꿈에 그리던 이벤트를 실행하는 방법: 프로처럼 이벤트 계획을 위한 팁

여기 계시다면 어떤 유형의 이벤트를 실행하고 싶은지 알고 계실 것입니다. 마지막 몇 가지 옵션에 도달했고 최종 계획을 세우기 위해 몇 가지 세부 정보를 더 알아야 하거나 조각을 모으기 시작할 준비가 된 것입니다!

광범위한 작업 목록을 처리하는 가장 좋은 방법은 이러한 작업을 수행하는 데 많은 시간이 아니라 공격 계획을 세우는 것입니다. 일이 너무 벅차다면 이벤트 계획 소프트웨어에 의존하여 모든 일을 처리하는 방법을 자동화하는 것을 두려워하지 마십시오!

하지만 기다려! 정확히 어디에서 시작합니까? 행사장에서 엔터테인먼트, 음식, 이벤트 홍보, 그 사이의 모든 타임라인에 이르기까지 해야 할 일이 많은데 어디서부터 시작해야 할지 어떻게 알 수 있을까요?

작곡가, 지휘자, 작가인 레너드 번스타인(Leonard Bernstein)은 이벤트 기획 및 마케팅 프로세스를 다음과 같은 인용문으로 요약했습니다 .

우리 모두에게 너무나 익숙한 느낌입니다. "시간이 충분하지 않아요!"

그리고 이벤트를 계획한 적이 있다면 공감할 수 있는 이벤트라는 것을 알고 계실 것입니다. (이것이 첫 번째 이벤트인 경우 두려워하지 마십시오. 할 일 목록에 있는 모든 것이 결국에는 성과를 거둘 것이라고 약속합니다!)

LEGO를 조립하던 시절을 떠올려 보십시오. (어제의 일이라면 부끄러운 일이 아닙니다!) 기지를 위해 만드는 모양이 창조물의 전체 구성을 결정합니다. 이벤트에 참여하기 전에 이러한 기본 사항을 고려하십시오. 그런 다음 어길 수 없는 약속을 하기 전에 각 유형의 이벤트에 관련된 내용을 이해해야 합니다.

이벤트 요구 사항을 식별하는 방법

이벤트 기획에 참여하기로 선택한 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 이벤트는 종종 재미있거나 교육적이지만 여전히 가치가 있어야 합니다. 놀라운 이벤트를 만드는 데 끝없는 시간을 투자할 수 있지만 회사에 긍정적인 이점이 없다면 왜 그렇게 하시겠습니까?

유명한 비즈니스 연사이자 작가인 Zig Ziglar는 이렇게 말했습니다.

“나는 당신이 얼마나 많은 힘, 광채, 에너지를 가지고 있는지 상관하지 않습니다. 그것을 활용하지 않고 특정 목표에 집중하고 그것을 유지하지 않는다면, 당신의 능력이 보증하는 만큼 결코 성취하지 못할 것입니다.”

따라서 이벤트의 힘과 탁월함을 집중하고 활용하는 방법에 대해 이야기해 봅시다.

제가 가장 좋아하는 마케팅 만트라는 Toyota의 마케팅 총책임자였던 Bob Miller에게서 배웠습니다. "측정할 수 있는 것은 관리할 수 있습니다."

이벤트 마케팅의 잠재적 이점을 살펴보십시오. 귀하의 이벤트에 적용되는 항목은 무엇입니까? 그런 다음 이벤트 후에 가시적으로 측정할 수 있는 항목과 달성하려는 이점 또는 결과와 관련된 항목에 대해 생각합니다. 측정할 수 있는 항목을 마케팅 메트릭이라고 합니다.

가능하면 메트릭이 측정할 수 있는 목표를 포함하십시오.

브랜드 인지도

브랜드 인지도는 측정하기 가장 어려운 마케팅 요소 중 하나입니다. 생각해보세요. 귀하의 브랜드에 대해 누가 알고 있는지 어떻게 알 수 있습니까? 그리고 누군가가 당신의 브랜드를 알아보더라도 당신을 기억할까요?

고맙게도 기술의 부상이 도움이되었습니다. 사람들의 생각을 볼 수는 없지만 적어도 브랜드 이름이 어디에서 나오고 있는지 측정할 수 있습니다.

볼 수 있는 일부 요소에는 미디어 보도(자세한 내용은 보도 자료 작성 방법 학습) 및 소셜 미디어 통계가 포함됩니다. 여기에는 귀하의 회사 및 모든 플랫폼의 이벤트에 대한 언급과 이벤트에 대한 귀하의 게시물과의 상호 작용이 포함될 수 있습니다. 얼마나 많은 사람들이 그것을 좋아했습니까? 리트윗 되었나요? 이벤트 해시태그는 몇 번이나 사용되었고 해당 게시물이 얼마나 자주 좋아요를 받았나요?

소셜 미디어 마케팅은 특히 소규모 이벤트에서 쉽게 이루어지지 않지만 측정할 수 있는 것입니다!

매상

후원 및 엑스포를 활용하는 B2C 기업은 현장에서 판매할 수 있는 기회를 가질 수 있습니다. 일부 B2B 회사도 이 작업을 수행할 수 있습니다. 종종 항목의 비용에 따라 다릅니다. 가격표가 더 낮은 제품은 특히 이벤트에서 종종 할인된 가격으로 또는 무료 보너스 아이템과 함께 아이템을 판매하기 때문에 현장에서 구매하기가 더 쉽습니다.

무역 박람회 또는 엑스포에서 이벤트를 통해 달성하려는 특정 수익 목표가 있을 수 있습니다. 당신은 거기에 있기 위해 돈을 지불했습니다 – 당신이 나가는 것보다 더 많은 돈을 받고 있는지 확인하십시오!

리드

아마도 고객은 관심이 있지만 그 자리에서 제품을 구매하지는 않을 것입니다. 이것은 B2B 회사에 대한 리드가 작용할 때입니다.

이벤트에서 만나는 모든 사람이 잠재 고객은 아닙니다. 참석자가 귀하의 부스로 와서 귀하가 하는 일을 알아본 다음 귀하의 제품이 그들의 브랜드를 위한 실행 가능한 솔루션인지 여부를 알아낼 수 있습니다. 그렇다면 그들은 리드입니다. 세부 정보를 얻고 판매 프로세스를 시작할 수 있습니다.

새 연락처

B2C 회사의 경우 모든 사람을 반드시 "리드"로 간주하지 않을 수 있습니다. 이메일 마케팅 도구 목록에 연락처를 추가하기만 하면 됩니다. 이것은 당신이 정량화할 수 있는 또 다른 것입니다.

회의

잠재 고객과 고객 모두를 위해 영업 및 고객 성공으로 회의를 예약할 수 있습니다. 이것은 상향 판매 또는 갱신의 기회를 제공합니다. 갱신이 현장에서 이루어지지 않더라도 고객이 회사 담당자와 직접 만나는 유일한 시간은 이벤트일 수 있습니다. 그것은 주목할 가치가 있는 것입니다!

참석자

장소의 수용 인원은 얼마입니까? 얼마나 가득 차기를 원하십니까? 매진된 적이 있는 이벤트라면 다시 하고 싶나요? 이벤트가 "충분"하다고 느끼려면 얼마나 많은 사람들이 이벤트에 참석해야 하는지 염두에 두십시오. 귀하의 이벤트는 있어야 할 장소여야 합니다!

돈

예산은 출석과 관련될 수 있습니다. 이벤트 마케팅을 하는 이유는 아니지만 중요한 목표입니다. 티켓 비용을 청구하는 경우 손익분기점은 아마도 주요 실행 목표 중 하나일 것입니다. (수익도 낼 수 있습니다!) 이벤트를 계속하려면 예산 범위 내에서 유지하는 것이 중요합니다!

이벤트 자체가 수익을 창출하지 못하는 경우에도 예산 범위 내에서 유지해야 합니다. 이벤트는 빠르게 비쌀 수 있습니다!

공급업체 및 예산 책정

비용이 합산되는 데 오래 걸리지 않습니다. (특히 "와우" 요소를 추가하고 이벤트를 기억에 남게 만들고 싶다면!)

이것은 종종 이벤트 계획과 관련하여 가장 골칫거리가 될 수 있습니다. 계획한 것보다 더 많이 지출하면 관리자는 결코 감격하지 않습니다! 이는 이벤트 마케팅 담당자에게 익숙한 과제입니다.

예산 책정의 큰 부분은 고용하는 벤더와 관련이 있습니다. 이들은 귀하의 비즈니스를 위해 제품과 서비스를 공급할 비즈니스입니다. 가장 큰 두 가지 비용(케이터링 및 벤더) 외에도 필요할 수 있는 다른 공급품이 많이 있습니다.

예산에 대해 고려해야 할 제품 및 서비스 목록은 다음과 같습니다.

• 케이터링: 참석자들은 배고플 때 행복하지 않습니다.
• 사진작가: 이벤트 후 내부 및 외부 커뮤니케이션에서 이벤트를 보여주고 다음 해 이벤트를 홍보할 때 사용합니다.
• 비디오 작가: YouTube, 자신의 웹 사이트 또는 기타 비디오 플랫폼에서 연사 세션 또는 이벤트 하이라이트를 공유하려는 경우에 필요합니다. 안타깝게도 이 상황에서는 카메라 폰이 작동하지 않습니다!
• 프린터: 이것은 프로그램, 좌석 배치도 또는 메뉴를 포함하여 여러 가지에 필요할 수 있습니다.
• 이벤트 관리 회사: 이벤트를 운영하는 데 필수는 아니지만 소규모 팀과 대규모 이벤트가 있는 경우 필수가 될 수 있습니다. 이벤트 관리 회사와 함께 일하는 경우 정기적인 의사 소통은 선택 사항이 아니며 이 프로세스에도 시간이 걸린다는 점을 기억하십시오.
• 장소: 이벤트가 열리는 장소! 이것은 큰 문제이며 다음 섹션에서 더 자세히 설명하겠습니다.
• 추가 이벤트 직원: 당일 이벤트 실행을 돕기 위해 고용한 사람들입니다.

장소와 케이터링은 종종 함께 묶여 있습니다. 행사장은 공간 사용료를 부과하며 음식 및 음료 패키지 구매를 요구할 수 있습니다. 회의를 계획할 때 저는 1인당 비용을 비교하는 스프레드시트를 만드는 데 몇 시간을 보냈습니다. 최종 후보 목록에서 각 장소에 대해 3개의 숫자를 살펴보겠습니다.

1. 1인당 최소 식비
2. 최대 음식 비용 – 각 손님에게 제공하고 싶은 이상적
3. 위 두 가지의 평균

이러한 계산을 수행한 후 각 가격 포인트를 장소 대여의 고정 비용에 추가하고 최종 이벤트 장소 결정에 영향을 미치는 다른 요소를 살펴보았습니다.

마케팅 담당자가 이러한 수학 기술을 사용할 때입니다!

예산이 많지 않은 경우 파트너 및 스폰서가 이러한 비용을 충당하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 예를 들어 강당 공간이 있는 고객이 있을 수 있습니다. 고객은 이벤트에서 스폰서 권한을 대가로 공간을 사용하게 할 수 있습니다.

이벤트 벤더 찾기 팁

이전에 이벤트를 계획한 적이 없고 공급업체를 소싱해야 하는 경우 사용할 수 있는 몇 가지 리소스가 있습니다.

1. 현지 공급업체의 리뷰를 확인하십시오 . 필요한 날짜에 배달하지 않는 사람을 찾기 위해 계약서에 서명하고 싶지는 않습니다. 나는 조사를 먼저 하지 않고는 계약을 맺지 않는다.
2. 네트워크와 대화하십시오 . 직장동료나 친구들에게 물어보면 좋은 추천을 받을 수도 있습니다. 소셜 미디어 계정 중 하나에 질문을 올리고 제안을 요청할 수도 있습니다. 또한 LinkedIn 및 Facebook에는 서로 도울 준비가 되어 있고 기꺼이 노련한 이벤트 전문가를 찾을 수 있는 이벤트 계획 그룹이 있습니다.
3. 이벤트 공간에 권장 사항을 문의하십시오 . 귀하의 장소는 해당 공간에 들어오는 이벤트 벤더에 대해 잘 알고 있습니다. 그 팀은 아마도 일을 잘하는 사람들과 경험이 있을 것입니다. 또한 공급업체가 이전에 귀하의 이벤트 공간을 방문했다면 이벤트 실행이 더 쉬워질 것입니다. 오디오-비주얼(A/V) 공급자가 이전에 있었다면 길을 잃어서는 안 됩니다!
4. 참석한 이벤트를 조사하십시오 . 이벤트에 직접 참석했고 마음에 드는 공급업체가 있었다면 누구와 함께 일했는지 물어볼 수 있습니다. 귀하의 경쟁업체가 아닌 한(어쨌든 귀하는 해당 이벤트에 참석할 가능성이 높지 않습니다!) 사람들은 종종 권장 사항을 기꺼이 공유합니다.

이벤트를 많이 할수록 더 많은 공급업체를 알게 됩니다. 일부는 변경해야 할 수도 있고 일부는 단골이 될 것입니다!

이벤트 기획 물류

시간과 장소가 없는 행사는 있을 수 없습니다. 그것은 이벤트를 만드는 것입니다. 날짜, 시간 및 장소를 결정하는 것은 퍼즐 조각을 맞추는 것과 같습니다.

스피커

스피커는 퍼즐의 또 다른 요소입니다. 먼저 이벤트 날짜와 장소를 고정한 다음 나중에 소스 스피커를 고정할 수 있습니다. 또는 회사와 대화를 원하는 특정 연사가 있을 수 있습니다. 그런 다음 바쁜 일정에서 날짜를 찾아야 할 뿐만 아니라 해당 날짜에 사용할 수 있는 장소도 필요합니다!

날짜와 시간

날짜를 볼 때 사람들이 참석하지 못하게 할 수 있는 공휴일이나 기타 행사를 알고 있는 것이 좋습니다. 또한 목표 시장에 초점을 맞춘 다른 이벤트도 확인하십시오. 예를 들어, 목표 시장이 마케터로 가득 차 있다면 같은 주말에 전국 마케팅 컨퍼런스가 열리지 않도록 하십시오!

날짜에 약간의 유연성이 있다면 장소와 대화하고 특정 시간 내에 무엇을 가지고 있는지 요청하십시오. 느린 기간 동안 더 저렴한 요금을 협상할 수 있을지 누가 ​​알겠습니까?

마음에 드는 장소가 몇 군데 있으면 공간을 거닐며 이벤트를 관리할 직원을 만나십시오.

장소 가용성도 의제의 영향을 받습니다. 고려해야 할 항목은 다음과 같습니다.

• 등록하는 데 얼마나 많은 시간이 필요합니까?
• 전체 이벤트를 얼마나 오래 진행하시겠습니까?
• 하루 종일이라면 세션은 몇 번이고 세션 사이에 휴식 시간은 몇 번입니까?
• 각 연사에게 발표할 시간을 얼마나 주고 싶습니까?
• 참석자들이 네트워크를 형성하고, 스폰서와 어울리고, 케이터링을 즐길 수 있는 시간과 시간은 언제 얼마입니까?

이러한 각 항목에 대해 참석자에게 제공할 시간을 생각하십시오. 이것은 장소 공간을 임대해야 하는 기간을 결정하는 데 도움이 됩니다.

케이터링

케이터링이 사람들이 이벤트에 오는 이유는 아니지만 이벤트의 성공에 큰 차이를 만듭니다. "hangry"라는 단어를 아십니까? 나는 그 단어가 너무 사실이기 때문에 그 단어를 좋아합니다. 배고픈 사람은 행복한 사람이 아닙니다!

당신은 당신의 손님이 그들과 당신 자신을 위해 가득 차 있는지 확인해야 합니다. 연구에 따르면 사람들이 배고프면 집중력이 떨어진다고 합니다. 즉, 손님이 너무 배고파서 모든 것을 즐길 수 없다면 이벤트의 가치를 충분히 얻을 수 없습니다!

또한 사람들이 배고프면 상황에 대한 시각이 부정적으로 영향을 받습니다. 비밀이 아닙니다. 당신은 그것을 직접 느꼈다! 그리고 이벤트에 투자한 모든 시간과 비용으로 약간의 음식에 투자할 가치가 있습니다. 그렇게함으로써 경험을 긍정적으로 만듭니다. 그것은 사람들이 당신의 다음 행사에도 오고 싶어할 것이라는 것을 의미합니다!

사람들은 종종 종일 행사에서 휴식 시간에 음식을 기대합니다. 아무리 자주 음식을 주더라도 차와 커피의 필요성을 충분히 강조할 수 없습니다! 회의가 바쁘다.

인생은 바쁘다 – 사람들은 피곤하다!

나는 첫 번째 세션 전에 차 한 잔을 마실 시간이 없는 이벤트에 다녀왔습니다. 나는 첫 번째 휴식 시간에 나와 카페인을 맞을 준비를 했고 케이터링 테이블이 비어 있는 것을 발견했습니다. 내 가장 큰 애완 동물 오줌입니다. 차와 커피는 주요 비용이 아니며 피곤함은 배고픈 것과 같습니다. 사람들은 카페인이 필요할 때 행복하지 않습니다!

경험상 술이 있을 때마다 음식을 먹어야 합니다. 그것은 책임감 있는 호스트가 되는 것입니다. 손님이 공복에 술을 마시는 상황에 처하게 하고 싶지 않을 것입니다.

고맙게도 이벤트를 후원하는 경우 케이터링은 일반적으로 목록에서 제외할 수 있는 항목입니다! 축제와 같이 커뮤니티를 위해 더 큰 이벤트를 주최하는 경우 푸드 트럭과 같은 벤더를 불러오는 것이 좋습니다. 그런 다음 참석자는 자신의 비용을 부담하고 원하는 음식만 지불하면 됩니다.

이벤트 발표자 찾기

이벤트의 전체 목적이 참석자가 연사로부터 배우는 것이라면 연사가 좋은 사람이 되는 것이 좋습니다!

연사에게 돈을 지불하든 무료로 하든 관계없이 모든 연사가 다음을 수행하기를 원합니다.

1. 신뢰성과 권위를 동시에 가지십시오 . 그 사람은 그들이 말하는 내용을 알고 있으며 그것에 대해 의심하지 않습니다.
2. 일정 수준의 카리스마를 제공합니다 . 10학년 역사 수업인 것처럼 손님이 졸고 있는 것을 원하지 않습니다!
3. 자신이 아닌 참석자에게 콘텐츠를 집중하십시오. 귀하의 연사는 손님에게 판매 권유가 아닌 가치를 제공하기 위해 존재합니다. 그들의 목표는 손님에게 귀중한 콘텐츠를 제공하는 것입니다.

신뢰성과 권위

연사의 권위는 출석에 직접적인 영향을 미칩니다. 독점적인 영감을 주는 연사를 확보하면 더 많은 사람들이 참석하고 싶어할 것입니다. 무슨 일이 있어도 스스로에게 물어볼 필요가 있습니다. “사람들이 왜 이 사람의 말을 들어야 합니까? 그들의 독특한 관점이 가치 있는 이유는 무엇입니까?”

아마도 그것은 높은 수준의 제목입니다. 공유할 수 있는 성공적인 캠페인의 결과가 있을 수 있습니다. 개인은 다른 행사에서 연설할 수 있었습니다. 누군가 상을 받았거나 회사를 설립했을 수 있습니다.

그것이 무엇이든, 목표 시장의 관심을 불러일으키고 "이 사람이 말하는 것을 듣고 싶다!"라고 생각하게 만드는 연사 약력에 무언가를 원합니다.

연사의 권위는 직함에서만 나오는 것이 아닙니다. 그 사람이 귀하의 특정 주제에 대해 말할 수 있는 이유는 무엇입니까? 당연하겠지만 내가 마케터라면 미생물학자의 통계 세션은 듣고 싶지 않다.

카리스마

스피커가 매력적입니까? 사람들이 듣고 싶어합니까? 프레젠테이션 중에 사람들이 웃고 웃는다면 좋은 징조입니다!

사람들은 종종 자신의 작업에 대한 동기 부여와 흥분을 얻기 위해 이벤트에 참석합니다. 진정으로 영감을 주는 연사는 그것을 가능하게 할 것이고, 카리스마는 우리에게 영감을 주는 것의 일부입니다.

제가 가장 좋아하는 카리스마 넘치는 연사 중 한 명은 System1 Group PLC(이전 Brainjuicer)의 창립자이자 CEO인 John Kearon입니다. 세계광고주연맹(World Federation of Advertisers)에서 주최한 글로벌 마케터 컨퍼런스에서 그가 연설하는 것을 들었습니다. John은 손님이 약간 안절부절하는 것을 볼 수 있었습니다(의자에 앉고 싶은 시간이 얼마 남지 않았습니다). 그래서 그는 그것을 어떻게 극복했는가? 물론 참석자들이 웨이브를 하게 함으로써! 이것은 사람들이 몸을 움직이면서 깨우고 호텔 회의실에서 파도를 타는 많은 마케터들에게 웃음을 나눴습니다.

가치 있는 콘텐츠

마지막은 조금 까다로울 수 있습니다. 때때로 사람은 자신의 비즈니스가 하는 일이기 때문에 주제에 대한 권위자입니다. 발표자들은 자연스럽게 자신의 회사에 대해 이야기하게 될 것입니다. 이는 종종 프레젠테이션의 스토리 소스가 됩니다.

프리젠테이션 내용에 대해 사전에 발표자와 대화하십시오. 주제와 목적을 명확하게 하십시오. 다른 이벤트에서 말하는 YouTube 동영상을 찾을 수 있습니다. 그렇다면 그들의 의도와 그들이 자신의 제품을 언급하는 횟수를 측정할 수 있습니다!

파티가 막 시작됐어

장소에서 예산에 이르기까지 이제 이벤트 실행에 영향을 미칠 주요 사항을 고려했습니다. LEGO 제작의 기반을 구축했으며 꿈에 그리던 이벤트에 공을 굴릴 준비가 된 것입니다.

완벽하게 계획된 이벤트를 어떻게 알릴 수 있는지 궁금하십니까? 자세히 알아보려면 이벤트 마케팅의 세계로 뛰어드십시오.

이 기사는 원래 2018년에 게시되었습니다. 새로운 정보로 업데이트되었습니다.