Jak kreatywne zespoły utrzymują produktywność w hybrydowym świecie

Jako ludzie jesteśmy znacznie gorsi w wielozadaniowości, niż nam się wydaje – a za każdym razem, gdy porzucamy jedną rzecz na inną, wiążemy się z ogromnym kosztem wydajności. Dzięki narzędziom do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) twórcy mogą uzyskać wszystko, czego potrzebują w jednym miejscu, co zwiększa koncentrację i ogranicza „przełączanie kontekstu” do minimum.

Za każdym razem, gdy musisz pomyśleć o tym, jak wykonać pracę, a nie o zadaniu, płacisz cenę. To jak podatek od kreatywności, gdzie czas jest odciągany od myślenia o problemie, który próbujesz rozwiązać.

To czas, który marnujesz, próbując znaleźć plik, lub czas, który marnujesz na zastanawianie się, jak korzystać z narzędzia. Wyobraź sobie czas stracony we wczesnych dniach pandemii, kiedy pytania dotyczące sposobu wykonywania pracy stały się problemami pierwszego rzędu.

• Czy każdy z członków Twojego zespołu ma laptopa?
• Czy Twój zespół może zalogować się na serwer?
• Czy powinieneś używać Teams czy Zoom?

Nagle musiałeś nauczyć się wykonywać swoją pracę inaczej.

Wzorce pracy mogą być teraz bardziej ustabilizowane, ale wyzwania związane z pracą hybrydową pozostają, takie jak prowadzenie burz mózgów z niektórymi osobami w biurze, a innymi zdalnie. Pod tym wszystkim kryje się ten sam podatek od kreatywności, który opiera się na „przełączaniu kontekstu”, twojej tendencji do przechodzenia z jednego niepowiązanego zadania do drugiego.

Wielozadaniowość lub „jednozadaniowcy” to ci, którzy są po prostu zajęci przez cały czas. Co gorsza, gdy stracisz koncentrację na głównej rzeczy, którą robisz, odzyskanie koncentracji zajmuje średnio 23 minuty. To 23 minuty wiadomości, nieplanowanych rozmów lub zanurzenia się w innych projektach.

„Wielozadaniowość to mit” – mówi dr Sahar Yousef, neurolog kognitywny z University of California w Berkeley. „W rzeczywistości szybko przechodzi z jednego zadania do drugiego, a potem z powrotem”.

Dziś sama liczba aplikacji sprawia, że ​​przełączanie kontekstu jest stałym problemem. Według badań Uniwersytetu Cornell ludzie spędzają 20% swojego dnia pracy na przełączaniu się między różnymi kanałami wiadomości, systemami w chmurze i narzędziami do zarządzania projektami, szukając tylko informacji.

Inne badania wykazały, że przeciętny pracownik sprawdza pocztę co sześć minut i korzysta z 35 aplikacji, między którymi przełącza się ponad 1000 razy dziennie.

Produktywność musi być zarządzana, a hybrydowe środowiska pracy wymagają mniej przełączania kontekstu.

Tu też pojawia się inny problem: „wirtualna odległość” między współpracownikami, która składa się z dwóch części. Po pierwsze, istnieje „dystans powinowactwa”, w którym czujesz się oddzielony od kolegów i tego, nad czym pracujesz; po drugie, istnieje „dystans operacyjny”, który wynika z braku wspólnych narzędzi.

Bardziej wydajna praca hybrydowa oznacza zmniejszenie tego wirtualnego dystansu, który opiera się na narzędziach, które łączą Twój zespół i zadania.

Tworzenie, udostępnianie i przechowywanie kreatywnych zasobów to jedne z najważniejszych kwestii spornych. Przełączanie kontekstu i odległość wirtualna pojawiają się, gdy Twoja firma polega na lokalnej pamięci masowej i udostępnianiu plików ad hoc, prosząc osoby o dostęp na żądanie lub możliwość przerwania.

Twoi pracownicy mogą tracić czas na szukanie zasobów w wiadomościach e-mail, a także duplikowanie pracy, gdy nie mogą znaleźć istniejących plików. Co gorsza, Twoja marka rozmywa się, gdy używane są stare lub niezatwierdzone zasoby. Tymczasem zespoły sprzedażowe walczą o dostęp do materiałów do tworzenia zwycięskich ofert.

Gdy zawartość jest stale tworzona od zera, a nie zmieniana, Twój zespół jest wolniejszy. Według badań przeprowadzonych w ponad 200 organizacjach marketingowych kreatywnie spędzają 24 minuty dziennie na wyszukiwaniu plików. A gdyby ten czas został uwolniony, nie musiałbyś pracować tak późno.

Co zdumiewające, jedna na trzy organizacje kreatywne przechowuje nawet zasoby na dyskach twardych, a ponad połowa nowych osób w końcu odkrywa zasoby, które byłyby przydatne wcześniej, gdyby twórcy wiedzieli o ich istnieniu.

Platformy zarządzania zasobami cyfrowymi minimalizują przełączanie kontekstu i wirtualną odległość, umożliwiając przechowywanie zasobów cyfrowych w jednym miejscu, dzięki czemu można łatwo znajdować pliki i bezproblemowo współpracować.

Korzystając z platformy DAM, możesz bezpiecznie rozpowszechniać zawartość cyfrową, uzyskując większą wartość z tych zasobów, jednocześnie kontrolując dostęp. Platformy DAM skracają czas wyszukiwania, redukują powielanie pracy i eliminują potrzebę przeskakiwania między narzędziami. Umożliwia to zespołom lepszą współpracę, zwiększając produktywność i satysfakcję z pracy dzięki ograniczeniu zadań wykonywanych ręcznie.

Dzięki narzędziom DAM możesz zwiększyć produktywność zespołów kreatywnych, pozwalając im skoncentrować się na pracy zamiast na jednorazowych żądaniach zasobów. Możesz chronić tożsamość i integralność swojej marki, ustanawiając system rejestrowania również swoich zasobów cyfrowych.

Przede wszystkim możesz osiągnąć swoje cele biznesowe na czas i zgodnie z budżetem, lepiej wykorzystując istniejące zasoby cyfrowe.

Wysoce zintegrowana platforma DAM oznacza, że ​​nie trzeba przełączać się między narzędziami w celu wykonania zadania ani przerywać koledze, aby znaleźć to, czego potrzebujesz. Dystans koligacji i odległość operacyjna są zamknięte, ponieważ nie ma barier dla ukończenia tego, co należy osiągnąć we wspólnym środowisku. Nadszedł czas na kreatywność.

Co więc zyskujesz, zmniejszając wirtualną odległość i ograniczając przełączanie kontekstu? Badania nad pracą zdalną ujawniają 90% lukę w wydajności między zespołami o dużej i małej „wirtualnej odległości”. Dając ludziom narzędzia i procesy, które sprawiają, że czują, że pracują razem, zauważysz różnicę w ich wydajności.

Jeśli chodzi o zmianę kontekstu, istnieją dowody na 40% spadek produktywności, gdy ludzie stale zmieniają zadania, w porównaniu z sytuacją, gdy są całkowicie skoncentrowani.

Jeśli naprawdę chcesz rozwiązać problem z produktywnością, zacznij od zapewnienia zespołowi odpowiednich narzędzi do pracy. Zabierz do domu kopię e-booka „Jak kreatywne zespoły utrzymują produktywność w świecie hybrydowym”, aby uzyskać więcej informacji i historie sukcesu z życia wzięte. Możesz go pobrać tutaj.