Yaratıcı Ekipler Hibrit Dünyada Nasıl Üretken Kalıyor?

İnsanlar olarak, çoklu görevlerde düşündüğümüzden çok daha kötüyüz ve bir şeyi diğerine bıraktığımızda çok büyük bir üretkenlik maliyeti var. Dijital varlık yönetimi (DAM) araçlarıyla, reklam öğeleri ihtiyaç duydukları her şeyi tek bir yerden alabilir, bu da odağı geliştirir ve "bağlam geçişini" minimumda tutar.

Eldeki görev yerine bir işi nasıl yapacağınızı düşünmeniz gerektiğinde, bir bedel ödersiniz. Bu, çözmeye çalıştığınız problem hakkında düşünmekten zamanın başka yöne çevrildiği, yaratıcılığın vergisi gibidir.

Bir dosyayı bulmaya çalışırken ya da bir aleti nasıl kullanacağınızı bulmak için harcadığınız zamandır. Pandeminin ilk günlerinde, işlerin nasıl yapılacağına dair soruların birinci dereceden problemler haline geldiği zaman kaybedilen zamanı hayal edin.

• Ekip üyelerinizin her birinin bir dizüstü bilgisayarı var mı?
• Ekibiniz sunucuya giriş yapabilir mi?
• Teams mi yoksa Zoom mu kullanmalısınız?

Aniden, işinizi farklı yapmayı öğrenmek zorunda kaldınız.

Çalışma düzenleri şimdi daha yerleşik görünebilir, ancak bazı insanlarla ofiste ve diğerleriyle uzaktan beyin fırtınası yapmak gibi hibrit çalışmanın zorlukları devam ediyor. Her şeyin altında, "bağlam değiştirme"ye, ilgisiz bir görevden diğerine geçme eğiliminize dayanan aynı yaratıcılık vergisi vardır.

Çoklu görev veya "tek görevliler", her zaman meşgul olan kişilerdir. Daha da kötüsü, yapmakta olduğunuz asıl şeye odaklanmayı bir kez kaybettiğinizde, yeniden odaklanmanız ortalama 23 dakika sürer. Bu 23 dakikalık mesajlaşma, planlanmamış aramalar veya başka projelere dalmak demektir.

Berkeley'deki California Üniversitesi'nden bilişsel sinirbilimci Dr Sahar Yousef, "Çoklu görev bir efsanedir" diyor. "Gerçekte, bir görevden diğerine hızla geçiyor ve sonra tekrar geri dönüyor."

Bugün, çok sayıda uygulama, bağlam değiştirmeyi sürekli bir sorun haline getiriyor. Cornell Üniversitesi araştırmasına göre, insanlar iş günlerinin %20'sini farklı mesajlaşma kanalları, bulut sistemleri ve proje yönetimi araçları arasında geçiş yaparak sadece bilgi aramak için harcıyorlar.

Diğer araştırmalar, ortalama bir çalışanın e-postalarını altı dakikada bir kontrol ettiğini ve günde 1.000'den fazla kez değiştirdikleri 35 uygulama kullandığını buldu.

Üretkenliğin yönetilmesi gerekir ve hibrit çalışma ortamları daha az bağlam değiştirmeye ihtiyaç duyar.

Burada başka bir sorun daha var: iki bölümden oluşan meslektaşlar arasındaki “sanal mesafe”. İlk olarak, meslektaşlarınızdan ve üzerinde çalıştığınız şeyden ayrı hissettiğiniz “yakınlık mesafesi” vardır; ikinci olarak, paylaşılan araçların eksikliğinden kaynaklanan “operasyonel mesafe” vardır.

Daha üretken hibrit çalışma, ekibinizi ve görevlerinizi bir araya getiren araçlara dayanan bu sanal mesafeyi kapatmak anlamına gelir.

Yaratıcı varlıkların oluşturulması, paylaşılması ve depolanması, buradaki en büyük yapışma noktalarından bazılarıdır. Bağlam değiştirme ve sanal mesafe, firmanız yerel depolamaya ve ad hoc dosya paylaşımına güvendiğinde, bireylerden talep üzerine veya kesintiye uğramalarını istediğinde ortaya çıkar.

Personeliniz, e-postalardaki varlıkları arayarak ve mevcut dosyaları bulamadıklarında işleri çoğaltarak zaman kaybedebilir. Daha da kötüsü, eski varlıklar veya onaylanmayan varlıklar kullanıldığında markanız sulanır. Bu arada, satış ekipleri, kazanan sahalar oluşturmak için malzemelere erişmekte zorlanıyor.

İçerik, başka bir amaca dönüştürülmek yerine sürekli olarak sıfırdan oluşturulduğunda ekibiniz daha yavaştır. 200'den fazla pazarlama organizasyonuyla yapılan araştırmaya göre, reklam öğeleri günde 24 dakika dosya aramak için harcıyor. Ve bu süre serbest bırakılsaydı, bu kadar geç saatlere kadar çalışmak zorunda kalmazdınız.

Şaşırtıcı bir şekilde, her üç yaratıcı kuruluştan biri varlıkları sabit disklerde bile depoluyor ve yeni katılanların yarısından fazlası, yaratıcıların varlığından haberdar olsalardı önceden yararlı olabilecek varlıkları sonunda keşfediyor.

Dijital Varlık Yönetimi platformları, dijital varlıklarınızı tek bir yerde saklamanıza izin vererek bağlam değiştirmeyi ve sanal mesafeyi en aza indirir, böylece dosyaları kolayca bulabilir ve sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabilirsiniz.

Bir DAM platformu kullanarak, dijital içeriğinizi güvenli bir şekilde dağıtabilir, erişimi kontrol ederken bu varlıklardan daha fazla değer elde edebilirsiniz. DAM platformları arama süresini kısaltır, yinelenen işi azaltır ve araçlar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu, ekiplerin manuel görevleri azaltarak daha iyi işbirliği yapmasını, üretkenliği ve iş memnuniyetini artırmasını sağlar.

DAM araçlarıyla, varlıklar için tek seferlik istekler oluşturmak yerine işlerine odaklanmalarını sağlayarak yaratıcı ekiplerinizin üretkenliğini artırabilirsiniz. Dijital varlıklarınız için de bir kayıt sistemi kurarak marka kimliğinizi ve bütünlüğünüzü koruyabilirsiniz.

Hepsinden önemlisi, mevcut dijital varlıklardan daha fazla kaldıraç elde ederek iş hedeflerinize zamanında ve bütçe dahilinde ulaşabilirsiniz.

Yüksek düzeyde entegre edilmiş bir DAM platformu, bir görevi tamamlamak için araçlar arasında geçiş yapma veya ihtiyacınız olanı bulmak için bir iş arkadaşınızı kesmeye gerek olmadığı anlamına gelir. Yakınlık mesafesi ve operasyonel mesafe kapalıdır çünkü ortak bir ortamda ulaşılması gerekenleri tamamlamanın önünde hiçbir engel yoktur. Yaratıcılık için geri kazanma zamanı.

Peki, sanal mesafeyi kapatarak ve bağlam geçişini keserek ne kazanılır? Uzaktan çalışmaya yönelik araştırmalar, yüksek ve düşük "sanal mesafe"ye sahip ekipler arasında %90'lık bir performans farkı olduğunu ortaya koyuyor. İnsanlara birlikte çalıştıklarını hissettiren araçları ve süreçleri vererek, performanslarındaki farkı göreceksiniz.

Bağlam değiştirme söz konusu olduğunda, bireylerin tamamen odaklandıkları zamana kıyasla sürekli görevleri değiştirdiklerinde üretkenlikte %40'lık bir düşüş olduğuna dair kanıtlar var.

Verimlilik sorununuzu gerçekten çözmek istiyorsanız, ekibinize iş için doğru araçları vermekle başlar. Daha fazla bilgi ve gerçek hayattaki başarı öyküleri için 'Yaratıcı ekipler hibrit dünyada nasıl üretken kalıyor' e-Kitabının kopyasını eve götürün. Buradan indirebilirsiniz.