夢のイベントを実行する方法: プロのようなイベント計画のヒント

公開: 2023-03-23

ここまで来れば、実行したいイベントの種類がだいたいわかっているはずです。最終的ないくつかのオプションに行き着き、最終的な計画を立てるためにさらにいくつかの詳細を知る必要があるか、ピースをまとめ始める準備ができています!

膨大なタスクのリストに対処する最善の方法は、それらのタスクを実行するための膨大な時間ではありませんが、攻撃の計画を立てることです。そして、あまりにも圧倒されてしまった場合は、恐れずにイベント計画ソフトウェアを利用して、すべての作業を自動化してください!

ちょっと待って！どこから始めますか？会場からエンターテイメント、食事からイベントの宣伝まで、そしてその間のすべてのタイムラインで、どこから始めるべきかをどのように知っていますか?

イベント企画とは？

イベント計画は、イベントの調査、計画、および実行を含むプロセスです。主な目標、会場、ケータリング業者、予算、装飾、マーケティングなどを特定する必要があります。

作曲家、指揮者、作家であるレナード・バーンスタインは、イベントの計画とマーケティングのプロセスを次の言葉で要約しています。

「時間が足りない！」

また、何らかのイベントを計画している場合は、それが自分にとって関係のあるものであることを知っています。 (これが初めてのイベントである場合でも、怖がらないでください。あなたのやることリストのすべてが最終的に報われることを約束します!)

LEGO を組み立てていた日々を思い出してください。（昨日のことでも恥じることはありません！）ベースの形状によって、作品の全体的な構成が決まります。イベントに参加する前に、これらの基本を考慮してください。次に、破ることのできない約束をする前に、各タイプのイベントに何が含まれているかを確実に理解します。

イベントのニーズを特定する方法

イベント企画に参加する理由はたくさんあります。イベントは楽しいものや教育的なものであることが多いですが、それでも何か価値があるものでなければならないことを忘れないでください。素晴らしいイベントを作成するために無限の時間を費やすことができますが、それが会社にプラスの利益をもたらさないのであれば、なぜそれをしているのですか?

著名なビジネススピーカーであり作家でもある Zig Ziglar は次のように述べています。

「あなたがどれだけのパワー、輝き、またはエネルギーを持っているかは気にしません。それを利用せず、特定のターゲットに焦点を合わせてそこに保持しなければ、自分の能力が保証するほど多くのことを達成することは決してありません.

それでは、イベントの力と輝きに焦点を当てて活用する方法について話しましょう.

トヨタのマーケティング担当ゼネラルマネージャーだったボブミラーから学んだ、私のお気に入りのマーケティングマントラは次のとおりです。「測定できるものは管理できる」。

イベントマーケティングの潜在的なメリットを見てみましょう。あなたのイベントに当てはまるものはどれですか？次に、イベント後に具体的に測定できるものと、それらの項目のどれが達成したいメリットまたは結果に関連するかを考えてください。測定できる項目は、マーケティング指標として知られています。

可能な限り、メトリクスで測定できる目標を含めてください。

ブランド認知度

ブランド認知度は、測定が最も難しいマーケティング要素の 1 つです。考えてみてください。あなたのブランドを知っている人をどのように知ることができますか? そして、誰かがあなたのブランドを認識したとしても、彼らはあなたを覚えているでしょうか?

ありがたいことに、テクノロジーの台頭が助けになりました。人々の考えを見ることはできませんが、少なくともブランド名がどこに出ているかを測定することはできます.

確認できる要素には、メディア報道 (詳細についてはプレスリリースの書き方を学ぶ) やソーシャルメディアの統計などがあります。これには、会社やあらゆるプラットフォームでのイベントへの言及、およびイベントに関する投稿へのインタラクションが含まれます。何人の人がそれを気に入りましたか？リツイートされましたか？あなたのイベントハッシュタグは何回使用され、それらの投稿はどのくらいの頻度でいいねされましたか?

ソーシャルメディアマーケティングは、特に小規模なイベントでは簡単には実現できませんが、測定できるものです。

販売

スポンサーシップや展示会を利用する B2C 企業は、その場で販売する機会があるかもしれません。一部の B2B 企業もこれを行うことができます。多くの場合、アイテムのコストに依存します。特にイベントでは割引価格や無料特典付きの商品が販売されることが多いため、価格の低い商品はその場で購入しやすくなります。

見本市や博覧会では、イベントで達成したい特定の収益目標がある場合があります。あなたはそこにいるためにお金を払っています - あなたが出しているよりも多くのお金を得ていることを確認してください!

リード

おそらく顧客は興味を持っていますが、その場であなたの製品を購入する可能性は低いでしょう. これは、B2B企業にとってリードが活躍するときです。

イベントで出会うすべての人が潜在的な顧客であるとは限りません。出席者があなたのブースに来て、あなたが何をしているのかを知り、あなたの製品が彼らのブランドにとって実行可能なソリューションであるかどうかを知ることができます. もしそうなら、彼らはリードです。詳細を取得して、販売プロセスを開始できます。

新しい連絡先

B2C 企業の場合、必ずしも全員を「リード」と見なす必要はありません。メールマーケティングツールのリストに連絡先を追加するだけでもかまいません。これは、定量化できるもう 1 つのことです。

ミーティング

ミーティングは、見込み客と顧客の両方について、セールスとカスタマーサクセスによって予約できます。これにより、アップセルまたは更新の機会が提供されます。更新がその場で行われなくても、顧客が会社の担当者と直接会うのはイベントだけです。それは注目に値するものです！

出席者

会場の収容人数は？どのくらいいっぱいにしたいですか？以前完売したイベントなら、またやりたいですか？イベントが「満員」と感じるには、何人の人がイベントに参加する必要があるかを覚えておいてください。イベントはその場所でなければなりません。

お金

予算は出席に関連している可能性があります。それはイベントマーケティングを行う理由ではありませんが、重要な目標です。チケットに課金する場合、損益分岐点はおそらく主要な実行目標の 1 つです。（利益を出すことも！）イベントを続けるなら、予算内に収めることがカギ！

イベント自体が収益をもたらさない場合でも、予算内に収まる必要があります。イベントはすぐに高額になる可能性があります。

ベンダーと予算編成

コストが加算されるのにそれほど時間はかかりません。（特に「すごい」要素を追加して、イベントを思い出深いものにしたい場合！）

イベントの計画に関しては、これが最も頭痛の種になることがよくあります。マネージャーは、あなたが計画よりも多くの費用を費やしても決して興奮しません! これは、マーケティング担当者がよく知っているチャレンジイベントです。

予算編成の大部分は、雇用するベンダーに関係しています。これらは、あなたのビジネスに自社の製品とサービスを提供する企業です。最大のコストの 2 つ (ケータリングとベンダー) を除けば、必要になる可能性のある物資は他にもたくさんあります。

予算内で検討する必要がある製品とサービスのリストを次に示します。

ケータリング担当者:出席者はお腹が空いていると満足しません。
写真家:イベント後の社内外のコミュニケーションでイベントを紹介し、翌年のイベントの宣伝に使用します。
ビデオグラファー:スピーカーセッションやイベントのハイライトを YouTube、自分のウェブサイト、または他のビデオプラットフォームで共有したい場合に必要です。残念ながら、この状況ではカメラ付き携帯電話は役に立ちません。
プリンター:これは、プログラム、座席表、メニューなど、さまざまなものに必要になる可能性があります。
イベント管理会社:イベントを運営する必要はありませんが、小規模なチームで大規模なイベントを開催する場合は、必要になる場合があります。イベント管理会社と仕事をしている場合、定期的なコミュニケーションはオプションではなく、このプロセスにも時間がかかることを覚えておいてください。
会場：あなたのイベントが開催される場所！これは大きな問題であり、次のセクションで詳しく説明します。
追加のイベントスタッフ:当日のイベントの実行を支援するために雇う人。

会場とケータリングはしばしば結び付いています。会場はそのスペースの使用に対して課金し、その飲食パッケージを購入する必要がある場合があります。会議を計画するとき、私は 1 人あたりのコストを比較するスプレッドシートの作成に何時間も費やしました。候補リストにある各会場の 3 つの数字を見ていきます。

一人当たりの最低食費
食費の上限 – 各ゲストに提供したいもの
上記2つの平均

これらの計算を行った後、これらの各価格ポイントを会場レンタルの定額料金に追加し、最終的なイベント会場の決定に影響を与える他の要因を調べました.

これは、マーケティング担当者がこれらの数学のスキルを使用するときです!

予算があまりない場合は、パートナーやスポンサーがその費用を賄うことができます。たとえば、講堂スペースを持つ顧客を持つことができます。顧客は、イベントでのスポンサー特権と引き換えに、そのスペースを使用することができます.

イベントベンダーを見つけるためのヒント

以前にイベントを計画したことがなく、サプライヤーを調達する必要がある場合は、使用できるリソースがいくつかあります。

地元のサプライヤーのレビューをチェックしてください。必要な日に相手が配達しないという理由だけで契約に署名したくはありません。最初に調査を行わずに契約に署名することはありません。
あなたのネットワークと話してください。同僚や友人に聞いてみると、素晴らしい推薦を得ることができるかもしれません。ソーシャルメディアアカウントの 1 つに質問を投げかけて、提案を求めることもできます。また、LinkedIn と Facebook にはイベント計画グループがあり、経験豊富なイベントの専門家が互いに助け合う準備ができて喜んでいます。
おすすめはイベントスペースにお尋ねください。あなたの会場は、イベントベンダーがそのスペースにやってくるのに慣れています。そのチームはおそらく、良い仕事をする人たちとの経験があります。さらに、サプライヤーが以前にイベントスペースに行ったことがある場合は、イベントの実行が容易になります. 視聴覚 (A/V) サプライヤーが以前に行ったことがある場合は、迷うことはありません。
参加したイベントを調査します。自分でイベントに参加したことがあり、お気に入りのサプライヤーがいた場合は、彼らが誰と協力したかを尋ねることができます. それがあなたの競争相手でない限り (とにかくあなたが彼らのイベントに参加する可能性は非常に高いわけではありません!)、多くの場合、人々は喜んでおすすめを共有してくれます。

イベントを開催すればするほど、より多くのサプライヤーを知ることができます。変更する必要があるものもあれば、常連になるものもあります。

イベント企画ロジスティクス

時間と場所がなければイベントは開催できません。それがイベントを作る理由のほとんどです。曜日、時間、会場の決定は、パズルのピースを組み合わせるようなものです。

スピーカー

スピーカーはパズルのもう 1 つの要素です。最初にイベントの日付と会場を確定し、後でスピーカーを調達する場合があります。または、あなたの会社と話したい特定のスピーカーを持つこともできます。次に、忙しいスケジュールの中で日付を見つける必要があるだけでなく、その日に利用可能な会場も必要です!

日時

日付を見るときは、人々が参加できない可能性のある休日やその他のイベントに注意することは理にかなっています. さらに、ターゲット市場に焦点を当てた他のイベントも確認してください。たとえば、ターゲット市場がマーケティング担当者でいっぱいの場合は、同じ週末に全国的なマーケティングカンファレンスが開催されないようにしてください。

日付にある程度の柔軟性がある場合は、会場と話し、特定の時間枠内に何があるか尋ねてください. 誰が知っている、あなたは遅い期間中に安い料金を交渉できるかもしれません.

いくつかの場所が頭に浮かんだら、スペースを歩き、イベントを管理するスタッフと会いましょう。

会場の空室状況も議題の影響を受けます。考慮すべき項目は次のとおりです。

登録にはどのくらいの時間が必要ですか?
イベント全体をどのくらいの期間実行したいですか?
丸一日の場合、セッションは何回あり、セッション間の休憩は何回ありますか?
各スピーカーのプレゼンテーションにどのくらいの時間を与えたいですか?
いつ、どのくらいの時間を出席者にネットワークに提供し、スポンサーと交流し、ケータリングを楽しみますか?

これらの項目ごとに出席者に与える時間を考えてください。これは、会場スペースを借りる必要がある期間を決定するのに役立ちます。

ヒント:日付、時間、場所が決まったら、イベントを宣伝する準備は完了です。使いやすいイベント登録および発券ソフトウェアを選択して、登録を追跡および管理します。

ケータリング

ケータリングは人々があなたのイベントに来る理由ではありませんが、イベントの成功に大きな違いをもたらします. 「ハングリー」という言葉をご存知ですか？私はその言葉が大好きです。空腹の人は幸せな人ではありません！

あなたのゲストが彼らのためにもあなた自身のためにも満腹であることを確認する必要があります. 研究によると、人は空腹になると集中力が低下することがわかっています。これは、ゲストが空腹すぎてすべてを受け入れることができない場合、ゲストがイベントの価値を十分に得ることができないことを意味します!

さらに、お腹が空くと、状況に対する見方に悪影響が及びます。それは秘密ではありません。あなたはそれを自分で感じました！そして、イベントに費やしたすべての時間とお金を使って、ちょっとした食べ物に投資する価値があります. そうすることで、あなたは経験をポジティブなものにします。つまり、人々はあなたの次のイベントにも来たいと思うでしょう!

終日のイベントでは、休憩中に食べ物を期待することがよくあります。食べ物を与える頻度に関係なく、紅茶とコーヒーの必要性を十分に強調することはできません! 会議は忙しい。

人生は忙しい – 人は疲れている!

最初のセッションの前にお茶を飲む時間がないイベントに行ったことがあります。最初の休憩時間に出てきて、カフェインの発作に備えて、ケータリングテーブルが空になっているのを見つけました。それは私の最大のペットのおしっこです。お茶やコーヒーは大きな出費ではなく、疲れているのはお腹がすいているのと同じです。カフェインが必要なとき、人々は幸せではありません!

経験則として、アルコールがあるときはいつでも食べ物を持っているべきです. それは責任あるホストであることです。ゲストを空腹で飲むような状況に置きたくありません。

ありがたいことに、イベントを後援している場合、ケータリングは通常、リストから外すことができるものです! フェスティバルなどのコミュニティ向けの大規模なイベントを主催している場合は、フードトラックなどのベンダーを呼びたいと思うかもしれません。その後、参加者は自分の費用を負担し、必要な食べ物だけを支払います。

イベントスピーカーの検索

イベントの全体的な目的が、出席者がスピーカーから学ぶことである場合、スピーカーは優れたスピーカーである必要があります。

スピーカーにお金を払っているか無料でやっているかに関係なく、すべてのスピーカーに次のことをしてもらいたいと考えています。

信用と権威を兼ね備えている。その人は自分が話していることを知っています。
一定レベルのカリスマ性を提供します。 10 年生の歴史の授業のようにゲストが居眠りするのは望ましくありません。
自分自身ではなく、出席者にコンテンツを集中させます。 スピーカーは、売り込みではなく、ゲストに価値を提供するために存在します。彼らの目標は、ゲストに価値のあるコンテンツを提供することでなければなりません。

信頼性と権威

スピーカーの権限は、出席率に直接影響します。インスピレーションを与える特別なスピーカーを手に入れることで、より多くの人が参加したくなるでしょう。何があっても、次のように自問する必要があります。彼らのユニークな視点の価値は何ですか?」

レベルの高いタイトルなのかもしれません。成功したキャンペーンの結果を共有できるかもしれません。個人は他のイベントで話すことができたかもしれません。誰かが賞を受賞したり、会社を設立したりしているかもしれません。

それが何であれ、スピーカーの略歴には、ターゲット市場の興味をそそり、「この人の話を聞きたい!」と思わせる何かが必要です。

講演者の権威は、肩書だけから来るものではありません。その人があなたの特定のトピックについて話すのに信頼できる理由は何ですか? 言うまでもないことかもしれませんが、私がマーケティング担当者なら、微生物学者の統計に関するセッションを聞きたくありません。

カリスマ

あなたのスピーカーは魅力的ですか？人々は彼らの話を聞きたいですか？プレゼンテーション中に人々が笑顔で笑っていれば、それは素晴らしい兆候です。

多くの場合、人々はイベントに参加して、仕事へのモチベーションと興奮を高めます。真にインスピレーションを与えるスピーカーはそれを実現させ、カリスマ性は私たちにインスピレーションを与えるものの一部です。

私のお気に入りのカリスマ的な講演者の 1 人は、System1 Group PLC (旧 Brainjuicer) の創設者兼 CEO である John Kearon です。世界広告主連盟が主催するグローバルマーケターカンファレンスで彼の講演を聞きました。ジョンは、ゲストが少しそわそわしているのを見ることができました（椅子に座りたくなる時間は限られています）。では、彼はどのようにそれを克服したのでしょうか。もちろん、参加者にウェーブをしてもらうことによって！体を動かし、ホテルの会議室でウェイブをしているマーケターの群れに笑いを分かち合うと、人々は目を覚ましました。

貴重なコンテンツ

その最後のものは少しトリッキーかもしれません。それは彼らのビジネスが行うことであるため、人が主題の権威である場合があります。講演者は当然のことながら自分の会社について話し合います。これは、多くの場合、プレゼンテーションのストーリーのソースです。

発表内容については事前にスピーカーと相談してください。トピックと目的を非常に明確にします。別のイベントで彼らが話している YouTube ビデオを見つけることができるかもしれません。もしそうなら、あなたは彼らの意図を測ることができます - そして彼らが彼ら自身の製品について言及した回数!

パーティーは始まったばかり

会場から予算まで、イベントの実施に影響を与える主なポイントを検討しました。 LEGO 作品の土台が完成し、夢のイベントに向けてボールを転がす準備が整いました。

完璧に計画されたイベントをどのように広めたらよいかお考えですか? 詳細については、イベントマーケティングの世界に飛び込んでください。

この記事はもともと 2018 年に公開されたものです。新しい情報で更新されています。