Utilisation de Google Docs : le guide ultime pour 2019

Plus d'un milliard de personnes utilisent Google Docs, ce qui en fait l'un des logiciels les plus utilisés.

Les derniers chiffres que j'ai vus montrent que plus d'un milliard de personnes utilisent Google Drive, qui inclut le stockage de fichiers ainsi que des applications comme Google Sheets et Google Docs. En outre, G Suite, la suite payante d'outils de gestion des flux de travail de Google, compte plus de 4 millions d'entreprises payantes qui utilisent les produits.

En ce qui concerne le workflow et la collaboration, je ne connais pas de meilleur outil que Google Docs.

Il possède essentiellement toutes les fonctionnalités de Microsoft Word et, à mon avis, l'expérience utilisateur est bien meilleure. De plus, vous pouvez facilement stocker et partager des fichiers, ainsi que collaborer avec d'autres et voir les versions antérieures de votre brouillon.

Que vous soyez étudiant, professeur, écrivain, comptable, spécialiste de l'automatisation du marketing - quels que soient votre titre et votre place dans la vie - vous utilisez probablement Google Docs, ou au moins avez un cas d'utilisation pour le produit.

Cet article sera un guide ultime pour tirer le meilleur parti de Google Docs. Il couvrira les bases, telles que l'inscription et la mise en route, et il se déplacera jusqu'aux hacks, modules complémentaires, intégrations, raccourcis et astuces pour les utilisateurs expérimentés. Voici la table des matières :

• Qu'est-ce que Google Documents ?
• Google Docs contre Microsoft Word
• Premiers pas avec Google Docs
• Partage et collaboration avec Google Docs
• Raccourcis Google Documents
• Modules complémentaires Google Documents
• Bloguer avec Google Docs

Allons-y !

Qu'est-ce que Google Documents ?

Google Docs est un traitement de texte collaboratif qui fonctionne sur n'importe quelle plate-forme ou appareil et permet le contrôle de version ainsi que des fonctionnalités éditoriales et de style.

C'est une application Web entièrement gratuite et vous n'avez rien à télécharger pour commencer. Vous pouvez travailler en ligne ou hors ligne. Pendant que vous travaillez en ligne, Google Docs enregistre automatiquement votre progression afin que vous ne perdiez jamais un brouillon (combien de fois cela vous est-il arrivé en travaillant avec Microsoft Word ? Tellement frustrant !)

Google Docs, à mon avis, est fondamentalement une version bien meilleure et plus élégante de Microsoft Word (ou Word Perfect, que je suis presque sûr que les gens n'utilisent plus.)

Google Docs existe en tant qu'application dans Google Drive, une suite d'applications professionnelles qui incluent le stockage de fichiers, Google Sheets (une application de feuille de calcul) et Google Slides (une application de présentation)

Google Drive inclut désormais plusieurs autres applications, notamment Google Forms, Google Drawings et Google Sites

Google Docs contre Microsoft Word

Microsoft Word est probablement encore un peu plus largement utilisé, car c'est le concurrent bien établi ici. Google Docs est le petit nouveau du quartier, bien qu'il soit manifestement en croissance rapide et populaire. Quelle est donc la vraie différence entre ces deux programmes ?

Tout d'abord, Microsoft Word coûte de l'argent. Deuxièmement, je pense que Microsoft Office est un très mauvais produit. Je déteste quand les écrivains envoient leurs brouillons sur Microsoft Word. C'est incroyablement frustrant, car il n'y a pas de capacités de collaboration, donc je finis de toute façon par convertir ces fichiers en Google Docs.

Outre mon vitriol personnel à Word, il doit également être acheté dans le cadre de la suite Microsoft Office, qui comprend Powerpoint, Outlook et Excel (qui, dans un renversement total, est un million de fois mieux que Google Sheets - mais c'est un coup de gueule pour un autre article).

Alors, quel est l'avantage d'utiliser Microsoft Word par rapport à Google Docs ?

• Peut-être que toute votre organisation l'utilise pour que vous vouliez vous y intégrer.
• Je pense qu'il a des fonctionnalités plus robustes, même si je n'ai rencontré aucun obstacle avec Google Docs.

Utilisez simplement Google Docs. Pourquoi pas?

Premiers pas avec Google Docs : les bases

Cela va sembler assez basique, mais faisons-le quand même. Voici ce que vous devez faire pour accéder à Google Docs :

1. Obtenez un compte Google (si vous n'en avez pas déjà un)

2. Recherchez sur Google « Google Docs », « Google Drive » ou accédez simplement à cette page

3. Cliquez sur le CTA

Cela vous amènera à votre tableau de bord. Ou vous pouvez simplement commencer en allant sur votre Google Drive et vous aurez tout en place :

Pour y ouvrir un document Google, cliquez sur le bouton « Nouveau+ » en haut à gauche de l'écran, ou faites un clic droit dans une zone ouverte de votre tableau de bord et choisissez « Google Docs » dans le menu déroulant :

Maintenant, vous êtes dans un Google Doc ! Regarder la page blanche et déterminer ce qu'il faut écrire est probablement maintenant votre plus grand défi, mais passons rapidement en revue certaines fonctionnalités de Google Docs que vous devriez connaître.

La barre d'outils supérieure contient à peu près toutes les options de formatage et de style dont vous auriez besoin. Ici, vous pouvez modifier les styles de paragraphe de votre police (si vous utilisez Wordable, ceux-ci sont utiles pour formater correctement votre article à télécharger sur WordPress) :

Bien sûr, vous avez toutes les polices que vous souhaitez juste à côté des options de style de paragraphe :

La taille de la police aussi…

L'une de mes fonctionnalités préférées est la fonctionnalité de contour de document. Fondamentalement, cela vous montre un aperçu sur la barre latérale gauche. Il reprend les sections logiques par la façon dont vous utilisez les styles de paragraphe (comme le titre, l'en-tête 1, 2, 3, etc.) et le style gras.

Une autre caractéristique que vous voudrez noter est la façon de faire une copie exacte de votre message. Je le fais de temps en temps lorsque je partage avec d'autres, mais lorsque je veux garder mon document original intact pour une raison quelconque. Cette option est également idéale si vous partagez un « modèle » que vous espérez que de nombreuses personnes rempliront ou personnaliseront, mais que vous souhaitez conserver un brouillon principal statique :

Une dernière fonctionnalité intéressante : publier sur le Web. Voici une astuce rapide : si vous souhaitez rendre votre publication visible à tous, même s'ils n'utilisent pas Google Docs, voici ce que vous voulez faire. Un autre aspect intéressant de la publication sur le Web est que vous pouvez extraire des images de la publication (il vous suffit de publier sur le Web et de cliquer avec le bouton droit de la souris sur> enregistrer l'image sous, comme vous le feriez normalement en ligne).

Avant d'utiliser Wordable pour télécharger des documents Google sur WordPress (images incluses), j'avais l'habitude de l'utiliser pour récupérer des images à partir de documents d'écrivains invités.

Nous irons beaucoup plus loin sur les fonctionnalités plus tard, lorsque nous couvrirons les raccourcis Google Docs. Pour l'instant, cependant, cela devrait vous donner un excellent point de départ. Parlons maintenant de bien travailler avec les autres…

Partage et collaboration avec Google Docs

L'une des fonctionnalités les plus intéressantes de Google Docs - en réalité, toute application professionnelle dans Google Drive ou G Suite - est la possibilité de collaborer facilement avec n'importe qui, qu'il fasse ou non partie de votre équipe.

Bien sûr, il existe de nombreuses raisons de collaborer. Si vous écrivez un livre – ou un ebook – vous aurez besoin d'une main éditoriale. Si vous écrivez un article de blog, il y a aussi généralement un effort de collaboration pour publier votre article.

Même pour les notes internes de l'entreprise - des éléments tels que la documentation d'expérimentation, les mémos et les plans stratégiques - Google Docs est idéal car vous pouvez ajouter des suggestions, des commentaires et modifier du texte, créant ainsi un document commun.

Mais tout d'abord, comment invitons-nous d'autres personnes à consulter, commenter ou modifier notre document ? Facile, cliquez simplement sur l'icône de partage en haut à droite de l'écran lorsque vous travaillez dans un document Google :

Cela fera apparaître un modal où vous pourrez ajouter l'adresse e-mail de ceux que vous souhaitez inviter à collaborer. Vous avez trois options en ce qui concerne l'accès:

• Voir (ne peut faire aucun changement ou commentaire)
• Commentaire (peut commenter ou ajouter des suggestions sur le texte)
• Modifier (possède des capacités d'édition complètes)

Il y a aussi la possibilité d'"obtenir un lien partageable". Cela vous permet de copier un lien dans votre presse-papiers et de le partager avec qui vous souhaitez accéder à votre document.

C'est très bien si vous souhaitez partager un document public pour un accès en lecture uniquement, car vous pouvez créer un lien vers votre document dans quelque chose comme un article de blog, un e-mail ou toute autre communication publique où vous n'auriez pas naturellement toutes les adresses e-mail à portée de main de ceux que vous souhaitez inviter.

Par exemple, si cliquez sur ce lien et voyez ce qui se passe.

Fondamentalement, je peux partager n'importe quel document Google (ou feuille ou présentation Google) que je souhaite, avec tout utilisateur connu ou anonyme qui a accès à ce lien. Plutôt cool!

D'un autre côté, si vous étiez celui avec qui le document a été partagé, vous voudrez savoir comment collaborer correctement. En fonction de votre accès, vous aurez le choix entre trois options (auxquelles vous pourrez accéder via le bouton juste en dessous de « Partager » dans Google Docs) :

Les descriptions sous les options sont assez simples. L'édition modifie directement le document, et voici à quoi ressemble la suggestion :

Enfin, vous pouvez laisser des commentaires sur un document en faisant un clic droit sur un extrait de texte en surbrillance et en choisissant « commentaire »

Raccourcis et hacks de Google Docs pour les utilisateurs expérimentés

Il existe des questions courantes sur Google Docs. Des choses comme comment faire des biffures sur du texte. C'est simple. Allez dans Format> Texte> Barré, ou lisez simplement le raccourci clavier (⌘ + Maj + X) et utilisez-le sur le texte que vous souhaitez barrer):

Il en va de même pour presque tout ce que vous voulez faire dans Google Docs. Vous pouvez généralement trouver un élément de menu pour cela (et le menu n'est pas très complexe ou étendu, donc simplement chercher ce que vous voulez faire est généralement suffisant). Après avoir utilisé l'option de menu plusieurs fois, il peut être utile de rechercher et de mémoriser le raccourci clavier pour vous faire gagner du temps.

Mais cela n'a aucun sens de mémoriser un tas de raccourcis clavier à moins que vous ne les utilisiez tout le temps. Certains de ceux que vous rencontrerez probablement fréquemment sont :

• Centrer une image ou un texte (Commande + Maj + E)
• Texte en gras (Commande + b)
• Mettre le texte en italique (Commande + i)
• Liste numérotée (Commande + Maj + 7)
• Liste à puces (Commande + Maj + 8)

Finalement, après avoir suffisamment utilisé Google Docs, vous fonctionnerez comme tout bon utilisateur expérimenté de Microsoft Excel : sans souris, pour la plupart.

Mais à mon avis, il est préférable de ne mémoriser que les raccourcis que vous utilisez fréquemment, et d'imprimer simplement une liste de raccourcis et peut-être de l'accrocher au-dessus de votre bureau comme point de référence pour le reste. Google a lui-même un bon document de support décrivant les différents raccourcis.

Modules complémentaires Google Documents

Une autre chose intéressante à propos de Google Docs, ainsi que de Google Sheets and Presentations, est que vous pouvez télécharger et installer un certain nombre de modules complémentaires qui augmentent la puissance et les capacités de l'application Google Docs principale.

Pour accéder à la « boutique » des modules complémentaires, cliquez simplement sur le bouton « Modules complémentaires » dans la barre de navigation du menu principal et cliquez sur « obtenir des modules complémentaires ». Cela ouvrira un tableau de bord qui ressemble à ceci :

Ensuite, vous avez la possibilité, comme dans la plupart des magasins, de parcourir ou de rechercher quelque chose de spécifique. Nous pouvons, pour cet exemple, simplement choisir « Diagrammes Lucidchart », qui est en fait l'un de mes modules complémentaires préférés (comme mentionné dans mon article sur les outils de blog). En cliquant sur ce lien, vous serez redirigé vers la page de présentation de Lucidchart, où vous pourrez lire des descriptions et de la documentation, des critiques et voir des captures d'écran ou des vidéos de la fonctionnalité. Cliquez simplement sur "+ Gratuit" pour l'installer.

Ensuite, une fois que vous l'aurez installé, il apparaîtra dans votre menu « add-ons » dans la barre de navigation principale.

Voici plus d'instructions de Google sur l'installation des modules complémentaires, et si vous avez besoin d'inspiration pour savoir quels modules complémentaires sont importants ou utiles, Zapier propose une liste bien organisée des 32 meilleurs modules complémentaires Google Docs.

Google Documents pour les blogueurs

Nous avons déjà écrit un énorme article sur la façon dont les blogueurs peuvent utiliser au mieux Google Docs, mais il convient de le répéter : Google Docs est un trésor pour les blogueurs puissants.

Tout d'abord et le plus évident, les blogueurs doivent utiliser des traitements de texte, et plus l'UX est simple et meilleur, à mon avis, plus l'outil est efficace. C'est là que je pense que Google Docs bat Microsoft Word.

Deuxièmement, et plus important encore, les blogueurs doivent collaborer. C'est là que Google Docs dépasse Microsoft Word dans mon esprit, et c'est là que Google Docs surpasse les autres applications de traitement de texte en ligne. Les aspects collaboratifs sont inégalés.

Au-delà de l'évidence, cependant, Google Docs propose également de nombreuses fonctionnalités intéressantes, telles que des modèles d'articles de blog (ainsi qu'une bibliothèque de modèles avec de nombreux autres modèles, tels que des propositions de clients et des contrats) :

Vous pouvez également ajouter des modules complémentaires qui aident à bloguer, comme Lucidchart (pour les graphiques et les visuels), Grammarly (pour la vérification orthographique sur les stéroïdes) et Supermetrics (pour créer des rapports dans Google Docs).

Conclusion

L'utilisation de Google Docs est simple et comporte tellement de cas d'utilisation que cela me surprendrait si vous n'en aviez pas. Tout le monde, des étudiants aux enseignants, des stagiaires aux PDG, et tout le monde entre les deux a un cas d'utilisation pour Google Docs.

Les bases de Google Docs, des trucs pour débutants comme la création d'un compte et le partage de votre document, sont extrêmement simples. C'est un avantage de Google Docs – l'UX est génial et les choses ne sont pas compliquées.

Ensuite, au fur et à mesure que vous devenez un utilisateur expérimenté, vous profiterez de plus en plus de scripts et de modules complémentaires, de raccourcis et de cas d'utilisation plus avancés.

Mais tout le monde peut obtenir quelque chose en utilisant Google Docs. Je l'utilise pour tout, en particulier pour les blogs (qui, si vous l'utilisez pour les blogs, vous devriez absolument consulter Wordable).

J'ai économisé 3 heures en téléchargeant cet article de Google Docs vers WordPress à l'aide de Wordable.