如何執行您的夢想活動：像專業人士一樣進行活動策劃的技巧

如果您在這裡，您可能已經知道要執行哪種類型的事件。 您要么只剩下最後幾個選項，並且需要了解更多細節以製定最終計劃，要么您已準備好開始將各個部分組合在一起！

處理大量任務的最佳方法——而不是花費大量時間來完成這些任務——是製定一個攻擊計劃。 如果事情變得有點難以應付，請不要害怕依靠活動策劃軟件來自動完成所有工作！

可是等等！ 你究竟從哪裡開始？ 從場地到娛樂，從食物到宣傳您的活動，以及其間的所有時間表，您都知道要做什麼，您怎麼知道從哪裡開始呢？

作曲家、指揮家和作家倫納德伯恩斯坦用這句話總結了活動策劃和營銷過程： “要取得偉大的成就，需要兩件事：計劃和時間不夠。”

這是一種我們再熟悉不過的感覺：“我沒有足夠的時間！”

而且，如果您計劃了任何活動，您就會知道它與您相關。 （如果這是您的第一次活動，請不要害怕——我保證您的待辦事項清單上的所有內容最終都會得到回報！）

回想一下您玩樂高積木的日子。 （如果是昨天，也沒什麼可恥的！）你為你的基地做的形狀決定了你創作的整個配置。 在參加活動之前考慮這些基礎知識。 然後，您將確保了解每種類型的事件所涉及的內容——在您做出不能違背的承諾之前。

如何確定您的活動需求

您選擇參與活動策劃的原因有很多。 請記住，雖然活動通常很有趣或具有教育意義，但它們仍然必須有價值。 您可以花費無盡的時間來創造一個令人驚嘆的活動，但如果它沒有給您的公司帶來積極的好處，您為什麼要這樣做？

用著名的商業演說家和作家 Zig Ziglar 的話來說：

“我不在乎你有多少權力、才華或精力； 如果你不利用它，將它集中在一個特定的目標上並堅持下去，你將永遠無法完成你的能力所保證的事情。”

因此，讓我們來談談如何集中精力和利用活動的力量和光彩。

我最喜歡的營銷格言是從豐田營銷總經理 Bob Miller 那裡學來的：“你能衡量的，你就能管理。”

查看事件營銷的潛在好處。 哪些適用於您的活動？ 然後想一想您可以在活動結束後切實衡量哪些項目，以及哪些項目與您想要實現的收益或結果相關。 您可以衡量的那些項目稱為營銷指標。

盡可能包括您的指標可以衡量的目標。

品牌意識

品牌知名度是最難衡量的營銷要素之一。 想想看。 你怎麼知道誰知道你的品牌？ 即使有人認出了你的品牌，他們會記住你嗎？

值得慶幸的是，技術的興起有所幫助。 雖然您看不到人們的想法，但您至少可以衡量您的品牌名聲在哪裡。

您可以查看的一些元素包括媒體報導（了解如何撰寫新聞稿以獲得更多相關信息）和社交媒體統計數據。 這可能包括在任何平台上提及您的公司和活動，以及與您關於該活動的帖子的互動。 有多少人喜歡它？ 你被轉發了嗎？ 您的活動主題標籤被使用了多少次，這些帖子被點讚的頻率是多少？

社交媒體營銷來之不易，尤其是在小型活動中，但這是您可以衡量的！

銷售量

利用贊助和展會的 B2C 公司可能有機會在現場進行銷售。 一些B2B公司也能做到這一點。 這通常取決於物品的成本。 價格較低的產品更容易在現場購買，尤其是在活動經常以折扣價或贈送贈品出售的情況下。

在貿易展覽會或博覽會上，您可能有一個特定的收入目標，希望您的活動能夠實現。 你已經付了錢去那裡——確保你得到的錢比你付出的多！

線索

也許客戶有興趣但不太可能當場購買您的產品。 這就是潛在客戶對 B2B 公司發揮作用的時候。

並非您在活動中遇到的每個人都是潛在客戶。 與會者可以來到您的展位，了解您的工作，然後了解您的產品是否是他們品牌的可行解決方案。 如果是，他們就是領先者。 您可以獲得他們的詳細信息並開始銷售過程。

新聯繫人

如果你是一家 B2C 公司，你可能不一定認為每個人都是“領導”。 您可以簡單地將聯繫人添加到您的電子郵件營銷工具列表中。 這是您可以量化的另一件事。

會議

可以根據潛在客戶和客戶的銷售和客戶成功情況來預訂會議。 這提供了追加銷售或更新的機會。 即使不是當場續訂，活動也可能是您的客戶與您的公司代表親自會面的唯一時間。 這是值得注意的事情！

與會者

你們場地的容量是多少？ 你想要它有多滿？ 如果這是您之前已經售罄的活動，您還想再次參加嗎？ 請記住，需要有多少人參加您的活動才能讓活動感覺“滿滿”——您的活動應該是舉辦地點！

錢

您的預算可能與出勤率有關。 雖然這不是您進行事件營銷的原因，但它是一個重要目標。 如果您對門票收費，收支平衡可能是您的主要執行目標之一。 （您甚至可以獲利！）如果您想繼續舉辦活動，保持在預算範圍內是關鍵！

如果您的活動本身沒有帶來收入，您仍然需要保持在預算之內。 活動很快就會變得昂貴！

供應商和預算

成本加起來並不需要很長時間。 （特別是如果您想添加一個“哇”因素並讓您的活動令人難忘！）

在活動策劃方面，這通常會引起最令人頭疼的問題。 當您的支出超出他們的計劃時，經理們永遠不會高興！ 這是事件營銷人員熟悉的挑戰。

預算的很大一部分與您僱用的供應商有關。 這些是將為您的企業提供產品和服務的企業。 除了兩項最大的成本（餐飲和供應商）之外，您可能還需要許多其他潛在供應品。

以下是您在預算中可能需要考慮的產品和服務列表：

• 餐飲服務商：與會者餓了會不高興。
• 攝影師：在活動後的內部和外部交流中展示您的活動，並在來年宣傳您的活動時使用。
• 攝像師：如果您想在 YouTube、您自己的網站或其他視頻平台上分享演講者會議或活動亮點，則需要。 可悲的是，您的照相手機在這種情況下無法使用！
• 打印機：這對於許多事情都是必需的，包括程序、座位表或菜單。
• 活動管理公司：雖然他們不是舉辦活動所必需的，但如果您有一個小團隊和一個大型活動，他們可能是必需的。 如果您與活動管理公司合作，請記住定期溝通不是可有可無的，而且這個過程也需要時間。
• 地點：舉辦活動的地方！ 這是一個很大的問題，我將在下一節中詳細討論。
• 其他活動人員：您僱用的人員來幫助您執行當天的活動。

場地和餐飲經常聯繫在一起。 場地將收取空間使用費，並可能要求您購買其餐飲套餐。 在計劃會議時，我花了數小時創建電子表格來比較每人的成本。 我會在我們的候選名單上查看每個場地的三個數字：

1. 人均最低伙食費
2. 最大的食物成本——我最想為每位客人提供的食物
3. 以上兩者的平均值

完成這些計算後，我們將每個價格點添加到場地租金的固定成本中，並研究了影響最終活動場地決策的其他因素。

這是營銷人員使用這些數學技能的時候！

如果您的預算不多，合作夥伴和讚助商可以幫助支付這些費用。 例如，您的客戶可能擁有禮堂空間。 客戶可能會讓您使用其空間以換取活動中的讚助商特權。

尋找活動供應商的提示

如果您之前沒有計劃過活動並且需要尋找供應商，您可以使用一些資源：

1. 查看當地供應商的評論。 您不想簽訂合同後才發現對方不會在您需要他們的那一天交付。 我從不先做研究就簽合同。
2. 與您的網絡交談。 如果您在同事或朋友中詢問，您可能會得到很好的推薦。 您甚至可以在您的某個社交媒體帳戶上提出問題並尋求建議。 LinkedIn 和 Facebook 上還有活動策劃小組，在那裡您會發現經驗豐富的活動專業人士隨時準備並願意互相幫助。
3. 向活動空間尋求建議。 您的場地熟悉進入其空間的活動供應商。 它的團隊可能有與那些工作出色的人打交道的經驗。 另外，如果供應商以前去過您的活動空間，這將使您的活動執行起來更容易。 如果您的視聽 (A/V) 供應商以前去過那裡，他們就不會迷路！
4. 研究您參加過的活動。 如果您自己參加過活動並且有您喜歡的供應商，您可以詢問他們與誰合作。 只要不是你的競爭對手（反正你不太可能參加他們的活動！），人們通常很樂意分享建議。

您參加的活動越多，您就會了解越多的供應商。 有些您可能需要改變，而另一些將成為您的常客！

活動策劃物流

沒有時間和地點就無法舉辦活動。 這幾乎是什麼使它成為一個事件。 確定日期、時間和地點就像拼拼圖一樣。

音箱

您的揚聲器是難題的另一個要素。 您可能會先鎖定活動日期和地點，然後再確定演講者的來源。 或者，您可以有一位特定的演講者想要與您的公司交談。 然後，您不僅需要在他們繁忙的日程中找到約會對象，還需要當天有空的場地！

日期和時間

在查看日期時，了解任何可能阻止人們參加的假期或其他事件是有意義的。 此外，檢查其他事件也集中在您的目標市場。 例如，如果您的目標市場到處都是營銷人員，請確保同一周末沒有全國營銷會議！

如果您的約會有一些靈活性，請與場地交談並詢問他們在特定時間範圍內有什麼。 誰知道呢，您也許可以在淡季協商更便宜的價格。

一旦您想到了幾個地方，就可以在這些空間中穿行並與將管理您的活動的工作人員會面。

場地可用性也會受到議程的影響。 需要考慮的項目包括：

• 註冊需要多少時間？
• 您希望整個活動持續多長時間？
• 如果是一整天，你會有多少節課，課間休息多少次？
• 您希望每位演講者展示多長時間？
• 您將在何時以及多少時間給與會者建立聯繫、與讚助商交流並享受餐飲？

想一想您希望為這些項目中的每一項為與會者提供多長時間。 這將有助於確定您需要租用場地空間多長時間。

餐飲

雖然餐飲不是人們來參加您的活動的原因，但它對活動的成功有很大的影響。 你知道“餓”這個詞嗎？ 我喜歡這個詞，因為它是如此真實。 飢餓的人不是快樂的人！

為了他們和你自己，你需要確保你的客人吃飽了。 研究表明，當人們感到飢餓時，注意力水平會下降。 這意味著如果客人太餓而無法參加，他們將無法獲得活動的全部價值！

另外，當人們感到飢餓時，他們對情況的看法會受到負面影響。 這不是秘密； 你自己感受過！ 考慮到您為活動投入的所有時間和金錢，投資一點食物是值得的。 通過這樣做，您可以使體驗變得積極。 這意味著人們也會想參加您的下一個活動！

人們通常希望在全天活動的休息時間有食物。 無論您多久提供一次食物，我都無法強調對茶和咖啡的需求！ 會議很忙。

生活很忙——人很累！

我曾參加過在第一節課之前沒有時間喝茶的活動。 我在第一次休息時就出來了，準備喝咖啡，卻發現餐桌空無一人。 這是我最大的煩惱。 茶和咖啡不是主要成本，累了就像餓了一樣——人們需要咖啡因時並不快樂！

根據經驗，只要有酒，就應該進食。 那就是做一個負責任的主人。 您不想讓您的客人空腹喝酒。

值得慶幸的是，如果您正在讚助一項活動，餐飲通常是您可以從清單中刪除的東西！ 如果您要為社區舉辦大型活動，例如節日，您可能需要引入食品卡車等供應商。 然後與會者自己承擔費用，只為他們想要的食物付費，別無其他。

尋找活動發言人

如果您活動的全部目的是讓與會者向演講者學習，那麼您的演講者最好是個好人！

無論您是為揚聲器付費還是免費，您都希望所有揚聲器：

1. 既有信譽又有權威。 這個人知道他們在說什麼，毫無疑問。
2. 提供一定程度的魅力。 您不希望客人像上 10 年級歷史課一樣打瞌睡！
3. 將內容重點放在與會者身上——而不是他們自己。 你的演講者在那裡是為了給你的客人帶來價值，而不是推銷。 他們的目標必須是為您的客人提供有價值的內容。

信譽和權威

演講者的權威性對出席率有直接影響。 獲得獨家勵志演講者將使更多人想參加。 無論如何，你需要問問自己：“人們為什麼要聽這個人的話？ 是什麼讓他們獨特的觀點有價值？”

也許這是一個高級標題。 也許他們有可以分享的成功活動的結果。 該人本可以在其他活動中發言。 有人可能獲得了獎項或創立了公司。

無論是什麼，您都希望演講者簡歷中的內容能夠激起目標市場的興趣並讓他們認為：“我想听聽這個人要說什麼！”

演講者的權威不僅僅來自於他們的頭銜。 是什麼讓這個人可以就您的特定主題發表演講？ 這可能不言而喻，但如果我是一名營銷人員，我不想听微生物學家講的關於統計的會議。

魅力

你的演講者有吸引力嗎？ 人們願意聽他們說話嗎？ 如果人們在演示過程中微笑著大笑，這是一個很好的跡象！

人們經常參加活動以對他們的工作充滿動力和興奮。 一個真正鼓舞人心的演講者會讓這一切發生，而魅力是激勵我們的一部分。

我最喜歡的魅力演講者之一是 System1 Group PLC（前身為 Brainjuicer）的創始人兼首席執行官 John Kearon。 我在世界廣告商聯合會主辦的全球營銷商大會上聽過他的演講。 約翰可以看到客人們變得有點煩躁（你只想坐在椅子上這麼久）。 那麼他是如何克服的呢？ 當然是讓與會者參與其中！ 這喚醒了人們，因為他們移動了身體，並在一群營銷人員在酒店會議室裡揮手致意時大笑起來。

有價值的內容

最後一個可能有點棘手。 有時一個人是該主題的權威，因為這是他們的業務。 演講者自然會討論他們自己的公司——這通常是他們演講故事的來源。

事先與演講者討論演講內容。 使主題和目的一目了然。 您或許可以在 YouTube 上找到他們在其他活動中發言的視頻。 如果是這樣，您可以衡量他們的意圖——以及他們提到自己產品的次數！

派對才剛剛開始

從場地到預算，您現在已經考慮了影響活動執行的主要因素。 您已經為您的 LEGO 創作奠定了基礎，並且您已經準備好開始您夢想中的活動。

想知道如何宣傳您精心策劃的活動嗎？ 深入了解事件營銷的世界以了解更多信息。

本文最初發表於 2018 年。已更新新信息。