如何执行您的梦想活动：像专业人士一样进行活动策划的技巧

如果您在这里，您可能已经知道要执行哪种类型的事件。 您要么只剩下最后几个选项，并且需要了解更多细节以制定最终计划，要么您已准备好开始将各个部分组合在一起！

处理大量任务的最佳方法——而不是花费大量时间来完成这些任务——是制定一个攻击计划。 如果事情变得有点难以应付，请不要害怕依靠活动策划软件来自动完成所有工作！

可是等等！ 你究竟从哪里开始？ 从场地到娱乐，从食物到宣传您的活动，以及其间的所有时间表，您都知道要做什么，您怎么知道从哪里开始呢？

作曲家、指挥家和作家伦纳德伯恩斯坦用这句话总结了活动策划和营销过程： “要取得伟大的成就，需要两件事：计划和时间不够。”

这是一种我们再熟悉不过的感觉：“我没有足够的时间！”

而且，如果您计划了任何活动，您就会知道它与您相关。 （如果这是您的第一次活动，请不要害怕——我保证您的待办事项清单上的所有内容最终都会得到回报！）

回想一下您玩乐高积木的日子。 （如果是昨天，也没什么可耻的！）你为你的基地做的形状决定了你创作的整个配置。 在参加活动之前考虑这些基础知识。 然后，您将确保了解每种类型的事件所涉及的内容——在您做出无法违背的承诺之前。

如何确定您的活动需求

您选择参与活动策划的原因有很多。 请记住，虽然活动通常很有趣或具有教育意义，但它们仍然必须有价值。 您可以花费无尽的时间来创造一个令人惊叹的活动，但如果它没有给您的公司带来积极的好处，您为什么要这样做？

用著名的商业演说家和作家 Zig Ziglar 的话来说：

“我不在乎你有多少权力、才华或精力； 如果你不利用它，将它集中在一个特定的目标上并坚持下去，你将永远无法完成你的能力所保证的事情。”

因此，让我们来谈谈如何集中精力和利用活动的力量和光彩。

我最喜欢的营销格言是从丰田营销总经理 Bob Miller 那里学来的：“你能衡量的，你就能管理。”

查看事件营销的潜在好处。 哪些适用于您的活动？ 然后想一想您可以在活动结束后切实衡量哪些项目，以及哪些项目与您想要实现的收益或结果相关。 您可以衡量的那些项目称为营销指标。

尽可能包括您的指标可以衡量的目标。

品牌意识

品牌知名度是最难衡量的营销要素之一。 想想看。 你怎么知道谁知道你的品牌？ 即使有人认出了你的品牌，他们会记住你吗？

值得庆幸的是，技术的兴起有所帮助。 虽然您看不到人们的想法，但您至少可以衡量您的品牌名声在哪里。

您可以查看的一些元素包括媒体报道（了解如何撰写新闻稿以获得更多相关信息）和社交媒体统计数据。 这可能包括在任何平台上提及您的公司和活动，以及与您关于该活动的帖子的互动。 有多少人喜欢它？ 你被转发了吗？ 您的活动主题标签被使用了多少次，这些帖子被点赞的频率是多少？

社交媒体营销来之不易，尤其是在小型活动中，但这是您可以衡量的！

销售量

利用赞助和展会的 B2C 公司可能有机会在现场进行销售。 一些B2B公司也能做到这一点。 这通常取决于物品的成本。 价格较低的产品更容易在现场购买，尤其是在活动经常以折扣价或赠送赠品出售的情况下。

在贸易展览会或博览会上，您可能有一个特定的收入目标，希望您的活动能够实现。 你已经付了钱去那里——确保你得到的钱比你付出的多！

线索

也许客户有兴趣但不太可能当场购买您的产品。 这就是潜在客户对 B2B 公司发挥作用的时候。

并非您在活动中遇到的每个人都是潜在客户。 与会者可以来到您的展位，了解您的工作，然后了解您的产品是否是他们品牌的可行解决方案。 如果是，他们就是领先者。 您可以获得他们的详细信息并开始销售过程。

新联系人

如果你是一家 B2C 公司，你可能不一定认为每个人都是“领导”。 您可以简单地将联系人添加到您的电子邮件营销工具列表中。 这是您可以量化的另一件事。

会议

可以根据潜在客户和客户的销售和客户成功情况来预订会议。 这提供了追加销售或更新的机会。 即使不是当场续订，活动也可能是您的客户与您的公司代表亲自会面的唯一时间。 这是值得注意的事情！

与会者

你们场地的容量是多少？ 你想要它有多满？ 如果这是您之前已经售罄的活动，您还想再次参加吗？ 请记住，需要有多少人参加您的活动才能让活动感觉“满满”——您的活动应该是举办地点！

钱

您的预算可能与出勤率有关。 虽然这不是您进行事件营销的原因，但它是一个重要目标。 如果您对门票收费，收支平衡可能是您的主要执行目标之一。 （您甚至可以获利！）如果您想继续举办活动，保持在预算范围内是关键！

如果您的活动本身没有带来收入，您仍然需要保持在预算之内。 活动很快就会变得昂贵！

供应商和预算

成本加起来并不需要很长时间。 （特别是如果您想添加一个“哇”因素并让您的活动令人难忘！）

在活动策划方面，这通常会引起最令人头疼的问题。 当您的支出超出他们的计划时，经理们永远不会高兴！ 这是事件营销人员熟悉的挑战。

预算的很大一部分与您雇用的供应商有关。 这些是将为您的企业提供产品和服务的企业。 除了两项最大的成本（餐饮和供应商）之外，您可能还需要许多其他潜在供应品。

以下是您在预算中可能需要考虑的产品和服务列表：

• 餐饮服务商：与会者饿了会不高兴。
• 摄影师：在活动后的内部和外部交流中展示您的活动，并在来年宣传您的活动时使用。
• 摄像师：如果您想在 YouTube、您自己的网站或其他视频平台上分享演讲者会议或活动亮点，则需要。 可悲的是，您的照相手机在这种情况下无法使用！
• 打印机：这对于许多事情都是必需的，包括程序、座位表或菜单。
• 活动管理公司：虽然他们不是举办活动所必需的，但如果您有一个小团队和一个大型活动，他们可能是必需的。 如果您与活动管理公司合作，请记住定期沟通不是可有可无的，而且这个过程也需要时间。
• 地点：举办活动的地方！ 这是一个很大的问题，我将在下一节中详细讨论。
• 其他活动人员：您雇用的人员来帮助您执行当天的活动。

场地和餐饮经常联系在一起。 场地将收取空间使用费，并可能要求您购买其餐饮套餐。 在计划会议时，我花了数小时创建电子表格来比较每人的成本。 我会在我们的候选名单上查看每个场地的三个数字：

1. 人均最低伙食费
2. 最大的食物成本——我最想为每位客人提供的食物
3. 以上两者的平均值

完成这些计算后，我们将每个价格点添加到场地租金的固定成本中，并研究了影响最终活动场地决策的其他因素。

这是营销人员使用这些数学技能的时候！

如果您的预算不多，合作伙伴和赞助商可以帮助支付这些费用。 例如，您的客户可能拥有礼堂空间。 客户可能会让您使用其空间以换取活动中的赞助商特权。

寻找活动供应商的提示

如果您之前没有计划过活动并且需要寻找供应商，您可以使用一些资源：

1. 查看当地供应商的评论。 您不想签订合同后才发现对方不会在您需要他们的那一天交付。 我从不先做研究就签合同。
2. 与您的网络交谈。 如果您在同事或朋友中询问，您可能会得到很好的推荐。 您甚至可以在您的某个社交媒体帐户上提出问题并寻求建议。 LinkedIn 和 Facebook 上还有活动策划小组，在那里您会发现经验丰富的活动专业人士随时准备并愿意互相帮助。
3. 向活动空间寻求建议。 您的场地熟悉进入其空间的活动供应商。 它的团队可能有与那些工作出色的人打交道的经验。 另外，如果供应商以前去过您的活动空间，这将使您的活动执行起来更容易。 如果您的视听 (A/V) 供应商以前去过那里，他们就不会迷路！
4. 研究您参加过的活动。 如果您自己参加过活动并且有您喜欢的供应商，您可以询问他们与谁合作。 只要不是你的竞争对手（反正你不太可能参加他们的活动！），人们通常很乐意分享建议。

您参加的活动越多，您就会了解越多的供应商。 有些您可能需要改变，而另一些将成为您的常客！

活动策划物流

没有时间和地点就无法举办活动。 这几乎是什么使它成为一个事件。 确定日期、时间和地点就像拼拼图一样。

音箱

您的扬声器是难题的另一个要素。 您可能会先锁定活动日期和地点，然后再确定演讲者的来源。 或者，您可以有一位特定的演讲者想要与您的公司交谈。 然后，您不仅需要在他们繁忙的日程中找到约会对象，还需要当天有空的场地！

日期和时间

在查看日期时，了解任何可能阻止人们参加的假期或其他事件是有意义的。 此外，检查其他事件也集中在您的目标市场。 例如，如果您的目标市场到处都是营销人员，请确保同一周末没有全国营销会议！

如果您的约会有一些灵活性，请与场地交谈并询问他们在特定时间范围内有什么。 谁知道呢，您也许可以在淡季协商更便宜的价格。

一旦您想到了几个地方，就可以在这些空间中穿行并与将管理您的活动的工作人员会面。

场地可用性也会受到议程的影响。 需要考虑的项目包括：

• 注册需要多少时间？
• 您希望整个活动持续多长时间？
• 如果是一整天，你会有多少节课，课间休息多少次？
• 您希望每位演讲者展示多长时间？
• 您将在何时以及多少时间给与会者建立联系、与赞助商交流并享受餐饮？

想一想您希望为这些项目中的每一项为与会者提供多长时间。 这将有助于确定您需要租用场地空间多长时间。

餐饮

虽然餐饮不是人们来参加您的活动的原因，但它对活动的成功有很大的影响。 你知道“饿”这个词吗？ 我喜欢这个词，因为它是如此真实。 饥饿的人不是快乐的人！

为了他们和你自己，你需要确保你的客人吃饱了。 研究表明，当人们感到饥饿时，注意力水平会下降。 这意味着如果客人太饿而无法参加，他们将无法获得活动的全部价值！

另外，当人们感到饥饿时，他们对情况的看法会受到负面影响。 这不是秘密； 你自己感受过！ 考虑到您为活动投入的所有时间和金钱，投资一点食物是值得的。 通过这样做，您可以使体验变得积极。 这意味着人们也会想参加您的下一个活动！

人们通常希望在全天活动的休息时间有食物。 无论您多久提供一次食物，我都无法强调对茶和咖啡的需求！ 会议很忙。

生活很忙——人很累！

我曾参加过在第一节课之前没有时间喝茶的活动。 我在第一次休息时就出来了，准备喝咖啡，却发现餐桌空无一人。 这是我最大的烦恼。 茶和咖啡不是主要成本，累了就像饿了一样——人们需要咖啡因时并不快乐！

根据经验，只要有酒，就应该进食。 那就是做一个负责任的主人。 您不想让您的客人空腹喝酒。

值得庆幸的是，如果您正在赞助一项活动，餐饮通常是您可以从清单中删除的东西！ 如果您要为社区举办大型活动，例如节日，您可能需要引入食品卡车等供应商。 然后与会者自己承担费用，只为他们想要的食物付费，别无其他。

寻找活动发言人

如果您活动的全部目的是让与会者向演讲者学习，那么您的演讲者最好是个好人！

无论您是为扬声器付费还是免费，您都希望所有扬声器：

1. 既有信誉又有权威。 这个人知道他们在说什么，毫无疑问。
2. 提供一定程度的魅力。 您不希望客人像上 10 年级历史课一样打瞌睡！
3. 将内容重点放在与会者身上——而不是他们自己。 你的演讲者在那里是为了给你的客人带来价值，而不是推销。 他们的目标必须是为您的客人提供有价值的内容。

信誉和权威

演讲者的权威性对出席率有直接影响。 获得独家励志演讲者将使更多人想参加。 无论如何，你需要问问自己：“人们为什么要听这个人的话？ 是什么让他们独特的观点有价值？”

也许这是一个高级标题。 也许他们有可以分享的成功活动的结果。 该人本可以在其他活动中发言。 有人可能获得了奖项或创立了公司。

无论是什么，您都希望演讲者简历中的内容能够激起目标市场的兴趣并让他们认为：“我想听听这个人要说什么！”

演讲者的权威不仅仅来自于他们的头衔。 是什么让这个人可以就您的特定主题发表演讲？ 这可能不言而喻，但如果我是一名营销人员，我不想听微生物学家讲的关于统计的会议。

魅力

你的演讲者有吸引力吗？ 人们愿意听他们说话吗？ 如果人们在演示过程中微笑着大笑，这是一个很好的迹象！

人们经常参加活动以对他们的工作充满动力和兴奋。 一个真正鼓舞人心的演讲者会让这一切发生，而魅力是激励我们的一部分。

我最喜欢的魅力演讲者之一是 System1 Group PLC（前身为 Brainjuicer）的创始人兼首席执行官 John Kearon。 我在世界广告商联合会主办的全球营销商大会上听过他的演讲。 约翰可以看到客人们变得有点烦躁（你只想坐在椅子上这么久）。 那么他是如何克服的呢？ 当然是让与会者参与其中！ 这唤醒了人们，因为他们移动了身体，并在一群营销人员在酒店会议室里挥手致意时大笑起来。

有价值的内容

最后一个可能有点棘手。 有时一个人是该主题的权威，因为这是他们的业务。 演讲者自然会讨论他们自己的公司——这通常是他们演讲故事的来源。

事先与演讲者讨论演讲内容。 使主题和目的一目了然。 您或许可以在 YouTube 上找到他们在其他活动中发言的视频。 如果是这样，您可以衡量他们的意图——以及他们提到自己产品的次数！

派对才刚刚开始

从场地到预算，您现在已经考虑了影响活动执行的主要因素。 您已经为您的 LEGO 创作奠定了基础，并且您已经准备好开始您梦想中的活动。

想知道如何宣传您精心策划的活动吗？ 深入了解事件营销的世界以了解更多信息。

本文最初发表于 2018 年。已更新新信息。