Utilizzo di Google Documenti: la guida definitiva per il 2019

Oltre un miliardo di persone utilizza Google Docs, il che lo rende uno dei prodotti software più diffusi in circolazione.

Gli ultimi numeri che ho visto mostrano che oltre un miliardo di persone utilizza Google Drive, che include l'archiviazione di file e applicazioni come Fogli Google e Google Docs. Inoltre, G Suite, la suite a pagamento di strumenti di gestione del flusso di lavoro di Google, ha oltre 4 milioni di aziende paganti che utilizzano i prodotti.

Per quanto riguarda il flusso di lavoro e la collaborazione, non conosco uno strumento migliore di Google Documenti.

Ha praticamente tutte le funzionalità di Microsoft Word e, secondo me, l'esperienza dell'utente è di gran lunga migliore. Inoltre, puoi facilmente archiviare e condividere file, nonché collaborare con altri e vedere le versioni precedenti della tua bozza.

Che tu sia uno studente, un professore, uno scrittore, un contabile, uno specialista in automazione del marketing, qualunque sia il tuo titolo e il tuo posto nella vita, probabilmente utilizzi Google Docs o almeno hai un caso d'uso per il prodotto.

Questo pezzo sarà una guida definitiva per ottenere il massimo da Google Documenti. Coprirà le nozioni di base, come la registrazione e l'inizio, e si sposterà fino a hack, componenti aggiuntivi, integrazioni, scorciatoie e suggerimenti per utenti esperti. Ecco il sommario:

• Che cos'è Google Documenti?
• Google Docs contro Microsoft Word
• Iniziare con Google Documenti
• Condivisione e collaborazione con Google Documenti
• Scorciatoie di Google Documenti
• Componenti aggiuntivi di Google Documenti
• Bloggare con Google Docs

Facciamo un salto!

Che cos'è Google Documenti?

Google Docs è un word processor collaborativo che funziona su qualsiasi piattaforma o dispositivo e consente il controllo della versione, nonché funzionalità editoriali e di stile.

È un'app Web completamente gratuita e non è necessario scaricare nulla per iniziare. Puoi lavorare online o offline. Mentre lavori online, Google Documenti salva automaticamente i tuoi progressi, così non perderai mai una bozza (quanto spesso ti è successo mentre lavoravi con Microsoft Word? È così frustrante!)

Google Docs, secondo me, è fondamentalmente una versione molto migliore e più elegante di Microsoft Word (o Word Perfect, che sono abbastanza sicuro che le persone non usino più).

Google Documenti esiste come app all'interno di Google Drive, una suite di applicazioni aziendali che includono l'archiviazione di file, Fogli Google (un'app per fogli di lavoro) e Presentazioni Google (un'app per presentazioni)

Google Drive ora include anche molte altre app, tra cui Moduli Google, Disegni Google e Google Sites

Google Docs contro Microsoft Word

Microsoft Word è probabilmente ancora un po' più diffuso, in quanto sono il concorrente radicato qui. Google Docs è il nuovo arrivato sul blocco, anche se ovviamente è in rapida crescita e popolare. Qual è, allora, la vera differenza tra questi due programmi?

Prima di tutto, Microsoft Word costa denaro. In secondo luogo, penso che Microsoft Office sia un prodotto piuttosto scadente. Odio quando gli scrittori inviano le loro bozze su Microsoft Word. È incredibilmente frustrante, perché non ci sono capacità collaborative, quindi finisco per convertire comunque questi file in Google Docs.

Oltre al mio vetriolo personale su Word, deve anche essere acquistato come parte della suite Microsoft Office, che include Powerpoint, Outlook ed Excel (che, in totale inversione, è un milione di volte migliore di Fogli Google, ma questo è un rant per un altro articolo).

Quindi qual è il vantaggio di utilizzare Microsoft Word su Google Docs?

• Forse tutta la tua organizzazione lo usa per adattarti.
• Penso che abbia funzionalità più robuste, anche se non ho riscontrato alcun ostacolo con Google Docs.

Basta usare Google Documenti. Perchè no?

Iniziare con Google Documenti: Nozioni di base

Sembrerà piuttosto semplice, ma facciamolo comunque. Ecco cosa devi fare per accedere a Google Documenti:

1. Ottieni un account Google (se non ne hai già uno)

2. Cerca su Google "Google Documenti", "Google Drive" o semplicemente vai a questa pagina

3. Fare clic sull'invito all'azione

Questo ti porterà alla tua dashboard. Oppure puoi iniziare semplicemente andando sul tuo Google Drive e avrai tutto a posto:

Per aprire un documento Google lì, fai clic sul pulsante "Nuovo+" nella parte superiore sinistra dello schermo oppure fai clic con il pulsante destro del mouse in un'area aperta della dashboard e scegli "Google Documenti" dal menu a discesa:

Ora sei in un documento Google! Fissare la pagina vuota e capire cosa scrivere ora è probabilmente la tua sfida più grande, ma esaminiamo rapidamente alcune funzionalità di Google Documenti che dovresti conoscere.

La barra degli strumenti in alto contiene praticamente tutte le opzioni di formattazione e stile di cui hai bisogno. Qui puoi modificare gli stili di paragrafo del tuo carattere (se stai usando Wordable, questi sono utili per formattare correttamente il tuo post da caricare su WordPress):

Naturalmente, hai tutti i caratteri che desideri proprio accanto alle opzioni di stile del paragrafo:

Anche la dimensione del carattere...

Una delle mie caratteristiche preferite è la funzionalità di struttura del documento. Fondamentalmente, questo ti mostra un contorno sulla barra laterale sinistra. Riprende le sezioni logiche in base al modo in cui usi gli stili di paragrafo (come titolo, intestazione 1, 2, 3, ecc.) e lo stile in grassetto.

Un'altra caratteristica che vorrai notare è come creare una copia esatta del tuo post. Lo faccio di tanto in tanto quando condivido con altri, ma quando voglio mantenere intatto il mio documento originale per qualche motivo. Questa opzione è ottima anche se stai condividendo un "modello" che speri che molte persone possano compilare o personalizzare, ma vuoi mantenere una bozza principale statica:

Un'ultima caratteristica interessante: pubblicare sul web. Ecco un rapido trucco: se vuoi rendere il tuo post visibile a chiunque, anche se non sta usando Google Docs, questo è quello che vuoi fare. Un altro aspetto interessante della pubblicazione sul Web è che puoi estrarre le immagini dal post (basta pubblicare sul Web e fare clic con il pulsante destro del mouse> salva l'immagine come, come faresti normalmente online).

Prima di utilizzare Wordable per caricare Google Docs su WordPress (le immagini includono) lo usavo per acquisire immagini dai documenti degli scrittori ospiti.

Andremo molto più in profondità sulle funzionalità in seguito, quando tratteremo le scorciatoie di Google Documenti. Per ora, però, questo dovrebbe darti un ottimo punto di partenza. Ora parliamo di lavorare bene con gli altri...

Condivisione e collaborazione con Google Documenti

Una delle più grandi funzionalità di Google Documenti, in realtà qualsiasi app aziendale all'interno di Google Drive o G Suite, è la possibilità di collaborare facilmente con chiunque, che faccia parte del tuo team o meno.

Certo, ci sono molte ragioni per collaborare. Se stai scrivendo un libro – o un ebook – avrai bisogno di una mano editoriale. Se stai scrivendo un post sul blog, di solito c'è anche uno sforzo collaborativo per pubblicare il tuo post.

Anche per le note interne dell'azienda, come la documentazione di sperimentazione, i promemoria e i piani strategici, Google Docs è ottimo perché puoi aggiungere suggerimenti, commenti e modificare il testo, creando un documento comune.

Ma per prima cosa, come invitiamo gli altri a visualizzare, commentare o modificare il nostro documento? Facile, fai clic sull'icona di condivisione nella parte in alto a destra dello schermo quando lavori in un documento Google:

Verrà visualizzata una finestra modale in cui puoi aggiungere l'indirizzo email di coloro che desideri invitare per la collaborazione. Hai tre opzioni per quanto riguarda l'accesso:

• Visualizza (non può apportare modifiche o commenti)
• Commento (può commentare o aggiungere suggerimenti sul testo)
• Modifica (ha funzionalità di modifica complete)

C'è anche l'opzione "ottieni link condivisibile". Ciò ti consente di copiare un collegamento negli appunti e condividerlo con chiunque desideri accedere al tuo documento.

Questo è ottimo se vuoi condividere un documento pubblico solo per l'accesso in visualizzazione, poiché puoi collegarti al tuo documento in qualcosa come un post sul blog, un'e-mail esplosiva o qualsiasi comunicazione pubblica in cui non avresti naturalmente tutti gli indirizzi e-mail a portata di mano di coloro che vorresti invitare.

Ad esempio, se fai clic su questo link e vedi cosa succede.

Fondamentalmente, posso condividere qualsiasi documento Google (o foglio o presentazione Google) che desidero con qualsiasi utente noto o anonimo che ha accesso a quel collegamento. Abbastanza bello!

D'altro canto, se tu fossi quello con cui è stato condiviso il documento, vorrai sapere come collaborare correttamente. A seconda del tuo accesso, avrai tre opzioni tra cui scegliere (a cui puoi accedere tramite il pulsante proprio sotto "Condividi" in Google Documenti):

Le descrizioni sotto le opzioni sono in qualche modo semplici. La modifica cambia direttamente il documento, ed ecco come appare il suggerimento:

Infine, puoi lasciare commenti su un documento facendo clic con il pulsante destro del mouse su un frammento di testo evidenziato e scegliendo "commento"

Scorciatoie e hack di Google Documenti per utenti esperti

Ci sono alcune domande comuni su Google Documenti. Cose come come barrare il testo. È semplice. O vai su Formato> Testo> Barrato o leggi semplicemente la scorciatoia da tastiera lì (⌘ + Maiusc + X) e usala sul testo che desideri barrare):

Lo stesso vale per quasi tutto ciò che vuoi fare in Google Documenti. Di solito puoi trovare una voce di menu per questo (e il menu non è super complesso o esteso, quindi è sufficiente cercare semplicemente quello che vuoi fare). Dopo aver utilizzato l'opzione di menu alcune volte, potrebbe valere la pena trovare e ricordare la scorciatoia da tastiera per risparmiare tempo.

Ma non ha senso memorizzare un mucchio di scorciatoie da tastiera a meno che non le usi sempre. Alcuni di quelli che probabilmente incontrerai di frequente sono:

• Centra un'immagine o un testo (Comando + Maiusc + E)
• Testo in grassetto (Comando + b)
• Testo in corsivo (Comando + i)
• Elenco numerato (Comando + Maiusc + 7)
• Elenco puntato (Comando + Maiusc + 8)

Alla fine, dopo aver utilizzato abbastanza Google Docs, funzionerai come qualsiasi buon utente esperto di Microsoft Excel: senza mouse, per la maggior parte.

Ma secondo me, è meglio memorizzare solo quelle scorciatoie che usi effettivamente di frequente e stampare semplicemente un elenco di scorciatoie e magari appenderlo sopra la scrivania come punto di riferimento per il resto. Google stesso ha un buon documento di supporto che delinea le diverse scorciatoie.

Componenti aggiuntivi di Google Documenti

Un'altra cosa fantastica di Google Documenti, così come di Fogli e Presentazioni Google, è che puoi scaricare e installare una serie di componenti aggiuntivi che aumentano la potenza e le capacità dell'app principale di Google Documenti.

Per accedere allo "store" per i componenti aggiuntivi, fai clic sul pulsante "Componenti aggiuntivi" nella barra di navigazione del menu principale e fai clic su "ottieni componenti aggiuntivi". Si aprirà una dashboard simile a questa:

Quindi hai la possibilità, come con la maggior parte dei negozi, di navigare o cercare qualcosa di specifico. Possiamo, per questo esempio, semplicemente scegliere "Diagrammi Lucidchart", che è in realtà uno dei miei componenti aggiuntivi preferiti (come menzionato nel mio post sugli strumenti del blog). Facendo clic su quel collegamento si accede alla pagina di panoramica di Lucidchart, dove è possibile leggere descrizioni e documentazione, recensioni e vedere schermate o video della funzionalità. Basta fare clic su "+ Gratuito" per installarlo.

Quindi, una volta installato, apparirà nel menu "componenti aggiuntivi" nella barra di navigazione principale.

Ecco ulteriori istruzioni da parte di Google sull'installazione di componenti aggiuntivi e, se sei affamato di ispirazione su quali componenti aggiuntivi sono importanti o utili, Zapier ha un elenco ben curato dei migliori 32 componenti aggiuntivi di Google Documenti.

Google Documenti per i blogger

Abbiamo già scritto un post enorme su come i blogger possono utilizzare al meglio Google Docs, ma vale la pena ripeterlo: Google Docs è un tesoro per i power blogger.

Innanzitutto e più ovvio, i blogger devono utilizzare i word processor e, secondo me, più semplice e migliore è la UX, più efficace è lo strumento. Questo dove penso che Google Docs batte Microsoft Word.

In secondo luogo, e soprattutto, i blogger devono collaborare. È qui che Google Docs supera Microsoft Word nella mia mente ed è qui che Google Docs supera le altre app di word processor online. Gli aspetti collaborativi non hanno eguali.

Oltre all'ovvio, tuttavia, Google Docs ha anche molte fantastiche funzionalità, come i modelli di post di blog (oltre a una libreria di modelli con molti altri modelli, come proposte e contratti dei clienti):

Puoi anche aggiungere componenti aggiuntivi che aiutano con i blog, come Lucidchart (per grafici e immagini), Grammarly (per il controllo ortografico sugli steroidi) e Supermetrics (per creare report in Google Documenti).

Conclusione

Usare Google Docs è facile e ha così tanti casi d'uso che mi sorprenderebbe se non ne avessi uno. Tutti, dagli studenti agli insegnanti, dai tirocinanti agli amministratori delegati e chiunque altro, ha un caso d'uso per Google Documenti.

Le basi di Google Docs, le cose per principianti come impostare un account e condividere il tuo documento, sono estremamente facili. Questo è un vantaggio di Google Documenti: l'esperienza utente è eccezionale e le cose non sono complicate.

Quindi, quando diventi un utente esperto, otterrai sempre di più da script e componenti aggiuntivi, scorciatoie e casi d'uso più avanzati.

Ma tutti possono ottenere qualcosa utilizzando Google Docs. Lo uso per tutto, specialmente per i blog (che, se lo usi per i blog, dovresti assolutamente dare un'occhiata a Wordable).

Ho risparmiato 3 ore caricando questo post da Google Docs a WordPress usando Wordable.