Wie Kreativteams in der hybriden Welt produktiv bleiben

Als Menschen sind wir viel schlechter im Multitasking als wir denken – und jedes Mal, wenn wir eine Sache für eine andere fallen lassen, entstehen enorme Produktivitätskosten. Mit Digital Asset Management (DAM)-Tools können Kreative alles, was sie brauchen, an einem Ort erhalten, was den Fokus verbessert und „Kontextwechsel“ auf ein Minimum reduziert.

Jedes Mal, wenn Sie darüber nachdenken müssen, wie Sie eine Arbeit erledigen sollen, anstatt über die anstehende Aufgabe, zahlen Sie einen Preis. Es ist wie eine Steuer auf Kreativität, bei der die Zeit davon abgehalten wird, über das Problem nachzudenken, das Sie zu lösen versuchen.

Es ist die Zeit, die Sie damit verschwenden, eine Datei zu finden, oder die Zeit, die Sie damit verschwenden, herauszufinden, wie man ein Tool verwendet. Stellen Sie sich die verlorene Zeit in den frühen Tagen der Pandemie vor, als Fragen zur Arbeitsausführung zu Problemen erster Ordnung wurden.

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• Kann sich Ihr Team beim Server anmelden?
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Plötzlich musste man lernen, seinen Job anders zu machen.

Die Arbeitsmuster mögen sich jetzt fester anfühlen, aber die Herausforderungen bei der hybriden Arbeit bleiben bestehen, wie z. B. Brainstormings mit einigen Leuten im Büro und anderen remote durchzuführen. Unter all dem steckt dieselbe Kreativitätssteuer, die vom „Kontextwechsel“ abhängt, Ihrer Tendenz, von einer unabhängigen Aufgabe zur anderen zu wechseln.

Multitasking oder „Unitasker“ sind diejenigen, die zufällig die ganze Zeit beschäftigt sind. Schlimmer noch, wenn Sie Ihre Konzentration auf das Wesentliche verloren haben, dauert es durchschnittlich 23 Minuten, bis Sie sich wieder konzentrieren. Das sind 23 Minuten Nachrichten, ungeplante Anrufe oder Eintauchen in andere Projekte.

„Multitasking ist ein Mythos“, sagt Dr. Sahar Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin an der University of California, Berkeley. „In Wirklichkeit wechselt es schnell von einer Aufgabe zur anderen und dann wieder zurück.“

Heutzutage macht die schiere Anzahl von Apps den Kontextwechsel zu einem ständigen Problem. Laut einer Studie der Cornell University verbringen Menschen 20 % ihres Arbeitstages damit, zwischen verschiedenen Messaging-Kanälen, Cloud-Systemen und Projektmanagement-Tools hin und her zu wechseln, nur um nach Informationen zu suchen.

Andere Untersuchungen ergaben, dass der durchschnittliche Mitarbeiter seine E-Mails alle sechs Minuten überprüft und 35 Anwendungen verwendet, zwischen denen er über 1.000 Mal am Tag wechselt.

Die Produktivität muss verwaltet werden und hybride Arbeitsumgebungen erfordern weniger Kontextwechsel.

Auch hier gibt es ein weiteres Problem: die „virtuelle Distanz“ zwischen Kollegen, die aus zwei Teilen besteht. Erstens gibt es die „affine Distanz“, bei der Sie sich von Kollegen und dem, woran Sie arbeiten, getrennt fühlen; Zweitens gibt es eine „operative Distanz“, die durch einen Mangel an gemeinsamen Tools entsteht.

Produktivere Hybridarbeit bedeutet, diese virtuelle Distanz zu schließen, die auf Tools beruht, die Ihr Team und Ihre Aufgaben zusammenbringen.

Das Erstellen, Teilen und Speichern von kreativen Assets sind hier einige der größten Knackpunkte. Kontextwechsel und virtuelle Distanz entstehen, wenn Ihr Unternehmen auf lokale Speicherung und Ad-hoc-Dateifreigabe angewiesen ist und Einzelpersonen auffordert, auf Abruf oder unterbrechbar zu sein.

Ihre Mitarbeiter verschwenden möglicherweise Zeit mit der Suche nach Assets in E-Mails und mit doppelter Arbeit, wenn sie vorhandene Dateien nicht finden können. Schlimmer noch, Ihre Marke wird verwässert, wenn alte oder nicht genehmigte Assets verwendet werden. In der Zwischenzeit haben die Vertriebsteams Schwierigkeiten, auf die Materialien zuzugreifen, um erfolgreiche Verkaufsgespräche zu führen.

Wenn Inhalte ständig von Grund auf neu erstellt und nicht wiederverwendet werden, ist Ihr Team langsamer. Laut einer Studie von mehr als 200 Marketingorganisationen verbringen Kreative 24 Minuten am Tag mit der Suche nach Dateien. Und wenn diese Zeit frei wäre, müssten Sie nicht so lange arbeiten.

Erstaunlicherweise speichert jedes dritte kreative Unternehmen Assets sogar auf Festplatten, wobei mehr als die Hälfte der neuen Mitarbeiter irgendwann Assets entdecken, die vorher nützlich gewesen wären, wenn die Kreativen gewusst hätten, dass sie existieren.

Digital-Asset-Management-Plattformen minimieren Kontextwechsel und virtuelle Entfernungen, indem sie es Ihnen ermöglichen, Ihre digitalen Assets an einem Ort zu speichern, sodass Sie Dateien einfach finden und nahtlos zusammenarbeiten können.

Durch die Verwendung einer DAM-Plattform können Sie Ihre digitalen Inhalte sicher verbreiten, mehr Wert aus diesen Assets ziehen und gleichzeitig den Zugriff kontrollieren. DAM-Plattformen verkürzen die Suchzeit, reduzieren doppelte Arbeit und machen das Wechseln zwischen Tools überflüssig. Dadurch können Teams besser zusammenarbeiten und die Produktivität und Arbeitszufriedenheit steigern, indem manuelle Aufgaben reduziert werden.

Mit DAM-Tools können Sie die Produktivität Ihrer Kreativteams steigern, indem Sie ihnen ermöglichen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, anstatt einmalige Anfragen nach Assets zu beantworten. Sie können Ihre Markenidentität und -integrität schützen, indem Sie auch ein Aufzeichnungssystem für Ihre digitalen Assets einrichten.

Vor allem können Sie Ihre Geschäftsziele pünktlich und im Rahmen des Budgets erreichen, indem Sie mehr Nutzen aus vorhandenen digitalen Assets ziehen.

Eine hochintegrierte DAM-Plattform bedeutet, dass Sie nicht zwischen Tools wechseln müssen, um eine Aufgabe zu erledigen, oder einen Kollegen unterbrechen müssen, um zu finden, was Sie brauchen. Die Affinitätsdistanz und die operative Distanz sind geschlossen, weil es kein Hindernis gibt, das zu erledigen, was in einer gemeinsamen Umgebung erreicht werden muss. Es ist Zeit für Kreativität zurückgefordert.

Was bringt es also, die virtuelle Distanz zu schließen und den Kontextwechsel zu unterbinden? Untersuchungen zur Remote-Arbeit zeigen eine Leistungslücke von 90 % zwischen Teams mit hoher und niedriger „virtueller Distanz“. Indem Sie den Mitarbeitern die Tools und Prozesse zur Verfügung stellen, die ihnen das Gefühl geben, dass sie zusammenarbeiten, werden Sie den Unterschied in ihrer Leistung sehen.

Wenn es um Kontextwechsel geht, gibt es Hinweise auf einen Produktivitätsverlust von 40 %, wenn Personen ständig Aufgaben wechseln, im Vergleich zu vollständig konzentrierten Personen.

Wenn Sie Ihr Produktivitätsproblem wirklich lösen wollen, beginnt es damit, Ihrem Team die richtigen Tools für die jeweilige Aufgabe an die Hand zu geben. Nehmen Sie Ihr Exemplar des eBooks „Wie kreative Teams in der hybriden Welt produktiv bleiben“ mit nach Hause, um weitere Informationen und Erfolgsgeschichten aus der Praxis zu erhalten. Sie können es hier herunterladen.