Googleドキュメントの使用：2019年の究極のガイド
公開: 2018-12-1210億人を超える人々がGoogleドキュメントを使用しており、Googleドキュメントは世の中で最も広く使用されているソフトウェア製品の1つとなっています。
私が見た最後の数字は、10億人以上の人々がGoogleドライブを使用していることを示しています。これには、ファイルストレージだけでなく、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどのアプリケーションも含まれます。 さらに、Googleの有料ワークフロー管理ツールスイートであるG Suiteには、400万を超える有料ビジネスが製品を使用しています。
ワークフローとコラボレーションに関する限り、私はGoogleDocsよりも優れたツールを知りません。
それは基本的にMicrosoftWordのすべての機能を備えており、私の意見では、ユーザーエクスペリエンスはリーグより優れています。 さらに、ファイルを簡単に保存および共有したり、他のユーザーと共同作業したり、ドラフトの過去のバージョンを確認したりできます。
学生、教授、作家、会計士、マーケティングオートメーションのスペシャリストであるかどうかにかかわらず、役職や人生の場所に関係なく、おそらくGoogleドキュメントを使用しているか、少なくとも製品のユースケースを持っています。
この記事は、Googleドキュメントを最大限に活用するための究極のガイドになります。 サインアップや開始などの基本事項について説明し、パワーユーザー向けのハック、アドオン、統合、ショートカット、ヒントに至るまで説明します。 目次は次のとおりです。
- Googleドキュメントとは何ですか？
- GoogleドキュメントとMicrosoftWord
- Googleドキュメント入門
- Googleドキュメントとの共有とコラボレーション
- Googleドキュメントのショートカット
- GoogleDocsアドオン
- Googleドキュメントを使用したブログ
飛び込みましょう！
Googleドキュメントとは何ですか？
Googleドキュメントは、あらゆるプラットフォームやデバイスで動作する共同ワードプロセッサであり、バージョン管理、編集機能、スタイリング機能を備えています。
これは完全に無料のWebアプリであり、開始するために何もダウンロードする必要はありません。 オンラインまたはオフラインで作業できます。 オンラインで作業している間、Googleドキュメントは進行状況を自動的に保存するので、下書きを失うことはありません（Microsoft Wordで作業しているときに、どのくらいの頻度でそれが発生しましたか？とてもイライラします！）
私の意見では、GoogleDocsは基本的にMicrosoftWord（またはWord Perfect、これ以上人々が使用しないと確信している）のはるかに優れた洗練されたバージョンです。
Google Docsは、ファイルストレージ、Googleスプレッドシート（スプレッドシートアプリ）、Googleスライド（プレゼンテーションアプリ）を含む一連のビジネスアプリケーションであるGoogleドライブ内のアプリとして存在します
Googleドライブには、Googleフォーム、Google描画、Googleサイトなどの他のアプリも含まれるようになりました
GoogleドキュメントとMicrosoftWord
Microsoft Wordは、ここで確固たる競争相手であるため、おそらくもう少し広く使用されています。 グーグルドキュメントは、明らかに急速に成長し、人気のあるものですが、ブロックの新しい子供です。 では、これら2つのプログラムの本当の違いは何でしょうか。
まず第一に、MicrosoftWordにはお金がかかります。 第二に、MicrosoftOfficeはかなり悪い製品だと思います。 ライターがMicrosoftWordで下書きを送信するとき、私はそれを嫌います。 コラボレーション機能がないため、非常にイライラします。とにかく、これらのファイルをGoogleドキュメントに変換するだけです。
私の個人的なWordに対するビトリオールとは別に、Powerpoint、Outlook、Excelを含むMicrosoft Officeスイートの一部として購入する必要があります（全体として、Googleスプレッドシートよりも100万倍優れていますが、それは別の記事のための暴言）。
では、GoogleドキュメントよりもMicrosoft Wordを使用する利点は何ですか？
- たぶん、あなたの組織全体がそれを使用しているので、あなたはそれに適合したいと思うでしょう。
- Google Docsで障害に遭遇したことはありませんが、より堅牢な機能を備えていると思います。
Googleドキュメントを使用するだけです。 なぜだめですか？
Googleドキュメント入門：基本
これはかなり基本的に見えますが、とにかくやってみましょう。 Googleドキュメントにアクセスするには次のことを行う必要があります。
1. Googleアカウントを取得します（まだ持っていない場合）
2. Googleで「GoogleDocs」、「Google Drive」を検索するか、このページにアクセスします
3.CTAをクリックします
ダッシュボードが表示されます。 または、Googleドライブにアクセスして開始するだけで、すべてが整った状態になります。
そこでGoogleドキュメントを開くには、画面の左上にある[新規+]ボタンをクリックするか、ダッシュボードの空き領域を右クリックして、ドロップダウンから[Googleドキュメント]を選択します。
今、あなたはグーグルドキュメントにいます！ 空白のページをじっと見つめ、何を書くべきかを理解することが今やおそらく最大の課題ですが、知っておくべきGoogleドキュメントの機能を簡単に見ていきましょう。
上部のツールバーには、必要なほとんどすべてのフォーマットとスタイルのオプションが含まれています。 ここで、フォントの段落スタイルを変更できます（Wordableを使用している場合、これらは投稿を正しくフォーマットしてWordPressにアップロードするのに役立ちます）。
もちろん、段落スタイルオプションのすぐ隣に必要なすべてのフォントがあります。
フォントサイズも…
私のお気に入りの機能の1つは、ドキュメントのアウトライン機能です。 基本的に、これは左側のサイドバーにアウトラインを表示します。 段落スタイル（タイトル、見出し1、2、3など）と太字のスタイルをどのように使用するかによって、論理的なセクションを取り上げます。
注意したいもう1つの機能は、投稿の正確なコピーを作成する方法です。 これは、他の人と共有するときに時々行いますが、何らかの理由で元のドキュメントをそのままにしておきたい場合に使用します。 このオプションは、多くの人が記入またはカスタマイズすることを望んでいる「テンプレート」を共有しているが、静的な1つのマスタードラフトを保持したい場合にも役立ちます。
最後の優れた機能は、Webに公開することです。 ここに簡単なハックがあります：あなたがあなたの投稿を誰にでも見えるようにしたいなら、たとえ彼らがグーグルドキュメントを使っていなくても、これはあなたがしたいことです。 Webへの公開に関するもう1つの興味深い点は、投稿から画像を取得できることです（Webに公開し、右クリックして、通常のオンラインのように画像を名前を付けて保存します）。
Wordableを使用してGoogleドキュメントをWordPressにアップロードする前に（画像を含む）、これを使用してゲストライターのドキュメントから画像を取得していました。
後でGoogleドキュメントのショートカットについて説明するときに、機能についてさらに詳しく説明します。 しかし今のところ、それはあなたに素晴らしい出発点を与えるはずです。 それでは、他の人とうまく連携することについて話しましょう…
Googleドキュメントとの共有とコラボレーション
Googleドキュメントの最大の機能の1つ、実際には、GoogleドライブまたはG Suite内のビジネスアプリは、チームに所属しているかどうかに関係なく、誰とでも簡単に共同作業できることです。
もちろん、コラボレーションには多くの理由があります。 あなたが本、または電子ブックを書いているなら、あなたは編集者の手を必要とするでしょう。 ブログ投稿を書いている場合は、通常、投稿を公開するための共同作業もあります。
実験文書、メモ、戦略計画などの社内メモの場合でも、提案、コメント、テキストの編集、共同文書の作成ができるため、Googleドキュメントは優れています。
しかし、まず最初に、他の人を招待してドキュメントを表示、コメント、または編集するにはどうすればよいでしょうか。 簡単です。Googleドキュメントで作業しているときに、画面の右上にある共有アイコンをクリックするだけです。
これにより、コラボレーションに招待したい人のメールアドレスを追加できるモーダルが表示されます。 アクセスに関しては、次の3つのオプションがあります。
- 表示（変更やコメントはできません）
- コメント（テキストにコメントしたり、提案を追加したりできます）
- 編集（完全な編集機能を備えています）
「共有可能なリンクを取得する」オプションもあります。 これにより、クリップボードへのリンクをコピーして、ドキュメントにアクセスしたい人と共有することができます。
これは、閲覧アクセスのみを目的として公開ドキュメントを共有する場合に最適です。ブログ投稿、メールブラスト、またはすべてのメールアドレスを自然に持っていない一般向けのコミュニケーションなどでドキュメントにリンクできるためです。招待したい人の手元に。
たとえば、このリンクをクリックして何が起こるかを確認します。
基本的に、必要なGoogleドキュメント（またはGoogleスプレッドシートやプレゼンテーション）を、そのリンクにアクセスできる既知のユーザーまたは匿名のユーザーと共有できます。 かなりクール！
反対に、ドキュメントが共有されたのがあなたである場合は、適切に共同作業する方法を知りたいと思うでしょう。 アクセスに応じて、次の3つのオプションから選択できます（Googleドキュメント内の[共有]のすぐ下にあるボタンからアクセスできます）。
オプションの下の説明はやや簡単です。 編集するとドキュメントが直接変更され、次のようになります。
最後に、強調表示されたテキストのスニペットを右クリックして[コメント]を選択すると、ドキュメントにコメントを残すことができます。
パワーユーザー向けのGoogleドキュメントのショートカットとハック
Googleドキュメントに関する一般的な質問がいくつかあります。 テキストに取り消し線を引く方法など。 簡単だ。 [フォーマット]> [テキスト]> [取り消し線]に移動するか、そこにあるキーボードショートカット（⌘+ Shift + X）を読んで、取り消し線を付けるテキストに使用します）。
同じことが、Googleドキュメントでやりたいことのほとんどすべてに当てはまります。 通常はそのメニュー項目を見つけることができます（メニューはそれほど複雑でも広範でもないので、通常はやりたいことを探し回るだけで十分です）。 メニューオプションを数回使用した後は、時間を節約するためにキーボードショートカットを見つけて覚えておく価値があるかもしれません。
しかし、キーボードショートカットを常に使用しない限り、たくさんのキーボードショートカットを覚えても意味がありません。 おそらく頻繁に遭遇するもののいくつかは次のとおりです。
- 画像またはテキストを中央に配置します（Command + Shift + E）
- 太字のテキスト（Command + b）
- テキストをイタリック体にする（Command + i）
- 番号付きリスト（Command + Shift + 7）
- 箇条書きリスト（Command + Shift + 8）
最終的には、Google Docsを十分に使用すると、MicrosoftExcelの優れたパワーユーザーと同じように操作できるようになります。ほとんどの場合、マウスレスです。
しかし、私の意見では、実際に頻繁に使用するショートカットのみを記憶し、ショートカットのリストを印刷して、残りの参照ポイントとして机の上に吊るすのが最善だと思います。 Google自体には、さまざまなショートカットの概要を説明する優れたサポートドキュメントがあります。
GoogleDocsアドオン
Googleドキュメント、およびGoogleスプレッドシートとプレゼンテーションのもう一つの素晴らしい点は、コアのGoogleドキュメントアプリのパワーと機能を向上させる多数のアドオンをダウンロードしてインストールできることです。
アドオンの「ストア」にアクセスするには、メインメニューのナビゲーションバーにある「アドオン」ボタンをクリックして、「アドオンを入手」をクリックするだけです。 これにより、次のようなダッシュボードが開きます。
次に、ほとんどのストアと同様に、特定の何かを参照または検索するオプションがあります。 この例では、「Lucidchart Diagrams」を選択できます。これは、実際には私のお気に入りのアドオンの1つです（ブログツールに関する私の投稿で述べたように）。 そのリンクをクリックすると、Lucidchartの概要ページが表示され、説明やドキュメント、レビューを読んだり、機能のスクリーンショットやビデオを見ることができます。 「+無料」をクリックするだけでインストールできます。
インストールすると、メインナビゲーションバーの「アドオン」メニューに表示されます。
アドオンのインストールに関するGoogleからの詳細な手順は次のとおりです。どのアドオンが重要または有用であるかについてのインスピレーションに飢えている場合、Zapierには上位32のGoogleドキュメントアドオンの厳選されたリストがあります。
ブロガー向けGoogleドキュメント
ブロガーがGoogleDocsを最大限に活用する方法については、すでに大規模な投稿を書いていますが、繰り返しになります。GoogleDocsはパワーブロガーにとっての宝物です。
まず、最も明白なことですが、ブロガーはワードプロセッサを使用する必要があります。私の意見では、UXがシンプルで優れているほど、ツールはより効果的です。 これは、GoogleDocsがMicrosoftWordに勝ると思うところです。
第二に、そしてもっと重要なことに、ブロガーは協力する必要があります。 これは、GoogleDocsが私の頭の中でMicrosoftWordを吹き飛ばす場所であり、GoogleDocsが他のオンラインワードプロセッサアプリよりも優れている場所です。 コラボレーションの側面は比類のないものです。
ただし、Googleドキュメントには、ブログ投稿テンプレート（およびクライアントの提案や契約などの他の多くのテンプレートを含むテンプレートライブラリ）など、明らかな機能以外にも多くの優れた機能があります。
Lucidchart（グラフとビジュアル用）、Grammarly（ステロイドのスペルチェック用）、Supermetrics（Googleドキュメントにレポートを作成するため）など、ブログに役立つアドオンを取り込むこともできます。
結論
Googleドキュメントの使用は簡単で、ユースケースが非常に多いため、使用していない場合は驚きます。 学生から教師、インターンからCEOまで、そしてその間のすべての人がGoogleドキュメントのユースケースを持っています。
アカウントの設定やドキュメントの共有など、初心者向けのGoogleドキュメントの基本は非常に簡単です。 これはGoogleドキュメントの特典です。UXは素晴らしく、物事は複雑ではありません。
その後、パワーユーザーになると、スクリプトやアドオン、ショートカット、およびより高度なユースケースからますます多くのことが得られます。
しかし、誰もがGoogleドキュメントを使用して何かを得ることができます。 私はそれをすべて、特にブログに使用しています（ブログに使用する場合は、Wordableを必ずチェックしてください）。
Wordableを使用してこの投稿をGoogleDocsからWordPressにアップロードするのに3時間を節約しました。