Cómo los equipos creativos se mantienen productivos en el mundo híbrido

Como humanos, somos mucho peores en la multitarea de lo que pensamos, y hay un enorme costo de productividad cada vez que dejamos una cosa por otra. Con las herramientas de gestión de activos digitales (DAM), los creativos pueden obtener todo lo que necesitan en un solo lugar, lo que mejora el enfoque y mantiene el "cambio de contexto" al mínimo.

Cada vez que necesita pensar en cómo hacer un trabajo en lugar de la tarea en cuestión, paga un precio. Es como un impuesto a la creatividad, donde se desvía el tiempo de pensar en el problema que está tratando de resolver.

Es el tiempo que pierde tratando de encontrar un archivo, o el tiempo que pierde descubriendo cómo usar una herramienta. Imagine el tiempo perdido durante los primeros días de la pandemia, cuando las preguntas sobre cómo se realizaría el trabajo se convirtieron en problemas de primer orden.

• ¿Los miembros de su equipo tienen cada uno una computadora portátil?
• ¿Puede su equipo iniciar sesión en el servidor?
• ¿Deberías usar Teams o Zoom?

De repente, tuviste que aprender a hacer tu trabajo de manera diferente.

Los patrones de trabajo pueden sentirse más establecidos ahora, pero los desafíos con el trabajo híbrido permanecen, como realizar lluvias de ideas con algunas personas en la oficina y otras remotas. Debajo de todo está el mismo impuesto sobre la creatividad, que depende del "cambio de contexto", su tendencia a pasar de una tarea no relacionada a otra.

Los multitareas o "unitareas" son aquellos que simplemente están ocupados todo el tiempo. Peor aún, una vez que ha perdido su enfoque en lo principal que estaba haciendo, toma un promedio de 23 minutos para recuperar su enfoque. Son 23 minutos de mensajes, llamadas no programadas o sumergirse en otros proyectos.

“La multitarea es un mito”, dice la Dra. Sahar Yousef, neurocientífica cognitiva de la Universidad de California, Berkeley. “En realidad, está cambiando rápidamente de una tarea a otra y luego de vuelta”.

Hoy en día, la gran cantidad de aplicaciones hace que el cambio de contexto sea un problema constante. Las personas pasan el 20 % de su jornada laboral cambiando entre diferentes canales de mensajería, sistemas en la nube y herramientas de gestión de proyectos simplemente buscando información, según una investigación de la Universidad de Cornell.

Otra investigación encontró que el empleado promedio revisa su correo electrónico cada seis minutos y usa 35 aplicaciones, entre las cuales cambia más de 1,000 veces al día.

La productividad debe administrarse y los entornos de trabajo híbridos necesitan menos cambios de contexto.

Aquí también hay otro problema: la “distancia virtual” entre colegas, que tiene dos partes. Primero, está la “distancia de afinidad”, donde te sientes separado de tus colegas y de lo que estás trabajando; en segundo lugar, está la “distancia operativa”, que surge por la falta de herramientas compartidas.

Un trabajo híbrido más productivo significa cerrar esa distancia virtual, que se basa en herramientas que unen a su equipo y tareas.

La creación, el intercambio y el almacenamiento de activos creativos son algunos de los puntos conflictivos más importantes aquí. El cambio de contexto y la distancia virtual surgen cuando su empresa se basa en el almacenamiento local y el uso compartido de archivos ad hoc, pidiendo a las personas que estén bajo demanda o interrumpibles.

Su personal puede perder el tiempo buscando activos en los correos electrónicos, además de duplicar el trabajo cuando no pueden encontrar los archivos existentes. Peor aún, su marca se diluye cuando se utilizan activos antiguos o activos que no están aprobados. Mientras tanto, los equipos de ventas luchan por acceder a los materiales para crear presentaciones ganadoras.

Cuando el contenido se crea constantemente desde cero, en lugar de reutilizarlo, su equipo es más lento. Los creativos pasan 24 minutos al día buscando archivos, según una investigación con más de 200 organizaciones de marketing. Y si se liberara este tiempo, no tendrías que trabajar hasta tan tarde.

Sorprendentemente, una de cada tres organizaciones creativas incluso almacena activos en discos duros, y más de la mitad de los nuevos miembros finalmente descubren activos que habrían sido útiles de antemano, si los creativos hubieran sabido que existían.

Las plataformas de gestión de activos digitales minimizan el cambio de contexto y la distancia virtual al permitirle almacenar sus activos digitales en un solo lugar, para que pueda encontrar archivos fácilmente y colaborar sin problemas.

Al usar una plataforma DAM, puede hacer circular su contenido digital de forma segura, obteniendo más valor de esos activos mientras controla el acceso. Las plataformas DAM reducen el tiempo de búsqueda, reducen el trabajo duplicado y eliminan la necesidad de cambiar de herramienta. Esto permite a los equipos colaborar mejor, impulsando la productividad y la satisfacción laboral al reducir las tareas manuales.

Con las herramientas DAM, puede aumentar la productividad de sus equipos creativos al permitirles concentrarse en el trabajo en lugar de responder a solicitudes únicas de activos. Puede proteger la identidad y la integridad de su marca estableciendo también un sistema de registro para sus activos digitales.

Sobre todo, puede cumplir sus objetivos comerciales a tiempo y dentro del presupuesto al aprovechar más los activos digitales existentes.

Una plataforma DAM altamente integrada significa que no hay que cambiar entre herramientas para completar una tarea, ni necesidad de interrumpir a un colega para encontrar lo que necesita. La distancia de afinidad y la distancia operativa se cierra porque no hay barrera para completar lo que se necesita lograr en un entorno compartido. Es tiempo reclamado para la creatividad.

Entonces, ¿qué se gana cerrando la distancia virtual y eliminando el cambio de contexto? La investigación sobre el trabajo remoto revela una brecha de rendimiento del 90 % entre los equipos con una "distancia virtual" alta y baja. Al brindarles a las personas las herramientas y los procesos que los hacen sentir que están trabajando juntos, notará la diferencia en su desempeño.

Cuando se trata de cambiar de contexto, hay evidencia de una disminución del 40 % en la productividad cuando las personas cambian constantemente de tareas en comparación con cuando están completamente concentrados.

Si realmente desea resolver su problema de productividad, comience por brindarle a su equipo las herramientas adecuadas para el trabajo. Llévate a casa tu copia del libro electrónico "Cómo los equipos creativos se mantienen productivos en el mundo híbrido" para obtener más información e historias de éxito de la vida real. Puedes descargarlo aquí.