Como as equipes criativas estão se mantendo produtivas no mundo híbrido

Como humanos, somos muito piores em multitarefa do que pensamos – e há um enorme custo de produtividade toda vez que trocamos uma coisa por outra. Com as ferramentas de gerenciamento de ativos digitais (DAM), os criativos podem obter tudo o que precisam em um só lugar, o que aumenta o foco e reduz ao mínimo a “mudança de contexto”.

Toda vez que você precisa pensar em como fazer um trabalho em vez da tarefa em mãos, você paga um preço. É como um imposto sobre a criatividade, onde o tempo é desviado para pensar no problema que você está tentando resolver.

É o tempo que você perde tentando encontrar um arquivo, ou o tempo que você perde tentando descobrir como usar uma ferramenta. Imagine o tempo perdido durante os primeiros dias da pandemia, quando as questões sobre como o trabalho seria realizado se tornaram problemas de primeira ordem.

• Cada membro da sua equipe tem um laptop?
• Sua equipe pode fazer login no servidor?
• Você deve usar o Teams ou o Zoom?

De repente, você teve que aprender a fazer seu trabalho de forma diferente.

Os padrões de trabalho podem parecer mais estabelecidos agora, mas os desafios do trabalho híbrido permanecem, como realizar brainstorms com algumas pessoas no escritório e outras remotamente. Por baixo de tudo está o mesmo imposto sobre a criatividade, que depende da “mudança de contexto”, sua tendência de mudar de uma tarefa não relacionada para outra.

Multitarefa ou “uni-taskers” são aqueles que estão ocupados o tempo todo. Pior ainda, uma vez que você perdeu o foco na coisa principal que estava fazendo, leva em média 23 minutos para recuperar o foco. São 23 minutos de mensagens, chamadas não programadas ou mergulho em outros projetos.

“A multitarefa é um mito”, diz o Dr. Sahar Yousef, neurocientista cognitivo da Universidade da Califórnia, Berkeley. “Na realidade, está mudando rapidamente de uma tarefa para outra e depois de volta.”

Hoje, o grande número de aplicativos torna a troca de contexto um problema constante. As pessoas passam 20% do seu dia de trabalho alternando entre diferentes canais de mensagens, sistemas em nuvem e ferramentas de gerenciamento de projetos apenas procurando informações, de acordo com a pesquisa da Cornell University.

Outra pesquisa descobriu que o funcionário médio verifica seus e-mails a cada seis minutos e usa 35 aplicativos, que alternam mais de 1.000 vezes por dia.

A produtividade precisa ser gerenciada e os ambientes de trabalho híbridos precisam de menos alternância de contexto.

Há outro problema aqui também: a “distância virtual” entre colegas, que tem duas partes. Primeiro, há a “distância de afinidade”, onde você se sente separado dos colegas e daquilo em que está trabalhando; em segundo lugar, há a “distância operacional”, que surge pela falta de ferramentas compartilhadas.

Um trabalho híbrido mais produtivo significa fechar essa distância virtual, que depende de ferramentas que unem sua equipe e tarefas.

A criação, compartilhamento e armazenamento de ativos criativos são alguns dos maiores pontos de discórdia aqui. A alternância de contexto e a distância virtual ocorrem quando sua empresa depende de armazenamento local e compartilhamento de arquivos ad hoc, solicitando que os indivíduos sejam sob demanda ou interrompíveis.

Sua equipe pode perder tempo procurando ativos em e-mails, além de duplicar o trabalho quando não consegue encontrar os arquivos existentes. Pior ainda, sua marca fica diluída quando ativos antigos ou não aprovados são usados. Enquanto isso, as equipes de vendas estão lutando para acessar os materiais para criar apresentações vencedoras.

Quando o conteúdo é constantemente criado do zero, em vez de ser reaproveitado, sua equipe fica mais lenta. Os criativos gastam 24 minutos por dia procurando arquivos, de acordo com uma pesquisa com mais de 200 organizações de marketing. E se esse tempo fosse liberado, você não teria que trabalhar tão tarde.

Surpreendentemente, uma em cada três organizações criativas está armazenando ativos em discos rígidos, com mais da metade dos novos participantes eventualmente descobrindo ativos que teriam sido úteis de antemão, se os criativos soubessem que existiam.

As plataformas de gerenciamento de ativos digitais minimizam a alternância de contexto e a distância virtual, permitindo que você armazene seus ativos digitais em um só lugar, para que você possa encontrar arquivos com facilidade e colaborar sem problemas.

Ao usar uma plataforma DAM, você pode circular seu conteúdo digital com segurança, obtendo mais valor desses ativos enquanto controla o acesso. As plataformas DAM reduzem o tempo de pesquisa, reduzem o trabalho duplicado e eliminam a necessidade de alternar entre as ferramentas. Isso permite que as equipes colaborem melhor, aumentando a produtividade e a satisfação no trabalho, reduzindo as tarefas manuais.

Com as ferramentas DAM, você pode aumentar a produtividade de suas equipes criativas, permitindo que elas se concentrem no trabalho em vez de atender a solicitações pontuais de ativos. Você também pode proteger a identidade e a integridade da sua marca estabelecendo um sistema de registro para seus ativos digitais.

Acima de tudo, você pode atingir suas metas de negócios dentro do prazo e do orçamento, obtendo mais alavancagem dos ativos digitais existentes.

Uma plataforma DAM altamente integrada significa que não há necessidade de alternar entre ferramentas para concluir uma tarefa ou interromper um colega para encontrar o que você precisa. A distância de afinidade e a distância operacional são fechadas porque não há barreira para completar o que precisa ser alcançado em um ambiente compartilhado. É hora de recuperar a criatividade.

Então, o que há a ganhar fechando a distância virtual e cortando a troca de contexto? A pesquisa sobre trabalho remoto revela uma diferença de desempenho de 90% entre equipes com alta e baixa “distância virtual”. Ao dar às pessoas as ferramentas e os processos que as fazem sentir que estão trabalhando juntas, você verá a diferença em seu desempenho.

Quando se trata de mudança de contexto, há evidências de um declínio de 40% na produtividade quando os indivíduos mudam constantemente de tarefas em comparação com quando estão completamente focados.

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