استخدام مُحرر مستندات Google: الدليل النهائي لعام 2019

يستخدم أكثر من مليار شخص مُحرر مستندات Google ، مما يجعله أحد أكثر منتجات البرامج استخدامًا في كل مكان.

تظهر الأرقام الأخيرة التي رأيتها أن أكثر من مليار شخص يستخدمون Google Drive ، والذي يتضمن تخزين الملفات بالإضافة إلى تطبيقات مثل Google Sheets و Google Docs. بالإضافة إلى ذلك ، تمتلك G Suite ، مجموعة أدوات إدارة سير العمل المدفوعة من Google ، أكثر من 4 ملايين شركة مدفوعة تستخدم المنتجات.

فيما يتعلق بسير العمل والتعاون ، لا أعرف أداة أفضل من محرر مستندات Google.

يحتوي بشكل أساسي على جميع ميزات Microsoft Word ، وفي رأيي ، فإن تجربة المستخدم هي بطولات الدوري أفضل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك بسهولة تخزين الملفات ومشاركتها ، بالإضافة إلى التعاون مع الآخرين ومشاهدة الإصدارات السابقة من مسودتك.

سواء كنت طالبًا ، أو أستاذًا ، أو كاتبًا ، أو محاسبًا ، أو متخصصًا في أتمتة التسويق - مهما كان عنوانك ومكانك في الحياة - فمن المحتمل أنك تستخدم محرر مستندات Google ، أو على الأقل لديك حالة استخدام للمنتج.

ستكون هذه القطعة بمثابة دليل نهائي لتحقيق أقصى استفادة من محرر مستندات Google. سيغطي الأساسيات ، مثل التسجيل والبدء ، وسينتقل إلى الاختراقات والوظائف الإضافية والتكاملات والاختصارات والنصائح للمستخدمين المحترفين. هنا جدول المحتويات:

• ما هو محرر مستندات جوجل؟
• مُحرر مستندات Google مقابل Microsoft Word
• الشروع في العمل مع محرر مستندات Google
• المشاركة والتعاون مع محرر مستندات Google
• اختصارات محرر مستندات Google
• إضافات مستندات Google
• التدوين باستخدام محرر مستندات Google

دعنا نقفز!

ما هو محرر مستندات جوجل؟

محرر مستندات Google هو معالج نصوص تعاوني يعمل على أي نظام أساسي أو جهاز ويسمح بالتحكم في الإصدار بالإضافة إلى ميزات التحرير والتصميم.

إنه تطبيق ويب مجاني تمامًا ، ولا تحتاج إلى تنزيل أي شيء للبدء. يمكنك العمل عبر الإنترنت أو غير متصل. أثناء عملك على الإنترنت ، يحفظ مُحرر مستندات Google تقدمك تلقائيًا ، حتى لا تفقد أي مسودة أبدًا (كم مرة حدث لك ذلك أثناء العمل مع Microsoft Word؟ محبط للغاية!)

محرر مستندات Google ، في رأيي ، هو في الأساس إصدار أفضل وأكثر أناقة من Microsoft Word (أو Word Perfect ، وأنا متأكد من أن الناس لم يعد يستخدمونه بعد الآن.)

يوجد محرر مستندات Google كتطبيق داخل Google Drive ، ومجموعة من تطبيقات الأعمال التي تتضمن تخزين الملفات ، وجداول بيانات Google (تطبيق جداول بيانات) ، و Google Slides (تطبيق عرض تقديمي)

يتضمن Google Drive الآن أيضًا العديد من التطبيقات الأخرى ، بما في ذلك نماذج Google ورسومات Google ومواقع Google

مُحرر مستندات Google مقابل Microsoft Word

ربما لا يزال Microsoft Word مستخدماً على نطاق واسع قليلاً ، حيث إنه المنافس الراسخ هنا. محرر مستندات Google هو الطفل الجديد في الكتلة ، على الرغم من أنه من الواضح أنه سريع النمو وشائع. إذن ، ما هو الفرق الحقيقي بين هذين البرنامجين؟

بادئ ذي بدء ، يكلف Microsoft Word المال. ثانيًا ، أعتقد أن Microsoft Office منتج سيء جدًا. أكره عندما يرسل الكتاب مسوداتهم على Microsoft Word. إنه أمر محبط للغاية ، لأنه لا توجد إمكانات تعاونية ، لذلك انتهى بي الأمر بتحويل هذه الملفات إلى محرر مستندات Google على أي حال.

بصرف النظر عن النقد اللاذع الخاص بي إلى Word ، يجب أيضًا شراؤه كجزء من مجموعة Microsoft Office ، والتي تتضمن Powerpoint و Outlook و Excel (والتي ، في انعكاس كلي ، أفضل مليون مرة من أوراق Google - ولكن هذا يعد التشدق لمقال آخر).

إذن ما فائدة استخدام Microsoft Word عبر محرر مستندات Google؟

• ربما تستخدمها مؤسستك بأكملها لذلك تريد أن تتناسب معها.
• أعتقد أنه يحتوي على ميزات أكثر قوة ، على الرغم من أنني لم أواجه أي عقبات مع محرر مستندات Google.

فقط استخدم محرر مستندات Google. ولم لا؟

الشروع في العمل مع محرر مستندات Google: الأساسيات

سيبدو هذا أساسيًا جدًا ، لكن دعنا نفعل ذلك على أي حال. إليك ما يجب عليك فعله للوصول إلى محرر مستندات Google:

1. احصل على حساب Google (إذا لم يكن لديك حساب بالفعل)

2. ابحث في Google عن "محرر مستندات Google" أو "Google Drive" أو انتقل إلى هذه الصفحة

3. انقر فوق CTA

سينقلك ذلك إلى لوحة القيادة الخاصة بك. أو يمكنك البدء فقط بالانتقال إلى Google Drive وستحصل على كل شيء في مكانه:

لفتح مستند Google هناك ، انقر إما على الزر "جديد +" في الجانب الأيسر العلوي من الشاشة ، أو انقر بزر الماوس الأيمن في منطقة مفتوحة على لوحة التحكم واختر "محرر مستندات Google" من القائمة المنسدلة:

أنت الآن في مستند Google! قد يكون التحديق في الصفحة الفارغة ومعرفة ما تكتبه الآن التحدي الأكبر بالنسبة لك ، ولكن دعنا ننتقل سريعًا إلى بعض ميزات محرر مستندات Google التي يجب أن تعرفها.

يحتوي شريط الأدوات العلوي إلى حد كبير على جميع خيارات التنسيق والنمط التي تحتاجها. هنا يمكنك تغيير أنماط الفقرة للخط الخاص بك (إذا كنت تستخدم Wordable ، فهذه الأشياء مفيدة لتنسيق منشورك بشكل صحيح للتحميل إلى WordPress):

بالطبع ، لديك كل الخطوط التي تريدها بجوار خيارات نمط الفقرة:

حجم الخط أيضًا ...

إحدى ميزاتي المفضلة هي وظيفة مخطط المستند. بشكل أساسي ، يظهر لك هذا مخططًا تفصيليًا على شريط الجانب الأيسر. إنه يلتقط الأقسام المنطقية من خلال كيفية استخدام أنماط الفقرة (مثل العنوان والعنوان 1 و 2 و 3 وما إلى ذلك) والتصميم الغامق.

هناك ميزة أخرى تريد ملاحظتها وهي كيفية عمل نسخة طبق الأصل من مشاركتك. أفعل ذلك من وقت لآخر عند المشاركة مع الآخرين ، ولكن عندما أرغب في الاحتفاظ بمستندي الأصلي في لباقة لسبب ما. يعد هذا الخيار رائعًا أيضًا إذا كنت تشارك "نموذجًا" تأمل أن يقوم العديد من الأشخاص بملئه أو تخصيصه ، ولكنك تريد الاحتفاظ بمسودة رئيسية واحدة ثابتة:

ميزة أخيرة رائعة: النشر على الويب. إليك اختراق سريع: إذا كنت تريد أن تجعل منشورك مرئيًا لأي شخص ، حتى لو لم يكن يستخدم محرر مستندات Google ، فهذا ما تريد القيام به. هناك أمر آخر مثير للاهتمام حول النشر على الويب وهو أنه يمكنك سحب الصور من المنشور (ما عليك سوى النشر على الويب والنقر بزر الماوس الأيمن> حفظ الصورة كما تفعل عادةً على الإنترنت).

قبل استخدام Wordable لتحميل مستندات Google إلى WordPress (تتضمن الصور) ، اعتدت استخدام هذا لالتقاط الصور من مستندات الكتاب الضيوف.

سنتعمق أكثر في الميزات لاحقًا ، عندما نغطي اختصارات محرر مستندات Google. في الوقت الحالي ، على الرغم من ذلك ، يجب أن يمنحك ذلك نقطة انطلاق رائعة. الآن دعنا نتحدث عن العمل بشكل جيد مع الآخرين ...

المشاركة والتعاون مع محرر مستندات Google

تتمثل إحدى أعظم ميزات مُحرر مستندات Google - حقًا ، أي تطبيق أعمال داخل Google Drive أو G Suite - في القدرة على التعاون بسهولة مع أي شخص ، سواء كان في فريقك أم لا.

بالطبع ، هناك العديد من الأسباب للتعاون. إذا كنت تكتب كتابًا - أو كتابًا إلكترونيًا - فستحتاج إلى يد تحريرية. إذا كنت تكتب منشورًا في مدونة ، فعادةً ما يكون هناك أيضًا جهد تعاوني لنشر منشورك.

حتى بالنسبة لملاحظات الشركة الداخلية - أشياء مثل وثائق التجارب والمذكرات والخطط الإستراتيجية - يعد محرر مستندات Google رائعًا لأنه يمكنك إضافة اقتراحات وتعليقات وتحرير النص وإنشاء مستند مشترك.

ولكن أولاً وقبل كل شيء ، كيف ندعو الآخرين لعرض المستند أو التعليق عليه أو تعديله؟ سهل ، ما عليك سوى النقر فوق رمز المشاركة في الجانب الأيمن العلوي من الشاشة عندما تعمل في مستند Google:

سيؤدي هذا إلى ظهور نموذج حيث يمكنك إضافة عنوان البريد الإلكتروني لأولئك الذين ترغب في دعوتهم للتعاون. لديك ثلاثة خيارات فيما يتعلق بالوصول:

• عرض (لا يمكن إجراء تغييرات أو تعليقات)
• التعليق (يمكن التعليق أو إضافة اقتراحات على النص)
• تحرير (لديه إمكانات التحرير الكاملة)

هناك أيضًا خيار "الحصول على رابط قابل للمشاركة". يتيح لك ذلك نسخ ارتباط إلى الحافظة الخاصة بك ومشاركته مع من ترغب في الوصول إلى المستند الخاص بك.

يعد هذا أمرًا رائعًا إذا كنت ترغب في مشاركة مستند عام للوصول إلى العرض فقط ، حيث يمكنك الارتباط بالمستند الخاص بك في شيء مثل منشور مدونة أو رسالة بريد إلكتروني أو أي وسيلة اتصال عامة حيث لا يكون لديك بطبيعة الحال جميع عناوين البريد الإلكتروني في متناول أولئك الذين ترغب في دعوتهم.

على سبيل المثال ، إذا قمت بالضغط على هذا الرابط وشاهد ما سيحدث.

في الأساس ، يمكنني مشاركة أي مستند Google (أو ورقة Google أو عرض تقديمي) أرغب فيه ، مع أي مستخدم معروف أو مجهول لديه حق الوصول إلى هذا الرابط. لطيف جدا!

على الجانب الآخر ، إذا كنت الشخص الذي تمت مشاركة المستند معه ، فستريد معرفة كيفية التعاون بشكل صحيح. اعتمادًا على وصولك ، سيكون لديك ثلاثة خيارات للاختيار من بينها (والتي يمكنك الوصول إليها عبر الزر الموجود أسفل "مشاركة" مباشرة داخل محرر مستندات Google):

الأوصاف الموجودة أسفل الخيارات واضحة إلى حد ما. يؤدي التحرير إلى تغيير المستند مباشرةً ، وهذا ما يبدو عليه الاقتراح:

أخيرًا ، يمكنك ترك تعليقات على مستند عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على مقتطف من النص المميز واختيار "تعليق"

اختصارات ومحرر مستندات Google للمستخدمين المتميزين

هناك بعض الأسئلة الشائعة حول محرر مستندات Google. أشياء مثل كيفية عمل يتوسطه خط على النص. انه سهل. إما أن تذهب إلى Format> Text> Strikethrough ، أو اقرأ اختصار لوحة المفاتيح هناك (⌘ + Shift + X) واستخدم ذلك في النص الذي تريد أن يتوسطه خط):

ينطبق الأمر نفسه على أي شيء تريد القيام به تقريبًا في محرر مستندات Google. يمكنك عادةً العثور على عنصر قائمة له (والقائمة ليست معقدة للغاية أو واسعة النطاق ، لذا فإن مجرد البحث عما تريد القيام به يكون عادةً كافيًا). بعد استخدام خيار القائمة عدة مرات ، قد يكون من المفيد البحث عن اختصار لوحة المفاتيح وتذكره لتوفير الوقت.

ولكن ليس هناك أي معنى في حفظ مجموعة من اختصارات لوحة المفاتيح إلا إذا كنت تستخدمها طوال الوقت. بعض هؤلاء الذين ربما تصادفهم كثيرًا هم:

• توسيط صورة أو نص (Command + Shift + E)
• نص عريض (Command + b)
• نص مائل (Command + i)
• قائمة ذات تعداد رقمي (Command + Shift + 7)
• قائمة النقاط (Command + Shift + 8)

في النهاية ، بعد استخدام محرّر مستندات Google بشكل كافٍ ، ستعمل مثل أي مستخدم محترف جيد لـ Microsoft Excel: بدون ماوس ، في معظم الأحيان.

لكن في رأيي ، من الأفضل حفظ تلك الاختصارات التي تستخدمها بالفعل بشكل متكرر فقط ، وطباعة قائمة بالاختصارات وربما تعليقها فوق مكتبك كنقطة مرجعية للبقية. تمتلك Google نفسها وثيقة دعم جيدة تحدد الاختصارات المختلفة.

إضافات مستندات Google

شيء رائع آخر حول محرر مستندات Google ، وكذلك جداول بيانات Google والعروض التقديمية ، هو أنه يمكنك تنزيل وتثبيت عدد من الوظائف الإضافية التي تزيد من قوة وقدرة تطبيق Google Docs الأساسي.

للوصول إلى "المتجر" للوظائف الإضافية ، ما عليك سوى النقر فوق الزر "الوظائف الإضافية" في شريط التنقل بالقائمة الرئيسية والنقر فوق "الحصول على الوظائف الإضافية". سيؤدي هذا إلى فتح لوحة تحكم تبدو كالتالي:

ثم لديك الخيار ، كما هو الحال مع معظم المتاجر ، إما للتصفح أو البحث عن شيء معين. يمكننا ، في هذا المثال ، اختيار "مخططات Lucidchart" ، وهي في الواقع واحدة من الوظائف الإضافية المفضلة لدي (كما هو مذكور في رسالتي على أدوات المدونة). سيؤدي النقر فوق هذا الارتباط إلى نقلك إلى صفحة نظرة عامة على Lucidchart ، حيث يمكنك قراءة الأوصاف والوثائق والمراجعات ومشاهدة لقطات الشاشة أو مقاطع الفيديو الخاصة بالوظيفة. فقط انقر فوق "+ مجاني" لتثبيته.

ثم بمجرد تثبيته ، سيظهر في قائمة "الوظائف الإضافية" في شريط التنقل الرئيسي.

إليك المزيد من الإرشادات من Google حول تثبيت الوظائف الإضافية ، وإذا كنت متعطشًا للإلهام فيما يتعلق بالوظائف الإضافية المهمة أو المفيدة ، فإن Zapier لديه قائمة منسقة جيدًا تضم ​​أفضل 32 وظيفة إضافية في محرر مستندات Google.

محرر مستندات Google للمدونين

لقد كتبنا بالفعل منشورًا ضخمًا حول أفضل السبل التي يمكن للمدونين من خلالها استخدام محرّر مستندات Google ، ولكن الأمر يستحق التكرار: يعد محرر مستندات Google كنزًا للمدونين المتميزين.

أولاً والأكثر وضوحًا ، يحتاج المدونون إلى استخدام معالجات الكلمات ، وكلما كانت تجربة المستخدم أبسط وأفضل ، في رأيي ، كانت الأداة أكثر فاعلية. هذا حيث أعتقد أن محرر مستندات Google يتفوق على Microsoft Word.

ثانيًا ، والأهم من ذلك ، يحتاج المدونون إلى التعاون. هذا هو المكان الذي يتفوق فيه محرر مستندات Google على Microsoft Word في ذهني ، وهو المكان الذي يتفوق فيه محرر مستندات Google على تطبيقات معالج الكلمات الأخرى عبر الإنترنت. الجوانب التعاونية لا مثيل لها.

بخلاف ما هو واضح ، يحتوي محرر مستندات Google أيضًا على الكثير من الوظائف الرائعة ، مثل قوالب منشورات المدونة (بالإضافة إلى مكتبة قوالب بها العديد من القوالب الأخرى ، مثل مقترحات العملاء والعقود):

يمكنك أيضًا إحضار الوظائف الإضافية التي تساعد في التدوين ، مثل Lucidchart (للرسوم البيانية والمرئيات) ، و Grammarly (للتدقيق الإملائي على المنشطات) ، والقياسات الفائقة (لإنشاء التقارير في محرر مستندات Google).

استنتاج

يعد استخدام محرر مستندات Google أمرًا سهلاً ويحتوي على العديد من حالات الاستخدام التي ستفاجئني إذا لم يكن لديك واحدة. كل شخص من الطلاب إلى المعلمين والمتدربين والمديرين التنفيذيين وكل شخص بينهما لديه حالة استخدام لمحرر مستندات Google.

أساسيات مُحرر مستندات Google ، أشياء المبتدئين مثل إعداد حساب ومشاركة المستند الخاص بك ، سهلة للغاية. هذه ميزة من ميزات محرر مستندات Google - تجربة المستخدم رائعة والأشياء ليست معقدة.

بعد ذلك ، عندما تصبح مستخدمًا قويًا ، ستحصل على المزيد والمزيد من البرامج النصية والوظائف الإضافية والاختصارات وحالات الاستخدام الأكثر تقدمًا.

ولكن يمكن للجميع الحصول على شيء من استخدام محرر مستندات Google. أنا أستخدمه في كل شيء ، خاصةً للتدوين (والذي ، إذا كنت تستخدمه للتدوين ، فيجب عليك بالتأكيد التحقق من Wordable).

لقد قمت بحفظ 3 ساعات من تحميل هذا المنشور من محرر مستندات Google إلى WordPress باستخدام WordPress.