Comment les équipes créatives restent productives dans le monde hybride

En tant qu'êtres humains, nous sommes bien moins performants en multitâche que nous ne le pensons - et il y a un énorme coût de productivité chaque fois que nous abandonnons une chose pour une autre. Grâce aux outils de gestion des actifs numériques (DAM), les créatifs peuvent obtenir tout ce dont ils ont besoin au même endroit, ce qui améliore la concentration et réduit au minimum le « changement de contexte ».

Chaque fois que vous devez penser à la façon de faire un travail plutôt qu'à la tâche à accomplir, vous en payez le prix. C'est comme une taxe sur la créativité, où le temps est détourné de la réflexion sur le problème que vous essayez de résoudre.

C'est le temps que vous perdez à essayer de trouver un fichier, ou le temps que vous perdez à comprendre comment utiliser un outil. Imaginez le temps perdu pendant les premiers jours de la pandémie, lorsque les questions sur la façon dont le travail serait effectué sont devenues des problèmes de premier ordre.

• Les membres de votre équipe ont-ils chacun un ordinateur portable ?
• Votre équipe peut-elle se connecter au serveur ?
• Devriez-vous utiliser Teams ou Zoom ?

Du coup, il a fallu apprendre à faire son travail différemment.

Les schémas de travail peuvent sembler plus stables maintenant, mais les défis liés au travail hybride demeurent, comme l'organisation de brainstormings avec certaines personnes au bureau et d'autres à distance. Sous tout cela, il y a cette même taxe sur la créativité, qui repose sur le "changement de contexte", votre tendance à passer d'une tâche sans rapport à une autre.

Les multitâches ou « uni-tâches » sont ceux qui sont tout le temps occupés. Pire encore, une fois que vous avez perdu votre concentration sur la chose principale que vous faisiez, il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver votre concentration. C'est 23 minutes de messagerie, d'appels non planifiés ou de plonger dans d'autres projets.

"Le multitâche est un mythe", déclare le Dr Sahar Yousef, neuroscientifique cognitive à l'Université de Californie à Berkeley. "En réalité, il passe rapidement d'une tâche à une autre, puis inversement."

Aujourd'hui, le grand nombre d'applications fait du changement de contexte un problème constant. Selon une étude de l'Université Cornell, les gens passent 20 % de leur journée de travail à basculer entre différents canaux de messagerie, systèmes cloud et outils de gestion de projet à la recherche d'informations.

D'autres recherches ont révélé que l'employé moyen consulte ses e-mails toutes les six minutes et utilise 35 applications, entre lesquelles il bascule plus de 1 000 fois par jour.

La productivité doit être gérée et les environnements de travail hybrides nécessitent moins de changement de contexte.

Là aussi, il y a un autre problème : la « distance virtuelle » entre collègues, qui comporte deux volets. Premièrement, il y a la « distance d'affinité », où vous vous sentez séparé de vos collègues et de ce sur quoi vous travaillez ; deuxièmement, il y a la « distance opérationnelle », qui se manifeste par un manque d'outils partagés.

Un travail hybride plus productif signifie réduire cette distance virtuelle, qui repose sur des outils qui rassemblent votre équipe et vos tâches.

La création, le partage et le stockage des actifs créatifs sont parmi les principaux points de friction ici. La commutation de contexte et la distance virtuelle surviennent lorsque votre entreprise s'appuie sur le stockage local et le partage de fichiers ad hoc, demandant aux individus d'être à la demande ou interruptibles.

Votre personnel peut perdre du temps à rechercher des actifs dans les e-mails, ainsi qu'à dupliquer le travail lorsqu'il ne trouve pas de fichiers existants. Pire encore, votre marque se dilue lorsque d'anciens actifs, ou des actifs qui ne sont pas approuvés, sont utilisés. Pendant ce temps, les équipes de vente ont du mal à accéder au matériel pour créer des argumentaires gagnants.

Lorsque le contenu est constamment créé à partir de zéro, plutôt que d'être réutilisé, votre équipe est plus lente. Les créatifs passent 24 minutes par jour à rechercher des fichiers, selon une étude menée auprès de plus de 200 organisations marketing. Et si ce temps était libéré, vous n'auriez pas à travailler si tard.

Étonnamment, une organisation créative sur trois stocke même des actifs sur des disques durs, et plus de la moitié des nouveaux entrants découvrent finalement des actifs qui auraient été utiles auparavant, si les créatifs avaient su qu'ils existaient.

Les plates-formes de gestion des actifs numériques minimisent le changement de contexte et la distance virtuelle en vous permettant de stocker vos actifs numériques en un seul endroit, afin que vous puissiez facilement trouver des fichiers et collaborer de manière transparente.

En utilisant une plate-forme DAM, vous pouvez diffuser votre contenu numérique en toute sécurité, en tirant plus de valeur de ces actifs tout en contrôlant l'accès. Les plates-formes DAM réduisent le temps de recherche, réduisent le travail en double et suppriment le besoin de passer d'un outil à l'autre. Cela permet aux équipes de mieux collaborer, d'augmenter la productivité et la satisfaction au travail en réduisant les tâches manuelles.

Avec les outils DAM, vous pouvez augmenter la productivité de vos équipes créatives en leur permettant de se concentrer sur le travail au lieu de répondre à des demandes ponctuelles d'actifs. Vous pouvez protéger l'identité et l'intégrité de votre marque en établissant également un système d'enregistrement pour vos actifs numériques.

Surtout, vous pouvez atteindre vos objectifs commerciaux dans les délais et dans les limites du budget en tirant davantage parti des ressources numériques existantes.

Une plate-forme DAM hautement intégrée signifie qu'il n'y a pas besoin de basculer entre les outils pour accomplir une tâche, ni d'interrompre un collègue pour trouver ce dont vous avez besoin. La distance d'affinité et la distance opérationnelle sont fermées car il n'y a pas d'obstacle à la réalisation de ce qui doit être réalisé dans un environnement partagé. C'est du temps récupéré pour la créativité.

Alors, qu'y a-t-il à gagner en réduisant la distance virtuelle et en réduisant le changement de contexte ? Les recherches sur le travail à distance révèlent un écart de performance de 90 % entre les équipes ayant une « distance virtuelle » élevée et faible. En donnant aux gens les outils et les processus qui leur donnent l'impression de travailler ensemble, vous verrez la différence dans leurs performances.

En ce qui concerne le changement de contexte, il existe des preuves d'une baisse de productivité de 40 % lorsque les individus changent constamment de tâche par rapport à lorsqu'ils sont complètement concentrés.

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