Jak zrealizować swoje wymarzone wydarzenie: wskazówki dotyczące planowania wydarzeń jak profesjonalista

Jeśli tu jesteś, prawdopodobnie masz pomysł, jakiego rodzaju wydarzenie chcesz wykonać. Masz do wyboru kilka ostatnich opcji i musisz poznać jeszcze kilka szczegółów, aby sporządzić ostateczny plan, albo możesz zacząć składać wszystko w całość!

Najlepszym sposobem radzenia sobie z obszerną listą zadań do prania – i brakiem czasu na ich wykonanie – jest posiadanie planu ataku. A jeśli sprawy staną się zbyt przytłaczające, nie bój się polegać na oprogramowaniu do planowania wydarzeń, aby zautomatyzować sposób, w jaki wszystko robisz!

Ale poczekaj! Gdzie dokładnie zaczynasz? Mając wszystko do zrobienia, od miejsca po rozrywkę, od jedzenia po promocję wydarzenia i wszystkie ramy czasowe pomiędzy nimi, skąd wiesz, od czego zacząć?

Kompozytor, dyrygent i autor, Leonard Bernstein, podsumował proces planowania i marketingu wydarzenia następującym cytatem: „Aby osiągnąć wielkie rzeczy, potrzebne są dwie rzeczy: plan i za mało czasu”.

To uczucie, które wszyscy dobrze znamy: „Nie mam wystarczająco dużo czasu!”

A jeśli zaplanowałeś jakieś wydarzenie, wiesz, że jest to coś, do czego możesz się odnieść. (Jeśli to Twoje pierwsze wydarzenie, nie bój się – obiecuję, że wszystko z Twojej listy rzeczy do zrobienia w końcu się opłaci!)

Przypomnij sobie swoje dni budowania LEGO. (Nie ma wstydu, jeśli to było wczoraj!) Kształt, jaki stworzysz dla swojej bazy, określa całą konfigurację twojego dzieła. Rozważ te podstawy, zanim zdecydujesz się na wydarzenie. Następnie upewnisz się, że rozumiesz, co wiąże się z każdym rodzajem wydarzenia – zanim podejmiesz zobowiązanie, którego nie możesz złamać.

Jak zidentyfikować potrzeby związane z wydarzeniem

Istnieje wiele powodów, dla których możesz zdecydować się na udział w planowaniu wydarzeń. Pamiętaj, że chociaż wydarzenia są często zabawne lub edukacyjne, nadal muszą być coś warte. Możesz włożyć niekończące się godziny pracy w stworzenie niesamowitego wydarzenia, ale jeśli nie przyniesie to pozytywnych korzyści Twojej firmie, po co to robisz?

Cytując słynnego mówcę biznesowego i autora Ziga Ziglara:

„Nie obchodzi mnie, ile masz mocy, blasku lub energii; jeśli go nie okiełznasz i nie skupisz na konkretnym celu i tam go nie utrzymasz, nigdy nie osiągniesz tyle, na ile pozwalają twoje umiejętności”.

Porozmawiajmy więc o tym, jak się skoncentrować i wykorzystać moc i blask wydarzenia.

Moja ulubiona marketingowa mantra, której nauczyłem się od Boba Millera, który był dyrektorem generalnym ds. marketingu w Toyocie: „Co możesz zmierzyć, tym możesz zarządzać”.

Przyjrzyj się potencjalnym korzyściom płynącym z event marketingu. Które z nich dotyczą Twojego wydarzenia? Następnie zastanów się, co możesz namacalnie zmierzyć po wydarzeniu i które z tych elementów odnoszą się do korzyści lub wyników, które chcesz osiągnąć. Elementy, które możesz zmierzyć, nazywane są wskaźnikami marketingowymi.

Jeśli to możliwe, uwzględniaj cele, które mogą być mierzone przez Twoje wskaźniki.

Świadomość marki

Świadomość marki jest jednym z najtrudniejszych do zmierzenia elementów marketingu. Pomyśl o tym. Skąd wiesz, kto wie o Twojej marce? A nawet jeśli ktoś rozpozna Twoją markę, czy Cię zapamięta?

Na szczęście rozwój technologii pomógł. Chociaż nie możesz zobaczyć myśli ludzi, możesz przynajmniej zmierzyć, gdzie pojawia się Twoja marka.

Niektóre elementy, na które możesz spojrzeć, obejmują relacje w mediach (dowiedz się, jak napisać komunikat prasowy, aby uzyskać więcej informacji na ten temat) i statystyki mediów społecznościowych. Może to obejmować wzmianki o Twojej firmie i wydarzeniu na dowolnej platformie, a także interakcję z Twoimi postami na temat wydarzenia. Ilu osobom się podobało? Czy byłeś retweetowany? Ile razy użyto Twojego hashtagu wydarzenia i jak często polubiono te posty?

Marketing w mediach społecznościowych nie przychodzi łatwo, zwłaszcza na mniejszych imprezach, ale jest to coś, co można zmierzyć!

Obroty

Firmy B2C korzystające ze sponsoringu i targów mogą mieć możliwość sprzedaży na miejscu. Niektóre firmy B2B również są w stanie to zrobić. Często zależy to od ceny przedmiotu. Produkty z niższą ceną są łatwiejsze do kupienia na miejscu, zwłaszcza że podczas wydarzeń często sprzedawane są produkty ze zniżką lub z darmowymi przedmiotami bonusowymi.

Na targach lub targach możesz mieć określony cel dotyczący przychodów, który chcesz osiągnąć na swoim wydarzeniu. Zapłaciłeś, aby tam być - upewnij się, że dostajesz więcej pieniędzy niż wydajesz!

Wskazówki

Być może klienci są zainteresowani, ale raczej nie kupią Twojego produktu od razu. To wtedy leady wchodzą w grę dla firm B2B.

Nie każdy, kogo spotykasz na imprezie, jest potencjalnym klientem. Uczestnik może podejść do Twojego stoiska, dowiedzieć się, czym się zajmujesz, a następnie dowiedzieć się, czy Twój produkt jest realnym rozwiązaniem dla jego marki. Jeśli tak, są liderem. Możesz uzyskać ich dane i rozpocząć proces sprzedaży.

Nowe kontakty

Jeśli jesteś firmą B2C, niekoniecznie musisz uważać każdego za „leada”. Możesz po prostu dodawać kontakty do listy narzędzi e-mail marketingu. To kolejna rzecz, którą możesz oszacować.

Spotkania

Spotkania można rezerwować według sprzedaży i sukcesu klienta zarówno dla potencjalnych klientów, jak i klientów. Daje to możliwość dosprzedaży lub odnowienia. Nawet jeśli odnowienia nie odbywają się na miejscu, wydarzenia mogą być jedynym momentem, w którym Twoi klienci spotykają się osobiście z przedstawicielem Twojej firmy. To coś wartego uwagi!

Uczestnicy

Jaka jest pojemność Twojego lokalu? Jak pełny ma być? Jeśli jest to wydarzenie, na które wcześniej wyprzedałeś bilety, czy chcesz zrobić to ponownie? Pamiętaj, ile osób musi wziąć udział w Twoim wydarzeniu, aby było „pełne” – Twoje wydarzenie powinno być odpowiednim miejscem!

Pieniądze

Twój budżet może być powiązany z frekwencją. Chociaż nie jest to powód, dla którego zajmujesz się marketingiem wydarzeń, jest to ważny cel. Jeśli pobierasz opłaty za bilety, osiągnięcie rentowności jest prawdopodobnie jednym z głównych celów realizacji. (Możesz nawet zarobić!) Jeśli chcesz nadal organizować wydarzenia, kluczem jest trzymanie się budżetu!

Jeśli Twoje wydarzenie samo w sobie nie przynosi przychodów, nadal musisz zmieścić się w budżecie. Wydarzenia mogą szybko stać się drogie!

Dostawcy i budżetowanie

Suma kosztów nie trwa długo. (Zwłaszcza jeśli chcesz dodać efekt „wow” i sprawić, by Twoje wydarzenie było niezapomniane!)

Często może to powodować najwięcej bólów głowy, jeśli chodzi o planowanie wydarzeń. Menedżerowie nigdy nie są zachwyceni, gdy wydajesz więcej, niż planowali! To wyzwanie, z którym marketerzy wydarzeń są zaznajomieni.

Duża część budżetowania dotyczy dostawców, których zatrudniasz. Są to firmy, które będą dostarczać swoje produkty i usługi dla Twojej firmy. Oprócz dwóch największych kosztów (catering i dostawcy), istnieje wiele innych potencjalnych materiałów, których możesz potrzebować.

Oto lista produktów i usług, które możesz rozważyć w ramach swojego budżetu:

• Catering: uczestnicy nie są szczęśliwi, gdy są głodni.
• Fotograf: w celu zaprezentowania wydarzenia w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej po wydarzeniu oraz do wykorzystania podczas promocji wydarzenia w następnym roku.
• Filmowiec: potrzebny, jeśli chcesz udostępniać sesje prelegentów lub najważniejsze wydarzenia w YouTube, na własnej stronie internetowej lub na innych platformach wideo. Niestety, Twój telefon z aparatem nie zadziała w tej sytuacji!
• Drukarka: może być niezbędna do dowolnej liczby rzeczy, w tym do programu, rozkładów miejsc lub menu.
• Firma zarządzająca wydarzeniami: chociaż nie są one wymagane do prowadzenia imprezy, jeśli masz mały zespół i duże wydarzenie, mogą być koniecznością. Jeśli współpracujesz z firmą zajmującą się organizacją imprez, pamiętaj, że regularna komunikacja nie jest opcjonalna, a proces ten również wymaga czasu.
• Miejsce: miejsce, w którym odbywa się Twoje wydarzenie! To jest duży, który omówię bardziej w następnej sekcji.
• Dodatkowy personel wydarzenia: ludzie, których zatrudniasz, aby pomóc Ci w przeprowadzeniu wydarzenia w danym dniu.

Miejsce i catering są często ze sobą powiązane. Obiekt będzie pobierał opłaty za korzystanie z jego powierzchni i może wymagać zakupu pakietów żywności i napojów. Planując konferencje, spędziłem godziny na tworzeniu arkuszy kalkulacyjnych porównujących koszty na osobę. Przyjrzałbym się trzem numerom dla każdego miejsca z naszej krótkiej listy:

1. Minimalny koszt wyżywienia na osobę
2. Maksymalny koszt jedzenia – to, co chciałbym zapewnić każdemu gościowi
3. Średnia z dwóch powyższych

Po wykonaniu tych obliczeń dodaliśmy każdy z tych punktów cenowych do zryczałtowanego kosztu wynajmu lokalu i przyjrzeliśmy się innym czynnikom wpływającym na ostateczną decyzję dotyczącą miejsca wydarzenia.

Właśnie wtedy marketerzy wykorzystują te umiejętności matematyczne!

Jeśli nie masz dużego budżetu, partnerzy i sponsorzy mogą pomóc w pokryciu tych kosztów. Na przykład możesz mieć klienta z przestrzenią audytoryjną. Klient może udostępnić Ci swoją przestrzeń w zamian za przywileje sponsorskie na wydarzeniu.

Wskazówki dotyczące znajdowania dostawców wydarzeń

Jeśli nie planowałeś wcześniej wydarzenia i musisz pozyskać dostawców, możesz skorzystać z kilku zasobów:

1. Sprawdź opinie lokalnych dostawców . Nie chcesz podpisywać umowy tylko po to, aby znaleźć osobę, która nie dostarczy w dniu, w którym jej potrzebujesz. Nigdy nie podpisuję umowy bez wcześniejszego zbadania sprawy.
2. Porozmawiaj ze swoją siecią . Jeśli zapytasz wśród współpracowników lub przyjaciół, możesz uzyskać świetną rekomendację. Możesz nawet zadać pytanie na jednym ze swoich kont w mediach społecznościowych i poprosić o sugestie. Istnieją również grupy planowania wydarzeń na LinkedIn i Facebooku, w których znajdziesz doświadczonych specjalistów od wydarzeń, którzy są gotowi i chętni do wzajemnej pomocy.
3. Zapytaj miejsce wydarzenia o rekomendacje . Twoje miejsce jest zaznajomione z dostawcami wydarzeń, którzy pojawiają się w jego przestrzeni. Jego zespół prawdopodobnie ma doświadczenie z tymi, którzy wykonują dobrą robotę. Ponadto, jeśli dostawca był już wcześniej w Twojej przestrzeni eventowej, ułatwi to realizację wydarzenia. Twój dostawca sprzętu audiowizualnego (A/V) nie powinien się zgubić, jeśli już tam był!
4. Wydarzenia badawcze, w których uczestniczyłeś . Jeśli sam uczestniczyłeś w wydarzeniach i był tam dostawca, którego kochałeś, możesz zapytać, z kim współpracował. Dopóki nie jest to Twoja konkurencja (i tak raczej nie będziesz uczestniczyć w ich wydarzeniach!), ludzie często chętnie dzielą się rekomendacjami.

Im więcej wydarzeń zorganizujesz, tym więcej dostawców poznasz. Niektóre być może będziesz musiał zmienić, a inne staną się Twoimi stałymi gośćmi!

Logistyka planowania imprez

Nie da się zorganizować imprezy bez czasu i miejsca. To prawie to, co sprawia, że ​​​​jest to wydarzenie. Ustalenie dnia, godziny i miejsca może przypominać układanie puzzli.

Głośniki

Twoje głośniki to kolejny element układanki. Być może najpierw masz zablokowaną datę i miejsce wydarzenia, a dopiero później pozyskujesz prelegentów. Alternatywnie możesz mieć konkretnego mówcę, który chce rozmawiać z Twoją firmą. W takim razie nie tylko musisz znaleźć datę w ich napiętym harmonogramie, ale także potrzebujesz miejsca dostępnego w tym dniu!

Data i godzina

Patrząc na daty, warto być świadomym wszelkich świąt lub innych wydarzeń, które mogą uniemożliwić ludziom przybycie. Ponadto sprawdź inne wydarzenia, które również koncentrują się na Twoim rynku docelowym. Na przykład, jeśli rynek docelowy jest pełen marketerów, upewnij się, że w ten sam weekend nie odbywa się ogólnokrajowa konferencja marketingowa!

Jeśli masz trochę elastyczności co do daty, porozmawiaj z lokalami i zapytaj o to, co mają w określonych ramach czasowych. Kto wie, może uda ci się wynegocjować niższą stawkę w okresie spowolnienia.

Gdy masz już na myśli kilka miejsc, przejdź się po nich i spotkaj się z pracownikami, którzy będą zarządzać Twoim wydarzeniem.

Dostępność miejsca będzie również miała wpływ na agendę. Elementy do rozważenia obejmują:

• Ile czasu potrzebujesz na rejestrację?
• Jak długo ma trwać całe wydarzenie?
• Jeśli jest to cały dzień, ile sesji będziesz mieć i ile przerw między sesjami?
• Ile czasu chcesz dać każdemu mówcy na prezentację?
• Kiedy i ile czasu dasz uczestnikom na nawiązanie kontaktów, kontakt ze sponsorami i cieszenie się cateringiem?

Zastanów się, ile czasu chcesz dać uczestnikom na każdą z tych pozycji. Pomoże to określić, jak długo potrzebujesz wynająć miejsce na imprezę.

Żywnościowy

Chociaż catering nie jest powodem, dla którego ludzie przychodzą na twoje wydarzenie, ma on duży wpływ na sukces wydarzenia. Czy znasz słowo „głodny”? Kocham to słowo, ponieważ jest takie prawdziwe. Głodni ludzie nie są szczęśliwymi ludźmi!

Musisz upewnić się, że Twoi goście są najedzeni zarówno dla nich, jak i dla Ciebie. Badania wykazały, że poziom koncentracji spada, gdy ludzie są głodni. Oznacza to, że goście nie będą w stanie w pełni skorzystać z imprezy, jeśli są zbyt głodni, aby wziąć to wszystko!

Poza tym, gdy ludzie są głodni, negatywnie wpływa to na ich spojrzenie na sytuację. to żadna tajemnica; sam to odczułeś! A przy całym czasie i pieniądzach, które wkładasz w swoje wydarzenie, warto zainwestować w trochę jedzenia. W ten sposób sprawisz, że doświadczenie będzie pozytywne. Oznacza to, że ludzie też będą chcieli przyjść na Twoje następne wydarzenie!

Ludzie często oczekują jedzenia podczas przerw podczas całodniowej imprezy. Niezależnie od tego, jak często dajesz jedzenie, nie mogę wystarczająco podkreślić potrzeby herbaty i kawy! Konferencje są zajęte.

Życie jest zajęte – ludzie są zmęczeni!

Bywałem na imprezach, na których nie miałem czasu na filiżankę herbaty przed pierwszą sesją. Wyszedłem na pierwszej przerwie, gotowy na mój kofeinowy zastrzyk, tylko po to, by znaleźć puste stoły cateringowe. To moja największa irytacja. Kawa i herbata nie są dużym wydatkiem, a zmęczenie jest jak głód – ludzie nie są szczęśliwi, kiedy potrzebują kofeiny!

Zgodnie z praktyczną zasadą, powinieneś mieć jedzenie, gdy jest alkohol. To jest bycie odpowiedzialnym gospodarzem. Nie chcesz stawiać swoich gości w sytuacji, w której piją na pusty żołądek.

Na szczęście, jeśli sponsorujesz wydarzenie, catering jest zwykle czymś, co możesz usunąć ze swojej listy! Jeśli organizujesz większe wydarzenie dla społeczności, takie jak festiwal, możesz zaprosić dostawców, takich jak food trucki. Następnie uczestnicy pokrywają własne koszty, płacąc za jedzenie, które chcą i nic więcej.

Znajdowanie prelegentów wydarzenia

Jeśli celem Twojego wydarzenia jest uczenie się od mówcy, lepiej, aby Twój mówca był dobry!

Niezależnie od tego, czy płacisz mówcy, czy robi to za darmo, chcesz, aby wszyscy mówcy:

1. Miej zarówno wiarygodność, jak i autorytet . Osoba wie, o czym mówi, nie ma co do tego wątpliwości.
2. Oferuj określony poziom charyzmy . Nie chcesz, żeby goście drzemali, jakby to była lekcja historii w 10. klasie!
3. Skoncentruj treść na uczestnikach – nie na sobie. Twój mówca jest po to, aby zapewnić gościom wartość, a nie prezentację sprzedaży. Ich celem musi być dostarczanie wartościowych treści dla Twoich gości.

Wiarygodność i autorytet

Autorytet twojego mówcy ma bezpośredni wpływ na frekwencję. Zdobycie ekskluzywnego inspirującego mówcy sprawi, że więcej osób będzie chciało uczestniczyć. Bez względu na wszystko, musisz zadać sobie pytanie: „Dlaczego ludzie powinni słuchać tej osoby? Co sprawia, że ​​ich wyjątkowy punkt widzenia jest cenny?”

Być może jest to tytuł na wysokim poziomie. Może mają wyniki udanej kampanii, którymi mogą się podzielić. Dana osoba mogła przemawiać na innych imprezach. Ktoś mógł zdobyć nagrodę lub założyć firmę.

Cokolwiek to jest, chcesz, aby w biografii prelegenta znalazło się coś, co wzbudzi zainteresowanie rynku docelowego i sprawi, że pomyślą: „Chcę usłyszeć, co ta osoba ma do powiedzenia!”

Autorytet Twojego mówcy nie wynika wyłącznie z jego tytułu. Co sprawia, że ​​dana osoba jest wiarygodna w wypowiadaniu się na określony temat? To chyba oczywiste, ale jeśli jestem marketerem, nie chcę słuchać sesji o statystykach od mikrobiologa.

Charyzma

Czy Twój głośnik jest wciągający? Czy ludzie chcą ich słuchać? To świetny znak, jeśli ludzie uśmiechają się i śmieją podczas prezentacji!

Ludzie często uczestniczą w wydarzeniach, aby uzyskać motywację i podekscytowanie swoją pracą. Prawdziwie inspirujący mówca sprawi, że tak się stanie, a charyzma jest częścią tego, co nas inspiruje.

Jednym z moich ulubionych charyzmatycznych mówców jest John Kearon, założyciel i dyrektor generalny System1 Group PLC (dawniej Brainjuicer). Słyszałem, jak przemawiał na konferencji Global Marketer Conference zorganizowanej przez Światową Federację Reklamodawców. John widział, że goście są trochę niespokojni (jest tylko tak długo, jak chcesz usiąść na krześle). Jak więc to pokonał? Oczywiście zachęcając uczestników do zrobienia fali! To obudziło ludzi, gdy poruszali się i śmiali się z grupy marketerów robiących falę w hotelowej sali konferencyjnej.

Wartościowa treść

To ostatnie może być trochę trudne. Czasami osoba jest autorytetem w danej dziedzinie, ponieważ tym się zajmuje. Prelegenci w naturalny sposób będą rozmawiać o własnej firmie – która często jest źródłem historii do ich prezentacji.

Wcześniej porozmawiaj z prelegentem o treści prezentacji. Spraw, aby temat i cel były krystalicznie jasne. Możesz znaleźć film w YouTube, na którym przemawiają na innym wydarzeniu. Jeśli tak, możesz ocenić ich intencje – i ile razy wspominają o własnym produkcie!

Impreza właśnie się zaczęła

Od miejsca do budżetu, rozważyłeś już główne punkty, które wpłyną na realizację Twojego wydarzenia. Zbudowałeś podstawę swojego dzieła LEGO i jesteś gotowy, aby potoczyć się po imprezie swoich marzeń.

Zastanawiasz się, jak możesz rozpowszechnić informacje o doskonale zaplanowanym wydarzeniu? Zanurz się w świat marketingu wydarzeń, aby dowiedzieć się więcej.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2018 roku. Został zaktualizowany o nowe informacje.