كيف تحافظ الفرق الإبداعية على إنتاجيتها في العالم الهجين

كبشر ، نحن أسوأ بكثير في تعدد المهام مما نعتقد - وهناك تكلفة إنتاجية ضخمة في كل مرة نتخلى فيها عن شيء لآخر. باستخدام أدوات إدارة الأصول الرقمية (DAM) ، يمكن للمبدعين الحصول على كل ما يحتاجون إليه في مكان واحد ، مما يعزز التركيز ويبقي "تبديل السياق" إلى الحد الأدنى.

في كل مرة تحتاج فيها إلى التفكير في كيفية القيام بعمل ما بدلاً من المهمة التي تقوم بها ، فإنك تدفع الثمن. إنها مثل ضريبة على الإبداع ، حيث يتم تحويل الوقت بعيدًا عن التفكير في المشكلة التي تحاول حلها.

إنه الوقت الذي تضيع فيه في محاولة العثور على ملف ، أو الوقت الذي تضيعه في معرفة كيفية استخدام الأداة. تخيل الوقت الضائع خلال الأيام الأولى للوباء ، عندما أصبحت الأسئلة حول كيفية أداء العمل مشاكل من الدرجة الأولى.

• هل يمتلك كل من أعضاء فريقك جهاز كمبيوتر محمول؟
• هل يمكن لفريقك تسجيل الدخول إلى الخادم؟
• هل يجب أن تستخدم Teams أو Zoom؟

فجأة ، كان عليك أن تتعلم القيام بعملك بشكل مختلف.

قد تبدو أنماط العمل أكثر استقرارًا الآن ، ولكن لا تزال هناك تحديات مع العمل الهجين ، مثل إجراء العصف الذهني مع بعض الأشخاص في المكتب والبعض الآخر عن بُعد. تحتها كل هذه الضريبة على الإبداع ، والتي تتوقف على "تبديل السياق" ، وميلك إلى التحول من مهمة غير ذات صلة إلى مهمة أخرى.

تعدد المهام أو "أحادي المهام" هم أولئك الذين يصادف أنهم مشغولون طوال الوقت. والأسوأ من ذلك ، بمجرد أن تفقد تركيزك على الشيء الرئيسي الذي كنت تفعله ، يستغرق الأمر في المتوسط ​​23 دقيقة لاستعادة تركيزك. هذه 23 دقيقة من الرسائل أو المكالمات غير المجدولة أو الانغماس في مشاريع أخرى.

تقول الدكتورة سحر يوسف ، عالمة الأعصاب الإدراكية في جامعة كاليفورنيا ، بيركلي: "تعدد المهام هو أسطورة". "في الواقع ، إنها تتحول بسرعة من مهمة إلى أخرى ، ثم تعود مرة أخرى."

اليوم ، يجعل العدد الهائل من التطبيقات تبديل السياق مشكلة مستمرة. يقضي الأشخاص 20٪ من يوم عملهم في التبديل بين قنوات المراسلة المختلفة والأنظمة السحابية وأدوات إدارة المشاريع للبحث فقط عن المعلومات ، وفقًا لأبحاث جامعة كورنيل.

ووجد بحث آخر أن الموظف العادي يتحقق من رسائل البريد الإلكتروني كل ست دقائق ويستخدم 35 تطبيقا ، والتي يبدلونها بين أكثر من 1000 مرة في اليوم.

تحتاج الإنتاجية إلى الإدارة وتحتاج بيئات العمل المختلطة إلى تبديل أقل للسياق.

هناك مشكلة أخرى هنا أيضًا: "المسافة الافتراضية" بين الزملاء ، والتي تتكون من جزأين. أولاً ، هناك "مسافة تقارب" ، حيث تشعر بالانفصال عن الزملاء وما تعمل عليه ؛ ثانيًا ، هناك "مسافة تشغيلية" تظهر من خلال الافتقار إلى الأدوات المشتركة.

يعني العمل المختلط الأكثر إنتاجية إغلاق تلك المسافة الافتراضية ، والتي تعتمد على الأدوات التي تجمع فريقك ومهامك معًا.

يعد إنشاء الأصول الإبداعية ومشاركتها وتخزينها من أكبر النقاط الشائكة هنا. يحدث تبديل السياق والمسافة الافتراضية عندما تعتمد شركتك على التخزين المحلي ومشاركة الملفات المخصصة ، وتطلب من الأفراد أن يكونوا عند الطلب ، أو يمكن مقاطعتهم.

قد يضيع موظفوك الوقت في البحث عن الأصول في رسائل البريد الإلكتروني ، جنبًا إلى جنب مع نسخ العمل عندما لا يتمكنون من العثور على الملفات الموجودة. والأسوأ من ذلك ، يتم تخفيف علامتك التجارية عند استخدام الأصول القديمة أو الأصول التي لم تتم الموافقة عليها. وفي الوقت نفسه ، تكافح فرق المبيعات للوصول إلى المواد اللازمة لإنشاء العروض الترويجية الفائزة.

عندما يتم إنشاء المحتوى باستمرار من البداية ، بدلاً من إعادة توجيهه ، يكون فريقك أبطأ. يقضي المبدعون 24 دقيقة يوميًا في البحث عن الملفات ، وفقًا لبحث مع أكثر من 200 مؤسسة تسويقية. وإذا تم تحرير هذه المرة ، فلن تضطر إلى العمل في وقت متأخر.

والمثير للدهشة أن واحدة من كل ثلاث مؤسسات إبداعية تقوم بتخزين الأصول على محركات أقراص صلبة ، حيث اكتشف أكثر من نصف المنضمين الجدد في نهاية المطاف أصولًا كان من الممكن أن تكون مفيدة مسبقًا ، لو علم التصميم بوجودها.

تعمل منصات إدارة الأصول الرقمية على تقليل تبديل السياق والمسافة الافتراضية من خلال السماح لك بتخزين الأصول الرقمية الخاصة بك في مكان واحد ، بحيث يمكنك بسهولة العثور على الملفات والتعاون بسلاسة.

باستخدام منصة DAM ، يمكنك تعميم المحتوى الرقمي الخاص بك بشكل آمن ، والحصول على قيمة أكبر من تلك الأصول أثناء التحكم في الوصول. تقلل منصات DAM وقت البحث ، وتقلل من العمل المكرر ، وتزيل الحاجة إلى التنقل بين الأدوات. يتيح ذلك للفرق التعاون بشكل أفضل ، وزيادة الإنتاجية والرضا الوظيفي عن طريق تقليل المهام اليدوية.

باستخدام أدوات DAM ، يمكنك زيادة إنتاجية فرقك الإبداعية من خلال السماح لهم بالتركيز على العمل بدلاً من إرسال طلبات لمرة واحدة للأصول. يمكنك حماية هوية علامتك التجارية ونزاهتها من خلال إنشاء نظام تسجيل لأصولك الرقمية أيضًا.

الأهم من ذلك كله ، أنه يمكنك تحقيق أهداف عملك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية من خلال الاستفادة بشكل أكبر من الأصول الرقمية الحالية.

تعني منصة DAM المتكاملة للغاية أنه لا يوجد تبديل بين الأدوات لإكمال مهمة ، أو أي حاجة لمقاطعة زميل للعثور على ما تحتاجه. تم إغلاق مسافة التقارب والمسافة التشغيلية لأنه لا يوجد عائق أمام استكمال ما يجب تحقيقه في بيئة مشتركة. حان الوقت للإبداع.

إذن ، ما الذي يمكن كسبه من خلال إغلاق المسافة الافتراضية وقطع تبديل السياق؟ يكشف البحث في العمل عن بُعد عن فجوة أداء بنسبة 90٪ بين الفرق ذات "المسافة الافتراضية" العالية والمنخفضة. من خلال تزويد الأشخاص بالأدوات والعمليات التي تجعلهم يشعرون بأنهم يعملون معًا ، ستلاحظ الفرق في أدائهم.

عندما يتعلق الأمر بتبديل السياق ، هناك دليل على انخفاض بنسبة 40٪ في الإنتاجية عندما يقوم الأفراد بتبديل المهام باستمرار مقارنة بالوقت الذي يركزون فيه تمامًا.

إذا كنت تريد حقًا حل مشكلة الإنتاجية لديك ، فستبدأ بإعطاء فريقك الأدوات المناسبة للوظيفة. خذ إلى المنزل نسختك من الكتاب الإلكتروني "كيف تحافظ الفرق الإبداعية على إنتاجيتها في العالم المختلط" لمزيد من المعلومات وقصص النجاح الواقعية. يمكنك تحميله من هنا.