Uso de Google Docs: la guía definitiva para 2019

Más de mil millones de personas utilizan Google Docs, lo que lo convierte en uno de los productos de software más utilizados que existen.

Los últimos números que he visto muestran que más de mil millones de personas usan Google Drive, que incluye almacenamiento de archivos y aplicaciones como Google Sheets y Google Docs. Además, G Suite, el conjunto de herramientas de gestión de flujo de trabajo de pago de Google, tiene más de 4 millones de empresas de pago que utilizan los productos.

En lo que respecta al flujo de trabajo y la colaboración, no conozco una herramienta mejor que Google Docs.

Tiene básicamente todas las características de Microsoft Word y, en mi opinión, la experiencia del usuario es mucho mejor. Además, puede almacenar y compartir archivos fácilmente, así como colaborar con otros y ver versiones anteriores de su borrador.

Ya sea que sea estudiante, profesor, escritor, contador, especialista en automatización de marketing, sea cual sea su título y lugar en la vida, probablemente utilice Google Docs, o al menos tenga un caso de uso para el producto.

Esta pieza será una guía definitiva para aprovechar al máximo Google Docs. Cubrirá los conceptos básicos, como registrarse y comenzar, y se moverá hasta los trucos, complementos, integraciones, accesos directos y consejos para usuarios avanzados. Aquí está la tabla de contenido:

• ¿Qué es Google Docs?
• Google Docs frente a Microsoft Word
• Introducción a Google Docs
• Compartir y colaborar con Google Docs
• Accesos directos de Google Docs
• Complementos de Google Docs
• Bloguear con Google Docs

¡Saltemos!

¿Qué es Google Docs?

Google Docs es un procesador de texto colaborativo que funciona en cualquier plataforma o dispositivo y permite el control de versiones, así como funciones editoriales y de estilo.

Es una aplicación web completamente gratuita y no necesita descargar nada para comenzar. Puede trabajar en línea o sin conexión. Mientras trabaja en línea, Google Docs guarda automáticamente su progreso, por lo que nunca pierde un borrador (¿con qué frecuencia le ha sucedido eso mientras trabajaba con Microsoft Word? ¡Qué frustrante!)

Google Docs, en mi opinión, es básicamente una versión mucho mejor y más elegante de Microsoft Word (o Word Perfect, que estoy bastante seguro de que la gente ya no usa).

Google Docs existe como una aplicación dentro de Google Drive, un conjunto de aplicaciones comerciales que incluyen almacenamiento de archivos, Google Sheets (una aplicación de hoja de cálculo) y Google Slides (una aplicación de presentación).

Google Drive ahora también incluye varias otras aplicaciones, incluidos Formularios de Google, Dibujos de Google y Sitios de Google.

Google Docs frente a Microsoft Word

Es probable que Microsoft Word todavía se use un poco más, ya que es el competidor arraigado aquí. Google Docs es el nuevo chico en el bloque, aunque obviamente uno de rápido crecimiento y popular. Entonces, ¿cuál es la diferencia real entre estos dos programas?

En primer lugar, Microsoft Word cuesta dinero. En segundo lugar, creo que Microsoft Office es un producto bastante malo. Odio cuando los escritores envían sus borradores en Microsoft Word. Es increíblemente frustrante, porque no hay capacidades de colaboración, por lo que termino simplemente convirtiendo estos archivos a Google Docs de todos modos.

Aparte de mi vitriolo personal a Word, también debe comprarse como parte del paquete de Microsoft Office, que incluye Powerpoint, Outlook y Excel (que, en una inversión total, es un millón de veces mejor que Google Sheets, pero eso es un despotricar por otro artículo).

Entonces, ¿cuál es el beneficio de usar Microsoft Word sobre Google Docs?

• Tal vez toda su organización lo use, por lo que desea integrarse.
• Creo que tiene funciones más sólidas, aunque no me he encontrado con ningún obstáculo con Google Docs.

Solo usa Google Docs. ¿Por qué no?

Introducción a Google Docs: conceptos básicos

Esto va a parecer bastante básico, pero hagámoslo de todos modos. Esto es lo que debe hacer para acceder a Google Docs:

1. Obtenga una cuenta de Google (si aún no tiene una)

2. Busque en Google "Documentos de Google", "Google Drive" o simplemente vaya a esta página.

3. Haga clic en la CTA.

Eso lo llevará a su tablero. O simplemente puede comenzar yendo a su Google Drive y tendrá todo en su lugar:

Para abrir un documento de Google allí, haga clic en el botón "Nuevo +" en la parte superior izquierda de la pantalla o haga clic con el botón derecho en un área abierta en su panel y seleccione "Documentos de Google" en el menú desplegable:

¡Ahora estás en un documento de Google! Mirar fijamente la página en blanco y averiguar qué escribir es probablemente ahora su mayor desafío, pero repasemos rápidamente algunas características de Google Docs que debe conocer.

La barra de herramientas superior contiene prácticamente todas las opciones de formato y estilo que necesita. Aquí puede cambiar los estilos de párrafo de su fuente (si está usando Wordable, estos son útiles para formatear su publicación correctamente para cargarla en WordPress):

Por supuesto, tiene todas las fuentes que desea junto a las opciones de estilo de párrafo:

Tamaño de fuente, también ...

Una de mis características favoritas es la funcionalidad del esquema del documento. Básicamente, esto le muestra un esquema en la barra lateral izquierda. Recoge las secciones lógicas por la forma en que usa los estilos de párrafo (como el título, el encabezado 1, 2, 3, etc.) y el estilo en negrita.

Otra característica que querrá tener en cuenta es cómo hacer una copia exacta de su publicación. Hago esto de vez en cuando cuando comparto con otros, pero cuando quiero mantener mi documento original intacto por alguna razón. Esta opción también es excelente si está compartiendo una "plantilla" que espera que mucha gente complete o personalice, pero desea mantener un borrador maestro que sea estático:

Una última característica interesante: publicar en la web. Aquí hay un truco rápido: si desea que su publicación sea visible para cualquier persona, incluso si no están usando Google Docs, esto es lo que desea hacer. Otro aspecto interesante sobre la publicación en la web es que puede extraer imágenes de la publicación (simplemente publique en la web y haga clic con el botón derecho> guardar imagen como, como lo haría normalmente en línea).

Antes de usar Wordable para cargar Google Docs en WordPress (las imágenes incluyen), solía usar esto para tomar imágenes de los documentos de los escritores invitados.

Profundizaremos mucho más en las funciones más adelante, cuando cubramos los atajos de Google Docs. Sin embargo, por ahora, eso debería ser un excelente punto de partida. Ahora hablemos de trabajar bien con los demás ...

Compartir y colaborar con Google Docs

Una de las mejores características de Google Docs, en realidad, cualquier aplicación empresarial dentro de Google Drive o G Suite, es la capacidad de colaborar fácilmente con cualquier persona, ya sea que esté en su equipo o no.

Por supuesto, hay muchas razones para colaborar. Si está escribiendo un libro, o un libro electrónico, necesitará una mano editorial. Si está escribiendo una publicación de blog, también suele haber un esfuerzo de colaboración para que su publicación se publique.

Incluso para las notas internas de la empresa, como documentación de experimentación, memorandos y planes estratégicos, Google Docs es excelente porque puede agregar sugerencias, comentarios y editar texto, creando un documento común.

Pero lo primero es lo primero, ¿cómo invitamos a otros a ver, comentar o editar nuestro documento? Fácil, simplemente haga clic en el icono de compartir en la parte superior derecha de la pantalla cuando esté trabajando en un documento de Google:

Esto abrirá un modal donde puede agregar la dirección de correo electrónico de aquellos a los que le gustaría invitar a colaborar. Tienes tres opciones en cuanto al acceso:

• Ver (no se pueden realizar cambios ni comentarios)
• Comentar (puede comentar o agregar sugerencias en el texto)
• Editar (tiene capacidades de edición completas)

También existe la opción de "obtener un enlace para compartir". Esto le permite copiar un enlace a su portapapeles y compartirlo con quien quiera que tenga acceso a su documento.

Esto es genial si desea compartir un documento público solo para acceder a la vista, ya que puede vincular su documento en algo como una publicación de blog, un envío masivo de correo electrónico o cualquier comunicación pública en la que, naturalmente, no tenga todas las direcciones de correo electrónico a la mano de aquellos a los que te gustaría invitar.

Por ejemplo, si hace clic en este enlace y ver qué pasa.

Básicamente, puedo compartir cualquier Documento de Google (o Hoja de Google o Presentación) que desee, con cualquier usuario conocido o anónimo que tenga acceso a ese enlace. ¡Muy genial!

Por otro lado, si fue usted quien compartió el documento, querrá saber cómo colaborar adecuadamente. Dependiendo de su acceso, tendrá tres opciones para elegir (a las que puede acceder a través del botón justo debajo de "Compartir" dentro de Google Docs):

Las descripciones debajo de las opciones son algo sencillas. La edición cambia el documento directamente, y así es como se ve la sugerencia:

Por último, puede dejar comentarios en un documento haciendo clic con el botón derecho en un fragmento de texto resaltado y seleccionando "comentar".

Atajos y trucos de Google Docs para usuarios avanzados

Hay algunas preguntas habituales de Google Docs. Cosas como cómo tachar el texto. Es simple. Vaya a Formato> Texto> Tachado, o simplemente lea el atajo de teclado allí (⌘ + Mayús + X) y utilícelo en el texto que le gustaría tachar):

Lo mismo ocurre con casi cualquier cosa que desee hacer en Google Docs. Por lo general, puede encontrar un elemento de menú para él (y el menú no es muy complejo o extenso, por lo que simplemente buscar lo que desea hacer suele ser suficiente). Después de usar la opción de menú varias veces, puede que valga la pena buscar y recordar el atajo de teclado para ahorrar tiempo.

Pero no tiene sentido memorizar un montón de atajos de teclado a menos que los use todo el tiempo. Algunos de los que probablemente te encontrarás con frecuencia son:

• Centrar una imagen o texto (Comando + Mayús + E)
• Texto en negrita (Comando + b)
• Poner texto en cursiva (Comando + i)
• Lista numerada (Comando + Mayús + 7)
• Lista de viñetas (Comando + Mayús + 8)

Eventualmente, después de usar Google Docs lo suficiente, funcionará como lo hace cualquier buen usuario avanzado de Microsoft Excel: sin mouse, en su mayor parte.

Pero en mi opinión, es mejor memorizar solo aquellos atajos que realmente usa con frecuencia, e imprimir una lista de atajos y tal vez colgarla sobre su escritorio como punto de referencia para el resto. Los propios Google tienen un buen documento de soporte que describe los diferentes atajos.

Complementos de Google Docs

Otra cosa asombrosa de Google Docs, así como de las Hojas de cálculo y las presentaciones de Google, es que puede descargar e instalar una serie de complementos que aumentan la potencia y la capacidad de la aplicación principal de Google Docs.

Para acceder a la "tienda" de complementos, simplemente haga clic en el botón "Complementos" en la barra de navegación del menú principal y haga clic en "obtener complementos". Esto abrirá un tablero que se ve así:

Entonces tienes la opción, como con la mayoría de las tiendas, de navegar o buscar algo específico. Podemos, para este ejemplo, simplemente elegir "Lucidchart Diagrams", que en realidad es uno de mis complementos favoritos (como se mencionó en mi publicación sobre herramientas de blog). Al hacer clic en ese enlace, accederá a la página de descripción general de Lucidchart, donde puede leer descripciones y documentación, reseñas y ver capturas de pantalla o videos de la funcionalidad. Simplemente haga clic en "+ Gratis" para instalarlo.

Luego, una vez que lo haya instalado, aparecerá en su menú de "complementos" en la barra de navegación principal.

Aquí hay más instrucciones de Google sobre la instalación de complementos, y si tiene hambre de inspiración sobre qué complementos son importantes o útiles, Zapier tiene una lista bien seleccionada de los 32 complementos principales de Google Docs.

Documentos de Google para bloggers

Ya hemos escrito una publicación masiva sobre cómo los blogueros pueden usar mejor Google Docs, pero vale la pena repetirlo: Google Docs es un tesoro para los blogueros poderosos.

Primero y más obvio, los bloggers necesitan usar procesadores de texto, y en mi opinión, cuanto más simple y mejor es la UX, más efectiva es la herramienta. Aquí es donde creo que Google Docs supera a Microsoft Word.

En segundo lugar, y lo que es más importante, los blogueros deben colaborar. Aquí es donde Google Docs supera a Microsoft Word en mi mente, y es donde Google Docs supera a otras aplicaciones de procesador de texto en línea. Los aspectos colaborativos son incomparables.

Sin embargo, más allá de lo obvio, Google Docs también tiene muchas funcionalidades interesantes, como plantillas de publicaciones de blog (así como una biblioteca de plantillas con muchas otras plantillas, como propuestas y contratos de clientes):

También puede traer complementos que ayuden con los blogs, como Lucidchart (para gráficos y visuales), Grammarly (para revisión ortográfica de esteroides) y Supermetrics (para crear informes en Google Docs).

Conclusión

Usar Google Docs es fácil y tiene tantos casos de uso que me sorprendería que no tuviera uno. Todos, desde estudiantes hasta maestros, pasantes hasta directores ejecutivos, y todos los que están en el medio tienen un caso de uso de Google Docs.

Los conceptos básicos de Google Docs, las cosas para principiantes como configurar una cuenta y compartir su documento, son tremendamente fáciles. Esta es una ventaja de Google Docs: la UX es excelente y las cosas no son complicadas.

Luego, a medida que se convierta en un usuario avanzado, obtendrá más y más de los scripts y complementos, accesos directos y casos de uso más avanzados.

Pero todo el mundo puede sacar provecho del uso de Google Docs. Lo uso para todo, especialmente para blogs (que, si lo usas para blogs, definitivamente deberías revisar Wordable).

Ahorré 3 horas cargando esta publicación de Google Docs a WordPress usando Wordable.