Google Dokümanlar'ı Kullanma: 2019 İçin En İyi Kılavuz

Bir milyardan fazla insan Google Dokümanlar'ı kullanıyor ve bu onu orada en yaygın kullanılan yazılım ürünlerinden biri haline getiriyor.

Gördüğüm son rakamlar, bir milyardan fazla insanın dosya depolamanın yanı sıra Google E-Tablolar ve Google Dokümanlar gibi uygulamaları da içeren Google Drive'ı kullandığını gösteriyor. Ayrıca, Google'ın ücretli iş akışı yönetim araçları paketi olan G Suite, ürünleri kullanan 4 milyonun üzerinde ödeme yapan işletmeye sahiptir.

İş akışı ve işbirliği söz konusu olduğunda, Google Dokümanlar'dan daha iyi bir araç bilmiyorum.

Temelde Microsoft Word'ün tüm özelliklerine sahip ve bence kullanıcı deneyimi çok daha iyi. Ayrıca, dosyaları kolayca depolayabilir ve paylaşabilir, başkalarıyla işbirliği yapabilir ve taslağınızın geçmiş sürümlerini görebilirsiniz.

Öğrenci, profesör, yazar, muhasebeci, pazarlama otomasyonu uzmanı olun - unvanınız ve hayattaki yeriniz ne olursa olsun - muhtemelen Google Dokümanlar'ı kullanıyorsunuz veya en azından ürün için bir kullanım senaryonuz var.

Bu parça, Google Dokümanlar'dan en iyi şekilde yararlanmak için nihai bir rehber olacaktır. Kaydolma ve başlama gibi temel konuları kapsayacak ve uzman kullanıcılar için saldırılara, eklentilere, entegrasyonlara, kısayollara ve ipuçlarına kadar ilerleyecektir. İşte içindekiler tablosu:

• Google Dokümanlar nedir?
• Google Dokümanlar ve Microsoft Word
• Google Dokümanlar'a Başlarken
• Google Dokümanlar ile Paylaşma ve İşbirliği
• Google Dokümanlar Kısayolları
• Google Dokümanlar Eklentileri
• Google Dokümanlar ile Blog Oluşturma

Hadi atlayalım!

Google Dokümanlar nedir?

Google Dokümanlar, herhangi bir platformda veya cihazda çalışan ve sürüm kontrolünün yanı sıra editoryal ve stil özellikleri sağlayan ortak bir kelime işlemcidir.

Bu tamamen ücretsiz bir web uygulamasıdır ve başlamak için herhangi bir şey indirmenize gerek yoktur. Çevrimiçi veya çevrimdışı çalışabilirsiniz. Çevrimiçi çalışırken, Google Dokümanlar ilerlemenizi otomatik olarak kaydeder, böylece hiçbir taslağı kaybetmezsiniz (Microsoft Word ile çalışırken bu ne sıklıkla başınıza geldi? Çok sinir bozucu!)

Google Dokümanlar, bence, temelde Microsoft Word'ün (veya insanların artık kullanmadığından emin olduğum Word Perfect) çok daha iyi ve daha şık bir sürümüdür.

Google Dokümanlar, dosya depolama, Google E-Tablolar (bir elektronik tablo uygulaması) ve Google Slaytlar (bir sunum uygulaması) içeren bir iş uygulamaları paketi olan Google Drive'da bir uygulama olarak bulunur.

Google Drive artık Google Formlar, Google Çizimler ve Google Sites dahil olmak üzere birçok başka uygulamayı da içeriyor

Google Dokümanlar ve Microsoft Word

Microsoft Word, buradaki köklü rakip oldukları için muhtemelen biraz daha yaygın olarak kullanılmaktadır. Google Dokümanlar, her ne kadar hızla büyüyen ve popüler biri olsa da, bloktaki yeni çocuk. O halde bu iki program arasındaki gerçek fark nedir?

Her şeyden önce, Microsoft Word paraya mal olur. İkincisi, Microsoft Office'in oldukça kötü bir ürün olduğunu düşünüyorum. Yazarların taslaklarını Microsoft Word'e göndermesinden nefret ediyorum. İnanılmaz derecede sinir bozucu çünkü ortak çalışma yetenekleri yok, bu yüzden bu dosyaları yine de Google Dokümanlar'a dönüştürüyorum.

Word'e kişisel bakışımdan ayrı olarak, Powerpoint, Outlook ve Excel'i içeren Microsoft Office paketinin bir parçası olarak satın alınması gerekiyor (toplam tersine, Google E-Tablolar'dan bir milyon kat daha iyi - ama bu bir başka bir makale için rant).

Peki, Google Dokümanlar üzerinden Microsoft Word kullanmanın faydası nedir?

• Belki de tüm kuruluşunuz bunu kullanıyor, bu yüzden uyum sağlamak istiyorsunuz.
• Daha sağlam özelliklere sahip olduğunu düşünüyorum, ancak Google Dokümanlar ile herhangi bir barikatla karşılaşmadım.

Sadece Google Dokümanlar'ı kullanın. Neden?

Google Dokümanlar'a Başlarken: Temel Bilgiler

Bu oldukça basit görünecek, ama yine de yapalım. Google Dokümanlar'a erişmek için yapmanız gerekenler:

1. Bir Google hesabı edinin (henüz yoksa)

2. Google'da “Google Dokümanlar”, “Google Drive” arayın veya sadece bu sayfaya gidin

3. CTA'yı tıklayın

Bu sizi kontrol panelinize getirecektir. Veya Google Drive'ınıza giderek başlayabilir ve her şey yerli yerinde olacaktır:

Orada bir Google Dokümanı açmak için ekranın sol üst tarafındaki "Yeni+" düğmesini tıklayın veya gösterge tablonuzdaki açık bir alanı sağ tıklayın ve açılır menüden "Google Dokümanlar"ı seçin:

Artık bir Google Dokümanındasınız! Boş sayfaya bakmak ve ne yazacağınızı bulmak şu anda muhtemelen en büyük zorluk, ancak bilmeniz gereken bazı Google Dokümanlar özelliklerini hızlıca gözden geçirelim.

En üstteki araç çubuğu, ihtiyacınız olan hemen hemen tüm biçimlendirme ve stil seçeneklerini içerir. Burada yazı tipinizin paragraf stillerini değiştirebilirsiniz (Wordable kullanıyorsanız, bunlar yazınızı WordPress'e yüklemek üzere doğru şekilde biçimlendirmek için kullanışlıdır):

Elbette, paragraf stili seçeneklerinin hemen yanında istediğiniz tüm yazı tiplerine sahipsiniz:

Yazı tipi boyutu da…

En sevdiğim özelliklerden biri, belge anahat işlevidir. Temel olarak, bu size sol taraftaki çubukta bir anahat gösterir. Paragraf stillerini (başlık, başlık 1, 2, 3, vb.) ve kalın stili nasıl kullandığınıza göre mantıksal bölümleri seçer.

Not etmek isteyeceğiniz bir diğer özellik, gönderinizin tam bir kopyasını nasıl oluşturacağınızdır. Bunu zaman zaman başkalarıyla paylaşırken yapıyorum, ancak bir nedenden dolayı orijinal belgemi inceliğini korumak istediğimde. Bu seçenek, birçok kişinin dolduracağını veya özelleştireceğini umduğunuz bir "şablonu" paylaşıyorsanız, ancak statik olan bir ana taslak tutmak istiyorsanız da harikadır:

Son bir harika özellik: Web'de yayınlayın. İşte size kısa bir tüyo: Google Dokümanlar'ı kullanmasalar bile yayınınızın herkese görünür olmasını istiyorsanız, yapmak istediğiniz şey budur. Web'de yayınlamayla ilgili bir başka ilginç şey, gönderiden resim çekebilmenizdir (sadece web'de yayınlarsınız ve normalde çevrimiçi yaptığınız gibi sağ tıklayın > resmi farklı kaydet).

Google Dokümanlarını WordPress'e yüklemek için Wordable'ı kullanmadan önce (görüntüler içerir) bunu konuk yazarların dokümanlarından görüntüler almak için kullanırdım.

Daha sonra, Google Dokümanlar kısayollarını ele aldığımızda, özellikler üzerinde çok daha derine ineceğiz. Ancak şimdilik, bu size harika bir başlangıç ​​noktası sağlamalı. Şimdi başkalarıyla iyi çalışmaktan bahsedelim…

Google Dokümanlar ile Paylaşma ve İşbirliği

Google Dokümanlar'ın en büyük özelliklerinden biri - gerçekten, Google Drive veya G Suite içindeki herhangi bir iş uygulaması - ekibinizde olsun ya da olmasın herkesle kolayca ortak çalışma yeteneğidir.

Tabii ki, işbirliği için birçok neden var. Bir kitap veya e-kitap yazıyorsanız, bir editör eline ihtiyacınız olacak. Bir blog yazısı yazıyorsanız, genellikle yazınızı yayınlamak için ortak bir çaba da vardır.

Deneme belgeleri, kısa notlar ve stratejik planlar gibi şirket içi notlar için bile Google Dokümanlar harikadır çünkü ortak bir belge oluşturarak öneriler, yorumlar ekleyebilir ve metni düzenleyebilirsiniz.

Ancak her şeyden önce, başkalarını belgemizi görüntülemeye, yorum yapmaya veya düzenlemeye nasıl davet ederiz? Kolay, bir Google Dokümanında çalışırken ekranın sağ üst tarafındaki paylaş simgesini tıklamanız yeterlidir:

Bu, işbirliği için davet etmek istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini ekleyebileceğiniz bir model getirecektir. Erişim konusunda üç seçeneğiniz var:

• Görüntüle (değişiklik veya yorum yapılamaz)
• Yorum yapın (metne yorum yapabilir veya öneriler ekleyebilir)
• Düzenle (tam düzenleme yeteneklerine sahiptir)

Ayrıca "paylaşılabilir bağlantı alma" seçeneği de vardır. Bu, panonuza bir bağlantı kopyalamanıza ve belgenize erişmesini istediğiniz kişilerle paylaşmanıza olanak tanır.

Bir blog gönderisi, bir e-posta patlaması veya doğal olarak tüm e-posta adreslerine sahip olmayacağınız herhangi bir kamuya açık iletişim gibi bir şeyde belgenize bağlantı oluşturabileceğiniz için, yalnızca görüntüleme erişimi için herkese açık bir belgeyi paylaşmak istiyorsanız bu harikadır. Davet etmek isteyenlerin elinde.

Örneğin, bu bağlantıya tıklayın ve ne olduğunu görün.

Temel olarak, istediğim herhangi bir Google Dokümanını (veya Google E-Tablosunu veya Sunumunu) bu bağlantıya erişimi olan bilinen veya anonim herhangi bir kullanıcıyla paylaşabilirim. Oldukça havalı!

Diğer taraftan, belgenin paylaşıldığı kişi sizseniz, nasıl düzgün bir şekilde işbirliği yapacağınızı bilmek isteyeceksiniz. Erişiminize bağlı olarak, aralarından seçim yapabileceğiniz üç seçeneğiniz olacak (bunlara Google Dokümanlar'da "Paylaş"ın hemen altındaki düğme aracılığıyla erişebilirsiniz):

Seçeneklerin altındaki açıklamalar biraz basittir. Düzenleme, belgeyi doğrudan değiştirir ve önerme şuna benzer:

Son olarak, vurgulanan metnin bir parçasına sağ tıklayıp "yorum"u seçerek bir belgeye yorum bırakabilirsiniz.

Uzman Kullanıcılar için Google Dokümanlar Kısayolları ve Hack'leri

Bazı yaygın Google Dokümanlar soruları vardır. Metinde üstü çizili nasıl yapılır gibi şeyler. Basit. Ya Biçim > Metin > Üstü çizili seçeneğine gidin ya da oradaki klavye kısayolunu okuyun (⌘ + Üst Karakter + X) ve üstünü çizmek istediğiniz metinde bunu kullanın):

Aynı şey, Google Dokümanlar'da yapmak istediğiniz hemen hemen her şey için de geçerlidir. Genellikle bunun için bir menü öğesi bulabilirsiniz (ve menü çok karmaşık veya kapsamlı değildir, bu nedenle yapmak istediğiniz şey için etrafta dolaşmak genellikle yeterlidir). Menü seçeneğini birkaç kez kullandıktan sonra, size zaman kazandırmak için klavye kısayolunu bulup hatırlamanız faydalı olabilir.

Ancak, her zaman kullanmadığınız sürece bir sürü klavye kısayolunu ezberlemenin bir anlamı yok. Muhtemelen sıkça karşılaşacağınızlardan bazıları şunlardır:

• Bir resmi veya metni ortalayın (Command + Shift + E)
• Kalın metin (Komut + b)
• Metni italik yap (Komut + i)
• Numaralandırılmış liste (Command + Shift + 7)
• Madde işareti listesi (Command + Shift + 8)

Sonunda, Google Dokümanlar'ı yeterince kullandıktan sonra, herhangi bir iyi Microsoft Excel uzmanı gibi çalışacaksınız: çoğunlukla faresiz.

Ancak bence, yalnızca gerçekten sık kullandığınız kısayolları ezberlemek ve kısayolların bir listesini yazdırmak ve belki de geri kalanı için bir referans noktası olarak masanızın üzerine asmak en iyisidir. Google'ın kendileri, farklı kısayolları özetleyen iyi bir destek belgesine sahiptir.

Google Dokümanlar Eklentileri

Google Dokümanlar'ın yanı sıra Google E-Tablolar ve Sunumlar ile ilgili bir başka harika şey de, temel Google Dokümanlar uygulamasının gücünü ve kapasitesini artıran bir dizi eklentiyi indirip yükleyebilmenizdir.

Eklentiler için "mağaza"ya erişmek için ana menü gezinme çubuğundaki "Eklentiler" düğmesini ve "eklentileri al"ı tıklamanız yeterlidir. Bu, şuna benzeyen bir kontrol paneli açacaktır:

Ardından, çoğu mağazada olduğu gibi, belirli bir şeye göz atma veya arama yapma seçeneğiniz vardır. Bu örnek için, aslında en sevdiğim eklentilerden biri olan (blog araçlarındaki yazımda belirtildiği gibi) “Lucidchart Diyagramları”nı seçebiliriz. Bu bağlantıya tıklamak sizi, açıklamaları ve belgeleri, incelemeleri okuyabileceğiniz ve ekran görüntülerini veya işlevselliğin videolarını görebileceğiniz Lucidchart genel bakış sayfasına götürecektir. Yüklemek için “+ Ücretsiz” seçeneğine tıklamanız yeterlidir.

Ardından, yükledikten sonra, ana gezinme çubuğundaki “eklentiler” menünüzde görünecektir.

İşte Google'dan eklentileri yüklemeyle ilgili daha fazla talimat ve hangi eklentilerin önemli veya yararlı olduğu konusunda ilham almak istiyorsanız, Zapier'de en iyi 32 Google Dokümanlar Eklentisinin iyi seçilmiş bir listesi var.

Blogcular için Google Dokümanlar

Blog yazarlarının Google Dokümanlar'ı en iyi nasıl kullanabilecekleri konusunda zaten çok sayıda yazı yazdık, ancak tekrar etmekte fayda var: Google Dokümanlar, güçlü blog yazarları için bir hazinedir.

İlk ve en bariz, blog yazarlarının kelime işlemcileri kullanması gerekiyor ve bence UX ne kadar basit ve iyi olursa, araç o kadar etkili olur. Google Dokümanlar'ın Microsoft Word'ü yendiğini düşündüğüm yer burası.

İkincisi ve daha da önemlisi, blog yazarlarının işbirliği yapması gerekiyor. Google Dokümanlar'ın aklımda Microsoft Word'ü geride bıraktığı yer burasıdır ve Google Dokümanlar'ın diğer çevrimiçi kelime işlemci uygulamalarından daha iyi performans gösterdiği yer burasıdır. İşbirlikçi yönler eşsizdir.

Bununla birlikte, bariz olanın ötesinde, Google Dokümanlar ayrıca blog yazısı şablonları (ayrıca müşteri teklifleri ve sözleşmeler gibi diğer birçok şablonu içeren bir şablon kitaplığı) gibi birçok harika işlevselliğe sahiptir:

Ayrıca Lucidchart (grafikler ve görseller için), Grammarly (steroidlerde yazım denetimi için) ve Supermetrics (Google Dokümanlar'da raporlar oluşturmak için) gibi blog yazmaya yardımcı olan eklentiler de getirebilirsiniz.

Çözüm

Google Dokümanlar'ı kullanmak kolaydır ve o kadar çok kullanım örneği vardır ki, sizde olmaması beni şaşırtabilir. Öğrencilerden öğretmenlere, stajyerlerden CEO'lara ve aradaki herkesin Google Dokümanlar için bir kullanım örneği vardır.

Yeni başlayanlar için hesap oluşturma ve belgenizi paylaşma gibi Google Dokümanlar'ın temelleri son derece kolaydır. Bu, Google Dokümanlar'ın bir avantajıdır – UX harikadır ve işler karmaşık değildir.

Ardından, uzman bir kullanıcı olduğunuzda, komut dosyalarından ve eklentilerden, kısayollardan ve daha gelişmiş kullanım durumlarından giderek daha fazla yararlanacaksınız.

Ancak herkes Google Dokümanlar'ı kullanarak bir şeyler elde edebilir. Her şey için kullanıyorum, özellikle blog yazmak için (ki, eğer blog yazmak için kullanıyorsanız kesinlikle Wordable'a bakmalısınız).

Wordable kullanarak bu gönderiyi Google Dokümanlar'dan WordPress'e yüklerken 3 saat tasarruf ettim.