Как провести мероприятие своей мечты: советы по планированию мероприятия как профессионалу

Если вы здесь, у вас, вероятно, есть представление о том, какой тип события вы хотите выполнить. Либо вы остановились на последних нескольких вариантах, и вам нужно знать еще несколько деталей, чтобы составить окончательный план, либо вы готовы начать собирать кусочки вместе!

Лучший способ справиться с обширным списком задач — и не тратить много времени на выполнение этих задач — это иметь план действий. И если все становится слишком сложным, не бойтесь полагаться на программное обеспечение для планирования мероприятий, чтобы автоматизировать то, как вы все делаете!

Но ждать! С чего именно вы начинаете? Со всем, что нужно сделать, от места проведения до развлечений, от еды до продвижения вашего мероприятия и всех временных рамок между ними, как вы знаете, с чего начать?

Композитор, дирижер и писатель Леонард Бернстайн резюмировал процесс планирования мероприятий и маркетинга следующей цитатой: «Чтобы добиться больших результатов, нужны две вещи: план и нехватка времени».

Это чувство, с которым мы все слишком хорошо знакомы: «У меня нет достаточно времени!»

И, если вы запланировали какое-либо событие, вы знаете, что это то, к чему вы можете относиться. (Если это ваше первое мероприятие, не пугайтесь — я обещаю, что все в вашем списке дел в конце концов окупится!)

Вспомните свои дни сборки LEGO. (Не стыдно, если это было вчера!) Форма, которую вы делаете для своей основы, определяет всю конфигурацию вашего творения. Рассмотрите эти основы, прежде чем совершать какое-либо мероприятие. Затем вы убедитесь, что понимаете, что связано с каждым типом события, прежде чем брать на себя обязательство, которое вы не можете нарушить.

Как определить потребности вашего мероприятия

Есть много причин, по которым вы можете выбрать участие в планировании мероприятий. Помните, что хотя мероприятия часто бывают веселыми или познавательными, они все же должны чего-то стоить. Вы можете потратить бесконечные часы работы на создание потрясающего мероприятия, но если оно не принесет положительной пользы вашей компании, зачем вы этим занимаетесь?

По словам известного делового спикера и автора Зига Зиглара:

«Меня не волнует, сколько у вас силы, блеска или энергии; если вы не используете его, не фокусируете на конкретной цели и не удерживаете там, вы никогда не добьетесь того, на что способны ваши способности».

Итак, давайте поговорим о том, как сфокусировать и использовать силу и яркость вашего мероприятия.

Моей самой любимой маркетинговой мантре я научился у Боба Миллера, генерального менеджера по маркетингу Toyota: «То, что вы можете измерить, тем вы можете управлять».

Посмотрите на потенциальные преимущества событийного маркетинга. Какие из них применимы к вашему мероприятию? Затем подумайте о том, что вы можете ощутимо измерить после мероприятия и какие из этих пунктов связаны с преимуществами или результатами, которых вы хотите достичь. Те элементы, которые вы можете измерить, известны как маркетинговые показатели.

По возможности указывайте цели, которые могут быть измерены вашими показателями.

Узнаваемость бренда

Осведомленность о торговой марке — один из самых сложных элементов маркетинга. Думаю об этом. Как узнать, кто знает о вашем бренде? И даже если кто-то узнает ваш бренд, запомнят ли они вас?

К счастью, развитие технологий помогло. Хотя вы не можете видеть мысли людей, вы можете, по крайней мере, измерить, насколько популярен ваш бренд.

Некоторые элементы, на которые вы можете обратить внимание, включают освещение в СМИ (узнайте, как написать пресс-релиз, чтобы узнать больше об этом) и статистику в социальных сетях. Это может включать упоминания о вашей компании и мероприятии на любой платформе, а также взаимодействие с вашими публикациями о мероприятии. Скольким людям это понравилось? Вас ретвитнули? Сколько раз использовался хэштег вашего мероприятия и как часто лайкались эти посты?

Маркетинг в социальных сетях дается нелегко, особенно на небольших мероприятиях, но его можно измерить!

Продажи

Компании B2C, которые пользуются преимуществами спонсорства и выставок, могут иметь возможность осуществлять продажи на месте. Некоторые B2B-компании также могут это делать. Зачастую это зависит от стоимости товара. Продукты с более низкой ценой легче купить на месте, тем более что на мероприятиях часто продаются товары со скидкой или с бесплатными бонусными предметами.

На торговой выставке или выставке у вас может быть конкретная цель дохода, которую вы хотите достичь на своем мероприятии. Вы заплатили за то, чтобы быть там – убедитесь, что вы получаете больше денег, чем отдаете!

Ведет

Возможно, клиенты заинтересованы, но вряд ли сразу же купят ваш продукт. Это когда лиды вступают в игру для компаний B2B.

Не каждый, кого вы встречаете на мероприятии, является потенциальным клиентом. Посетитель может подойти к вашему стенду, узнать, чем вы занимаетесь, а затем узнать, является ли ваш продукт жизнеспособным решением для их бренда. Если да, то они лидеры. Вы можете получить их детали и начать процесс продажи.

Новые контакты

Если вы являетесь компанией B2C, вы не обязательно считаете всех «лидами». Вы можете просто добавить контакты в свой список инструментов электронного маркетинга. Это еще одна вещь, которую вы можете измерить.

Встречи

Встречи могут быть назначены по продажам и успеху клиентов как для потенциальных клиентов, так и для клиентов. Это дает возможность допродажи или продления. Даже если продления не происходят на месте, мероприятия могут быть единственным временем, когда ваши клиенты встречаются с представителем вашей компании лично. Это то, что стоит отметить!

Участники

Какова вместимость вашей площадки? Насколько полным вы хотите, чтобы он был? Если это мероприятие, на которое вы уже распродали билеты, хотите ли вы сделать это снова? Имейте в виду, сколько людей должно посетить ваше мероприятие, чтобы оно было «насыщенным» — ваше мероприятие должно быть на высоте!

Деньги

Ваш бюджет может быть связан с посещаемостью. Хотя это не причина, по которой вы занимаетесь событийным маркетингом, это важная цель. Если вы берете плату за билеты, безубыточность, вероятно, является одной из ваших основных целей исполнения. (Вы даже можете получить прибыль!) Если вы хотите продолжать проводить мероприятия, важно оставаться в рамках бюджета!

Если ваше мероприятие само по себе не приносит дохода, вам все равно нужно оставаться в рамках бюджета. Мероприятия могут быстро дорого обойтись!

Продавцы и бюджет

Расходы не займут много времени. (Особенно, если вы хотите добавить эффект «вау» и сделать ваше мероприятие незабываемым!)

Это часто может вызвать большую головную боль, когда дело доходит до планирования мероприятия. Менеджеры никогда не радуются, когда вы тратите больше, чем они планировали! Это вызов, с которым знакомы маркетологи событий.

Большая часть бюджета связана с поставщиками, которых вы нанимаете. Это предприятия, которые будут поставлять свои продукты и услуги для вашего бизнеса. Помимо двух самых больших затрат (кейтеринг и продавцы), есть много других потенциальных поставок, которые вам могут понадобиться.

Вот список продуктов и услуг, которые вам могут понадобиться для вашего бюджета:

• Поставщики: посетители недовольны, когда они голодны.
• Фотограф: чтобы продемонстрировать ваше мероприятие во внутренних и внешних коммуникациях после мероприятия и использовать при продвижении вашего мероприятия в следующем году.
• Видеооператор: необходим, если вы хотите поделиться сессиями спикеров или основными моментами событий на YouTube, на своем веб-сайте или на других видеоплатформах. К сожалению, ваш телефон с камерой не подойдет в этой ситуации!
• Принтер: это может быть необходимо для чего угодно, включая программу, схему рассадки или меню.
• Компания по организации мероприятий: хотя они и не требуются для проведения мероприятия, если у вас небольшая команда и большое мероприятие, они могут быть необходимостью. Если вы работаете с компанией по организации мероприятий, помните, что регулярное общение не является обязательным, и этот процесс также требует времени.
• Место проведения: место проведения вашего мероприятия! Это большой вопрос, о котором я расскажу подробнее в следующем разделе.
• Дополнительный персонал мероприятия: люди, которых вы нанимаете, чтобы помочь вам провести мероприятие в день.

Место проведения и кейтеринг часто связаны друг с другом. Заведение взимает плату за использование своего пространства и может потребовать от вас приобрести пакеты с едой и напитками. При планировании конференций я часами создавал электронные таблицы, в которых сравниваются затраты на человека. Я бы посмотрел на три номера для каждого места в нашем шорт-листе:

1. Минимальная стоимость питания на человека
2. Максимальная стоимость еды – то, что я в идеале хотел бы предложить каждому гостю
3. В среднем из двух вышеперечисленных

После выполнения этих расчетов мы затем добавили каждый из этих ценовых пунктов к фиксированной стоимости аренды помещения и рассмотрели другие факторы, влияющие на окончательное решение о месте проведения мероприятия.

Вот когда маркетологи используют эти математические навыки!

Если у вас небольшой бюджет, партнеры и спонсоры могут помочь покрыть эти расходы. Например, у вас может быть клиент с аудиторией. Клиент может позволить вам использовать свое пространство в обмен на спонсорские привилегии на мероприятии.

Советы по поиску поставщиков событий

Если вы еще не планировали мероприятие и вам нужно найти поставщиков, вы можете воспользоваться несколькими ресурсами:

1. Проверьте отзывы о местных поставщиках . Вы не хотите подписывать контракт только для того, чтобы обнаружить, что человек не доставит товар в тот день, когда он вам нужен. Я никогда не подписываю контракт, не проведя предварительные исследования.
2. Поговорите со своей сетью . Если вы спросите среди коллег или друзей, вы можете получить отличную рекомендацию. Вы даже можете задать вопрос в одной из своих учетных записей в социальных сетях и попросить совета. В LinkedIn и Facebook также есть группы по планированию мероприятий, в которых вы найдете опытных специалистов по организации мероприятий, готовых и желающих помочь друг другу.
3. Спросите у места проведения мероприятия рекомендации . Ваше заведение знакомо с поставщиками мероприятий, которые приходят в его пространство. Его команда, вероятно, имеет опыт работы с теми, кто делает хорошую работу. Кроме того, если поставщик уже был в вашем пространстве для проведения мероприятий, это облегчит проведение вашего мероприятия. Ваш поставщик аудио- и видеоматериалов (A/V) не должен заблудиться, если он уже был там раньше!
4. Изучите мероприятия, которые вы посетили . Если вы сами посещали мероприятия и вам нравился поставщик, вы можете спросить, с кем он работал. Пока это не ваши конкуренты (в любом случае вы вряд ли будете посещать их мероприятия!), люди часто с удовольствием делятся рекомендациями.

Чем больше мероприятий вы проводите, тем больше поставщиков вы узнаете. Некоторые вам, возможно, придется изменить, а другие станут вашими постоянными!

Логистика планирования мероприятий

У вас не может быть события без времени и места. Это в значительной степени то, что делает его событием. Определить день, время и место проведения — все равно что сложить кусочки пазла.

Динамики

Ваши динамики — еще один элемент головоломки. Возможно, вы сначала зафиксируете дату и место проведения мероприятия, а затем определите спикеров. Кроме того, у вас может быть конкретный спикер, который хочет поговорить с вашей компанией. Тогда вам нужно не только найти дату в их плотном графике, но и место, доступное в этот день!

Дата и время

При просмотре дат имеет смысл знать о любых праздниках или других событиях, которые могут помешать людям посетить их. Кроме того, проверьте другие события, также ориентированные на ваш целевой рынок. Например, если на вашем целевом рынке полно маркетологов, позаботьтесь о том, чтобы в эти же выходные не проводилась национальная конференция по маркетингу!

Если у вас есть некоторая гибкость в отношении свидания, поговорите с местами и спросите, что у них есть в течение определенного периода времени. Кто знает, возможно, вы сможете договориться о более низкой ставке в период затишья.

После того, как вы выбрали несколько мест, пройдитесь по помещениям и встретьтесь с сотрудниками, которые будут управлять вашим мероприятием.

Доступность места проведения также будет зависеть от повестки дня. Пункты, которые следует учитывать, включают:

• Сколько времени вам нужно для регистрации?
• Как долго вы хотите, чтобы все ваше мероприятие длилось?
• Если на целый день, то сколько сеансов у вас будет и сколько перерывов между сеансами?
• Сколько времени вы хотите дать каждому спикеру для выступления?
• Когда и сколько времени вы дадите участникам для общения, общения со спонсорами и получения удовольствия от еды?

Подумайте, сколько времени вы хотите дать участникам для каждого из этих пунктов. Это поможет определить, на какой срок вам нужно арендовать помещение.

Кейтеринг

Хотя кейтеринг не является причиной, по которой люди приходят на ваше мероприятие, он имеет большое значение для успеха мероприятия. Вы знаете слово «голодный»? Я люблю это слово, потому что оно так верно. Голодные люди не счастливые люди!

Вы должны убедиться, что ваши гости сыты как для себя, так и для себя. Исследования показали, что уровень концентрации внимания снижается, когда люди голодны. Это означает, что гости не смогут в полной мере оценить ваше мероприятие, если они слишком голодны, чтобы принять все это!

Кроме того, когда люди голодны, их взгляды на ситуацию ухудшаются. Это не секрет; вы сами это почувствовали! И все время и деньги, которые вы вкладываете в свое мероприятие, стоит инвестировать в небольшую еду. Делая это, вы делаете опыт положительным. Это означает, что люди тоже захотят прийти на ваше следующее мероприятие!

Люди часто ожидают еды во время перерывов на мероприятии, которое длится целый день. Независимо от того, как часто вы даете еду, я не могу не подчеркнуть потребность в чае и кофе! Конференции загружены.

Жизнь кипит – люди устали!

Я был на мероприятиях, где у меня не было времени выпить чашку чая до первого сеанса. Я вышел во время первого перерыва, готовый выпить кофеин, но обнаружил, что столики с кейтерингом пусты. Это моя самая большая мозоль. Чай и кофе не являются большими расходами, а усталость — это то же самое, что голод — люди не счастливы, когда им нужен кофеин!

Как правило, вы должны есть каждый раз, когда есть алкоголь. Это ответственный хозяин. Вы не хотите ставить своих гостей в ситуацию, когда они пьют натощак.

К счастью, если вы спонсируете мероприятие, кейтеринг обычно можно вычеркнуть из списка! Если вы проводите более крупное мероприятие для сообщества, например фестиваль, возможно, вы захотите привлечь продавцов, таких как грузовики с едой. Затем участники покрывают свои расходы, платя за еду, которую они хотят, и больше ничего.

Поиск спикеров мероприятия

Если вся цель вашего мероприятия состоит в том, чтобы участники могли поучиться у спикера, ваш спикер должен быть хорошим!

Независимо от того, платите ли вы своему динамику или он делает это бесплатно, вы хотите, чтобы все ваши динамики:

1. Иметь как доверие, так и авторитет . Человек знает, о чем говорит, без вопросов.
2. Предложите определенный уровень харизмы . Вы не хотите, чтобы гости дремали, как будто это ваш урок истории в 10-м классе!
3. Сосредоточьте внимание на посетителях, а не на себе. Ваш динамик должен дать вашим гостям ценность, а не рекламную презентацию. Их цель должна состоять в том, чтобы предоставить ценный контент для ваших гостей.

Доверие и авторитет

Авторитет вашего спикера напрямую влияет на посещаемость. Получение эксклюзивного вдохновляющего спикера вызовет желание посетить больше людей. Несмотря ни на что, нужно спросить себя: «Почему люди должны слушать этого человека? Что делает их уникальную точку зрения ценной?»

Возможно, это титул высокого уровня. Может быть, у них есть результаты успешной кампании, которыми они могут поделиться. Этот человек мог бы выступать и на других мероприятиях. Кто-то, возможно, выиграл награду или основал компанию.

Что бы это ни было, вам нужно что-то в биографии спикера, что вызовет интерес у вашей целевой аудитории и заставит их подумать: «Я хочу услышать, что этот человек хочет сказать!»

Авторитет вашего спикера зависит не только от его титула. Что делает человека заслуживающим доверия, когда он говорит на вашу конкретную тему? Наверное, это само собой разумеется, но если я маркетолог, то не хочу слушать сессию о статистике от микробиолога.

Харизма

Ваш динамик привлекателен? Люди хотят их слушать? Если во время презентации люди улыбаются и смеются, это отличный знак!

Люди часто посещают мероприятия, чтобы получить мотивацию и увлечься своей работой. Оратор, который действительно вдохновляет, сделает это возможным, а харизма — это часть того, что нас вдохновляет.

Один из моих любимых харизматичных ораторов — Джон Кирон, основатель и генеральный директор System1 Group PLC (ранее Brainjuicer). Я слышал, как он выступал на Глобальной конференции маркетологов, организованной Всемирной федерацией рекламодателей. Джон заметил, что гости стали немного нервничать (в кресле только так долго хочется сидеть). Так как же он это преодолел? Конечно, заставив посетителей сделать волну! Это будило людей, когда они шевелились и смеялись над группой маркетологов, устроивших волну в конференц-зале отеля.

Ценный контент

Последнее может быть немного сложным. Иногда человек является авторитетом в этом вопросе, потому что это то, чем он занимается. Выступающие, естественно, будут обсуждать свою собственную компанию, которая часто является источником историй для их презентации.

Заранее поговорите со спикером о содержании презентации. Сделайте тему и цель кристально ясными. Возможно, вы сможете найти на YouTube видео с их выступлением на другом мероприятии. Если это так, вы можете оценить их намерения и сколько раз они упоминают свой собственный продукт!

Вечеринка только началась

От места проведения до бюджета, вы рассмотрели основные моменты, которые повлияют на проведение вашего мероприятия. Вы построили основу для своего творения LEGO и готовы приступить к событию своей мечты.

Хотите знать, как вы можете рассказать о своем идеально спланированном мероприятии? Погрузитесь в мир событийного маркетинга, чтобы узнать больше.

Эта статья была первоначально опубликована в 2018 году. Она была дополнена новой информацией.