創意團隊如何在混合世界中保持生產力

已發表: 2022-10-01

作為人類，我們在多任務處理方面比我們想像的要差得多——而且每次我們放棄一件事換另一件事時，都會產生巨大的生產力成本。借助數字資產管理 (DAM) 工具，創意人員可以在一處獲得所需的一切，從而增強焦點並將“上下文切換”降至最低。

每次您需要考慮如何完成工作而不是手頭的任務時，您都會付出代價。這就像對創造力的徵稅，時間被轉移到思考你試圖解決的問題上。

這是你浪費在尋找文件上的時間，或者是浪費在弄清楚如何使用工具上的時間。想像一下在大流行初期損失的時間，當時有關如何執行工作的問題成為首要問題。

突然之間，你必須學會以不同的方式做你的工作。

工作模式現在可能感覺更加穩定，但混合工作的挑戰仍然存在，例如與辦公室中的一些人和其他遠程人進行頭腦風暴。在這一切之下是對創造力的同樣徵稅，這取決於“上下文切換”，即你傾向於從一項不相關的任務轉移到另一項任務。

多任務處理或“單任務處理者”是那些碰巧一直都很忙的人。更糟糕的是，一旦你失去了對正在做的主要事情的關注，平均需要 23 分鐘才能重新集中註意力。那是 23 分鐘的消息傳遞、計劃外通話或參與其他項目。

“多任務處理是一個神話，”加州大學伯克利分校的認知神經科學家 Sahar Yousef 博士說。 “實際上，它正在迅速從一項任務切換到另一項任務，然後又返回。”

如今，應用程序的數量之多使得上下文切換成為一個持續存在的問題。根據康奈爾大學的研究，人們每天花費 20% 的時間在不同的消息傳遞渠道、雲系統和項目管理工具之間切換，只是為了尋找信息。

其他研究發現，普通員工每 6 分鐘檢查一次電子郵件，使用 35 個應用程序，他們每天在這些應用程序之間切換超過 1000 次。

需要管理生產力，混合工作環境需要更少的上下文切換。

這裡還有另一個問題：同事之間的“虛擬距離”，它有兩個部分。首先，有“親和距離”，即你感覺與同事以及你正在做的事情是分開的；其次，存在“操作距離”，這是由於缺乏共享工具而出現的。

更高效的混合工作意味著縮小虛擬距離，這依賴於將您的團隊和任務結合在一起的工具。

創意資產的創建、共享和存儲是這裡最大的癥結所在。當您的公司依賴本地存儲和臨時文件共享，要求個人按需或可中斷時，就會出現上下文切換和虛擬距離。

您的員工可能會浪費時間在電子郵件中尋找資產，以及在找不到現有文件時重複工作。更糟糕的是，當舊資產或未經批准的資產被使用時，您的品牌就會被稀釋。與此同時，銷售團隊正在努力獲取材料以創造成功的宣傳。

當內容不斷地從頭開始創建而不是被重新利用時，您的團隊就會變慢。根據對 200 多家營銷組織的研究，創意人員每天花費 24 分鐘搜索文件。如果這段時間被騰出，你就不必工作這麼晚了。

令人震驚的是，三分之一的創意組織甚至將資產存儲在硬盤上，超過一半的新加入者最終發現了事先有用的資產，如果創意人員知道它們存在的話。

數字資產管理平台允許您將數字資產存儲在一個地方，從而最大限度地減少上下文切換和虛擬距離，以便您輕鬆查找文件並無縫協作。

通過使用 DAM 平台，您可以安全地傳播您的數字內容，在控制訪問的同時從這些資產中獲得更多價值。 DAM 平台縮短了搜索時間，減少了重複工作，並消除了在工具之間跳轉的需要。這使團隊能夠更好地協作，通過減少手動任務來提高生產力和工作滿意度。

使用 DAM 工具，您可以讓創意團隊專注於工作，而不是處理一次性的資產請求，從而提高他們的生產力。您也可以通過為您的數字資產建立記錄系統來保護您的品牌標識和完整性。

最重要的是，您可以通過充分利用現有數字資產，按時、按預算實現業務目標。

高度集成的 DAM 平台意味著無需在工具之間切換即可完成任務，也無需打擾同事尋找所需內容。親和力距離和操作距離是封閉的，因為在共享環境中完成需要實現的目標沒有障礙。是時候為創造力回收了。

那麼，通過關閉虛擬距離和減少上下文切換可以獲得什麼？對遠程工作的研究表明，“虛擬距離”高低的團隊之間存在 90% 的績效差距。通過為人們提供讓他們感覺他們在一起工作的工具和流程，你會看到他們的表現有所不同。

在上下文切換方面，有證據表明，與完全專注時相比，當個人不斷切換任務時，生產力會下降 40%。

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