Verwenden von Google Docs: Der ultimative Leitfaden für 2019

Über eine Milliarde Menschen verwenden Google Docs, was es zu einem der am weitesten verbreiteten Softwareprodukte auf dem Markt macht.

Die letzten Zahlen, die ich gesehen habe, zeigen, dass über eine Milliarde Menschen Google Drive verwenden, was sowohl Dateispeicherung als auch Anwendungen wie Google Sheets und Google Docs umfasst. Darüber hinaus nutzt die G Suite, Googles kostenpflichtige Suite von Workflow-Management-Tools, über 4 Millionen zahlende Unternehmen, die die Produkte verwenden.

Was Workflow und Zusammenarbeit angeht, kenne ich kein besseres Tool als Google Docs.

Es hat im Grunde alle Funktionen von Microsoft Word, und meiner Meinung nach ist die Benutzererfahrung um einiges besser. Außerdem können Sie ganz einfach Dateien speichern und freigeben, mit anderen zusammenarbeiten und frühere Versionen Ihres Entwurfs anzeigen.

Egal, ob Sie Student, Professor, Autor, Buchhalter oder Spezialist für Marketingautomatisierung sind – unabhängig von Ihrem Titel und Ihrer Position im Leben – Sie verwenden wahrscheinlich Google Docs oder haben zumindest einen Anwendungsfall für das Produkt.

Dieser Artikel ist ein ultimativer Leitfaden, um Google Docs optimal zu nutzen. Es behandelt die Grundlagen wie die Anmeldung und die ersten Schritte und geht bis hin zu Hacks, Add-Ons, Integrationen, Verknüpfungen und Tipps für Power-User. Hier das Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Google Docs?
• Google Docs vs. Microsoft Word
• Erste Schritte mit Google Docs
• Teilen und Zusammenarbeiten mit Google Docs
• Verknüpfungen für Google Docs
• Add-ons für Google Text & Tabellen
• Bloggen mit Google Docs

Lass uns einspringen!

Was ist Google Docs?

Google Docs ist eine kollaborative Textverarbeitung, die auf jeder Plattform oder jedem Gerät funktioniert und Versionskontrolle sowie redaktionelle und gestalterische Funktionen ermöglicht.

Es ist eine völlig kostenlose Web-App, und Sie müssen nichts herunterladen, um loszulegen. Sie können online oder offline arbeiten. Während Sie online arbeiten, speichert Google Docs automatisch Ihren Fortschritt, sodass Sie nie einen Entwurf verlieren (wie oft ist Ihnen das bei der Arbeit mit Microsoft Word passiert? So frustrierend!)

Google Docs ist meiner Meinung nach im Grunde eine viel bessere und schlankere Version von Microsoft Word (oder Word Perfect, von dem ich ziemlich sicher bin, dass die Leute es nicht mehr verwenden).

Google Docs existiert als App in Google Drive, einer Suite von Geschäftsanwendungen, die Dateispeicherung, Google Sheets (eine Tabellenkalkulations-App) und Google Slides (eine Präsentations-App) umfasst.

Google Drive enthält jetzt auch mehrere andere Apps, darunter Google Forms, Google Drawings und Google Sites

Google Docs vs. Microsoft Word

Microsoft Word wird wahrscheinlich immer noch etwas weiter verbreitet, da sie hier der etablierte Konkurrent sind. Google Docs ist das neue Kind auf dem Block, wenn auch offensichtlich ein schnell wachsendes und beliebtes. Was ist dann der wirkliche Unterschied zwischen diesen beiden Programmen?

Zunächst einmal kostet Microsoft Word Geld. Zweitens halte ich Microsoft Office für ein ziemlich schlechtes Produkt. Ich hasse es, wenn Autoren ihre Entwürfe in Microsoft Word senden. Es ist unglaublich frustrierend, weil es keine Möglichkeiten zur Zusammenarbeit gibt, also konvertiere ich diese Dateien sowieso einfach in Google Docs.

Abgesehen von meinem persönlichen Vitriol gegenüber Word muss es auch als Teil der Microsoft Office-Suite gekauft werden, die Powerpoint, Outlook und Excel umfasst (was insgesamt eine Million Mal besser ist als Google Sheets – aber das ist a rant für einen anderen Artikel).

Was ist also der Vorteil der Verwendung von Microsoft Word gegenüber Google Docs?

• Vielleicht nutzt es Ihre gesamte Organisation, damit Sie sich anpassen möchten.
• Ich denke, es hat robustere Funktionen, obwohl ich bei Google Docs auf keine Hindernisse gestoßen bin.

Verwenden Sie einfach Google Docs. Warum nicht?

Erste Schritte mit Google Docs: Die Grundlagen

Das wird ziemlich einfach aussehen, aber machen wir es trotzdem. Gehen Sie wie folgt vor, um auf Google Docs zuzugreifen:

1. Holen Sie sich ein Google-Konto (falls Sie noch keins haben)

2. Suchen Sie bei Google nach „Google Docs“, „Google Drive“ oder rufen Sie einfach diese Seite auf

3. Klicken Sie auf den CTA

Das bringt Sie zu Ihrem Dashboard. Oder Sie beginnen einfach mit Ihrem Google Drive und Sie haben alles an Ort und Stelle:

Um dort ein Google-Dokument zu öffnen, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche „Neu+“ oben links auf dem Bildschirm oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen offenen Bereich Ihres Dashboards und wählen Sie „Google-Dokumente“ aus dem Dropdown-Menü:

Sie befinden sich jetzt in einem Google-Dokument! Auf die leere Seite zu starren und herauszufinden, was Sie schreiben sollen, ist jetzt wahrscheinlich Ihre größte Herausforderung, aber lassen Sie uns schnell einige Google Docs-Funktionen durchgehen, die Sie kennen sollten.

Die obere Symbolleiste enthält so ziemlich alle Formatierungs- und Stiloptionen, die Sie benötigen. Hier können Sie die Absatzstile Ihrer Schriftart ändern (wenn Sie Wordable verwenden, sind diese praktisch, um Ihren Beitrag zum Hochladen in WordPress korrekt zu formatieren):

Natürlich haben Sie alle gewünschten Schriftarten direkt neben den Absatzstiloptionen:

Schriftgröße auch…

Eine meiner Lieblingsfunktionen ist die Dokumentgliederungsfunktion. Im Grunde zeigt Ihnen dies einen Umriss in der linken Seitenleiste. Es greift logische Abschnitte auf, indem Sie Absatzstile (wie Titel, Überschrift 1, 2, 3 usw.) und Fettdruck verwenden.

Eine weitere Funktion, die Sie beachten sollten, ist das Erstellen einer genauen Kopie Ihres Beitrags. Ich tue dies von Zeit zu Zeit, wenn ich mit anderen teile, aber wenn ich mein Originaldokument aus irgendeinem Grund intakt halten möchte. Diese Option ist auch großartig, wenn Sie eine „Vorlage“ teilen, von der Sie hoffen, dass sie von vielen Personen ausgefüllt oder angepasst wird, Sie jedoch einen statischen Masterentwurf beibehalten möchten:

Eine letzte coole Funktion: im Web veröffentlichen. Hier ist ein kurzer Hack: Wenn Sie Ihren Beitrag für jeden sichtbar machen möchten, auch wenn dieser nicht Google Docs verwendet, sollten Sie Folgendes tun. Ein weiterer interessanter Aspekt beim Veröffentlichen im Web ist, dass Sie Bilder aus dem Beitrag ziehen können (Sie veröffentlichen einfach im Web und klicken mit der rechten Maustaste auf > Bild speichern, wie Sie es normalerweise online tun würden).

Bevor ich Wordable zum Hochladen von Google Docs auf WordPress verwendet habe (Bilder enthalten), habe ich dies verwendet, um Bilder aus den Dokumenten von Gastautoren zu holen.

Wir werden später auf die Funktionen viel tiefer eingehen, wenn wir die Verknüpfungen von Google Docs behandeln. Für den Moment sollte Ihnen das jedoch einen guten Ausgangspunkt geben. Sprechen wir nun über die gute Zusammenarbeit mit anderen…

Teilen und Zusammenarbeiten mit Google Docs

Eine der besten Funktionen von Google Docs – wirklich jeder Geschäfts-App in Google Drive oder der G Suite – ist die Möglichkeit, problemlos mit jedem zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, ob er in Ihrem Team ist oder nicht.

Natürlich gibt es viele Gründe für eine Zusammenarbeit. Wenn Sie ein Buch – oder ein E-Book – schreiben, brauchen Sie eine redaktionelle Hand. Wenn Sie einen Blog-Post schreiben, gibt es normalerweise auch eine gemeinsame Anstrengung, um Ihren Post zu veröffentlichen.

Sogar für interne Firmennotizen – Dinge wie Versuchsdokumentation, Memos und strategische Pläne – ist Google Docs großartig, da Sie Vorschläge, Kommentare und Text bearbeiten können, um ein gemeinsames Dokument zu erstellen.

Aber das Wichtigste zuerst: Wie laden wir andere ein, unser Dokument anzuzeigen, zu kommentieren oder zu bearbeiten? Ganz einfach, klicken Sie einfach auf das Freigabesymbol oben rechts auf dem Bildschirm, wenn Sie in einem Google-Dokument arbeiten:

Dadurch wird ein Modal geöffnet, in dem Sie die E-Mail-Adresse derjenigen hinzufügen können, die Sie zur Zusammenarbeit einladen möchten. Für den Zugang haben Sie drei Möglichkeiten:

• Anzeigen (kann keine Änderungen oder Kommentare vornehmen)
• Kommentar (kann einen Text kommentieren oder Vorschläge hinzufügen)
• Bearbeiten (hat volle Bearbeitungsfunktionen)

Es gibt auch die Option "Link zum Freigeben erhalten". Auf diese Weise können Sie einen Link in Ihre Zwischenablage kopieren und für jeden freigeben, der auf Ihr Dokument zugreifen möchte.

Dies ist großartig, wenn Sie ein öffentliches Dokument nur für den Anzeigezugriff freigeben möchten, da Sie in einem Blogbeitrag, einer E-Mail-Explosion oder einer anderen öffentlichen Kommunikation, bei der Sie natürlich nicht alle E-Mail-Adressen haben, auf Ihr Dokument verlinken können zur Hand derer, die Sie einladen möchten.

Zum Beispiel, wenn Sie auf diesen Link klicken und sehen, was passiert.

Grundsätzlich kann ich jedes gewünschte Google-Dokument (oder Google-Tabelle oder -Präsentation) mit jedem bekannten oder anonymen Benutzer teilen, der Zugriff auf diesen Link hat. Ziemlich cool!

Auf der anderen Seite möchten Sie wissen, wie Sie richtig zusammenarbeiten, wenn Sie derjenige waren, für den das Dokument freigegeben wurde. Abhängig von Ihrem Zugriff haben Sie drei Optionen zur Auswahl (auf die Sie über die Schaltfläche direkt unter "Teilen" in Google Docs zugreifen können):

Die Beschreibungen unter den Optionen sind ziemlich einfach. Beim Bearbeiten wird das Dokument direkt geändert, und so sieht das Vorschlagen aus:

Schließlich können Sie Kommentare zu einem Dokument hinterlassen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen markierten Textausschnitt klicken und "Kommentar" auswählen.

Google Docs-Kurzbefehle und Hacks für Power-User

Es gibt einige häufige Fragen zu Google Docs. Dinge wie das Durchstreichen von Text. Es ist einfach. Gehen Sie entweder zu Format> Text> Durchgestrichen oder lesen Sie einfach die Tastenkombination dort (⌘ + Umschalt + X) und verwenden Sie diese für den Text, den Sie durchstreichen möchten):

Das gleiche gilt für fast alles, was Sie in Google Docs tun möchten. Normalerweise finden Sie dafür einen Menüpunkt (und das Menü ist nicht sehr komplex oder umfangreich, daher reicht es normalerweise aus, einfach herumzufischen, was Sie tun möchten). Nachdem Sie die Menüoption einige Male verwendet haben, lohnt es sich möglicherweise, die Tastenkombination zu finden und sich zu merken, um Zeit zu sparen.

Aber es macht keinen Sinn, sich eine Reihe von Tastenkombinationen zu merken, es sei denn, Sie verwenden sie die ganze Zeit. Einige von denen, denen Sie wahrscheinlich häufig begegnen werden, sind:

• Bild oder Text zentrieren (Befehl + Umschalt + E)
• Fettgedruckter Text (Befehl + b)
• Text kursiv schreiben (Befehl + i)
• Nummerierte Liste (Befehl + Umschalt + 7)
• Liste mit Aufzählungspunkten (Befehl + Umschalt + 8)

Schließlich, nachdem Sie Google Docs genug verwendet haben, werden Sie wie jeder gute Microsoft Excel-Power-User arbeiten: größtenteils mauslos.

Aber meiner Meinung nach ist es am besten, sich nur die Tastenkombinationen zu merken, die Sie tatsächlich häufig verwenden, und drucken Sie einfach eine Liste der Tastenkombinationen aus und hängen Sie sie vielleicht als Referenz für den Rest über Ihren Schreibtisch. Google selbst hat ein gutes Support-Dokument, in dem die verschiedenen Verknüpfungen beschrieben sind.

Add-ons für Google Text & Tabellen

Eine weitere großartige Sache an Google Docs sowie an Google Sheets und Presentations ist, dass Sie eine Reihe von Add-Ons herunterladen und installieren können, die die Leistung und Funktionalität der Kernanwendung von Google Docs erhöhen.

Um auf den „Shop“ für Add-ons zuzugreifen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Add-ons“ in der Hauptmenü-Navigationsleiste und klicken Sie auf „Add-ons abrufen“. Dies öffnet ein Dashboard, das wie folgt aussieht:

Dann haben Sie, wie bei den meisten Shops, die Möglichkeit, entweder zu stöbern oder nach etwas Bestimmtem zu suchen. Wir können für dieses Beispiel einfach „Lucidchart-Diagramme“ auswählen, was eigentlich eines meiner Lieblings-Add-Ons ist (wie in meinem Beitrag zu Blog-Tools erwähnt). Wenn Sie auf diesen Link klicken, gelangen Sie zur Lucidchart-Übersichtsseite, auf der Sie Beschreibungen und Dokumentationen, Rezensionen und Screenshots oder Videos der Funktionen lesen können. Klicken Sie einfach auf "+ Kostenlos", um es zu installieren.

Sobald Sie es installiert haben, wird es in Ihrem "Add-Ons"-Menü in der Hauptnavigationsleiste angezeigt.

Hier finden Sie weitere Anweisungen von Google zum Installieren von Add-Ons. Wenn Sie sich inspirieren lassen möchten, welche Add-Ons wichtig oder nützlich sind, bietet Zapier eine gut kuratierte Liste der 32 besten Google Docs-Add-Ons.

Google Docs für Blogger

Wir haben bereits einen umfangreichen Beitrag darüber geschrieben, wie Blogger Google Docs am besten nutzen können, aber es lohnt sich zu wiederholen: Google Docs ist ein Schatz für Power-Blogger.

Als erstes und am offensichtlichsten müssen Blogger Textverarbeitungsprogramme verwenden, und je einfacher und besser die UX ist, desto effektiver ist das Tool meiner Meinung nach. Hier schlägt Google Docs meiner Meinung nach Microsoft Word.

Zweitens, und noch wichtiger, müssen Blogger zusammenarbeiten. Hier bläst Google Docs meiner Meinung nach an Microsoft Word vorbei, und hier übertrifft Google Docs andere Online-Textverarbeitungs-Apps. Die kollaborativen Aspekte sind unübertroffen.

Über das Offensichtliche hinaus bietet Google Docs jedoch auch viele coole Funktionen, wie Blogpost-Vorlagen (sowie eine Vorlagenbibliothek mit vielen anderen Vorlagen, wie Kundenvorschlägen und Verträgen):

Sie können auch Add-ons hinzufügen, die beim Bloggen helfen, wie Lucidchart (für Grafiken und Grafiken), Grammarly (für die Rechtschreibprüfung bei Steroiden) und Supermetrics (zum Erstellen von Berichten in Google Docs).

Fazit

Die Verwendung von Google Docs ist einfach und hat so viele Anwendungsfälle, dass es mich überraschen würde, wenn Sie keinen hätten. Jeder, von Schülern bis hin zu Lehrern, Praktikanten bis hin zu CEOs und alle dazwischen haben einen Anwendungsfall für Google Docs.

Die Grundlagen von Google Docs, Anfänger wie das Einrichten eines Kontos und das Teilen Ihres Dokuments, sind denkbar einfach. Dies ist ein Vorteil von Google Docs – die UX ist großartig und die Dinge sind nicht kompliziert.

Wenn Sie dann ein Power-User werden, können Sie Skripte und Add-Ons, Verknüpfungen und erweiterte Anwendungsfälle immer besser nutzen.

Aber jeder kann etwas erreichen, wenn er Google Docs verwendet. Ich benutze es für alles, insbesondere zum Bloggen (was, wenn Sie es zum Bloggen verwenden, auf jeden Fall Wordable ausprobieren sollten).

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