Cum să-ți execuți evenimentul visat: Sfaturi pentru planificarea evenimentelor ca un profesionist

Dacă sunteți aici, probabil că aveți o idee despre tipul de eveniment pe care doriți să îl executați. Fie sunteți până la ultimele câteva opțiuni și trebuie să cunoașteți câteva detalii suplimentare pentru a face planul final, fie sunteți gata să începeți să puneți piesele cap la cap!

Cel mai bun mod de a face față unei liste extinse de sarcini – și nu prea mult timp pentru a face acele sarcini – este să ai un plan de atac. Și dacă lucrurile devin puțin prea copleșitoare, nu vă speriați să vă bazați pe un software de planificare a evenimentelor pentru a automatiza modul în care faceți totul!

Dar asteapta! De unde începi mai exact? Cu totul de făcut, de la locație până la divertisment, mâncare până la promovarea evenimentului dvs. și toate intervalele de timp intermediare, de unde știți de unde să începeți?

Compozitorul, dirijorul și autorul Leonard Bernstein a rezumat procesul de planificare și marketing a evenimentului cu acest citat: „Pentru a realiza lucruri grozave, sunt necesare două lucruri: un plan și nu suficient timp”.

Este un sentiment cu care suntem prea familiarizați: „Nu am suficient timp!”

Și, dacă ați planificat vreun eveniment, știți că este ceva la care vă puteți identifica. (Dacă acesta este primul tău eveniment, nu te speria – îți promit că totul de pe lista ta de făcut va plăti în cele din urmă!)

Gândește-te la zilele tale de construcție LEGO. (Nu e nicio rușine dacă a fost ieri!) Forma pe care o faci pentru baza ta determină întreaga configurație a creației tale. Luați în considerare aceste elemente de bază înainte de a vă angaja într-un eveniment. Apoi, vă veți asigura că înțelegeți ce este implicat în fiecare tip de eveniment – ​​înainte de a vă lua un angajament pe care nu îl puteți încălca.

Cum să identificați nevoile dvs. de eveniment

Există multe motive pentru care puteți alege să participați la planificarea evenimentului. Amintiți-vă, deși evenimentele sunt adesea distractive sau educaționale, ele trebuie totuși să valorize ceva. Poți dedica ore nesfârșite de muncă pentru a crea un eveniment uimitor, dar dacă nu beneficiază în mod pozitiv compania ta, de ce o faci?

În cuvintele celebrului vorbitor de afaceri și autor Zig Ziglar:

„Nu mă interesează câtă putere, strălucire sau energie ai; dacă nu îl exploatezi și nu îl concentrezi pe o anumită țintă și nu o ții acolo, nu vei realiza niciodată atât de mult pe cât îți garantează capacitatea.”

Deci haideți să vorbim despre cum să vă concentrați și să valorificați puterea și strălucirea evenimentului dvs.

Mantra mea preferată de marketing am învățat-o de la Bob Miller, care era directorul general de marketing pentru Toyota: „Ce poți măsura, poți gestiona”.

Priviți potențialele beneficii ale marketingului pentru evenimente. Care se aplică evenimentului tău? Apoi gândiți-vă la ce puteți măsura în mod tangibil după eveniment și care dintre acele elemente se referă la beneficiile sau rezultatele pe care doriți să le obțineți. Acele elemente pe care le puteți măsura sunt cunoscute ca valori de marketing.

Ori de câte ori este posibil, includeți obiective pe care valorile dvs. le pot măsura.

Cunoasterea marcii

Conștientizarea mărcii este unul dintre cele mai greu de măsurat elemente de marketing. Gandeste-te la asta. De unde știi cine știe despre marca ta? Și chiar dacă cineva îți recunoaște marca, își va aminti de tine?

Din fericire, ascensiunea tehnologiei a ajutat. Deși nu poți vedea gândurile oamenilor, poți cel puțin să măsori unde ajunge numele mărcii tale.

Unele elemente pe care le puteți analiza includ acoperirea media (aflați cum să scrieți un comunicat de presă pentru mai multe despre asta) și statisticile rețelelor sociale. Aceasta ar putea include mențiuni despre compania dvs. și evenimentul pe orice platformă, precum și interacțiunea cu postările dvs. despre eveniment. Câți oameni le-a plăcut? Ai fost retweetat? De câte ori a fost folosit hashtagul evenimentului tău și cât de des au fost apreciate postările respective?

Marketingul pe rețelele de socializare nu vine ușor, mai ales la evenimente mai mici, dar este ceva pe care îl poți măsura!

Vânzări

Companiile B2C care profită de sponsorizări și expoziții pot avea ocazia să facă vânzări pe loc. Unele companii B2B sunt, de asemenea, capabile să facă acest lucru. Depinde adesea de costul articolului. Produsele cu un preț mai mic sunt mai ușor de cumpărat pe loc, mai ales că evenimentele vând adesea articole cu reducere sau cu articole bonus gratuite.

La o expoziție comercială sau la o expoziție, este posibil să aveți un anumit obiectiv de venituri pe care doriți să-l atingă evenimentul dvs. Ai plătit pentru a fi acolo – asigură-te că primești mai mulți bani decât scoți!

Oportunitati

Poate că clienții sunt interesați, dar este puțin probabil să vă cumpere produsul atunci și acolo. Acesta este momentul în care clienții potențiali intră în joc pentru companiile B2B.

Nu toți cei pe care îi întâlniți la un eveniment sunt clienți potențiali. Un participant ar putea să vină la standul tău, să afle ce faci și apoi să afle dacă produsul tău este sau nu o soluție viabilă pentru marca sa. Dacă este, ei sunt o pistă. Puteți obține detaliile lor și puteți începe procesul de vânzare.

Contacte noi

Dacă sunteți o companie B2C, s-ar putea să nu considerați neapărat că toată lumea este un „conducător”. Ați putea pur și simplu să adăugați persoane de contact la lista de instrumente de marketing prin e-mail. Acesta este un alt lucru pe care îl puteți cuantifica.

Întâlniri

Întâlnirile pot fi rezervate în funcție de vânzări și succesul clienților atât pentru potențiali, cât și pentru clienți. Acest lucru oferă posibilitatea de a vinde sau de a reînnoi. Chiar dacă reînnoirile nu au loc la fața locului, evenimentele pot fi singurul moment în care clienții tăi se întâlnesc personal cu reprezentantul companiei. Este ceva ce merită remarcat!

Participantii

Care este capacitatea locației dvs.? Cât de plin vrei să fie? Dacă este un eveniment pe care l-ați epuizat înainte, doriți să faceți acest lucru din nou? Ține minte câte persoane trebuie să participe la evenimentul tău pentru ca acesta să se simtă „plin” – evenimentul tău ar trebui să fie locul potrivit!

Bani

Bugetul dumneavoastră poate fi legat de prezență. Deși nu este motivul pentru care faci marketing pentru evenimente, este un obiectiv important. Dacă taxați pentru bilete, pragul de rentabilitate este probabil unul dintre principalele dvs. obiective de execuție. (Puteți chiar să faceți profit!) Dacă doriți să continuați să faceți evenimente, este esențial să rămâneți în limita bugetului!

Dacă evenimentul dvs. în sine nu aduce venituri, trebuie să rămâneți în limita bugetului. Evenimentele se pot scumpi rapid!

Furnizori și bugetare

Nu durează mult până se adună costurile. (Mai ales dacă vrei să adaugi un factor „wow” și să faci evenimentul tău memorabil!)

Acest lucru poate provoca adesea cele mai multe dureri de cap atunci când vine vorba de planificarea evenimentelor. Managerii nu sunt niciodată încântați când cheltuiți mai mult decât au planificat! Este o provocare cu care marketerii de evenimente sunt familiarizați.

O mare parte a bugetului se referă la furnizorii pe care îi angajați. Acestea sunt companiile care își vor furniza produsele și serviciile pentru afacerea dvs. În afară de două dintre cele mai mari costuri (catering și vânzători), există o mulțime de alte consumabile potențiale de care ați putea avea nevoie.

Iată o listă cu produsele și serviciile pe care poate trebuie să le luați în considerare pentru bugetul dvs.:

• Catering: participanții nu sunt fericiți când le este foame.
• Fotograf: pentru a vă prezenta evenimentul în comunicarea internă și externă post-eveniment și pentru a-l utiliza atunci când vă promovați evenimentul în anul următor.
• Videograf: necesar dacă doriți să partajați sesiuni de vorbitori sau momente importante ale evenimentelor pe YouTube, propriul site web sau alte platforme video. Din păcate, telefonul cu camera foto nu va funcționa în această situație!
• Imprimantă: aceasta poate fi necesară pentru orice număr de lucruri, inclusiv programul, graficele de locuri sau un meniu.
• Companie de management de evenimente: deși nu sunt obligați să organizeze un eveniment, dacă aveți o echipă mică și un eveniment mare, acestea pot fi o necesitate. Dacă lucrați cu o companie de management de evenimente, rețineți că comunicarea regulată nu este opțională, iar acest proces necesită și timp.
• Locul: locul unde se desfășoară evenimentul tău! Acesta este unul mare, despre care voi discuta mai multe în secțiunea următoare.
• Personal suplimentar pentru eveniment: oameni pe care îi angajați pentru a vă ajuta să executați evenimentul în ziua respectivă.

Locația și cateringul sunt adesea legate între ele. Locația va percepe costuri pentru utilizarea spațiului său și vă poate solicita să cumpărați pachetele cu alimente și băuturi. Când planific conferințe, am petrecut ore întregi creând foi de calcul care compară costurile pe persoană. M-aș uita la trei numere pentru fiecare locație din lista noastră scurtă:

1. Costul minim de mâncare per persoană
2. Costul maxim al alimentelor – ceea ce mi-ar plăcea ideal să ofer fiecărui oaspete
3. O medie a celor două de mai sus

După ce am făcut acele calcule, am adăugat fiecare dintre acele puncte de preț la costul fix al închirierii locației și am analizat ceilalți factori care afectează decizia finală a locației evenimentului.

Acesta este momentul în care specialiștii în marketing folosesc acele abilități de matematică!

Dacă nu aveți prea mult buget, partenerii și sponsorii vă pot ajuta să acoperiți aceste costuri. De exemplu, ai putea avea un client cu un spațiu de auditoriu. Clientul s-ar putea să vă permită să utilizați spațiul său în schimbul privilegiilor de sponsor la eveniment.

Sfaturi pentru a găsi furnizori de evenimente

Dacă nu ați planificat un eveniment înainte și aveți nevoie să căutați furnizori, există câteva resurse pe care le puteți folosi:

1. Verificați recenziile furnizorilor locali . Nu doriți să semnați un contract doar pentru a afla că persoana nu va livra în ziua în care aveți nevoie de ele. Nu semnez niciodată un contract fără să-mi fac cercetarea mai întâi.
2. Vorbește cu rețeaua ta . Dacă întrebi printre colegi sau prieteni, s-ar putea să primești o recomandare grozavă. Puteți chiar să puneți întrebarea pe unul dintre conturile dvs. de socializare și să cereți sugestii. Există, de asemenea, grupuri de planificare a evenimentelor pe LinkedIn și Facebook, unde veți găsi profesioniști cu experiență în evenimente gata și dispuși să se ajute reciproc.
3. Solicitați recomandări la spațiul evenimentului . Locația dvs. este familiarizată cu furnizorii de evenimente care vin în spațiul său. Echipa sa are probabil experiență cu cei care fac treabă bună. În plus, dacă furnizorul a mai fost în spațiul dvs. de evenimente, aceasta vă va ușura execuția evenimentului. Furnizorul dvs. audiovizual (A/V) nu ar trebui să se piardă dacă a mai fost acolo!
4. Evenimentele de cercetare la care ați participat . Dacă ai participat și tu la evenimente și a fost un furnizor pe care l-ai iubit, poți întreba cu cine a lucrat. Atâta timp cât nu este concurența ta (oricum nu ești foarte probabil să participi la evenimentele lor!), oamenii sunt adesea bucuroși să împărtășească recomandări.

Cu cât faci mai multe evenimente, cu atât vei cunoaște mai mulți furnizori. Unele poate fi nevoie să le schimbi, iar altele vor deveni obișnuite!

Logistica planificarii evenimentelor

Nu poți avea un eveniment fără un timp și un loc. Este cam ceea ce îl face un eveniment. Determinarea zilei, a orei și a locului de desfășurare poate fi ca și cum ați aduna piesele de puzzle.

Difuzoare

Difuzoarele tale sunt un alt element al puzzle-ului. Este posibil să aveți data și locul evenimentului blocate mai întâi și apoi difuzoarele sursă mai târziu. Alternativ, puteți avea un anumit vorbitor care dorește să vorbească cu compania dvs. Apoi, nu numai că trebuie să găsiți o întâlnire în programul lor încărcat, dar aveți nevoie și de un loc disponibil și în acea zi!

Data si ora

Când te uiți la date, este logic să fii la curent cu orice sărbători sau alte evenimente care pot împiedica oamenii să participe. În plus, verificați și alte evenimente axate pe piața dvs. țintă. De exemplu, dacă piața țintă este plină de agenți de marketing, asigurați-vă că nu are loc o conferință națională de marketing în același weekend!

Dacă aveți o oarecare flexibilitate pentru întâlnirea dvs., discutați cu locațiile și cereți ce au într-un anumit interval de timp. Cine știe, s-ar putea să poți negocia o rată mai ieftină într-o perioadă lentă.

Odată ce aveți câteva locuri în minte, plimbați-vă prin spații și întâlniți-vă cu membrii personalului care vă vor gestiona evenimentul.

Disponibilitatea locației va fi, de asemenea, afectată de ordinea de zi. Elementele de luat în considerare includ:

• Cât timp aveți nevoie pentru înregistrare?
• Cât timp vrei să se desfășoare întregul tău eveniment?
• Dacă este pentru o zi întreagă, câte ședințe vei avea și câte pauze între ședințe?
• Cât timp doriți să acordați fiecărui vorbitor să prezinte?
• Când și cât timp veți acorda participanților să facă rețea, să se amestece cu sponsorii și să se bucure de catering?

Gândiți-vă cât timp doriți să acordați participanților pentru fiecare dintre aceste articole. Acest lucru vă va ajuta să determinați cât timp aveți nevoie pentru a închiria spațiul dvs.

Catering

Deși cateringul nu este motivul pentru care oamenii vin la evenimentul dvs., aceasta face o mare diferență în succesul evenimentului. Cunoașteți cuvântul „fomanat”? Iubesc acest cuvânt pentru că este atât de adevărat. Oamenii flămânzi nu sunt oameni fericiți!

Trebuie să te asiguri că oaspeții tăi sunt plini atât de dragul lor, cât și al tău. Studiile au arătat că nivelul de concentrare scade atunci când oamenilor le este foame. Acest lucru înseamnă că oaspeții nu pot obține întreaga valoare a evenimentului tău dacă le este prea foame pentru a lua totul!

În plus, atunci când oamenilor le este foame, perspectiva lor asupra unei situații este afectată negativ. Nu este un secret; tu ai simtit-o! Și cu tot timpul și banii pe care i-ai investit în evenimentul tău, merită să investești în puțină mâncare. Procedând astfel, faci din experiență una pozitivă. Asta înseamnă că oamenii vor dori să vină și la următorul tău eveniment!

Oamenii se așteaptă adesea la mâncare în pauzele unui eveniment de o zi întreagă. Indiferent de cât de des dai mâncare, nu pot sublinia suficient nevoia de ceai și cafea! Conferințele sunt aglomerate.

Viața este ocupată – oamenii sunt obosiți!

Am fost la evenimente la care nu am timp să iau o ceașcă de ceai înainte de prima ședință. Am ieșit la prima pauză, gata pentru lovitura mea de cofeină, doar pentru a găsi mesele de catering goale. Este cea mai mare supărare a mea. Ceaiul și cafeaua nu sunt un cost major, iar oboseala este la fel ca și foamea – oamenii nu sunt fericiți când au nevoie de cofeină!

Ca regulă generală, ar trebui să aveți mâncare ori de câte ori există alcool. Asta înseamnă să fii o gazdă responsabilă. Nu vrei să-ți pui oaspeții într-o situație în care bea pe stomacul gol.

Din fericire, dacă sponsorizați un eveniment, cateringul este de obicei ceva pe care îl puteți scoate din listă! Dacă găzduiți un eveniment mai mare pentru comunitate, cum ar fi un festival, este posibil să doriți să aduceți vânzători, cum ar fi camioanele cu alimente. Apoi participanții își acoperă propriile costuri, plătind pentru mâncarea pe care o doresc și nimic altceva.

Găsirea difuzoarelor pentru evenimente

Dacă întregul scop al evenimentului tău este ca participanții să învețe de la un vorbitor, ar fi bine ca vorbitorul tău să fie unul bun!

Indiferent dacă plătiți difuzorul sau dacă o fac gratuit, doriți ca toate difuzoarele dvs. să:

1. Să aibă atât credibilitate, cât și autoritate . Persoana știe despre ce vorbește, fără îndoială.
2. Oferiți un anumit nivel de carismă . Nu vrei ca oaspeții să moștenească de parcă ar fi cursul tău de istorie de clasa a 10-a!
3. Concentrați conținutul pe participanți, nu pe ei înșiși. Difuzorul tău este acolo pentru a oferi oaspeților tăi valoare, nu un argument de vânzare. Scopul lor trebuie să fie să ofere conținut valoros pentru oaspeții tăi.

Credibilitate și autoritate

Autoritatea vorbitorului dvs. are un impact direct asupra prezenței. Obținerea unui vorbitor inspirațional exclusiv va face ca mai mulți oameni să dorească să participe. Indiferent de ce, trebuie să vă întrebați: „De ce ar trebui oamenii să asculte de această persoană? Ce face ca punctul lor de vedere unic să fie valoros?”

Poate că este un titlu de nivel înalt. Poate că au rezultatele unei campanii de succes pe care le pot împărtăși. Individul ar fi putut vorbi la alte evenimente. Poate că cineva a câștigat un premiu sau a fondat o companie.

Oricare ar fi, vrei ceva în biografia difuzorului care să trezească interesul pieței tale țintă și să-i facă să se gândească: „Vreau să aud ce are de spus această persoană!”

Autoritatea vorbitorului tău nu vine doar din titlul lor. Ce face persoana credibilă să vorbească despre subiectul tău specific? Probabil este de la sine înțeles, dar dacă sunt marketer, nu vreau să ascult o sesiune despre statistici de la un microbiolog.

Carisma

Este difuzorul dvs. captivant? Oamenii vor să-i asculte? Este un semn grozav dacă oamenii zâmbesc și râd în timpul prezentării!

Oamenii participă adesea la evenimente pentru a fi motivați și entuziasmați de munca lor. Un vorbitor care este cu adevărat inspirațional va face acest lucru să se întâmple, iar carisma este o parte din ceea ce ne inspiră.

Unul dintre vorbitorii mei carismatici preferați este John Kearon, fondatorul și CEO al System1 Group PLC (fostul Brainjuicer). L-am auzit vorbind la Conferința Global Marketer găzduită de Federația Mondială a Advertiserilor. John a văzut că oaspeții deveneau cam agitați (e doar atât de mult timp în care vrei să stai pe un scaun). Deci cum a depășit-o? Făcând participanții să facă valul, desigur! Acest lucru i-a trezit pe oameni în timp ce își mișcau trupurile și râdeau la o grămadă de marketeri care făceau valul într-o sală de conferințe a unui hotel.

Conținut valoros

Acesta din urmă poate fi puțin complicat. Uneori, o persoană este o autoritate în acest subiect pentru că este ceea ce face afacerea sa. Vorbitorii vor discuta în mod firesc despre propria companie – care este adesea sursa poveștilor pentru prezentarea lor.

Discutați în prealabil cu vorbitorul despre conținutul prezentării. Faceți subiectul și scopul clar de cristal. S-ar putea să găsiți un videoclip YouTube cu ei vorbind la un alt eveniment. Dacă da, le puteți evalua intențiile – și de câte ori își menționează propriul produs!

Petrecerea tocmai a început

De la locație până la buget, acum ați luat în considerare punctele principale care vă vor afecta execuția evenimentului. Ați construit baza creației dvs. LEGO și sunteți gata să puneți mingea în joc cu evenimentul visat.

Te întrebi cum poți răspândi vestea despre evenimentul tău perfect planificat? Pătrundeți-vă în lumea marketingului pentru evenimente pentru a afla mai multe.

Acest articol a fost publicat inițial în 2018. A fost actualizat cu informații noi.