisas, incluindo o programa, tabelas de assentos ou um menu.
• Empresa de gerenciamento de eventos: embora não sejam obrigados a realizar um evento, se você tiver uma equipe pequena e um grande evento, eles podem ser uma necessidade. Se você trabalha com uma empresa de gerenciamento de eventos, lembre-se de que a comunicação regular não é opcional e esse processo também leva tempo.
• Venue: o local onde será realizado o seu evento! Este é um grande problema, que discutirei mais na próxima seção.
• Equipe adicional do evento: pessoas que você contrata para ajudá-lo a executar o evento no dia.

O local e o serviço de bufê geralmente estão interligados. O local cobrará pelo uso de seu espaço e poderá exigir que você compre seus pacotes de alimentos e bebidas. Ao planejar conferências, passei horas criando planilhas que comparam os custos por pessoa. Eu analisaria três números para cada local em nossa lista:

1. O custo mínimo de alimentação por pessoa
2. O custo máximo de comida – o que eu adoraria fornecer a cada hóspede
3. Uma média dos dois acima

Depois de fazer esses cálculos, adicionamos cada um desses pontos de preço ao custo fixo do aluguel do local e analisamos os outros fatores que afetam a decisão final do local do evento.

É quando os profissionais de marketing colocam essas habilidades matemáticas em prática!

Se você não tiver muito orçamento, parceiros e patrocinadores podem ajudar a cobrir esses custos. Por exemplo, você pode ter um cliente com um auditório. O cliente pode deixar você usar seu espaço em troca de privilégios de patrocinador no evento.

Dicas para encontrar fornecedores de eventos

Se você ainda não planejou um evento e precisa contratar fornecedores, existem alguns recursos que você pode usar:

1. Verifique as avaliações dos fornecedores locais . Você não quer assinar um contrato apenas para descobrir que a pessoa não vai entregar no dia em que você precisa dela. Eu nunca assino um contrato sem fazer minha pesquisa primeiro.
2. Fale com sua rede . Se você perguntar entre colegas de trabalho ou amigos, poderá obter uma ótima recomendação. Você pode até fazer a pergunta em uma de suas contas de mídia social e pedir sugestões. Existem também grupos de planejamento de eventos no LinkedIn e no Facebook, onde você encontrará profissionais experientes em eventos, prontos e dispostos a ajudar uns aos outros.
3. Peça recomendações ao espaço do evento . Seu local está familiarizado com os fornecedores de eventos que entram em seu espaço. Sua equipe provavelmente tem experiência com quem faz um bom trabalho. Além disso, se o fornecedor já esteve no seu espaço de eventos antes, isso facilitará a execução do seu evento. Seu fornecedor de audiovisual (A/V) não deve se perder se já esteve lá antes!
4. Pesquise eventos dos quais você participou . Se você mesmo já participou de eventos e havia um fornecedor que amava, pergunte com quem ele trabalhou. Contanto que não seja sua competição (você provavelmente não participará dos eventos deles!), as pessoas geralmente ficam felizes em compartilhar recomendações.

Quanto mais eventos você fizer, mais fornecedores você vai conhecer. Alguns você pode precisar mudar e outros se tornarão regulares!

Logística de planejamento de eventos

Você não pode ter um evento sem hora e lugar. É basicamente o que o torna um evento. Determinar o dia, a hora e o local pode ser como juntar as peças de um quebra-cabeça.

caixas de som

Seus alto-falantes são outro elemento do quebra-cabeça. Você pode ter a data e o local do evento marcados primeiro e depois selecionar os palestrantes. Como alternativa, você pode ter um palestrante específico que deseja falar com sua empresa. Então, você não apenas precisa encontrar uma data dentro de sua agenda lotada, mas também precisa de um local disponível naquele dia!

Data e hora

Ao olhar para as datas, faz sentido estar ciente de quaisquer feriados ou outros eventos que possam impedir as pessoas de comparecer. Além disso, verifique se há outros eventos também voltados para o seu mercado-alvo. Por exemplo, se o seu mercado-alvo estiver cheio de profissionais de marketing, certifique-se de que não haja uma conferência nacional de marketing no mesmo fim de semana!

Se você tiver alguma flexibilidade para o seu encontro, converse com os locais e pergunte o que eles têm dentro de um determinado período de tempo. Quem sabe você pode negociar uma tarifa mais barata durante um período lento.

Depois de ter alguns lugares em mente, percorra os espaços e encontre-se com os funcionários que irão gerir o seu evento.

A disponibilidade do local também será afetada pela agenda. Os itens a serem considerados incluem:

• Quanto tempo você precisa para o registro?
• Quanto tempo você quer que todo o seu evento dure?
• Se for um dia inteiro, quantas sessões você terá e quantos intervalos entre as sessões?
• Quanto tempo você deseja dar a cada palestrante para apresentar?
• Quando e quanto tempo você dará aos participantes para fazer networking, se misturar com os patrocinadores e desfrutar do serviço de bufê?

Pense em quanto tempo você deseja dar aos participantes para cada um desses itens. Isso ajudará a determinar quanto tempo você precisa para alugar o espaço do local.

Refeições

Embora o serviço de bufê não seja o motivo pelo qual as pessoas vão ao seu evento, isso faz uma grande diferença no sucesso do evento. Você conhece a palavra “enganado”? Eu amo essa palavra porque é tão verdadeira. Pessoas famintas não são pessoas felizes!

Você precisa garantir que seus convidados estejam cheios, tanto para o bem deles quanto para o seu. Estudos mostraram que os níveis de foco diminuem quando as pessoas estão com fome. Isso significa que os convidados não podem obter o valor total do seu evento se estiverem com muita fome para absorver tudo!

Além disso, quando as pessoas estão com fome, sua visão sobre uma situação é afetada negativamente. Não é nenhum segredo; você mesmo já sentiu! E com todo o tempo e dinheiro que você investe em seu evento, vale a pena investir em um pouco de comida. Ao fazer isso, você torna a experiência positiva. Isso significa que as pessoas também vão querer ir ao seu próximo evento!

As pessoas costumam esperar comida durante os intervalos em um evento de dia inteiro. Independentemente da frequência com que você dá comida, não posso enfatizar a necessidade de chá e café o suficiente! As conferências estão ocupadas.

A vida é corrida – as pessoas estão cansadas!

Já participei de eventos em que não tenho tempo de tomar uma xícara de chá antes da primeira sessão. Saí no primeiro intervalo, pronto para minha dose de cafeína, apenas para encontrar as mesas do bufê vazias. É a minha maior implicância. Chá e café não são um grande custo, e estar cansado é como estar com fome – as pessoas não ficam felizes quando precisam de cafeína!

Como regra geral, você deve comer sempre que houver álcool. Isso é ser um anfitrião responsável. Você não quer colocar seus convidados em uma situação onde eles bebem com o estômago vazio.

Felizmente, se você está patrocinando um evento, o serviço de bufê geralmente é algo que você pode tirar da sua lista! Se você estiver organizando um evento maior para a comunidade, como um festival, convém trazer fornecedores como food trucks. Em seguida, os participantes cobrem suas próprias despesas, pagando pela comida que desejam e nada mais.

Encontrar palestrantes do evento

Se todo o objetivo do seu evento é que os participantes aprendam com um palestrante, é melhor que seu palestrante seja bom!

Independentemente de você estar pagando seu alto-falante ou de graça, você deseja que todos os seus alto-falantes:

1. Tenha credibilidade e autoridade . A pessoa sabe do que está falando, sem dúvidas.
2. Ofereça um certo nível de carisma . Você não quer convidados cochilando como se fosse sua aula de história da 10ª série!
3. Concentre o conteúdo nos participantes – não neles mesmos. Seu palestrante está lá para dar valor aos seus convidados, não para um discurso de vendas. O objetivo deles deve ser fornecer conteúdo valioso para seus convidados.

Credibilidade e autoridade

A autoridade do seu orador tem um impacto direto na frequência. Conseguir um palestrante inspirador exclusivo fará com que mais pessoas queiram participar. Não importa o que aconteça, você precisa se perguntar: “Por que as pessoas deveriam ouvir essa pessoa? O que torna seu ponto de vista único valioso?”

Talvez seja um título de alto nível. Talvez eles tenham resultados de uma campanha bem-sucedida que possam compartilhar. O indivíduo poderia ter falado em outros eventos. Alguém pode ter ganho um prêmio ou fundado uma empresa.

Seja o que for, você quer algo na biografia do palestrante que desperte o interesse de seu mercado-alvo e os faça pensar: “Quero ouvir o que essa pessoa tem a dizer!”

A autoridade do seu orador não vem apenas do título. O que torna a pessoa credível para falar sobre o seu tema específico? Provavelmente nem é preciso dizer, mas se sou um profissional de marketing, não quero ouvir uma sessão sobre estatísticas de um microbiologista.

Carisma

Seu alto-falante é envolvente? As pessoas querem ouvi-los? É um ótimo sinal se as pessoas estiverem sorrindo e rindo durante a apresentação!

As pessoas costumam participar de eventos para se motivar e se entusiasmar com seu trabalho. Um palestrante verdadeiramente inspirador fará isso acontecer, e o carisma faz parte do que nos inspira.

Um dos meus palestrantes carismáticos favoritos é John Kearon, fundador e CEO do System1 Group PLC (anteriormente Brainjuicer). Eu o ouvi falar na Conferência Global de Marketing organizada pela Federação Mundial de Anunciantes. John percebeu que os convidados estavam ficando um pouco inquietos (há tanto tempo que você quer se sentar em uma cadeira). Então, como ele superou isso? Levando os participantes a fazer a onda, é claro! Isso acordou as pessoas enquanto moviam seus corpos e riram de um grupo de profissionais de marketing fazendo a onda na sala de conferências de um hotel.

conteúdo valioso

Esse último pode ser um pouco complicado. Às vezes, uma pessoa é uma autoridade no assunto porque é o que seu negócio faz. Os palestrantes discutirão naturalmente sobre sua própria empresa – que geralmente é a fonte das histórias para sua apresentação.

Converse com o palestrante sobre o conteúdo da apresentação com antecedência. Torne o assunto e o objetivo bem claros. Você pode encontrar um vídeo no YouTube deles falando em outro evento. Nesse caso, você pode avaliar suas intenções – e quantas vezes eles mencionam seu próprio produto!

A festa acabou de começar

Do local ao orçamento, você já considerou os principais pontos que afetarão a execução do seu evento. Você construiu a base da sua criação LEGO e está pronto para dar o pontapé inicial no evento dos seus sonhos.

Quer saber como você pode divulgar seu evento perfeitamente planejado? Mergulhe no mundo do marketing de eventos para saber mais.

Este artigo foi publicado originalmente em 2018. Ele foi atualizado com novas informações.