使用 Google 文檔：2019 年終極指南

超過 10 億人在使用 Google Docs，使其成為使用最廣泛的軟件產品之一。

我看到的最後一個數字表明，超過 10 億人使用 Google Drive，其中包括文件存儲以及 Google Sheets 和 Google Docs 等應用程序。 此外，Google 的付費工作流管理工具套件 G Suite 有超過 400 萬付費企業使用該產品。

就工作流程和協作而言，我不知道比 Google Docs 更好的工具。

它基本上具有 Microsoft Word 的所有功能，在我看來，用戶體驗要好得多。 此外，您可以輕鬆存儲和共享文件，以及與他人協作並查看草稿的過去版本。

無論您是學生、教授、作家、會計師、營銷自動化專家——無論您的頭銜和生活地位如何——您都可能使用 Google Docs，或者至少有產品的用例。

這篇文章將成為充分利用 Google 文檔的終極指南。 它將涵蓋基礎知識，例如註冊和入門，並將一直進入黑客、附加組件、集成、快捷方式和高級用戶提示。 這是目錄：

• 什麼是 Google 文檔？
• 谷歌文檔與微軟 Word
• 開始使用 Google 文檔
• 與 Google 文檔共享和協作
• Google 文檔快捷方式
• Google 文檔插件
• 使用 Google 文檔寫博客

讓我們跳進去！

什麼是 Google 文檔？

Google Docs 是一種協作文字處理器，可在任何平台或設備上運行，並允許版本控制以及編輯和样式功能。

這是一個完全免費的網絡應用程序，您無需下載任何內容即可開始使用。 您可以在線或離線工作。 當您在線工作時，Google Docs 會自動保存您的進度，因此您永遠不會丟失草稿（使用 Microsoft Word 時這種情況發生在您身上的頻率如何？真令人沮喪！）

在我看來，Google Docs 基本上是 Microsoft Word（或 Word Perfect，我很確定人們不再使用它）的一個更好、更時尚的版本。

Google 文檔作為 Google Drive 中的一個應用程序存在，這是一套包含文件存儲、Google Sheets（電子表格應用程序）和 Google Slides（演示文稿應用程序）的商業應用程序

Google Drive 現在還包括其他幾個應用程序，包括 Google Forms、Google Drawings 和 Google Sites

谷歌文檔與微軟 Word

Microsoft Word 的使用可能仍然更廣泛一些，因為它們是這裡根深蒂固的競爭對手。 谷歌文檔是這個街區的新孩子，儘管它顯然是一個快速發展和流行的文檔。 那麼，這兩個程序之間的真正區別是什麼？

首先，Microsoft Word 需要花錢。 其次，我認為 Microsoft Office 是一個非常糟糕的產品。 我討厭作者在 Microsoft Word 上發送他們的草稿。 這非常令人沮喪，因為沒有協作功能，所以我最終只是將這些文件轉換為 Google Docs。

除了我個人對 Word 的諷刺之外，它還必須作為 Microsoft Office 套件的一部分購買，其中包括 Powerpoint、Outlook 和 Excel（完全相反，它比 Google Sheets 好一百萬倍——但這是一個為另一篇文章咆哮）。

那麼使用 Microsoft Word 而不是 Google Docs 有什麼好處呢？

• 也許您的整個組織都在使用它，因此您想融入其中。
• 我認為它具有更強大的功能，儘管我在使用 Google Docs 時沒有遇到任何障礙。

只需使用 Google 文檔。 為什麼不？

Google 文檔入門：基礎知識

這看起來很基本，但無論如何讓我們這樣做。 要訪問 Google 文檔，您必須執行以下操作：

1. 獲取一個 Google 帳戶（如果您還沒有）

2. 在 Google 上搜索“Google Docs”、“Google Drive”，或者直接到這個頁面

3. 點擊號召性用語

這將帶您進入儀表板。 或者，您可以直接訪問您的 Google 雲端硬盤，然後一切就緒：

要在那裡打開 Google 文檔，請單擊屏幕左上角的“新建+”按鈕，或右鍵單擊儀表板上的空白區域，然後從下拉列表中選擇“Google 文檔”：

現在，您在 Google 文檔中！ 盯著空白頁並弄清楚要寫什麼現在可能是您最大的挑戰，但讓我們快速回顧一下您應該了解的一些 Google 文檔功能。

頂部工具欄幾乎包含您需要的所有格式和样式選項。 在這裡，您可以更改字體的段落樣式（如果您使用的是 Wordable，這些樣式對於正確格式化您的帖子以上傳到 WordPress 非常有用）：

當然，您已經在段落樣式選項旁邊獲得了您想要的所有字體：

字體大小，以及...

我最喜歡的功能之一是文檔大綱功能。 基本上，這會在左側欄上顯示一個輪廓。 它通過您如何使用段落樣式（如標題、標題 1、2、3 等）和粗體樣式來選取邏輯部分。

您需要注意的另一個功能是如何製作帖子的精確副本。 在與他人共享時，我會不時這樣做，但是當我出於某種原因想保持原始文檔完好無損時。 如果您要共享一個希望很多人填寫或自定義的“模板”，但您希望保留一個靜態的主草稿，則此選項也很棒：

最後一個很酷的功能：發佈到網絡。 這是一個快速的技巧：如果您想讓任何人看到您的帖子，即使他們沒有使用 Google 文檔，這就是您想要做的。 關於發佈到網絡的另一個有趣的事情是您可以從帖子中提取圖像（您只需發佈到網絡並右鍵單擊 > 將圖像另存為，就像您通常在網上所做的那樣）。

在使用 Wordable 將 Google Docs 上傳到 WordPress（包括圖像）之前，我曾經使用它從客座作家的文檔中抓取圖像。

稍後，當我們介紹 Google Docs 快捷方式時，我們將更深入地介紹功能。 不過，就目前而言，這應該為您提供一個很好的起點。 現在讓我們談談如何與他人合作……

與 Google 文檔共享和協作

Google Docs 的最大功能之一——實際上是 Google Drive 或 G Suite 中的任何商業應用程序——是能夠輕鬆地與任何人協作，無論他們是否在您的團隊中。

當然，合作的原因有很多。 如果您正在寫一本書——或一本電子書——你將需要一個編輯的手。 如果您正在撰寫博客文章，通常還需要協作才能發布您的文章。

即使對於公司內部筆記——比如實驗文檔、備忘錄和戰略計劃——谷歌文檔也很棒，因為你可以添加建議、評論和編輯文本，創建一個公共文檔。

但首先，我們如何邀請其他人查看、評論或編輯我們的文檔？ 很簡單，當您在 Google Doc 中工作時，只需單擊屏幕右上角的共享圖標：

這將打開一個模式，您可以在其中添加您想邀請進行協作的人的電子郵件地址。 就訪問而言，您有三個選擇：

• 查看（不能進行任何更改或評論）
• 評論（可以對文本進行評論或添加建議）
• 編輯（具有完整的編輯功能）

還有“獲取可共享鏈接”的選項。 這允許您將鏈接複製到剪貼板並與您希望訪問您的文檔的任何人共享。

如果您只想共享公共文檔以供查看，這非常棒，因為您可以在博客文章、電子郵件群發或任何面向公眾的交流中鏈接到您的文檔，而您自然不會擁有所有電子郵件地址您想邀請的人就在手邊。

例如，如果單擊此鏈接並查看會發生什麼。

基本上，我可以與任何有權訪問該鏈接的已知或匿名用戶共享我想要的任何 Google 文檔（或 Google 表格或演示文稿）。 很酷！

另一方面，如果您是共享文檔的人，您會想知道如何正確協作。 根據您的訪問權限，您將有三個選項可供選擇（您可以通過 Google 文檔中“共享”下方的按鈕訪問）：

選項下方的描述有些直截了當。 編輯直接更改文檔，這就是建議的樣子：

最後，您可以通過右鍵單擊突出顯示的文本片段並選擇“評論”來對文檔發表評論

高級用戶的 Google 文檔快捷方式和技巧

有一些常見的 Google 文檔問題。 諸如如何在文本上添加刪除線之類的事情。 這很簡單。 要么去格式>文本>刪除線，或者只是閱讀那裡的鍵盤快捷鍵（⌘ + Shift + X）並在你想要刪除線的文本上使用它）：

幾乎所有您想在 Google 文檔中執行的操作也是如此。 您通常可以找到它的菜單項（並且菜單不是超級複雜或廣泛，因此只需四處尋找您想做的事情通常就足夠了）。 在您多次使用菜單選項後，可能值得查找並記住鍵盤快捷鍵以節省您的時間。

但是除非你一直使用它們，否則記住一堆鍵盤快捷鍵是沒有意義的。 您可能經常遇到的一些問題是：

• 將圖像或文本居中 (Command + Shift + E)
• 粗體文本 (Command + b)
• 斜體文本 (Command + i)
• 編號列表（Command + Shift + 7）
• 項目符號列表（Command + Shift + 8）

最終，在您充分使用 Google Docs 之後，您將像任何優秀的 Microsoft Excel 高級用戶一樣操作：大多數情況下無需鼠標。

但在我看來，最好只記住那些你實際經常使用的快捷鍵，然後打印出一個快捷鍵列表，然後把它掛在你的桌子上方，作為其餘的參考點。 谷歌自己有一個很好的支持文檔，概述了不同的快捷方式。

Google 文檔附加組件

Google Docs 以及 Google Sheets 和 Presentations 的另一個很棒的地方是，您可以下載並安裝許多附加組件，這些附加組件可以增強核心 Google Docs 應用程序的功能和功能。

要訪問附加組件的“商店”，只需單擊主菜單導航欄上的“附加組件”按鈕，然後單擊“獲取附加組件”。 這將打開一個如下所示的儀表板：

然後，與大多數商店一樣，您可以選擇瀏覽或搜索特定內容。 對於這個例子，我們可以選擇“Lucidchart Diagrams”，它實際上是我最喜歡的插件之一（如我在博客工具上的帖子所述）。 單擊該鏈接會將您帶到 Lucidchart 概述頁面，您可以在其中閱讀描述和文檔、評論，並查看功能的屏幕截圖或視頻。 只需點擊“+免費”即可安裝。

安裝完成後，它將出現在主導航欄中的“附加組件”菜單中。

以下是來自 Google 的更多關於安裝附加組件的說明，如果您渴望獲得有關哪些附加組件重要或有用的靈感，Zapier 有一個精心策劃的前 32 個 Google Docs 附加組件列表。

適用於博主的 Google 文檔

我們已經寫了一篇關於博主如何最好地使用 Google Docs 的大量文章，但值得重申：Google Docs 是強大博主的寶藏。

首先也是最明顯的一點，博主需要使用文字處理器，在我看來，用戶體驗越簡單越好，工具越有效。 這是我認為 Google Docs 擊敗 Microsoft Word 的地方。

其次，更重要的是，博主需要協作。 在我看來，這是 Google Docs 超越 Microsoft Word 的地方，也是 Google Docs 優於其他在線文字處理器應用程序的地方。 協作方面是無與倫比的。

不過，除了顯而易見的之外，Google Docs 還具有許多很酷的功能，例如博客文章模板（以及帶有許多其他模板的模板庫，例如客戶提案和合同）：

您還可以引入有助於博客的附加組件，例如 Lucidchart（用於圖形和視覺效果）、Grammarly（用於對類固醇進行拼寫檢查）和 Supermetrics（用於將報告構建到 Google 文檔中）。

結論

使用 Google Docs 很容易，而且有很多用例，如果你沒有的話，我會感到驚訝。 從學生到教師，從實習生到 CEO，以及介於兩者之間的每個人，每個人都有 Google Docs 的用例。

Google Docs 的基礎知識，初學者的東西，如設置帳戶和共享文檔，非常容易。 這是 Google Docs 的一個好處——用戶體驗很棒，而且事情並不復雜。

然後，當您成為高級用戶時，您將越來越多地使用腳本和附加組件、快捷方式以及更高級的用例。

但是每個人都可以從使用 Google Docs 中有所收穫。 我用它做任何事，尤其是寫博客（如果你用它寫博客，你一定要看看 Wordable）。

我使用 Wordable 將這篇文章從 Google Docs 上傳到 WordPress 節省了 3 個小時。